Werkstudentenvertrag: Rechtlich auf der sicheren Seite

Werkstudentenvertrag_HR-Lexikon

Sie wollen Studierende einstellen? Gute Idee, denn beide Seiten können nur gewinnen: Sie holen sich smarte, junge Köpfe ins Haus, finden dabei vielleicht sogar wichtige Fachkräfte von morgen und Studierende gewinnen fachliche Expertise und Einblicke in Ihr Unternehmen. Grundlage der Zusammenarbeit ist ein Werkstudentenvertrag. Unter welchen Voraussetzungen er gilt, welche arbeitsrechtlichen Details Sie unbedingt klären müssen und was es mit der 26-Wochen-Regel auf sich hat, erfahren Sie hier.

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Was ist ein Werkstudentenvertrag?

Ein Werkstudentenvertrag ist eine spezielle Art des Arbeitsvertrages, in dem Rechte und Pflichten von Arbeitgeber und Werkstudent:in geregelt werden. Folgende Voraussetzungen muss ein Studierender erfüllen, um nicht als studentische Aushilfe, sondern als Werkstudent in einem Unternehmen beschäftigt zu werden:

  • Ist als ordentlich Studierender an einer Hochschule, Universität oder anerkannten Fachhochschule eingeschrieben (immatrikuliert)
  • Darf nicht länger als 25 Fachsemester studiert haben
  • Befindet sich nicht in einem Urlaubssemester
  • Hat noch nicht alle vorgeschriebenen Prüfungen (Scheine) absolviert
  • Darf während der Vorlesungszeit nicht mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten (der Schwerpunkt muss also auf dem Studium liegen)
  • Darf höchstens für 26 Wochen im Jahr mehr als 20 Stunden arbeiten

Ein Werkstudentenvertrag kommt in der Regel dann zum Einsatz, wenn ein Studierender nicht als Minijobber arbeitet, bei dem ein Maximalverdienst von 450 Euro im Monat gilt, sondern er bzw. sie durch die Beschäftigung mehr verdient.

Wichtig: Ein Studierender muss gegenüber HR vor der Einstellung einen Nachweis seines ordentlichen Studiums erbringen, und die Personalabteilung sofort informieren, wenn sich der Studierendenstatus verändert.

Ebenfalls wichtig: Werkstudenten sollten möglichst passgenau zu ihrem Studienfach eingesetzt werden. Damit gewinnen beide Seiten. Außerdem können sich Werkstudenten ihre Tätigkeit auch als Pflichtpraktikum anrechnen lassen – wenn sie zu den Studieninhalten passen.

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Diese Inhalte gehören in den Werkstudentenvertrag

Ein Werkstudentenvertrag sollte wie jeder Arbeitsvertrag grundlegende Informationen zu Rechten und Pflichten der Vertragspartner enthalten. Dabei gilt: Während es die primäre Pflicht des Werkstudenten ist, eine Arbeitsleistung zu erbringen, ist es die primäre Pflicht des Arbeitgebers, ihn dafür zu bezahlen. Weiterhin muss ein Werkstudent weisungsgebunden arbeiten und in die Organisation des Vertragspartners eingebunden sein.

Jeder Werkstudentenvertrag ist den Umständen entsprechend individuell auszugestalten. Dennoch sollten Sie als HR eine Vorlage aufsetzen, die als Grundlage für die jeweilige Vertragsabfassung dient.

Folgende Inhalte sollten Sie in den Werkstudentenvertrag aufnehmen und regeln:

  • Persönliche Daten wie Name und Anschrift der Vertragspartner
  • Beginn der Werkstudententätigkeit
  • Arbeitsort(e)
  • Art der Tätigkeit
  • Arbeitszeiten
  • Probezeit
  • Vergütungsregelung
  • Urlaubsanspruch
  • (Befristung)
  • Rechte und Pflichten bei Krankheit
  • Kündigungsfrist
  • Ort, Datum und Unterschrift der Vertragspartner

Neben diesen grundlegenden Informationen regeln viele Unternehmen weitere Absprachen über Anlagen zum Werkstudentenvertrag oder auch über Richtlinien, die Teil des Vertragswerks sein können. Dabei geht es dann um Themen wie Erhebung, Speicherung und Nutzung personenbezogener Daten, geltende IT-Sicherheitsrichtlinien, eventuelle Nebentätigkeiten mit Wettbewerberausschluss, Verschwiegenheitsklausel, private Nutzung von Hard- und Software während der vereinbarten Arbeitszeiten o.ä..

