Wie Sie Bewerbungsgespräche doppelt so schnell planen

Sie haben einen Top-Kandidaten in der Pipeline, aber statt sich zu freuen, wissen Sie: Jetzt geht das Termindrama los. Wenn die Planung von Bewerbungsgesprächen zum Zeitfresser wird, hat das nichts mehr mit effektivem Recruiting zu tun. Welche Aspekte die größten Schmerzen bei der Terminplanung bereiten und warum das mit Personio ein Ende hat, erfahren Sie in diesem Artikel.

Problem #1: Zu viel Hin und Her zwischen Tools

Wie die Terminsuche für ein Bewerbungsgespräch bei vielen Unternehmen aussieht:

Üblicher Prozess beim Planen von Bewerbungsgesprächen

Übersetzt bedeutet dieser Prozess: Komplexität, Zeitaufwand und graue Haare bei dem Versuch, einen Termin für das nächste Bewerbungsgespräch zu finden. Es sind einfach zu viele Schritte und Klicks nötig. Bewerbungsgespräche zu planen, kostet Zeit – und in dem fiktiven Prozess oben sind Stolpersteine wie Terminabsagen o.ä. noch nicht einmal einbezogen.

Meistens liegt das Problem an den vielen Tools, zwischen denen Recruiter oder HR Manager wechseln müssen. Das ist nicht nur unübersichtlich. Es macht das Recruiting auch langsamer und fehleranfällig. Und das Schlimmste: Ihr Fokus liegt auf der Terminplanung statt auf dem Kandidaten.

Früher glich die Terminfindung einem Sudoku-Spiel zwischen den Terminkalendern der Interviewer und Bewerber und den Raumplanern. Ich habe mir teilweise auf Papier aufgemalt, wann einzelne Personen und Räume verfügbar sind und wo es zu Überschneidungen kommt. Heute sehe ich alles direkt über Personio.

Martina Ruiß, Head of HR bei Personio

Praktisch wäre ein Tool, von dem aus Sie Ihre Bewerbungsgespräche steuern könnten – ohne zwischen Tools hin und her wechseln zu müssen. Und genau das finden Sie bei Personio. Verbinden Sie dazu Ihren Unternehmenskalender mit unserer Software (ein Personio Account wird natürlich vorausgesetzt) und koordinieren Sie Bewerbungsgespräche innerhalb eines Tools. Alle Änderungen werden zwischen Personio und Ihrem Unternehmenskalender synchronisiert. Dadurch wird Ihre Terminplanung verkürzt und Sie gewinnen Zeit und Nerven zurück.

Problem #2: Aus dem Kalender der Stakeholder schlau werden.

Können die Termine der Stakeholder für das Bewerbungsgespräch verschoben werden? Nicht immer lässt sich diese Frage mit einem Blick auf ihren Kalender beantworten. Denn bei vielen dominieren einfach nur “privat”, “busy” oder “ooo” den Kalender. Das behindert den ganzen Prozess, denn es wird nicht ersichtlich, ob es sich hierbei wirklich um wichtige Termine oder lediglich um Blockerhandelt.

Nehmen Sie Personios Kalenderfunktion zum Anlass, im gesamten Unternehmen mehr Transparenz in die Kalender zu bringen, sprich: Bitten Sie alle Mitarbeiter (auch Management), nur im äußersten Notfall Termine mit “privat” zu markieren. Home Office und Abwesenheiten sollten ebenfalls deutlich erkennbar sein. In Personio sehen Sie dann sämtliche Termindetails beim Buchen eines Bewerbungsgesprächs.

Bewerbungsgespräche mit Personio planen

Alles in einem Tool: Bewerbungsgespräche in Personio planen

Problem #3: Informationen doppelt und dreifach verwalten.

Mehrere Tools bedeuten für gewöhnlich, Informationen an mehreren Stellen zu verwalten und zu aktualisieren. Denn üblicherweise werden Raum- und Termindetails sowie die Bewerberkommunikation nicht zwischen den Tools synchronisiert.

