Personalvermittlung: Wann ist sie sinnvoll und was kostet sie?

Personalvermittler rekrutieren im Auftrag von Arbeitgebern neue Mitarbeitende, um offene Stellen zu besetzen. Sie übernehmen die Suche und schlagen dem Unternehmen passende Kandidat:innen vor. Bei Abschluss eines Arbeitsvertrags erhalten die Personalvermittler eine Vermittlungsprovision.

Personalvermittlungen werden beauftragt, wenn Unternehmen die Personalsuche nicht selbst übernehmen können oder wollen: zum Beispiel, wenn sie keine eigene Personalabteilung haben oder geeignete Fachkräfte schwer zu finden sind.

Von einzelnen selbstständigen Personalvermittlern über die regionale Personalberatung bis hin zu weltweit tätigen Dienstleistern mit Tausenden Angestellten: Der Markt für die Personalvermittlung ist groß. Rechtlich gesehen handelt es sich um eine Maklertätigkeit, für die das Maklerrecht im BGB § 652 ff gilt.

Streng genommen ist auch die Arbeitsagentur eine Personalvermittlung; sind Unternehmen oder Organisationen im Auftrag der Arbeitnehmenden tätig, spricht man jedoch häufiger von Arbeitsvermittlungen.

Die Zusammenarbeit zwischen Arbeitgebern und Personalvermittlern besteht im Wesentlichen aus drei Schritten:

• Ein Unternehmen beauftragt die Personalvermittlung mit der Besetzung einer bestimmten Position, und legt das Anforderungsprofil dafür fest.

• Auf Basis des Profils suchen die Personalvermittler nach geeigneten Kandidat:innen: Dafür durchsuchen sie ihre eigene Datenbank mit Bewerber:innen. Sie rekrutieren auch aktiv, über Stellenanzeigen oder in sozialen Netzwerken, oder sprechen interessante Kandidat:innen selbst an. Im Anschluss senden die Personalvermittler dem Auftraggeber eine Reihe an Profilen, Lebensläufen oder Bewerbungsmappen von geeigneten Kandidat:innen.

• Der Auftraggeber entscheidet sich für passende Mitarbeitende und der Arbeitsvertrag wird unterzeichnet.

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Die häufigste Form der Vermittlung ist die Direktvermittlung: Hierbei übernimmt die Personalvermittlung nur die Suche. Der Arbeitgeber schließt den Arbeitsvertrag direkt mit dem Arbeitnehmenden ab. Die Personalvermittlung hat danach nichts mehr mit dem Arbeitsverhältnis zu tun.

Bei der Zeitarbeit oder Arbeitnehmerüberlassung stellt die Personalvermittlung das Personal selbst ein und zahlt deren Gehalt. Sie überlässt („vermietet") die Mitarbeitenden zeitweise an ein Unternehmen. Dieses bezahlt einen Preis pro Arbeitsstunde oder eine Monatspauschale pro Mitarbeitendem.

Personalvermittler erhalten vom Arbeitgeber in der Regel eine erfolgsabhängige Provision. Diese errechnet sich anteilig vom ersten Jahresgehalt des neuen Mitarbeitenden. Üblich sind 20 bis 30 Prozent. Kommt kein Arbeitsvertrag zustande, erhält die Personalvermittlung nichts.

Unternehmen, die laufend eine größere Zahl von Mitarbeitenden benötigen, können auch Rahmenverträge mit Personalvermittlungen schließen und bessere Konditionen („Mengenrabatte“) aushandeln. Die Kosten für Personalvermittlung bleiben somit kalkulierbar.

Manchmal werden Personalvermittler (Arbeitsvermittlung) im Auftrag von Arbeitssuchenden tätig; in der Regel dann, wenn diese von der Bundesagentur für Arbeit einen sogenannten Vermittlungsgutschein bekommen haben. Damit können Arbeitssuchende eine Vermittlung in Anspruch nehmen. Das Honorar dafür wird dann von der Arbeitsagentur erstattet. Meist berechnen Personalvermittlungen ein Honorar in Höhe des Gutscheins. Das BGB legt eine maximale Vergütung von 2.000 Euro inklusive der gesetzlichen Mehrwertsteuer fest.

Wie profitieren Arbeitgeber, wenn sie mit Personalvermittlern zusammenarbeiten?

