Zeit zum Umdenken: Warum Lohnabrechnung neue Perspektiven braucht

Die Lohnabrechnung ist nicht nur “irgendein” Personalprozess – sie ist die Basis für ein funktionierendes Unternehmen. Für 68 % der Mitarbeitenden bildet das Gehalt den wichtigsten Faktor in ihrem Arbeitsverhältnis – damit ist es ein wichtiger Hebel für Motivation und Mitarbeiterbindung. Zugleich bilden Gehälter mit rund 60 % den teuersten Kostenpunkt für Unternehmen. Kein Wunder, dass sich HR-Verantwortliche beim Thema Payroll keine Fehler erlauben können.

Man könnte jetzt denken, dass ein so essentieller Prozess feinjustiert und hochgradig automatisiert ist, um das Fehlerrisiko zu senken. Leider ist in vielen Unternehmen das Gegenteil der Fall. Während sich die Welt da draußen ständig verändert und weiterentwickelt – man denke an Technologien wie ChatGPT – scheinen viele Abrechnungsprozesse aus der Steinzeit zu stammen. Oft werden sogar Systeme genutzt, die vor der Digitalisierung aufgesetzt wurden, die also locker 20 Jahre alt sind.

So wird der Payroll-Prozess…

1.  komplex, zeitaufwändig und fehleranfällig

2.  zum Blocker für effizientes Arbeiten im Unternehmen

Warum also diese alteingesessenen Prozesse? Ich wage mal einen Erklärungsversuch: 

64,4 % der Verantwortlichen waren während ihrer Berufslaufbahn schon einmal mit Problemen bei der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung konfrontiert – z. B. falsche Berechnungen, verspätete oder fehlerhafte Zahlungen an Mitarbeitende, versäumte Fristen. Payroll-Verantwortliche versuchen deshalb, die Kontrolle zu behalten, frei nach dem Motto: “Wenn du willst, dass es gut wird, mach es selbst.” Das geht soweit, dass 67 % sogar rund um die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung keinen Urlaub nehmen, damit sie bei Fehlern schnell agieren können. Ob Payroll-Verantwortliche so wirklich den Prozess kontrollieren, oder nicht eher der Prozess sie, ist fraglich.

Zudem liegt Deutschland bei der Komplexität im Lohnabrechnungsprozess weltweit auf Platz 4 – nach Frankreich, Italien und Belgien. Die Entgeltabrechnung ist hierzulande hochgradig reguliert und geprägt von zahlreichen Einzelschritten. Somit werden Prozesse, die einmal funktionieren, oft jahrelang nicht mehr angefasst. Denn an laufenden Prozessen zu feilen bedeutet, Fehler zu riskieren und von Mitarbeitenden mit Vertrauensverlust bestraft zu werden.

Personio Payroll: Lohnabrechnung, wie Sie sein sollte

Ob Pauschalversteuerung, 100%-ige Compliance oder automatisierte Kommunikation mit wichtigen Behörden: Personio Payroll sorgt für eine entspannte Abrechnung in Minuten statt Tagen.

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Im Status quo zu verharren, mag sich einigen als sichere Variante präsentieren – ist es aber nicht. Denn notwendige Veränderungen wie eine Digitalisierung wichtiger Prozesse auf später zu verschieben, wird letztlich immense Kosten für das ganze Unternehmen verursachen. Eine höhere Fehleranfälligkeit der aktuellen Prozesse und bereits digital aufgestellte Wettbewerber sind nur zwei kleine Punkte, die man aufführen kann. 

Vor allem bedeutet das Nichtstun aber, wichtigen Potenzialen den Rücken zu kehren.

Oft hört man “Ihr drückt ja nur am Monatsende auf einen Knopf”. Doch tatsächlich ist die Lohnabrechnung einer der schwierigsten und arbeitsintensivsten Prozesse in Unternehmen.

Laut 69 % der Payroll-Verantwortlichen ließe sich Zeit sparen, indem die Vorgehensweise bei der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung verbessert wird. Automatisierungen sind dafür der Schlüssel, denn: Händische Arbeit ist fehleranfällig. Was wäre also, wenn die vielen Einzelschritte, die Qualitätskontrollen und die engen Fristen bei der Lohnabrechnung wegfallen? Genau, HR hätte Zeit für die Themen, die ihr Unternehmen voranbringen. 

Hier ein paar Impulse, welche wichtigen HR-Projekte dann endlich angepackt werden könnten:

• Mehr Investment in die Talentenwicklung: 55 % der im Rahmen einer Studie befragten HR-Verantwortlichen haben nicht genug Zeit, die Personalentwicklung effektiv genug zu gestalten

• Schnellere Hilfe bei Fragen von Mitarbeitenden: Eine Personio Studie besagt, dass 84 % aller befragten Mitarbeitenden länger als einen Tag auf eine Antwort von HR warten müssen. Das sorgt für Demotivation und Frust im Team.

Die Payroll-Abteilung verfügt über einen Reichtum an Daten, die bei Unternehmensentscheidungen den strategischen Blick schärfen können.

• Welche Mitarbeiterbenefits sind teuer und werden wenig genutzt?

• Wie können wir ressourcensparender arbeiten? 

• Wo lohnen sich neue, internationale Standorte und welche steuerrechtlichen Aspekte gilt es zu beachten?  

Nahender Burnout zu Monatsende oder verschobene Urlaubspläne? Mit einem zuverlässigen, automatisierten Payroll-Prozess ist dieser Stress passé. Der Prozess nimmt HR- und Payroll-Verantwortlichen einen Großteil der Verantwortung von den Schultern – und das wirkt sich auf die Zufriedenheit aus.

Am besten lassen sich diese Potenziale entfalten, wenn Prozesse nicht nur automatisiert, sondern wirklich in den täglichen Arbeitsablauf von HR- und Payroll-Verantwortlichen integriert werden.

Ein Großteil der Payroll-Arbeit liegt darin, Daten von A nach B zu übertragen, zu prüfen und nochmal zu prüfen. Was wäre also, wenn HR- und Payroll-Prozesse an einer zentralen Stelle zusammengeführt werden? Wenn Daten automatisch und in Echtzeit geprüft würden, Fehler von selbst hervorgehoben würden und die Compliance eingebaut wäre? Das haben wir uns auch gefragt – und deshalb Personio Payroll entwickelt.

Schlussendlich wird es Zeit, Veränderungen als das zu sehen, was sie wirklich sind: Eine Chance, die Potenziale von Lohnabrechnung und den dafür Verantwortlichen zu entfalten, HR-Ressourcen freizuräumen, Fachwissen zu nutzen und Daten zur Entscheidungsfindung zu nutzen.

Mit Personio Payroll versuchen wir, genau das zu tun: Wir eliminieren die Komplexität im Payroll-Prozess, damit HR- und Payroll-Verantwortliche sich auf das Wesentliche konzentrieren können.