Dank Arbeitnehmerüberlassung Personal flexibel und rechtssicher einsetzen

Das Weihnachtsgeschäft brummt, doch nur wenig Mitarbeiter stehen zur Verfügung? Oder ein leistungsstarker Mitarbeiter geht in Elternzeit? Zu jeder Zeit ausreichend Personal zu haben, ist für HR-Abteilungen oft eine Herausforderung.

Gut, dass es Instrumente wie die Arbeitnehmerüberlassung gibt – so kann HR flexibel Personal beschaffen. Welche rechtlichen und formalen Bestimmungen es dabei zu beachten gilt, lesen Sie in diesem Artikel.

Was versteht man unter Arbeitnehmerüberlassung?

Eine Ar­beit­neh­merüber­las­sung ist eine Form von Zeitarbeit, die nicht mit einer Be­fris­tung des Ar­beits­ver­trags gleichzusetzen ist. Sie ähnelt eher dem „Zeit­ver­trag“ und ist im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz, kurz AÜG geregelt.

Was anfangs dafür gedacht war, in Ausnahmephasen (an Weihnachten, wenn im Einzelhandel die Nachfrage steigt; in den Sommermonaten, wenn im Tourismus mehr los ist; in Fällen von Krankheit oder Elternzeit) ausreichend Personal zu haben, hat sich mit der Zeit zu einem beliebten arbeitsrechtlichen Instrument entwickelt.
Denn mit Personalleasing können Sie als Personalverantwortliche/r sicherstellen, dass Ihr Unternehmen flexibel auf Konjunkturschwankungen reagieren und das Geschäft weiterlaufen kann.

Um die Mechanik, die hinter einer Ar­beit­neh­merüber­las­sung steckt, zu verstehen, eignet sich die Darstellung eines Dreiecks:

Beziehungen-Arbeitnehmerüberlassung

Es besteht folgende Vertragsbeziehungen: Verleiher (ein Personaldienstleister) und Entleiher (ein Unternehmen) schließen einen Vertrag, der regelt, dass Arbeitskräfte gegen Geld entliehen werden.

Der Verleiher fungiert als Arbeitgeber und steht mit dem Leiharbeitnehmer/der Leiharbeitnehmerin in einem vertraglich festgelegten Arbeitsverhältnis. Auch während der Zeit der Überlassung bleibt der Verleiher Arbeitgeber des Leiharbeitnehmers. Es gibt kein Arbeitsverhältnis zwischen Entleiher und Leiharbeitnehmer.

Wann macht Personalleasing Sinn?

Arbeitnehmerüberlassung, Zeitarbeit, Personalleasing – all diese Begriffe bezeichnen letztlich dasselbe: Sie beziehen sich auf die Möglichkeit, über externe Dienstleister Personal zu beschaffen. Wie im klassischen Leasing kann man gegen Zahlung eines vereinbarten Entgelts etwas nutzen, in diesem Fall Personal.

Von einer Zeitarbeitsfirma leiht sich ein Unternehmen Arbeitskräfte mit entsprechend notwendiger Qualifikation für eine begrenzte Zeit aus. Dafür bezahlt es in der Regel monatlich Geld an das Zeitarbeitsunternehmen. Von diesem bekommt der Arbeitnehmer (= Leiharbeitnehmer) sein Gehalt.

 Rolle des Personaldienstleisters

Über den Arbeitsvertrag ist der Leihmitarbeiter bei einem Personaldienstleister oder Zeitarbeitsunternehmen angestellt. Darin ist festgelegt, wie viel Gehalt, wie viel Urlaub, welche Zuschläge er/sie erhält und was im Fall von Krankheit passiert.

Wie ein herkömmlicher Arbeitnehmer hat der Leiharbeitnehmer Anspruch auf Leistungen der Renten-, Kranken-, Pflege- und Unfallversicherung, Lohnfortzahlungen im Krankheitsfall sowie bezahlten Urlaub.

