29. November 2017 in HR Management

Leistungsbeurteilung: Was Mitarbeiter demotiviert

Feedbackgespräch

Die Leistungsbeurteilung soll gute Arbeit belohnen, und Mitarbeiter darüber hinaus motivieren. In der Realität wirkt sie sich jedoch oft gegenteilig aus. Welche vier Fehler sind dafür verantwortlich und wie können Personalverantwortliche diese vermeiden?

Preisfrage: Was steht am Ende jedes Jahres an, alle machen mit, aber jeder ist froh, wenn’s vorbei ist? Ganz genau. Das Jahresmitarbeitergespräch inklusive Leistungsbeurteilung. Die Leistung von Mitarbeitern – neudeutsch „Performance” – regelmäßig zu bewerten, gehört zum Standard-Werkzeugkasten der Personalführung. Das wird niemand bestreiten, weder Führungskräfte noch die Mitarbeiter selbst. Ob sie jährlich, monatlich oder noch öfter stattfinden sollten, dazu mehr im Lauf des Artikels.

Es ist schon merkwürdig, dass sich eine im Prinzip gute Sache so geringer Beliebtheit erfreut. Die einen, die Führungskräfte, ächzen unter der zusätzlichen Arbeitsbelastung und wollen die Gespräche so schnell wie möglich vom Tisch bekommen. Die Bewerteten fühlen sich grundsätzlich unfair behandelt und starten frisch demotiviert ins neue Arbeitsjahr.

Woran liegt es, dass das Instrument der Leistungsbeurteilung zur Pflichtübung verkommt? Welche vier Fehler sollten Sie vermeiden, um es besser zu machen? Wie unterstützen Sie Ihre Führungskräfte dabei, motivierende Beurteilungsgespräche zu führen?

Gängige Methoden der Mitarbeiterbeurteilung bringen keinen Erfolg

So verbreitet die Leistungsbeurteilung von Mitarbeitern ist, so sehr verpufft ihre Wirkung im Arbeitsalltag. Das belegt eine Umfrage von Accenture aus dem Jahr 2016 unter 2.100 Führungskräften und Mitarbeitern. 94 Prozent der befragten Führungskräfte stimmten der Aussage zu, „dass Leistungsbewertungen zur Verbesserung der Geschäftsergebnisse beitragen” würden. Doch nur knapp 40 Prozent waren der Ansicht, dass die aktuellen Methoden und Prozesse auch wirklich dafür geeignet seien.

Leistungsbeurteilung - was Führungskräfte sagen

Bei den Mitarbeitern das gleiche Bild: Zwei Drittel finden ihre Leistung nicht objektiv beurteilt und knapp 60 Prozent empfinden die regelmäßige Bewertung als negatives Erlebnis. Neun von zehn sind überzeugt, dass sich ihre Arbeit durch eine andere Form der Leistungsbewertung verbessern würde.

Trotzdem will grundsätzlich niemand auf dieses Instrument verzichten. Rund 90 Prozent der Führungskräfte und Mitarbeiter wünschen sich, dass traditionelle Bewertungssysteme weiterhin eine Rolle spielen. Auch Boni und Prämien sollen auf Basis von Leistungsbewertungen gezahlt werden.

Die vier größten Fehler bei der Leistungsbeurteilung

Das Fazit lautet: Gut gedacht, schlecht gemacht. Was funktioniert an den üblichen Methoden nicht? Was beeinträchtigt die motivierende Wirkung der Leistungsbeurteilung? Studien als auch Erfahrungen aus dem Unternehmensalltag zeigen, dass es hauptsächlich an vier Fehlern liegt:

  • Leistungsbeurteilungen finden zu selten statt.
  • Leistungsbeurteilungen sind intransparent.
  • Leistungsbeurteilungen sind nicht individuell.
  • Führungskräfte sind schlecht vorbereitet.

1. Fehler: Die Leistungsbeurteilung findet nur einmal im Jahr statt

Feedback – Lob oder Kritik – wirkt nur, wenn es zeitnah erfolgt. Gute Führungskräfte loben ihre Mitarbeiter oft und konkret, genauso sprechen sie immer wenn nötig unter vier Augen Verbesserungspotenziale an. Da das Ereignis, auf das sich das Feedback bezieht, noch frisch in Erinnerung ist, fällt es leichter, Feedback anzunehmen und zu verinnerlichen.

