Krankmeldung und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Vorgaben, Rechte & Pflichten

Für die Krankmeldung gibt es keine formalen Vorgaben. Der Arbeitnehmer kann im Unternehmen anrufen und Bescheid geben oder eine E-Mail schreiben. Er kann auch jemanden beauftragen, für ihn Bescheid zu geben oder selbst beim Arbeitgeber vorbeigehen, wenn sein Gesundheitszustand es zulässt.

Allerdings können Sie als Arbeitgeber die Einhaltung bestimmter Formalitäten verlangen. Wenn die Prozesse im Unternehmen es beispielsweise nicht zulassen, dass permanent E-Mails gelesen werden, kann der Arbeitgeber vorschreiben, dass die Krankmeldung auf telefonischem Wege stattzufinden hat, da nur so der reibungslose Ablauf im Unternehmen sicher gestellt werden kann. Dann aber kann der Arbeitnehmer sich beispielsweise durch ein Familienmitglied bei der Krankmeldung "vertreten" lassen.

Mit Stichtag 1. Januar 2023 wird der sogenannte “gelbe Schein” durch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt. Arztpraxen übermitteln dann alle Informationen zur Krankschreibung digital an Krankenversicherungen, die wiederum alle Daten für Arbeitgeber bereitstellen. Arbeitgeber müssen diese Daten dann abrufen.

Alle Details zur eAU finden Sie in diesem Artikel.

Von der Krankmeldung abzugrenzen ist die Krankschreibung. Die Krankmeldung erfolgt durch den Arbeitnehmer selbst. Sie ist nur die Information über die Krankheit an den Arbeitgeber. Sie kann und muss daher auch dann erfüllen, wenn man selbst für einen Gang zum Arzt zu krank ist.

Eine Krankschreibung dagegen erfolgt durch den Arzt. Dieser stellt nach einer Untersuchung eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus, die beim Arbeitgeber vorgelegt werden kann. Eine Krankschreibung ist spätestens ab dem 4. Tag der Krankheit vorzulegen. Dies ist gesetzlich so vorgeschrieben.

Im Arbeitsvertrag oder in einer Zusatzvereinbarung kann jedoch vereinbart werden, dass der Arbeitnehmer schon früher eine Krankschreibung vorzulegen hat. Tatsächlich kann der Arbeitgeber sogar eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an dem ersten Tag per Arbeitsanweisung verlangen, und das ohne Angabe von Gründen. Dies passiert meist dann, wenn der Arbeitgeber den verdacht hat, dass Arbeitnehmer die Regelung ausnutzen, sich zu häufig krankmelden und sich auf diese Weise zusätzliche freie Tage verschaffen wollen.

Natürlich können Arbeitgeber und Arbeitnehmer auch vereinbaren, dass die Krankschreibung nicht am 4. Tag der Krankheit, sondern erst später zu erfolgen hat. Besonders in kleineren Unternehmen, in denen man jeglichen bürokratischen Aufwand für alle Beteiligten vermeiden möchte, kommen solche Vereinbarungen vor. Für spätere Ansprüche ist es jedoch aus Arbeitnehmer-Sicht dennoch sinnvoll, sich die Arbeitsunfähigkeit ab dem 4. Tag durch einen Arzt bestätigen zu lassen.

Viele Unternehmen verzichten bewusst auf die Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab dem ersten Tag, um so ihren Mitarbeitern den Gang zum Arzt zu ersparen und auch um langwierige Krankschreibungen zu verhindern.

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Krankmeldungen für jede:n einfach gestalten

In Personio können Mitarbeiter ihre Krankheitstage selbst eintragen und Atteste hochladen. Vergisst ein Mitarbeiter einmal, den Nachweis zur Krankmeldung hochzuladen, erinnert ihn das System daran.

Krankmeldungen leichter melden

Üblicherweise erfolgt die Krankmeldung in der Personalabteilung oder beim direkten Vorgesetzten. So lange nichts anderes vereinbart ist, ist der Arbeitgeber in der Pflicht, eine Krankmeldung auch ohne ärztliches Attest zu akzeptieren. Hat der Arbeitgeber den Verdacht, dass ein Arbeitnehmer zu locker mit Krankmeldungen umgeht, muss er zunächst eine entsprechende Anweisung formulieren, bevor er bei der nächsten Krankheit eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereits ab dem ersten Tag verlangen kann.

Manchmal ist es das Unternehmen, manchmal die Kollegen und manchmal hat man einfach keine Lust mehr auf seinen Job. Wenn Mitarbeiter unzufrieden sind, kann sich das in den Fehltagen niederschlagen. Denn wer geht gerne zur Arbeit, wenn scheinbar alles nervt – dann lieber fernbleiben.

Eine Studie des Wissenschaftlichen Instituts der AOK (WIdO) hat in Ihrem Fehlzeiten Report 2018 herausgefunden: Sehen Mitarbeiter kein oder nur ein wenig Sinn hinter dem, was sie tun, schlägt sich das auf Ihre Gesundheit aus. Denn Sie fehlten im vergangenen Jahr häufiger im Schnitt an 19,6 Tagen. Ihre zufriedenen Kollegen dagegen nur an 9,4.

Bleibt der Arbeitnehmer der Arbeit aufgrund von Krankheit fern, so muss er alles unterlassen, was seine Genesung verzögern könnte. Ein Besuch in der Apotheke oder im Supermarkt sind also möglich, sofern der Arzt keine strikte Bettruhe verordnet hat. Ausgiebiges Feiern auf einer Party dagegen dürfte die Genesung verzögern. Davon sollten Arbeitnehmer also absehen, wenn sie krank gemeldet sind.

Dies ist unabhängig davon, ob sie sich selbst krankgemeldet haben oder ob eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung durch den Arzt vorliegt. Wer der Arbeit aufgrund von Krankheit fern bleibt, ist in der Verantwortung, alles dafür zu tun, schnellstmöglich wieder gesund und damit arbeitsfähig zu werden.

Arbeitnehmer können auch zum Arbeitsplatz zurückkehren, bevor die Krankschreibung oder auch die Krankmeldung abgelaufen ist, und das auch ohne zusätzliche Bescheinigung vom Arzt. Anders als oft vermutet, ist man als Arbeitnehmer dann trotzdem ganz normal unfall- und krankenversichert. Am besten kann der Arbeitnehmer natürlich selbst entscheiden, wann er wieder einsatzfähig ist und zum Arbeitsplatz zurückkehren kann. Urlaub bleibt erhalten, sofern der Arbeitnehmer seine Krankheit ordnungsgemäß meldet und bescheinigt.

Mehr Informationen hierzu finden Sie im Artikel “Arbeiten trotz Krankschreibung”.

Während der Zeit der Krankmeldung haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Während der ersten sechs Wochen erfolgt dies durch den Arbeitgeber. Anschließend übernimmt die Krankenkasse des Arbeitnehmers und zahlt ein Krankengeld aus, das jedoch maximal 70% des letzten Bruttogehalts beträgt. Damit die Krankenkasse einspringt, muss der Arbeitnehmer jedoch sechs Wochen lang an derselben Krankheit erkrankt sein – und das durchgehend. Tritt zwischenzeitliche Genesung ein und erkrankt der Arbeitnehmer wieder an derselben Krankheit, so beginnt die Sechs-Wochen-Frist von Neuem.