Der Verleiher ist disziplinarisch weisungsbefugt, das heißt, er achtet darauf, dass der Mitarbeiter seinen Pflichten (pünktlich zur Arbeit erscheinen, Stunden dokumentieren, vereinbarte Ergebnisse liefern) nachkommt.

Bei Missachtung oder unerwünschtem Verhalten kann er den Leiharbeitnehmer zur Besserung auffordern, und in gegebenen Fällen auch den Personaldienstleister mit einbeziehen.

 

Welche Vorteile bringt eine Arbeitnehmerüberlassung?

Arbeitnehmerüberlassung nutzt Ihnen in vielerlei Hinsicht:

  • Flexibilität: Sie müssen keine befristeten Arbeitsverträge abschließen und können Personal dennoch kurzfristig planen. Wenn die Auftragslage oder die gesamte Konjunktur schwankt und ein Unternehmen immer wieder Auftragsspitzen verzeichnet, kann es mit einem bedarfsgerechten Personaleinsatz reagieren und Personalengpässen vorbeugen. Auf diesem Weg können Sie Phasen des Wachstums oder steigender Aufträge nutzen.
  • Kosten sparen: Sie haben weniger Verwaltungsaufwand. Statt selbst einen Recruiting-Prozess zu starten, der immer mit Zeit- und Kostenaufwand verbunden ist, kann das Unternehmen über den Personaldienstleister passende Mitarbeiter erhalten. Um Administratives wie den Arbeitsvertrag für den Mitarbeiter kümmert sich der Personaldienstleister. Heißt: HR wird entlastet und hat zum Beispiel Zeit, das Onboarding vorzubereiten.
  • Planbarkeit: Die “geliehenen” Mitarbeiter lassen sich gut in die mittel- und langfristige Planung einbeziehen. Denn mit der Leiharbeitsfirma regelt das Unternehmen auf transparente Weise, wie viel eine Arbeitsstunde kostet. Wie viel und wie häufig Sie Unterstützung benötigen, können Sie kalkulieren, indem Sie Ihren Personalbedarf kennen und externe Faktoren mit einbeziehen. Dazu gehören etwa wirtschaftlicher Aufschwung, saisonale Einflüsse oder Fachkräftemangel. HR kann einschätzen, wie viele Stunden vonnöten sind und entsprechend eine Rechnung aufmachen.

Zusammengefasst: Externe Personalbeschaffung kostet zwar Geld, aber bei Weitem nicht so viel wie auf Aufträge zu verzichten. Dieses Argumente können Sie als Personaler gegenüber Ihrer Geschäftsführung anbringen, die großes Interesse daran hat, den Betrieb optimal (weiter) laufen zu lassen.

So nutzen Sie das Potenzial von Leihmitarbeitern

Probleme könnten für Unternehmen entstehen, wenn sich die Leihmitarbeiter nicht in das Zielunternehmen, dessen Kultur und Aufgaben einfinden. Daher ist es für HR wichtig, sie gut einzuarbeiten und einzubeziehen. Achten Sie dabei auf folgende drei Punkte:

1. Ins Onboarding-Programm aufnehmen

Mit einem professionellen Onboarding können Sie Einfluss darauf nehmen, wie schnell neue Kollegen klarkommen und sich wohl fühlen. Nicht nur Ihre neuen festangestellten Kollegen, auch die Leiharbeitskräfte sollten Sie daher systematisch onboarden.

2. Informationen aushändigen

Kommunizieren Sie frühzeitig das Wichtigste rund um Aufgabe und Unternehmenskultur an die neuen Mitarbeiter. Bereiten Sie den Einstieg jener Mitarbeiter mit Informationsveranstaltungen, Vorab-Gesprächen oder Terminen mit Teammitgliedern vor.

3. Wertschätzung ausdrücken

Signalisieren Sie Wertschätzung gegenüber den temporären Kollegen, das fördert Motivation und Leistungsbereitschaft. Sie sollen verstehen, dass diese Form der Beschäftigung eine Chance für sie darstellt.