Wer käme ernsthaft auf die Idee, seinem Kind oder Partner einmal pro Jahr gesammelt für seine Mühen zu danken und ihm alle bis dahin unterlaufenen Fehler zu unterbreiten? Eine jährliche Mitarbeiterbeurteilung ist genau das. Wahrscheinlich kann sich der Mitarbeiter kaum mehr an die Ereignisse erinnern, die seiner Bewertung zugrunde liegen. Selbst wenn doch, klingt ein Monate später geäußertes Lob wenig ehrlich und lange im Nachhinein geübte Kritik wie eine Abrechnung.

Einige große Unternehmen wie Microsoft, Google oder Accenture sind deshalb dazu übergegangen, das jährliche Mitarbeitergespräch samt Leistungsbeurteilung abzuschaffen. Die naheliegende Alternative dazu sind halbjährliche oder quartalsweise Gespräche. Allein das würde schon eine deutliche Verbesserung bringen. In Abteilungen mit Projektgeschäft kann eine Bewertung nach Abschluss jedes einzelnen Projekts sinnvoll sein. Manche Unternehmen haben sogar wöchentliche Fünf-Minuten-Gespräche mit jedem Mitarbeiter eingeführt.

2. Fehler: Beurteilungen kommen nicht transparent zustande

Intransparenz ist einer der Hauptgründe dafür, warum Leistungsbeurteilungen durch die Mitarbeiter als ungerecht empfunden werden. In einer Untersuchung wurde festgestellt, dass „faires Verhalten” im Mitarbeitergespräch einen wesentlich größeren Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit hat als die Bewertung selbst oder etwaige Bonuszahlungen.

Jeder Mitarbeiter sollte nachvollziehen können, welche Faktoren Einfluss auf seine Bewertung genommen haben. Welche Ziele hat er konkret erfüllt, welche nicht? Wo hat er überdurchschnittliche Leistung erbracht, wo Fehler gemacht? Versteht er das nicht, wird er seine Beurteilung letztendlich als rein subjektive Meinung des Vorgesetzten wahrnehmen: „Der Chef kann mich eben nicht leiden.”

In der erwähnten Umfrage sagten knapp 70 Prozent der befragten Mitarbeiter, dass sie sich transparente Beurteilungen wünschten. Doch weniger als 30 Prozent erlebten eine solche Offenheit in der Realität.

Häufigere, regelmäßige Beurteilungen sind schon ein wesentlicher Schritt in die richtige Richtung. Wenn der Zeitraum der Beurteilung relativ kurz ist, fällt es leichter, sich auf konkrete Situationen zu beziehen. Im Idealfall machen sich Führungskräfte laufend Notizen über die Leistung eines Mitarbeiters. So können sie im Gespräch anhand von Beispielen nachvollziehbar begründen, worauf sich eine Kritik bezieht. Oder konkret für eine hervorragende Leistung loben.

Zur Transparenz gehört auch, dass Ziele klar definiert und dokumentiert sind. Der Mitarbeiter muss zu hundert Prozent wissen, woran er bei seiner nächsten Beurteilung gemessen wird. Genauso muss zum Beispiel konkret geklärt werden, was Bewertungskriterien wie „Belastbarkeit” einschließen. Beurteilt die Führungskraft nur, wie sich ein Mitarbeiter in stressigen Situationen verhält? Oder wird für die Bestnote auch erwartet, hin und wieder im Notfall eine Nachtschicht einzulegen?

3. Fehler: Standardisierte Bewertungssysteme für alle Mitarbeiter

„Da die Belegschaften vielfältiger werden, müssen Organisationen ihre Mitarbeiter so individuell behandeln wie ihre Kunden”, sagt Rouven Fuchs von Accenture, einer der Verantwortlichen für die Studie. Standardisierte Bewertungsbögen über alle Abteilungen eines Unternehmens hinweg werden den verschiedenen Anforderungen von Mitarbeitern nicht mehr gerecht.

Ist es sinnvoll, die Kreativität eines Call-Center-Mitarbeiters zu bewerten, der ganztags telefonische Bestellungen aufnimmt und ins System eingibt? Welchen Nutzen bringt es, über die Belastbarkeit eines Top-Vertrieblers zu urteilen, der permanent unterwegs ist und 50 bis 60 Stunden pro Woche leistet? Was hält ein Mitarbeiter wohl von allgemeinen Zielvorgaben, die er in seinem Aufgabenbereich gar nicht erfüllen kann?