Vergütung und Sozialversicherung bei Werkstudenten

Vergütung

Für Werkstudenten gilt die Mindestlohnregel. Für seine Tätigkeiten erhält der Werkstudent aktuell 9,60 Euro (brutto) Stundenlohn. Zum 1. Januar 2022 wird der Mindestlohn auf 9,83 Euro und zum 1. Juli 2022 auf 10,45 Euro (brutto) angehoben.

Unabhängig davon haben Unternehmen natürlich die Freiheit, ihren Werkstudenten einen höheren Lohn auszuzahlen. Dabei sind Komplexität und Art der geleisteten Arbeit zu berücksichtigen.

Sozialversicherungen

Der Status als Werkstudent bietet sowohl Studierendem als auch Unternehmen erhebliche Vorteile. Als Werkstudent ist ein Studierender in der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung und auch in der Arbeitslosenversicherung versicherungsfrei, das heißt, es fallen für keine Seite Beiträge an. Der Studierende muss sich also entweder kostenlos familienversichern, studentisch gesetzlich oder privat versichern.

Somit wird lediglich ein Beitrag zur Rentenversicherung fällig (18,6 Prozent), den Arbeitgeber und Werkstudent hälftig tragen.

Wichtig für Werkstudenten: Da Werkstudenten keine Beiträge zur Arbeitslosenversicherung zahlen müssen, haben sie nach Studienende bzw. Jobkündigung keinen Anspruch auf Arbeitslosengeld I. Studierende, die ihr Studium mit BAföG finanzieren, sollten stets prüfen, ob sich eine Tätigkeit als Werkstudent lohnt, da das erzielte Einkommen die BaföG-Freibeträge vermutlich überschreitet.

Vorlage: Qualifiziertes Zeugnis für Werkstudenten

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Nutzen Sie vorformulierte Bewertungen, die sich je nach Leistung der Werkstudent:innen anpassen lassen und bewerten Sie Leistungsbereitschaft, Arbeitsergebnis und Verhalten.

 

Werkstudentenvertrag: Arbeitszeiten, Krankheit und Urlaubsanspruch

Der Status als Werkstudent hängt u.a. von den geleisteten Arbeitsstunden ab:

  • Während des Semesters: Maximal 20 Wochenstunden
  • Während der vorlesungsfreien Zeit (Semesterferien): Maximal 40 Wochenstunden
  • Im Verlauf eines Jahres darf der Werkstudent über einen Zeitraum von maximal 26 Wochen mehr als 20 Wochenstunden arbeiten.

HR-Tipp: Halten Sie im Werkstudentenvertrag die konkreten Arbeitszeiten während des Semesters und während der Semesterferien fest. Damit sind Sie auf der sicheren Seite.

Urlaub

Regeln Sie auch den Urlaubsanspruch im Werkstudentenvertrag. Hierbei gelten folgende gesetzliche Grundlagen:

Wie für jeden Arbeitnehmer gilt auch für Werkstudenten das Bundesurlaubsgesetz mit einem Urlaubsanspruch von mindestens 20 Tagen pro Jahr – bei einer Vollzeitbeschäftigung. Sollte in Ihrem Unternehmen ein Tarifvertrag gelten, kann der Urlaubsanspruch auch höher ausfallen. Für den Fall, dass im Werkstudentenvertrag der Urlaubsanspruch nicht aufgenommen wird, gilt dann stets die gesetzliche Regelung.

