27. Juni 2018 in E, Glossar

E-Recruiting

Zwei Kollegen diskutieren über das E-Recruiting

Wann haben Sie das letzte Mal eine Printanzeige für eine Stelle geschaltet? Viele Personaler werden bei dieser Frage erstmal überlegen müssen. Denn auch beim Recruiting hat die Digitalisierung längst Fuß gefasst. Das “E” vor dem Recruiting macht den feinen Unterschied zur klassischen Personalbeschaffung aus. Was genau unter E-Recruiting zu verstehen ist, warum es nicht mehr wegzudenken ist und worauf Sie achten sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.

E-Recruiting erklärt: Die Definition

E(lectronic)-Recruiting umfasst das komplette Spektrum der Personalbeschaffung: von der Stellenausschreibung über die Kandidatensuche bis zur Bewerbung, der Auswahl und Kommunikation – sowohl mit Bewerbern als auch mit internen Stakeholdern wie Führungskräften und Teammitgliedern.

Der Unterschied zum klassischen Recruiting liegt darin, dass Bewerbermanagement-Prozesse digital stattfinden und nicht mehr offline. Heißt konkret: Stellenanzeigen werden nicht mehr in Print-Magazinen geschaltet, Kandidaten verschicken ihre Bewerbungen nicht mehr auf dem Postweg und Personaler nutzen für das Bewerbermanagement keine umständlichen Excel-Listen mehr. Im üblichen Fall unterstützt stattdessen eine HR-Software Personaler dabei, passende Kandidaten zu gewinnen.

Warum das E-Recruiting nicht mehr wegzudenken ist

Alle wollen effizienter sein. Schneller sein. Und die qualifiziertesten Talente für sich gewinnen. Bei allen drei Punkten schwingt ein entscheidender Faktor mit, der das E-Recruiting so wichtig macht: die Konkurrenzfähigkeit. Das geht nur mit digitalen Prozessen – aus zwei Gründen: Sie halten mit dem Tempo der anderen Unternehmen mit und schützen Ihr Image.

Image: Wer noch mit Bewerbungen in der Print-Version arbeitet, gilt in den meisten Branchen bereits als konservativ und eingerostet. Die begehrte Generation Y überzeugen Sie damit nicht. Denn die wollen einen Arbeitgeber, der zukunftsgerichtet ist – und dazu gehört auch die digitale Bewerbung. Unternehmen sollten also mit der Zeit gehen, um die Bedürfnisse der Bewerber erfüllen zu können.

Auch wichtig: Umweltfreundlichkeit ist Teil Ihres Unternehmens-Images? Dann leben Sie das auch im Alltag, indem Sie Print-Bewerbungen aus Ihrem Recruiting-Programm streichen.

Tempo: Nur 3 % der Unternehmen bevorzugen Bewerbungen über den Postweg. Aus gutem Grund: Sie kosten Zeit und damit auch Geld für Sie sowie den Bewerber. Die Bewerbungen müssen gesichtet und Qualifikationen manuell analysiert und verglichen werden – von allen involvierten Parteien. Das zieht den Prozess unnötig in die Länge und sorgt für Ungeduld bei den Kandidaten. Im schlimmsten Fall unterzeichnen die Talente in der Zwischenzeit bei einem anderen Unternehmen.

Was fällt alles unter den Begriff “E-Recruiting”?

Das E-Recruiting deckt mehrere Teilprozesse des digitalen Bewerbermanagements ab.

Stellenanzeigen veröffentlichen: Die Basis für digitale Stellenausschreibungen sind eine eigene Karrierewebseite und ein Online-Formular. Diese können Sie individuell anpassen. Definieren Sie dazu (Pflicht-)Felder, die Ihre Bewerber ausfüllen sollen. Im System werden Ihnen diese auf einen Blick angezeigt, was die erste Analyse der Qualifikationen und den Vergleich mit anderen Bewerbern erleichtert.

Multiposting: Streuen Sie Ihre Anzeigen gleichzeitig auf mehreren Jobbörsen. Dies erhöht Ihre Reichweite bei der gewünschten Zielgruppe und erspart Ihnen einen enormen Aufwand. Mehr dazu finden Sie in diesem Artikel.

Active Sourcing: Sie können von Bewerbern gefunden werden oder Sie suchen selbst, z. B. auf sozialen Business-Plattformen wie XING und LinkedIn. Die zahlreichen Filter- und Suchfunktionen helfen Ihnen zum Beispiel, die gewünschten Kandidaten für Ihre offenen Stellen zu finden und sie direkt anzuschreiben.

