Erfolgreiches
HR Management
in Krisenzeiten

In Zeiten der Krise ruhen alle Augen auf HR. Gerade dann müssen Personaler*innen ihre People Skills einsetzen und für die Mitarbeiter da sein. Wie das bei Personio geht, erklärt Martina Ruiß, Head of HR.

1 . Krisenmanagement: Was, wenn 400 Mitarbeiter schnell ins Homeoffice müssen?

Maßnahmen für einen schnellen Transfer: 

• Mitarbeiter sollten abends Laptop für den Ernstfall mit nach Hause nehmen
• Tests, ob die Technik fürs Homeoffice funktioniert und Prüfung rechtlicher Themen
• Bitte an Kollegen, ihre Kontaktdaten in Personio upzudaten, damit sie erreichbar sind

Transparente Kommunikation:

• Regelmäßige Updates über das, was im Hintergrund passiert
• Q&A Dokumente bereitstellen
• Guidelines mit Tipps & Tricks für die Arbeit im Homeoffice

E-Mails an Kollegen im Urlaub, um sie über die Situation aufzuklären

2. Was kann HR tun, damit der Arbeitsalltag weiterläuft?

Bildung einer Homeoffice Taskforce, die sich mit folgenden Fragen beschäftigt:

• Wie halten wir Mitarbeiter produktiv, welche Tools können helfen?
• Wie bleiben Mitarbeiter motiviert?
• Wie können wir Leader bei der remoten Führung unterstützen?
• Wie können wir bei Health-Themen im Homeoffice unterstützen?
• Wie kommen Spaß und sozialer Austausch nicht zu kurz?

Unterstützung für Mitarbeiter mit Kindern:  

• Reduktion der Arbeitszeit um 25% ohne Gehaltsreduktion. Hier sind wir auf die Unterstützung der übrigen Mitarbeiter angewiesen, um die Arbeit aufzufangen.
• Finanzielle Unterstützung für externen Child Care Support. Hier übernehmen wir 50% der Kosten bis zu 200 Euro pro Woche.

3. Wie motiviert man Mitarbeiter im Homeoffice und fördert den Austausch?

• Versucht, in Kontakt zu bleiben. Wir bei Personio haben neben unserem AllHands jeden Freitag ein weiteres Company Meeting für Montagfrüh, sozusagen als Kick-Off, angesetzt.
• Macht häufiger Meetings und 1:1s mit den Managern.
• Kommuniziert lieber zu viel als zu wenig, damit alle informiert sind und das Gesagte richtig verstanden haben.
• Nutzt virtuelle Coffee-Chats oder Lunch-Dates, um mit Kollegen in Kontakt zu bleiben.
• Verwendet Kommunikationskanäle, die nur dem Spaß dienen. Wir haben einen “Random Slack Channel”, in dem Mitarbeiter auch lustige GIFs und Memes posten können.

4. Wie kann man mit Urlaub und Verfall von Resturlaub umgehen?

• Viele Kollegen, deren Reisen gecancelt wurden, wollten lieber arbeiten statt ihre Zeit zu Hause abzusitzen – das ist ok.
• Was nicht gehen wird ist, dass alle Kollegen z.B. erst in der 2. Jahreshälfte ihren Urlaub nehmen.
• Kompromiss: Wir verschieben den Verfall des Resturlaubs auf Ende Mai.

Aktuell zwingt ein Virus Unternehmen, sich mit neuen Arbeitsweisen anzufreunden. Hier verrät New-Work-Experte Kay Mantzel, mit welcher Einstellung Sie die Chancen der Home-Office-Arbeit nutzen.

Wie hält man während einer längeren Home-Office-Periode die Balance zwischen Job und Privatleben?

• Ziel ist es, einen Work-Life-Flow zu schaffen: Unternehmen müssen Mitarbeitern zugestehen, so zu arbeiten, wie es für sie am besten funktioniert.
• Das kann bedeuten, zwischendurch die Arbeit zur Seite zu legen, weil das Kind eine Frage hat oder der Hund Gassi geführt werden will.

Welche Strukturen können Unternehmen bereitstellen, damit das flexible Arbeiten gut funktioniert?