Beispiel: Ein Kollege sagt kurzfristig ein Bewerbungsgespräch wegen Krankheit ab. Die Notifikation dazu erscheint in Ihrem E-Mail-Postfach. Sie müssen im nächsten Schritt sämtlichen Teilnehmern absagen und dies im Kalender und Ihrem Bewerbermanagement-Tool (falls vorhanden) aktualisieren – und einen neuen Termin finden. Die Folge: Chaos mit viel Hin und Her.

Mit Personio geht das leichter: Ihr Unternehmenskalender wird mit Personio synchronisiert. Sie können dadurch Bewerbungsgespräche von Personio aus planen und sehen, wenn Personen oder Räume den Termin zu-/abgesagt oder mit “vielleicht” markiert haben. Alle Änderungen, die über Personio vorgenommen werden, sind auch im Unternehmenskalender sichtbar. Dazu gehören auch Notizen zum Termin.

Leider kam es früher immer mal wieder vor, dass Bewerber absagten, wir aber vergaßen, den Termin aus den Kalendern der Interviewer zu löschen. Diese hatten Zeit in die Vorbereitung investiert, sich den Slot geblockt etc. Noch schlimmer ist es, wenn Interviewer absagten und Bewerber nicht informiert waren. Die neue Funktionalität von Personio gibt einfach ein sicheres Gefühl, dass wirklich an alles gedacht wurde.

Martina Ruiß, Head of HR bei Personio

Zusätzlicher Vorteil: Die Kommunikation mit dem Bewerber wird leichter. Statt wie üblich das Unternehmenspostfach – und somit ein weiteres Tool – zu nutzen, können Personaler die gesamte Bewerberkommunikation (E-Mails verschicken und erhalten) über Personio abwickeln. E-Mail-Templates helfen, bei der Kommunikation effizienter zu werden.

Auch bei der Kommunikation zwischen HR und den involvierten Kollegen fällt das Hin und Her mit E-Mails weg. Denn sobald Sie einen Termin verschicken, wird der Link zu den Bewerbungsunterlagen in Personio automatisch in der Einladung verlinkt. Zudem können Sie einen individuellen Evaluationsbogen zur Bewertung des Interviews anhängen – inkl. automatischer Erinnerung an die Bewertung.

Problem #4: Keiner hat Zugriff auf Termine, wenn ich ausfalle.

Wer übernimmt Änderungen und die Kommunikation mit dem Bewerber, wenn Sie spontan fehlen – krank werden? Wenn die Bewerberkommunikation komplett oder auch nur teils über Ihr persönliches Unternehmenspostfach/Ihrem Kalender abgewickelt wird, hat keiner außer Ihnen Zugriff hierauf, ausgenommen der internen IT. Aber auch das zieht Aufwand und ein datenschutzrechtliches Fragezeichen mit sich.

Am anderen Ende sitzt der Kandidat, der keine Informationen mehr bekommt. Die Folge: ein erster negativer Eindruck. Mit einem Rechtesystem wie bei Personio können Sie das vermeiden. Erklären Sie jemanden aus Ihrem Team zu Ihrem Stellvertreter und geben Sie ihm/ihr Rechte, auf die Bewerberinformationen zuzugreifen. Sollten Sie krank werden, ist sie/er direkt auf dem neuesten Stand und kann die komplette Korrespondenz mit dem Bewerber einsehen, übernehmen und auch Termine bearbeiten.

Leute einstellen, statt nur Bewerbungsgespräche planen

Personio erleichtert die Organisation von Bewerbungsgesprächen um ein Vielfaches. Denn: Sie buchen Termine, dokumentieren Gesprächsinhalte und verschicken Einladungen über nur ein Tool.

Auf dieser Seite erfahren Sie mehr zum Bewerbermanagement mit Personio

Marina Buller

Marina ist Content Marketing Manager bei Personio und hat sich ganz HR- und Recruiting-Themen verschrieben. Bereits nach ihrem Master-Studium im schwedischen Lund sammelte sie HR Insights während ihrer Arbeit bei XING. Diese Erfahrungen lässt sie nun in ihre Texte einfließen – immer nach Personios Devise “Personalarbeit vereinfachen”.