Strukturierte Bewerberauswahl: Um die Anforderungen der Stelle, der Führungskraft und des Teams 100 % zu erfüllen, ist eine Bewerberauswahl über eine HR-Software sinnvoll. So können für jede Position fachliche und personelle Kriterien definiert werden, die über das Online-Formular abgefragt werden. Die Software wertet diese Angaben automatisch aus und liefert Ihnen ein Scoring für jeden Bewerber.

Digitale Personalakte: Bewerberdaten manuell in eine Excelliste oder ein System einzufügen, ist lästig und kostet Stunden. Bei elektronischen Bewerbungen werden diese Daten automatisch in eine digitale Personalakte übertragen. Die Digitalakte können Sie später während des gesamten Employee Lifecycles nutzen, z. B. für die Abwesenheitsplanung oder die Mitarbeiterentwicklung.

Kommunikation mit anderen Abteilungen: In welchem Bewerbungsstadium befindet sich der Kandidat momentan? Welcher Kollege hat schon mit ihm gesprochen und welches Feedback hat er von den Kollegen bekommen? Sämtliche Kommunikationsprozesse bei der Bewerbung können über eine HR-Software abgedeckt werden, was mehr Effizienz und Transparenz ermöglicht.

Mit Personio wurden bereits über 10.000 Mitarbeiter rekrutiert

Über Personio können Unternehmen auch im E-Recruiting-Bereich aktiv werden. Dafür bietet Ihnen die Software zahlreiche Möglichkeiten:

  • Legen Sie eine Karriereseite ganz nach Ihrem CI/CD an und veröffentlichen Sie hier Ihre Stellenanzeigen – ganz ohne Programmierkenntnisse.
  • Erstellen Sie online Bewerber-Formulare, die Sie individuell und beliebig anpassen können.
  • Führen Sie über die Software das Multiposting auf über 240 Jobbörsen durch.
  • Über digitale Personalakten werden Bewerberdaten direkt online gespeichert.
  • Verteilen Sie Rollen und Rechte an anderen Mitarbeiter und geben Sie ihnen somit Zugriff auf die Personalakten. Über Reminder können Sie sie an Feedback oder andere Deadlines erinnern.

Die häufigsten Kanäle und ihre wichtigsten Bestandteile

Für Unternehmen gehört es beim Employer Branding zu den Grundaufgaben, sich als attraktiver Arbeitgeber bei potenziellen Bewerbern zu positionieren. Dafür haben Sie mehrere Möglichkeiten:

Eigene Website: Ihre Website ist nicht nur das Aushängeschild für Ihr Produkt, sondern auch für Ihr Unternehmen und somit Sie als Arbeitgeber. Sie sollte deswegen folgende Informationen bereithalten:

  • Eckdaten zum Unternehmen, z. B. Gründungsjahr und -geschichte, Vision, Anzahl der Mitarbeiter, Kurzvorstellung des Managements und Mitarbeiterzitate.
  • Offene Stellen inkl. lückenloser Stellenausschreibungen und Online-Formular
  • Recruiting-Prozess wird transparent vorgestellt
  • Ansprechpartner
  • Entwicklungsmöglichkeiten und Benefits
  • Auch wichtig: Ihre Karriereseite sollte mobil optimiert sein, denn viele potenzielle Kandidaten suchen auch nach Feierabend auf ihrem Smartphone nach offenen Stellen! Und nichts ist nerviger für Bewerber als eine unlesbare und unübersichtliche Seite, auf der man lange scrollen muss.

Jobbörsen: Wer bei Google nach Stellen sucht, landet in den meisten Fällen erstmal auf einer Jobbörse. Um Bewerber zu erreichen, sollten Unternehmen deswegen unbedingt auf diesen Kanälen präsent sein. Mittlerweile gibt es mehr als 2.000 von ihnen im deutschsprachigen Raum. Viel Auswahl, aber auf welcher Jobbörse erreichen Sie auch die gewünschten Bewerber? In diesem Artikel erhalten Sie einen Überblick über diverse Jobportale sowie eine Strategieempfehlung.

Soziale Medien: Obwohl sie mittlerweile auch zu den Jobbörsen zählen, unterscheiden sich soziale Medien wie XING, LinkedIn und Facebook von ihnen. Denn hier bewegen sich potenzielle Bewerber auch privat – zum Netzwerken, zur Weiterbildung und zum (Selbst-)Marketing. Unternehmen stellen sich auf diesen Plattformen als attraktiver Arbeitgeber vor und potenzielle Bewerber präsentieren sich mit ihren Fähigkeiten möglichen neuen Arbeitgebern. Soziale Medien bieten sich deswegen besonders für das Suchen und Finden von Bewerbern bzw. neuen Stellen an.

Vorteile für Unternehmen

Nicht umsonst erfreut sich das E-Recruiting großer Beliebtheit bei Unternehmen und Bewerbern. Durch die zahlreichen Vorteile erleichtert E-Recruiting die Personalgewinnung und verdrängt so immer stärker das klassische Recruiting.