• Im Home Office sitzt man viel mehr, der Weg zum Meeting oder zur Kantine entfällt.
• Unternehmen müssen Pausen aktiv propagieren und fördern, Arbeitnehmer dagegen sollten diese Zeiten fest in ihren Tagesablauf einplanen.

Katharina Holl ist Yogalehrerin und Achtsamkeitscoach. Im Gespräch verrät sie, wie man entspannt durch die coronabedingte Home-Office-Zeit kommt.

Gibt es ein schnelles Gegenmittel, wenn daheim die Decke auf den Kopf fällt?

• Durchatmen: Einfach das Fenster aufmachen und fünf tiefe Atemzüge in den unteren Bauchraum nehmen. Mit “Pranayama” lässt sich Sauerstoff in den ganzen Organismus schicken – das gibt einen Energiekick.
• Gefühle teilen: Wer bereit ist, anderen gegenüber zuzugeben, wie man sich fühlt, dürfte feststellen, dass er/sie mit seinen Empfindungen nicht alleine ist.

Welche Achtsamkeitspraktiken helfen bei akutem Stress?

• Meditation: Sie fördert die Resilienz, doch alleine tun sich viele Leute schwer mit dem meditieren. Der Arbeitgeber kann unterstützen, indem er etwa Raum für gemeinsame, geleitete Meditationen schafft.
• Sport: Ob Yoga oder Home Workout, Bewegung hilft beim Abreagieren. Noch besser: Mit Freunden oder Kollegen Sport treiben, zum Beispiel bei einer “Remote Yoga Stunde”.

Wie funktioniert das “Miteinander” – remote bzw. auf engem Raum?

• Präzise Kommunikation: Wenn remote gearbeitet wird, fallen nonverbale Signale in vielen Momenten weg (E-Mail, Telefon). Um keinen Raum für Missverständnisse zu lassen, hilft es, viel nachzufragen: “Ich habe es so verstanden, hast du das so gemeint?”
• Bedürfnisse klar ansprechen: Das gilt insbesondere für den täglichen Umgang mit Partnern oder Familienmitgliedern, mit denen man jetzt auf engem Raum lebt.
• Zeit für quality time nehmen: Wichtig ist es, einen klaren Unterschied zwischen dem gemeinsamen Arbeiten und der Zeit zu schaffen, die man sich gezielt miteinander beschäftigt. Wie wäre es mit einem gemeinsamen Dinner-Date daheim?

Für das Onboarding in Corona-Zeiten musste sich unsere Kollegin, HR Managerin Adriana Sabino, schnell etwas einfallen lassen. In diesem Gespräch verrät sie, worauf es beim Onboarding im und aus dem Home Office ankommt.

Wie funktioniert Remote Onboarding bei Personio?

• Equipment organisieren: Normalerweise finden Neustarter bei Personio einen dekorierten Tisch mit ihrem Equipment vor – jetzt bekommen sie ihre Onboarding-Pakete vom Kurier an die Haustür geliefert. Neue Mitarbeiter außerhalb von unserem Headquarter in München, erhalten ihr Equipment per Post. Ganz wichtig: Alles rechtzeitig losschicken, damit es sicher vor dem Starttermin da ist.
• Kommunikation vorab: Viele Neueinsteiger sind verunsichert, wie die Situation ihren Start ins Unternehmen beeinflusst. Sowohl HR als auch unser CEO Hanno sind daher mit den Neustartern in Kontakt. Sie erfahren, was im Onboarding auf sie zukommt und dass sich das Team trotz der Umstände sehr auf sie freut.

Welche 3 Dinge sind für das Gelingen essentiell?

• Transparente Kommunikation: Neustarter sollten jederzeit über den Prozess, ihre To-Dos und über das Team informiert sein.
• Equipment & Technik: Wichtig ist neben der Hardware auch die IT-Infrastruktur. Die wichtigsten Arbeits- und Kommunikations-Tools müssen vorab auf den PCs installiert sein.
• Zuständige Teamleads abholen: HR muss die Teamleads auf ihre Rolle vorbereiten, denn auch im Remote Setting müssen sie sich gut um ihre Neustarter kümmern. Am besten sollten sie direkt die ersten Meetings – formell und informell zum Kaffee – einstellen.

Was sollte man beim Remote Onboarding vermeiden?