Rechte und Pflichten laut Arbeitnehmerüberlassungsgesetz

Bevor Sie einen Leihmitarbeiter in Ihrem Unternehmen einsetzen, sollten Sie einige gesetzliche Bestimmungen beachten.

Wenn Sie auf eine Personaldienstleistung zurückgreifen, dann versichern Sie sich, dass diese ei­ne behörd­li­che Er­laub­nis besitzt. Die Agen­tur für Ar­beit er­teilt sie. Be­vor die Ar­beits­agen­tur die ge­werb­li­che Ar­beit­neh­merüber­las­sung erlaubt, überprüft sie die Mus­ter-Ar­beit­neh­merüber­las­sungs­verträge sowie die Mus­ter-Ar­beits­verträge, die der An­trag­stel­ler ver­wen­den will. Ist die Erlaubnis erteilt, darf der Ver­lei­her Ihnen gegen Geld Leih­ar­beit­neh­mer ge­werbsmäßig zur Ar­beits­leis­tung überlassen.

Eine weitere Pflicht für den Verleiher besteht darin, das ver­trag­li­che Ein­verständ­nis der Ar­beit­neh­mer zu haben, diese in wech­seln­de Ent­lei­her-Firmen zu entleihen. Stimmt der Leiharbeitnehmer zu, dann ist er ar­beits­ver­trag­li­ch dazu verpflichtet, sich an verschiedene Ar­beit­ge­ber aus­lei­hen zu las­sen und in wech­seln­den Be­trie­ben zu ar­bei­ten.

Gemäß dem Leiharbeiter Gesetz muss der Vertrag in schriftlicher Form abgeschlossen werden. Dabei muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei Abschluss des Vertrags ein Merkblatt der Bundesagentur für Arbeit überlassen, das den Leiharbeitnehmer über das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz informiert. Sie können das Dokument hier herunterladen.

Seit Anfang 2004 können Zeitarbeitsverträge unbefristet geschlossen werden. In der Regel plädiert der Betriebsrat nach einiger Zeit (weniger als 24 Monaten) auf Festanstellung.

Entlohnung der Leihmitarbeiter

Theo­re­tisch hat ein Leih­ar­beit­neh­mer ab Tag eins der Über­las­sung das Recht auf glei­che Be­zah­lung (Stichwort „Equal Pay„) wie ver­gleich­ba­re Stammarbeitskräfte des Unternehmens, wo der Einsatz stattfindet.

Vom Grundsatz des „Equal Pay” kann abgewichen werden, wenn Leihmitarbeiter in Unternehmen mit einem Branchenzuschlagstarif eingesetzt werden. Die Höhe des Branchenzuschlags hängt von der ununterbrochenen Beschäftigung im Unternehmen ab und berechnet sich auf Basis des Stundenlohns des Entgelttarifvertrages Zeitarbeit. Details zur Staffelung der Branchenzuschläge pro Industriezweig finden Sie auf der Homepage des Bundesarbeitgeberverbands der Personaldienstleister.
Spätestens nach 15 Monaten muss mit den Branchenzuschlägen ein Entgelt erreicht werden, das genauso hoch wie das Entgelt vergleichbarer Arbeitnehmer der Einsatzbranche ist.

Risiko bei Missachtung

Achtung (für das Zeitarbeitsunternehmen): Werden nicht dieselben Arbeitsbedingung oder dasselbe Entgelt gewährt, dann begeht das Zeitarbeitsunternehmen eine Ordnungswidrigkeit und muss mit einem Bußgeld von bis zu 500.000 Euro je Einzelfall rechnen. Zudem kann die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung entzogen werden.