• Weniger Aufwand: Die Personalvermittlung übernimmt einen Großteil der Arbeit: Personalsuche, Ausschreibungen erstellen, Bewerbungen sichten, Vorauswahl treffen und so weiter.

• Kann günstiger sein: Die internen Kosten für die Personalsuche sind nicht zu vernachlässigen, vor allem bei schwierig zu besetzenden Positionen. Finden die Personalvermittler keine:n geeignete:n Kandidat:in, fällt auch keine Provision an.

• Schnellere Besetzungen: Personalvermittler haben große Datenbanken mit Kontakten und können dringende Positionen dadurch schneller besetzen.

• Schwierige Positionen besetzen: In ihrem Netzwerk haben Personalvermittlungen oft Kontakte zu Kandidat:innen, die nicht aktiv auf Jobsuche sind. Die Vermittler:innen haben Erfahrung, wo und wie sie spezielle Fachkräfte finden können.

• Beratung: Viele Personalvermittler beraten und unterstützen bei Fragen rund ums Arbeitsrecht und bei der Vertragsgestaltung.

Wann sollten Arbeitgeber Personalvermittlungen beauftragen, statt selbst Personal zu suchen?

• Fehlende Ressourcen: Wenn sie keine eigene Personalabteilung haben oder die eigenen Recruiter:innen bereits ausgelastet sind.

• Zeitdruck: Wenn eine oder mehrere Stellen schnellstmöglich besetzt werden müssen.

• Positionen mit hohen Anforderungen: Wenn spezielle Positionen besetzt werden müssen, und dafür passende Fachkräfte selten oder schwer erreichbar sind.

• Diskretion: Wenn ein Unternehmen nicht möchte, dass die Suche nach neuen Mitarbeitenden bekannt wird.

Worauf müssen sich Arbeitgeber einstellen, wenn sie mit einer Personalvermittlung zusammenarbeiten? Was sollten sie beachten, damit die Zusammenarbeit reibungslos und erfolgreich abläuft?

Zunächst sollten Unternehmen den internen Bedarf abklären: Wie viele und welche Mitarbeitenden brauchen wir zu welchem Zeitpunkt? Welche Anforderungen müssen diese erfüllen? Welche Art Personalvermittlung brauchen wir, und nach welchen Kriterien wählen wir sie aus? Mit diesen Informationen können Arbeitgeber auf die Suche nach Personalberatern oder Personalvermittlern gehen und einen Suchauftrag erteilen.

Zusammen mit der Personalvermittlung erstellen sie das Anforderungsprofil für die offene Position: fachliche Fähigkeiten, Soft Skills, und so weiter. Personalvermittler bieten dafür meist Vorlagen oder Kataloge mit standardisierten Kriterien; teilweise können Auftraggeber die Profile über Online-Self-Service-Portale selbst anlegen. Arbeitgeber müssen eine Balance finden, wie detailliert sie die Kriterien vorgeben: Sind es zu wenige (oder die falschen), bekommen sie eine Menge unpassender Bewerber:innen; sind es zu viele oder zu hohe, findet sich eventuell niemand Geeignetes.

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Im Anschluss geht die Personalvermittlung auf die Suche und sendet dem Auftraggeber Lebensläufe von geeigneten Kandidat:innen zu. Manchmal dauert das nur Minuten oder Stunden, wenn die Personalvermittlung genügend passende Kandidat*innen in der eigenen Datenbank hat. Schreibt sie die Stelle erst aus oder sucht selbst aktiv nach Kandidat*innen, kann es Tage oder Wochen dauern.

Diese Phase ist die aufwändigste für den Auftraggeber: Er muss selbst die für die Stellen geeigneten Kandidat:innen aus den Lebensläufen auswählen, Termine für Gespräche und Assessment Center vereinbaren, diese durchführen. Die Bewerber:innen durchlaufen den regulären Auswahlprozess beim zukünftigen Arbeitgeber.

Hier zahlt es sich aus, wenn Unternehmen mit einer guten Personalvermittlung zusammenarbeiten: Je besser die Vorauswahl und je höher die Qualität der Kandidat:innen, desto weniger Aufwand macht der Auswahlprozess.

Nach der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages mit den vermittelten Mitarbeitenden wird die vereinbarte Provision für die Personalvermittlung fällig. Der Auftrag ist damit für die Personalvermittler erledigt.