Individuelle Zielvereinbarungen und Bewertungen sind einer der Schlüssel zur Motivation von Mitarbeitern. Das bedeutet, dass für unterschiedliche Bereiche unterschiedliche Bewertungssysteme entwickelt werden müssen, zumindest aber unterschiedliche Kennzahlen. Führungskräfte müssen genug Spielraum bekommen, um Zielvereinbarungen nach eigenem Ermessen auf ihre Mitarbeiter zuschneiden zu können.

4. Fehler: Mitarbeitergespräche werden nicht richtig vorbereitet

Zum Jahresende hin häuft sich in der Regel die Arbeit von Führungskräften. Beurteilungen für fünf, zehn, zwanzig oder mehr Mitarbeiter vorzubereiten und ebenso viele Gespräche zu führen, ist eine zusätzlich Belastung. Die Folgen? Wie am Fließband abgewickelte Mitarbeitergespräche und Leistungsbeurteilungen, die keinem weh tun. Hauptsache, die Angelegenheit ist vom Tisch und es gibt nicht allzu viel Unruhe während des wichtigen Jahresendgeschäfts.

Ohne intensive Vorbereitung jedes einzelnen Gesprächs wird die Leistungsbeurteilung als Instrument zur Motivation nicht funktionieren. Wertschätzung lässt sich nicht durch einen bürokratischen Akt vermitteln. Da kann das Bewertungssystem noch so ausgeklügelt sein. Wie lässt sich dieses Dilemma lösen: Wirkungsvollere Leistungsbeurteilungen bei gleichzeitig akzeptablem Arbeitsaufwand?

HR Software verringert den bürokratischen Aufwand

Regelmäßige, transparente und individuelle Leistungsbeurteilungen erfordern eine Menge an Verwaltungsaufwand, so viel ist klar. Bewertungssysteme müssen ausgearbeitet, Kennzahlen definiert, Fragebögen erstellt, verteilt und ausgefüllt, Einschätzungen geschrieben, Zielerreichungen dokumentiert und erfolgsabhängige Zahlungen berechnet werden. Um nur einige der Aufgaben zu nennen. Am Ende des Tages bleibt oft nur wenig Zeit für die Menschen selbst, um die es eigentlich geht.

Diese Bürokratie lässt sich nicht vermeiden, aber deutlich effizienter erledigen. Eine Software für das HR Performance-Management hilft dabei. Sie können etwa für jeden Mitarbeiter individuelle Leistungskennzahlen definieren, qualitative wie quantitative. In der digitalen Personalakte jedes Mitarbeiters können Sie laufend Leistungsnachweise sammeln, Bewertungen erfassen und freie Kommentare anlegen. Um faire und objektive Beurteilungen zu bekommen, können Sie jeden Mitarbeiter von mehreren Führungskräften bewerten lassen. Erfolgsabhängige Gehaltsbestandteile werden aufgrund von erreichten Zielen automatisch kalkuliert und in die Gehaltsabrechnung übernommen.

Alle für die Leistungsbeurteilung relevanten Informationen sind an einer Stelle gespeichert. Vor einem Mitarbeitergespräch kann sich die Führungskraft einen aussagekräftigen Überblick verschaffen, lange und mühsame Vorbereitungszeiten werden überflüssig. Die Führungskraft kann sich darauf konzentrieren, jeden Mitarbeiter persönlich zu fördern und zu motivieren. Die Leistungsbeurteilung wird so von einer jährlichen Pflichtübung zu einem festen Bestandteil der täglichen Personalarbeit.

Leistungsbeurteilung sollte ein positives Erlebnis sein

Erfolg kann nur haben, wer sich Ziele setzt und regelmäßig überprüft, ob er sie erreicht hat. Die Leistungsbeurteilung ist deshalb zu Recht ein beliebtes Instrument in der Personalführung.

Vermeiden Sie die erwähnten vier Fehler bei der Leistungsbeurteilung und sorgen Sie dafür, dass Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig, transparent nachvollziehbar und individuell bewertet werden. Unterstützen Sie die Beteiligten dabei, sich intensiv auf Mitarbeitergespräche vorzubereiten und das Optimum herauszuholen. Dann wird die Leistungsbeurteilung endlich wieder zu einem Termin im Kalender, auf den sich Führungskräfte wie Mitarbeiter gleichermaßen freuen können.

Wie Sie Ihre Mitarbeitergespräche strukturiert verbessern können, erfahren Sie in diesem Leitfaden.

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