Da Werkstudenten in der Regel in Teilzeit arbeiten, gilt ein anteiliger Mindesturlaub. So gibt es laut Bundesurlaubsgesetz bei einer 3-Tage-Woche noch 12 Tage Urlaub im Jahr, bei einer 2-Tage-Woche noch 8 Tage und bei einer 1-Tage-Woche immerhin noch 4 Urlaubstage. Achtung: Anders als normale Arbeitnehmer:innen können sich Werkstudenten nicht genommenen Urlaub übrigens nicht auszahlen lassen.

Krankheit

Auf Grundlage des Entgeltfortzahlungsgesetzes haben auch Werkstudenten einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall für die Dauer von maximal sechs Wochen.

Achtung: Das Arbeitsverhältnis muss mindestens vier Wochen bestanden haben und der Werkstudent muss seine Arbeitsunfähigkeit nachweisen, außerdem darf er diese nicht durch eigenes Fehlverhalten verursacht haben.

Befristung und Kündigung von Werkstudentenverträgen

Ein Werkstudentenvertrag kann entweder unbefristet abgeschlossen oder auf einen bestimmten Zeitraum befristet werden, auf den sich beide Vertragspartner einigen.

Ein Werkstudentenvertrag kann über verschiedene Wege beendet werden:

  • Die Befristung wird erreicht der Vertrag läuft aus
  • Der Studierende verliert den Status als Werkstudent der Vertrag endet automatisch
  • Der Werkstudentenvertrag wird durch Kündigung einer Seite ordnungsgemäß beendet

Werkstudentenvertrag verlängern?

Es ist grundsätzlich möglich, einen befristeten Werkstudentenvertrag zu verlängern. Dafür braucht es einen sogenannten sachlichen Grund. Benannt werden diese Gründe im § 14 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes als rechtlicher Grundlage. Außerdem ist eine kalendermäßige Befristung eines Vertrages „ohne Vorliegen eines sachlichen Grundes“ zulässig, dann bis zu einer dreimaligen Verlängerung und bis zu einer Gesamtdauer von zwei Jahren.

Wichtig: Befristungen bedürfen immer der Schriftform.

Kündigung

Wie bereits erwähnt, ist der Werkstudentenvertrag eine spezielle Form des Arbeitsvertrages und deshalb gelten hier gleichfalls die im BGB § 622 aufgelisteten Kündigungsfristen. Demnach kann mit einer Frist von vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden. Während der Probezeit (in der Regel beträgt sie sechs Monate) können beide Seiten mit einer Frist von zwei Wochen kündigen. Abweichende Regelungen können durch Tarifvertrag vereinbart werden. Auch Kündigungen müssen schriftlich erfolgen.

Muster für Arbeitsvertrag erstellen: 7 Dinge, die Sie aufnehmen müssen

Als Muster für einen Werkstudentenvertrag können Sie einen normalen Arbeitsvertrag nutzen. Entscheidend ist, dass Sie die folgenden Punkte auf den Status Werkstudent hin anpassen:

  1. Stellen Sie den Status als Werkstudent klar fest.
  2. Beschreiben Sie die auszuübenden Tätigkeiten möglichst konkret.
  3. Achten Sie bei den Arbeitszeiten auf die 26-Wochen-Regel und trennen Sie die zu leistenden Arbeitsstunden zwischen Semesterzeit und Semesterferien.
  4. Nehmen Sie die Urlaubsregelung auf.
  5. Regeln Sie eventuell weitere Nebenjobs.
  6. Befristen Sie den Vertrag, wenn beide Seiten damit einverstanden sind.
  7. Benennen Sie die Kündigungsfrist.

Damit Sie einen rechtssicheren Werkstudentenvertrag aufsetzen, sollten Sie kein Standard-Muster verwenden, sondern Ihren internen Arbeitsrechtspezialisten um Rat fragen oder sich an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht wenden. Damit gehen Sie auch bei kritischen Punkten auf Nummer sicher.

Disclaimer:

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