Die Zeitersparnis greift auf mehreren Ebenen:

  • Sie können Stellenanzeigen schneller schalten, da Sie auf keinen Redaktionsschluss mehr warten müssen.
  • Bewerber laden ihre Unterlagen mit wenigen Klicks auf der Unternehmensseite hoch und machen im Online-Formular bereits erste Angaben zur Person und Ihren Qualifikationen.
  • Personaler sehen alle Bewerbungen, Bewerberangaben und Status der Bewerbungen übersichtlich im System und können schneller Entscheidungen zum weiteren Bewerbungsverlauf treffen.
  • Automatisierte Prozesse wie das Versenden von Bestätigungsmails verringern den zeitlichen Aufwand.
  • Statt Kollegen permanent wegen Feedback zu Bewerbern hinterherzulaufen, können Personaler über eine Software Reminder schicken. Die Kommunikation wird dadurch erleichtert und beschleunigt.

Kosten reduzieren: Wenn Sie beim E-Recruiting mit einer Software arbeiten, spart Ihnen das langfristig Kosten. Warum? Prozesse wie die Evaluation der Bewerbungen und die Kommunikation mit Bewerbern sowie Stakeholdern werden verkürzt. Dies spart Zeit und somit auch Geld.

Höhere Reichweite: Wer Stellenanzeigen online veröffentlicht, erreicht mehr Personen – und vor allem auch die gewünschten. Zudem sind Online-Anzeigen länger verfügbar und potenzielle Bewerber können sie aktiv über Suchmaschinen finden.

Gestaltung und Aktualisierung der Anzeigen: Ob Text, Bild oder sogar Bewegtbild – eine Online-Anzeige bietet Ihnen mehr Gestaltungsfreiraum für Ihre Stellenanzeigen und hilft Ihnen damit, mehr Aufmerksamkeit bei Bewerbern zu erregen. Darüber hinaus können Online-Anzeigen schneller aktualisiert werden, z. B. wenn sich etwas am Stellenprofil ändert.

Aber es gibt auch Nachteile

Unternehmen müssen beim E-Recruiting auch ein paar negative Aspekte in Kauf nehmen – vor allem, wenn sie erst mit dem E-Recruiting starten.

Kosten: Der Kostenpunkt ist sowohl Vorteil als auch Nachteil. Denn obwohl Sie beim E-Recruiting langfristig Geld mit einer Software sparen, ist sie erst einmal mit einem Invest verbunden.

Anfänglicher Aufwand: Auch der zeitliche Aufwand, die Anzeigen aufzusetzen, die Software einzurichten und Prozesse entsprechend umzustellen, wirkt zunächst abschreckend. Und, ja: Ein Zeitinvest ist nötig! Aber die guten Anbieter stellen Ihnen immer einen Support zur Seite. Sie unterstützen Sie bei der Einrichtung der Software und stellen sicher, dass Sie Ihr gewünschtes Ziel mit der Software erreichen.

Sie müssen schnell sein: Wer mehr Stellenanzeigen veröffentlicht, kann auch damit rechnen, mehr Bewerbungen zu bekommen. Diese müssen Sie auch bewältigen können, d. h. schnell Rückmeldungen geben und die Unterlagen screenen. Mit einer HR-Software können Sie diese Prozesse aber automatisiert durchführen, was Ihnen den Aufwand erspart.

Vermeiden Sie diese sechs Fehler

Vor allem am Anfang heißt es: probieren und optimieren. Jedoch gibt es den ein oder anderen Fehler, der sich öfter ins E-Recruiting einschleicht.

Fangen Sie nicht ohne Plan und Strategie an: “Einfach mal machen” führt zu keinem langfristigen Erfolg. Überlegen Sie sich deshalb bereits am Anfang, welche Prozesse Sie im Recruiting verbessern wollen und wie Ihnen eine Software dabei helfen kann.

Die Zielgruppe(n) kennen und Kanäle definieren: Machen Sie sich Listen mit wesentlichen Qualifikationen, die Bewerber mitbringen sollten. Diese können Sie zum einen im Active Sourcing als Filterkriterien nutzen. Zum anderen werden Ihnen die Listen helfen, Recruiting-Kanäle für die einzelnen Stellen zu definieren.

Mehr ≠ mehr: Bespielen Sie nicht wahllos alle Jobportale, die Ihnen über den Weg laufen. Überlegen Sie sich, wo Ihre Zielgruppe wirklich nach offenen Stellen sucht. In den meisten Fällen bietet sich ein Mix aus generalistischen und spezialisierten Jobportalen an, da Sie so sowohl Reichweite bekommen als auch die gewünschte Zielgruppe ansprechen.