Personalvermittler besetzen tendenziell eher Positionen mit niedriger oder mittlerer Qualifikation. Sie rekrutieren einen Großteil der Kandidat:innen aus der eigenen Datenbank. Oft schlagen sie Bewerber:innen bei mehreren Unternehmen vor, oder senden Unternehmen mit offenen Stellen sogar ungefragt Lebensläufe zu, ohne vorherige Beauftragung. Personalvermittlungen machen ihr Geschäft eher mit der Masse.

Headhunter dagegen sind Personalberater, die gezielt Kandidat:innen für einzelne Positionen – meist Fachspezialist:innen oder Führungskräfte suchen. Sie rekrutieren für jede Position neu, filtern Kandidat:innen sorgfältig vor und führen eigene Interviews. Sie betreuen und beraten Arbeitgeber und Kandidat:innen während des gesamten Prozesses persönlich.

Wegen des hohen Aufwands werden Headhunter nicht rein erfolgsabhängig bezahlt. In der Regel erhalten sie einen Teil des Honorars fix und einen anderen Teil bei erfolgreicher Besetzung. Das marktübliche Honorar beträgt 20 bis 35 Prozent des Zielgehalts (inklusive variabler Bestandteile) des neuen Mitarbeitenden.

In diesem Artikel erklären wir, wann der Einsatz von Headhuntern sinnvoll ist.

Eine klare Abgrenzung zwischen den Begriffen Personalvermittlung und Headhunter oder Personalberatung gibt es nicht. Viele Dienstleister bieten beide Modelle an.

Für die Tätigkeit als Personalvermittler benötigt man keine spezielle Zulassung; jeder kann sie mit Gewerbeschein ausüben. Die IHK bietet eine dreijährige Ausbildung zur/zum Personaldienstleistungskauffrau/mann an, sowie eine Weiterbildung zur Fachkraft für Personalberatung und Personalvermittlung (IHK). Diese sind jedoch keine Voraussetzungen.

Deshalb ist es umso wichtiger, dass sich Arbeitgeber im Vorfeld über Anbieter informieren, bevor sie sie beauftragen. Sie sollten prüfen, ob Personalvermittlungen die fachliche Eignung und die nötige Erfahrung in ihrem Bereich haben. Weitere Informationen dazu sind beim Bundesarbeitgeberverband der Personaldienstleister (BAP) oder beim Bundesverband Deutscher Unternehmensberater (BDU) erhältlich.

Bei einer Personalvermittlung suchen Personalvermittler im Auftrag eines Unternehmens nach Kandidat:innen, um offene Stellen zu besetzen. Die Kosten für die erfolgreiche Vermittlung übernimmt das Unternehmen.

Personalvermittler erhalten in der Regel eine erfolgsabhängige Provision von den Unternehmen, die ihnen den Auftrag erteilt haben. Meist beträgt die Provision etwa 20 bis 30 Prozent des ersten Jahresgehalts eines oder einer vermittelten Mitarbeitenden. Kommt kein Arbeitsvertrag zustande, entstehen dem Unternehmen keine Kosten für die Personalvermittlung.

Häufig wird zwischen Personalvermittlung und Personalberatung im allgemeinen Sprachgebrauch kein Unterschied gemacht. Dabei unterscheiden sich die beiden Rollen. Personalberater beraten Unternehmen bei der Suche und Auswahl von Fach- und Führungskräften. Für diese Dienstleistung erhalten sie ein Honorar. Personalvermittler arbeiten auf Erfolgsbasis und sind dem Maklerrecht zugeordnet.

Es gibt viele Gründe, Personalvermittler mit der Personalsuche zu beauftragen. Unternehmen sollten Personalvermittler einschalten, wenn sie keine eigene Personalabteilung haben oder diese bereits ausgelastet sind, wenn sie eine oder mehrere Stellen schnellstmöglich besetzen wollen, Fachkräfte mit speziellen Kompetenzen suchen oder diskret nach neuen Mitarbeitenden suchen möchten.

Für die Personalvermittlung ist in der Regel nur eine Gewerbeanmeldung erforderlich. Eine bestimmte Ausbildung ist nicht notwendig. Allerdings benötigen Personalvermittler entsprechende Erfahrung. Viele gehen als ehemalige Führungskräfte in die Personalvermittlung, da sie mit den Anforderungen der Unternehmen und mit den Prozessen der Stellenbesetzungen vertraut sind.