Rexx Systems Alternative 2026: HR-Software für den Mittelstand im Vergleich

Bei der Wahl einer Rexx-Systems-Alternative zählen vor allem fünf Kriterien:

• DSGVO-konformes Hosting in der EU – wichtig für Datenschutz und Betriebsratsfragen.

• Native Entgeltabrechnung statt reiner Vorbereitung – reduziert Medienbrüche zwischen HR und Payroll.

• Offene Integrationen – zu Slack, Schichtplanung und weiteren Fachsystemen.

• Skalierbarkeit über die gesamte Unternehmensentwicklung hinweg – Personio deckt beispielsweise Unternehmen bis 2.000 Mitarbeitenden ab, ohne dass ein Systemwechsel beim Wachstum nötig wird.

• Intuitive Bedienoberfläche – für HR und Mitarbeitende gleichermaßen, ohne IT-Unterstützung im Alltag.

Für deutsche Unternehmen im Mittelstand sind DSGVO-konformes Hosting, native deutsche Lohnabrechnung statt reiner Vorbereitung, Integrationen zu bestehenden Systemen, Skalierbarkeit und eine intuitive Bedienung wichtig. Diese Kriterien beeinflussen den Arbeitsalltag von HR-Teams im Mittelstand direkt. 

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Rexx Systems ist ein deutscher Anbieter, der 2000 in Hamburg gegründet wurde, eigenfinanziert und unabhängig ist und seine Software ausschließlich in Deutschland entwickelt. Die Suite ist bei mehr als 3.000 Kunden in über 30 Ländern im Einsatz (Stand: August 2026) und punktet vor allem im Recruiting und Bewerbermanagement: Die Oberfläche in diesem Modul gilt als übersichtlich und beschleunigt den Prozess von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung. Darüber hinaus bietet Rexx Systems umfassende Zeiterfassung und Schichtplanung mit Terminal- und App-Erfassung für mehrere Standorte, Skill-Management und E-Learning für die Kompetenzentwicklung sowie einen individuell konfigurierbaren Workflow-Designer für Genehmigungsprozesse in der gesamten Suite.

Für den Mittelstand zeigen sich jedoch auch Grenzen. HR-Beauftragte berichten teils von einer uneinheitlichen, wenig modernen Bedienoberfläche außerhalb des Recruiting-Moduls, in der Funktionen schwer auffindbar sind. Einrichtung und Implementierung gelten als zeitaufwendig und Zusatzfunktionen und individuelle Anpassungen verursachen zusätzliche Kosten, die bei knappem Mittelstandsbudget ins Gewicht fallen. Elektronische Signaturen sind zudem nur innerhalb des Recruiting-Moduls über einen kundeneigenen DocuSign-Account verfügbar, nicht für allgemeine HR-Dokumente. 

Rexx Systems bietet aus dem Recruiting-Modul heraus starke Funktionen, doch bei der Lohnabrechnung zeigt sich eine Grenze: Das System unterstützt vorbereitende Entgeltabrechnung für den Steuerberater, verarbeitet Löhne aber nicht direkt selbst. Elektronische Signaturen sind zudem nur im Recruiting nutzbar – nicht für allgemeine HR-Dokumente.

Personio bündelt Core HR, digitale Personalakte, native deutsche Lohnabrechnung (ITSG-zertifiziert) und Zeiterfassung in einem System – mit einer Bedienoberfläche, die HR-Teams ohne lange Einarbeitung nutzen können. Über den Personio Marketplace stehen mehr als 200 Integrationen bereit, etwa zu DATEV, Zeiterfassungs- und Spesenlösungen, sodass sich bestehende Tools meist ohne größeres IT-Projekt anbinden lassen. Bei elektronischen Signaturen geht Personio einen Schritt weiter als Rexx Systems: Über eine DocuSign-Integration lassen sich qualifizierte elektronische Signaturen (QES) direkt auf HR-Dokumenten wie befristeten Verträgen ausstellen – nicht nur im Recruiting.

Ehrlich betrachtet bleibt Rexx Systems für Organisationen mit sehr hohem Individualisierungsbedarf, ausgeprägtem Skill-Management oder eigenen IT-Ressourcen für On-Premise-Betrieb weiterhin eine valide Option. Für Mittelständler, die stattdessen ein durchgängiges System mit schneller Einführung suchen, lohnt sich der Blick in unseren Beitrag zu HR-Software für den Mittelstand im Vergleich – mit Core HR mit Personio als Ausgangspunkt.

Personio ist eine All-in-One HR-Software Lösung: zentrale HR-Aufgaben wie digitale Personalakte, native deutsche Lohnabrechnung und Zeiterfassung werden in einem durchgängigen System abgewickelt – mit über 200 Integrationen und intuitiver Bedienung. Bei sehr hohem Individualisierungsbedarf kann Rexx Systems dennoch die passendere Wahl bleiben.

