Arbeitszeit: Modelle, Vorgaben, Gestaltungstipps

Arbeitszeit

Aus klug gestalteten Arbeitszeitmodellen können gerade kleine und mittelständische Unternehmen erheblichen Nutzen ziehen: Höhere Produktivität bei den Mitarbeitern und ein attraktiveres Arbeitgeberimage sind dabei nur zwei Aspekte. Wie Sie die Arbeitszeit im Unternehmen regeln – und dabei das meisten für sich und Ihre Mitarbeiter herausholen.

 

“My baby takes the morning train, he works from nine till five and then he takes another home again …” besang Sheena Easton 1980 enthusiastisch die Arbeitszeit ihres Lovers – der natürlich from nine till five jobbte. Heute, dreißig Jahre später, hat dieses strenge 9 to 5-Modell nahezu ausgedient. In Zeiten von New Work und Remote Work sind andere Arbeitszeitmodelle gefragt: Modelle, die flexibles und mobiles Arbeiten ermöglichen. Insbesondere die Generationen Y und Z halten starre Arbeitszeiten für altmodisch und legen Wert auf eine ausgewogene Balance zwischen Arbeit und Freizeit. Doch nicht nur junge Talente messen die Attraktivität eines Arbeitgebers an einem variablen und breit gefächerten Arbeitszeitangebot. 71 Prozent der deutschen Arbeitnehmer sagen, dass flexible Arbeitszeiten ein wichtiges Entscheidungskriterium für einen neuen Job sind.

Die HR stellt dies vor neue, spannende Herausforderungen: Wie sind flexible Arbeitszeiten im Unternehmen zu gestalten, ohne dabei grundsätzliche gesetzliche Regelungen zu verletzen? Wie werden Arbeitszeiten individuell geregelt? Welche Anforderungen gilt es beim Erfassen der Arbeitszeit etwa bei Remote Work zu berücksichtigen? Wir haben die Antworten – aber nicht nur auf diese Fragen.

Arbeitszeit – die Definition

„Arbeitszeit […] ist die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen“, so heißt es in der formalen Definition von § 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG), die das Gabler-Wirtschaftslexikon inhaltlich weiter erklärt: „Arbeitszeit ist die Zeit, während der ein Arbeitnehmer seine Arbeitskraft dem Arbeitgeber zur Verfügung stellen muss“.

Die Zeiten immer im Blick

In der einen Abteilung häufen die Mitarbeiter Überstunden an, während in der anderen zu wenig gearbeitet wird? Unternehmen mit flexiblen Arbeitszeitmodellen brauchen einen verlässlichen Überblick. Den ermöglicht Personio.

Arbeitszeitgesetz – ein verbindlicher Rahmen

Im Arbeitszeitgesetz hat der Gesetzgeber grundlegende und verbindliche Vereinbarungen zur Arbeitszeit geregelt. Auf den ersten Blick wirken diese veraltet, doch die heute verlangte Flexibilität bei der Ausgestaltung der individuellen Arbeitszeit braucht einen verlässlichen Orientierungsrahmen – für Arbeitgeber wie für Arbeitnehmer.

Das Arbeitszeitgesetz regelt u.a. folgende übergeordnete Punkte

  • die maximale Arbeitszeit, die werktäglich höchstens acht Stunden beträgt
  • den Ausgleichszeitraum für mögliche Mehrarbeit
  • die Ruhezeiten
  • Sonn- und Feiertage sind Tage der Arbeitsruhe
  • die Pausenregelung

Detaillierte Infos zu den im Arbeitszeitgesetz festgelegten Regelungen finden Sie hier.

Natürlich können Sie auf der Basis dieser Grundsätze individuelle Regelungen für Ihr Unternehmen formulieren. Achten Sie unbedingt darauf, diese vorab mit den Sozialpartnern zu vereinbaren, zum Beispiel in einem Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung.

Das Arbeitszeitgesetz regelt nicht die konkrete Ausgestaltung der Arbeitszeit Ihrer einzelnen Mitarbeiter. Hier kommen Sie als HR ins Spiel.

So regeln Sie die Arbeitszeit

Die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter regeln Sie individuell im Arbeitsvertrag, neben weiteren wichtigen Themen wie Vergütung, Urlaub, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall usw. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen eine gesonderte Regelung zu Überstunden haben, gehört diese gleichfalls in den Arbeitsvertrag.

Als Arbeitgeber können Sie auf Basis der Vertragsfreiheit die Arbeitszeiten flexibel festlegen – das gilt für

  • die Dauer der werktäglichen Arbeitszeit und
  • die Verteilung der Arbeitszeiten

Wichtig: Ihre Regelungen dürfen auf keinen Fall den Richtlinien des Arbeitszeitgesetzes zuwiderlaufen.

Nicht vergessen: Betriebsräte haben ein Mitbestimmungsrecht zu Anfang und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich Pausen sowie zur Verteilung der Arbeitszeit.

Arbeitszeitmodelle möglichst flexibel gestalten

Auch wenn die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes auf den ersten Blick wie ein steifes Korsett wirken mag – Arbeitnehmer profitieren vor allem im Hinblick auf die eigene Gesundheit während Arbeitgeber einen Leitfaden erhalten. Doch bei den möglichen Modellen zur Arbeitszeitregelung bleibt jede Menge Spielraum.