• Den Kontakt verlieren: Gerade in den ersten Wochen sollten HR und die Teamleads eng an den Neueinsteigern dranbleiben, um sie gut ins Team zu integrieren.
• Nicht über Erwartungen sprechen: Falsche Erwartungen können bei einem Onboarding aus der Ferne toxisch sein. Deshalb ist es wichtig, sich offen und transparent darüber auszutauschen. Das ist primär Aufgabe der Teamleads.

Sich im Home Office oder als virtuelles Team nicht zu sehen, kann für Mitarbeiter schnell zur kommunikativen Herausforderung werden. Laura Koller, Lead Internal Communications & Employer Branding bei Payback, gibt Tipps, wie der Austausch in Zeiten von Corona dennoch klappt.

Lauras 5 Top-Tipps für die Kommunikation in und aus der Ferne:

• Das Video anmachen: Gerade, wenn die “Fernkommunikation” länger dauert, ist es wichtig, seine Gesprächspartner zu sehen. So entsteht nicht nur ein Gefühl der Nähe,  auch körpersprachliche Zeichen können viel leichter gedeutet werden.
• Plattformen für Austausch schaffen: Ein guter und freundschaftlicher Austausch im Team ist auch in Corona-Zeiten wichtig. Payback hat deshalb virtuelle Treffpunkte für den fachlichen, aber auch privaten Austausch der Mitarbeiter geschaffen. Dazu gehört ihre Mitarbeiter-App ebenso wie der “off-topic”-Kanal “Ich mach blau”.
• “Outside the box” denken: Afterwork-Events canceln? Kommt nicht infrage! Bei Payback starten die Mitarbeiter dennoch gemeinsam in den Feierabend. Dann prostet man sich eben vor dem Laptop zu!
• Verständnis zeigen: Jour Fixe, doch die Kinder rumoren, der Hund bellt? Wer aktuell im Home Office arbeitet, braucht eine Portion Gelassenheit. Und vor allem Verständnis für Kollegen: Das gehört zum Team Spirit – wir sitzen schließlich alle im selben Boot.
• Nachfragen: Gerade die Kommunikation per Chat und E-Mail kann ihre Tücken haben. Damit keine Missverständnisse entstehen, empfiehlt es sich, nachzufragen – wenn nötig, mehrfach. Im Zweifelsfall lässt sich die Frage im Video-Call am schnellsten aus dem Weg räumen.

Was sagt das Arbeitsrecht zur Arbeit von zuhause? Rechtsanwalt Dr. Philipp Raben erklärt, worauf Arbeitgeber achten müssen.

Welche rechtlichen Voraussetzungen müssen für Home Office erfüllt sein?

• Für Home Office bedarf es einer Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und -nehmer.
• Gibt es einen Betriebsrat, ist auch dessen Zustimmung erforderlich.
• Eine einseitige Anordnung von Home Office ist nicht möglich.

Wie kann eine Home-Office-Vereinbarung aussehen?

Zu regeln sind

• Kostenpauschale (für Internet etc.)
• Arbeitszeiterfassung
• Datenschutz
• Versicherung
• Ggf. Erreichbarkeit
• Zutrittsrecht des Arbeitgebers zur Arbeitsstätte

Durch wen sind Arbeitnehmer im Home Office versichert?

• Auch im Home Office greift die Krankenversicherung des Arbeitnehmers
• Alle Tätigkeiten, die nicht direkt mit der Arbeitstätigkeit in Verbindung stehen, sind nicht durch den Arbeitgeber versichert
  • Bsp: Stolpern, während man sich ein Glas Wasser holt vs. beim Öffnen von Firmenbriefen am Brieföffner schneiden

Wie sind Pausen und Ruhezeiten im Home Office geregelt?

• Gleiche Regelung wie bei der Arbeit im Büro
  • 6 bis 9 Stunden Arbeit: 30 Minuten Pause
  • ≥ 9 Stunden Arbeit: 45 Minuten Pause
  • Ruhezeit: 11 Stunden
• Vereinbarung treffen, um Teilverantwortung für die Einhaltung auf den Arbeitnehmer zu übertragen

Müssen Mitarbeiter im Home Office durchgehend erreichbar sein?

• Ohne einheitliche Regelung besteht keine Verpflichtung zur durchgehenden Erreichbarkeit
• Vereinbarung von Kernarbeitszeiten sinnvoll