Neben Personio kommen für Unternehmen, die von Rexx Systems wechseln möchten, weitere Anbieter in Frage – mit jeweils eigenen Schwerpunkten:

• Factorial: schnelles Setup und modernes Design, mit integriertem Ausgabenmanagement sowie Personalverwaltung, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung, KI-gestütztem Recruiting und Onboarding in einer Lösung.

• Kenjo: ausgelegt auf KMU mit mobilen und schichtbasierten Teams, etwa im Einzelhandel, Gesundheitswesen oder in der Fertigung, mit Schichtplanung, Zeiterfassung und vorbereitender Lohnbuchhaltung. Native Lohnabrechnung bietet Kenjo nicht.

• HRworks: spezialisiert auf Reisekosten- und Spesenverwaltung neben Zeitwirtschaft und Personalverwaltung, ISO/IEC-27001-zertifiziert und DATEV-Partner – auch hier nur vorbereitende statt nativer Lohnbuchhaltung.

Neben Personio zählen Factorial, Kenjo und HRworks zu den bekanntesten Alternativen. Factorial punktet mit schnellem Setup und modernem Design, Kenjo mit Schichtplanung für mobile Teams im Einzelhandel oder Gesundheitswesen, HRworks mit Spezialisierung auf Reisekosten- und Spesenverwaltung. Welche Lösung passt, hängt von den individuellen Prioritäten ab.

Rexx Systems und Personio unterscheiden sich vor allem in der Bedienphilosophie und der Entgeltabrechnung. Rexx Systems setzt auf tiefe Konfigurierbarkeit mit IT-Unterstützung, Personio auf Selbstverwaltung durch HR und native deutsche Entgeltabrechnung. 

Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Unterschiede zusammen. Für den Alltag zählt am Ende, welche Zeilen für die eigene Organisation tatsächlich relevant sind.

Stand: August 2026. 

Der größte Unterschied liegt in Zuschnitt und Lohnabrechnung: Rexx Systems ist modular und für komplexere, größere Organisationen ausgelegt, bietet aber nur vorbereitende Entgeltabrechnung. Personio bündelt Core HR, Zeiterfassung und native deutsche Lohnabrechnung (ITSG-zertifiziert) in einem System für den Mittelstand.

Ein Wechsel lässt sich in drei Schritten planen: 

1. Zunächst werden die relevanten Personaldaten aus Rexx Systems exportiert – üblicherweise über CSV-Dateien oder vorhandene Schnittstellen, da eine automatisierte 1:1-Übernahme zwischen beiden Systemen nicht vorgesehen ist. 

2. Anschließend übernimmt das interne Implementierungsteam von Personio die Einrichtung, sodass HR-Teams die Konfiguration meist selbst vornehmen können, ohne auf IT oder externe Berater angewiesen zu sein. 

3. Zum Abschluss läuft üblicherweise ein Parallelbetrieb, in dem auch die Lohndaten an den Steuerberater übergeben werden, bevor Rexx Systems vollständig abgeschaltet wird.

Je nach Unternehmensgröße und Datenmenge dauert der komplette Wechsel in der Regel 6 bis 12 Wochen.

Der Wechsel läuft in drei Schritten: Datenexport aus Rexx Systems, Einrichtung mit Unterstützung des Personio-Implementierungsteams und ein Parallelbetrieb zur Absicherung. Je nach Unternehmensgröße und Datenmenge dauert der komplette Wechsel in der Regel 6 bis 12 Wochen. 

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Das kommt auf die Anforderungen an: Wer viel Individualisierung, mehrere Standorte oder On-Premise-Betrieb braucht, ist mit Rexx Systems oft gut bedient. Für den Mittelstand zählen Personio, Factorial, Kenjo und HRworks zu den gängigen Alternativen – mit unterschiedlichen Schwerpunkten bei Lohnabrechnung, Schichtplanung oder Reisekosten.

Rexx Systems ist ein modulares System für größere, komplexere Organisationen mit hohem Individualisierungsbedarf. Personio setzt auf ein durchgängiges System für den Mittelstand mit klarer Bedienung, nativer deutscher Lohnabrechnung und mehr als 200 Integrationen ab Werk. 

Ja: Personio verarbeitet deutsche Lohnabrechnung nativ und ITSG-zertifiziert direkt in der Plattform. Rexx Systems bietet dagegen vorbereitende Entgeltabrechnung über eine DATEV-Schnittstelle – die eigentliche Berechnung übernimmt weiterhin der Steuerberater. 

Zunächst werden die Personaldaten aus Rexx Systems exportiert, dann übernimmt das Personio-Team die Einrichtung – meist ohne IT-Unterstützung nötig. Ein kurzer Parallelbetrieb sichert die Übergabe an den Steuerberater ab. Insgesamt dauert ein vollständiger Wechsel meist 6 bis 12 Wochen.