Einsatzdauer der Leihmitarbeiter

Maximal 18 aufeinander folgende Monate darf ein Zeitarbeitnehmer an dasselbe Unternehmen überlassen werden. So steht es seit 1.4.2017 im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz. Danach muss der Einsatz für mindestens drei Monate unterbrochen werden, bevor der gleiche Zeitarbeitnehmer erneut eingesetzt werden darf.

Um diese Zeit zu überbrücken, kann der Arbeitnehmer in einem anderen Konzernunternehmen des Entleihers eingesetzt werden. Aufgepasst: Weder Urlaub noch Krankheit zählen als Unterbrechung.

Risiko bei Missachtung

Ein Verstoß gegen die Höchstüberlassungsdauer stellt eine Ordnungswidrigkeit dar und kann das Zeitarbeitsunternehmen bis zu 30.000 Euro Bußgeld je Einzelfall kosten.
Zudem droht der Entzug der Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis.

Ein Überschreiten der Höchstüberlassungsdauer führt zur Unwirksamkeit des Arbeitsvertrages zwischen dem Verleiher und dem Leiharbeitnehmer.

Wichtig für Unternehmen: Verliert der Vertrag zwischen Verleiher und Leiharbeitnehmer aus genanntem Grund seine Wirkung, dann entsteht ein Arbeitsverhältnis zwischen Entleiher und Leiharbeitnehmer. Das Kundenunternehmen hat in diesem Fall Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten.

So sieht ein rechtlich korrekter Arbeitnehmerüberlassungsvertrag aus

Ein Arbeitnehmerüberlassungsvertrag entsteht zwischen Personaldienstleister und Kundenunternehmen. Darin werden Tätigkeit des Zeitarbeitnehmers, Arbeitszeit sowie die Verrechnung (nach Stunden zum Beispiel) geregelt.

Vom Kundenunternehmen erhält das Personaldienstleistungsunternehmen einen Rechnungsbetrag für die Arbeitnehmerüberlassung, vorausgesetzt eine Er­laub­nis zur ge­werb­li­chen Ar­beit­neh­merüber­las­sung liegt vor.

Checkliste: Inhalte des Arbeitnehmerüberlassungsvertrags

Der Vertrag zur Arbeitnehmerüberlassungs muss folgende Punkte enthalten:

  • Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung
  • Verpflichtung, unverzüglich zu melden, sollte die Erlaubnis wegfallen oder nicht verlängert werden
  • Qualifikation des Leiharbeitnehmers
  • Besondere Anforderungen für die Tätigkeit im Zielunternehmen
  • Arbeitsbedingungen im Kundenunternehmen
  • Entgelt für einen vergleichbaren Arbeitnehmer beim Entleiher

So wählen Sie einen guten Personaldienstleister aus

  1. Lassen Sie sich Referenzen vorlegen. So können Sie nachvollziehen, ob Sie es mit einem verlässlichen Partner zu tun haben.
  2. Vergewissern Sie sich, dass der Dienstleister die behördliche Genehmigung hat. Diese Genehmigung prüft, ob der Verleiher zuverlässig ist, ob er alle notwendigen Vorschriften kennt und befolgt, und ob er seinen Pflichten als Arbeitgeber nachkommt. Sie können auch direkt nach der Genehmigung zur Arbeitnehmerüberlassung – sie ist ein schriftliches Dokument – fragen.

Obgleich gesetzlich gesehen nicht Sie, sondern der Personaldienstleister als Arbeitgeber fungiert, können Sie Ihre Anforderungen (Einsatzgebiet, Einsatzdauer, Leistungsmessung etc.) mit einbringen. Dafür setzen Sie sich mit dem Dienstleister zusammen und diskutieren über Rahmenbedingungen, die Sie in jedem Fall schriftlich verankern sollten.

Mit Unterstützung von Software wie Personio können Sie Ihr Personal besser planen. Neben Berichten zu Fluktuation oder Abwesenheiten erhalten Sie einen Überblick über offene Stellen oder Bewerberzahlen. Sie können sich auf die Strategie fokussieren und entsprechend langfristige Entscheidungen treffen.

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