Abhängig davon, ob Sie in Ihrem Unternehmen eine höhere Kundenzufriedenheit anstreben, die Produktivität erhöhen möchten, auf einen niedrigeren Krankenstand hinarbeiten oder als Arbeitgeber neue Strahlkraft gewinnen möchten – auf diese etablierte Modelle können Sie für die Gestaltung der Arbeitszeit in Ihrem Unternehmen zurückgreifen.

Arbeitszeit: Diese Modelle sind besonders gefragt

Homeoffice

Nicht erst seit Corona steht das Thema ganz oben auf der Wunschliste vieler Arbeitnehmer. Mobiles Arbeiten dank mobiler Technik und rasant voranschreitender Digitalisierung ermöglicht neue Wege. Während z.B. in den Niederlanden das Recht auf Homeoffice gesetzlich verankert ist, sind Arbeitnehmer in Deutschland hierbei auf Wohlwollen und Zustimmung ihres Arbeitgebers angewiesen. Achtung: Homeoffice meint ausschließlich das gelegentliche Arbeiten an einem anderen Ort als den Räumen des Unternehmens. Das dauerhafte, regelmäßige Arbeiten von Zuhause heißt Teleheimarbeit, die erhebliche Anforderungen bezüglich Arbeitsschutz an den Arbeitgeber stellt.

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Sabbatical

6 Wochen Urlaub sind schön, 12 Monate ein Traum. Immer mehr Beschäftigte wünschen sich im Lauf eines immer längeren Berufslebens eine ausgedehnte berufliche Auszeit und immer mehr Arbeitgeber nehmen dieses Arbeitszeitmodell auf. In der Regel ist das Sabbatical zwischen 3 und 12 Monate lang, wird vom Arbeitgeber freiwillig gewährt und ist ein unbezahlter Urlaub. Natürlich können Sie ein Sabbatical auch mit Zeitwertkonten oder als Variante einer Jahresarbeitszeit in Teilzeit anbieten. Egal, welche Variante Sie anbieten: Regeln Sie mit dem Arbeitnehmer unbedingt den Wiedereinstieg in das Unternehmen.

Funktionszeit

Mit dieser Variante der Gleitzeit erhalten Beschäftigte noch mehr Freiheiten, weil die Kernzeit entfällt. Entscheidend in diesem Modell ist, dass der Arbeitsbereich (also z.B. eine Abteilung) auch wirklich „funktioniert“. Das Arbeitszeitmodell Funktionszeit ist besonders geeignet für Unternehmensbereiche, in denen sich Mitarbeiter gegenseitig vertreten können. Die Teams regeln ihre Arbeitszeiten quasi autonom. Vorgesetzte werden dadurch von Arbeitszeitplanung entlastet, die Mitarbeiter lernen als Team zu denken und zu funktionieren. Hohe Motivation durch Eigenverantwortung ist eine positive Folge. Regeln Sie die Funktionszeit unbedingt schriftlich und beziehen Sie (wenn vorhanden) unbedingt den Betriebsrat ein.

Vertrauensarbeitszeit

Diese Form der Arbeitszeit stellt in puncto Selbstverantwortung hohe Anforderungen an Mitarbeiter wie an Vorgesetzte. Denn hier gestaltet der Arbeitnehmer seine Arbeitszeit überwiegend in Eigenverantwortung. Eine echte Kontrolle der geleisteten Arbeitszeit über Zeiterfassung entfällt. Grundlage für funktionierende Vertrauensarbeitszeit ist eine offene Unternehmenskultur. Ohne Offenheit und gegenseitiges Vertrauen geht hier gar nichts.

Bieten Sie dem Mitarbeiter auf jeden Fall die Möglichkeit zu regelmäßigen Feedbackgesprächen, um etwa einer überdurchschnittlichen Mehrarbeit oder der Gefahr des „always on“ vorzubeugen. Ob die Vertrauensarbeitszeit in Zukunft in einem anderen Licht betrachtet wird, hängt von aktuellen europäischen Entwicklungen ab. Denn in naher Zukunft müssen Arbeitnehmer ihre …

Arbeitszeit erfassen – da kommt was auf Sie zu

Der Arbeitgeber hat für seine Mitarbeiter eine Fürsorgepflicht bei der Einhaltung von Arbeitszeiten und Ruhezeiten. Der Europäische Gerichtshof hat dazu im Mai 2019 eine wegweisende Grundsatzentscheidung getroffen. Jedes EU-Mitgliedsland muss seine nationalen Unternehmen dazu verpflichten, die gesamte tägliche Arbeitszeit der Mitarbeiter zu erfassen – und zwar nach den Kriterien verlässlich, objektiv und zugänglich.

Eine Entscheidung zum Schutz der Arbeitnehmer, die eine Anpassung des Arbeitszeitgesetzes nach sich zieht – die aktuell allerdings noch nicht umgesetzt wurde. Die Dokumentation der Arbeitszeit kann über eine Software oder eine App erfolgen. Es braucht ein praktikables und vor allem zuverlässiges System zur Zeiterfassung – dahinter verbirgt sich allerdings kein Kontrollgedanke, sondern der Wille, den Arbeitnehmer stärker (vor sich selbst) zu schützen. Denn nur über die Zeiterfassung kann einwandfrei dokumentiert werden, dass die gesetzlich festgelegten maximalen Arbeitszeiten sowie die Ruhezeiten auch eingehalten werden.

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