Unbezahlter Urlaub – Anspruch, Antrag, Versicherung

Unbezahlter Urlaub ist der Zeitraum, für den Arbeitgeber und Arbeitende eine Freistellung von der Arbeit vereinbaren. In diesem Zeitraum erbringt der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin keine Arbeitsleistung, weshalb auch keinen Lohn bzw. Gehalt ausbezahlt wird. Für die Dauer des unbezahlten Urlaubs ruhen also die Hauptleistungspflichten beider Seiten: Arbeitsleistung und Entgelt. Auch die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall sowie Sonn- und Feiertagszuschläge entfallen.

Während des unbezahlten Urlaubs bleiben die sogenannten Nebenpflichten bestehen. Dazu zählen etwa das Wettbewerbsverbot, die Treuepflicht und die Fürsorgepflicht sowie ein eventuell bestehender Kündigungsschutz.

Einen generellen, gesetzlich festgelegten Anspruch auf die Genehmigung unbezahlten Urlaubs gibt es in Deutschland nicht. Im Bundesurlaubsgesetz ist lediglich die Anzahl bezahlter Urlaubstage geregelt (mindestens 24 Werktage).

Unternehmen müssen einen Antrag auf unbezahlten Urlaub nicht in jedem Fall genehmigen. Wenn etwa betriebliche Gründe gegen einen längeren unbezahlten Urlaub sprechen, können Unternehmen den Antrag auch ablehnen. Dies kann z.B. in Zeiten von urlaubsbedingtem Personalmangel sein oder das Mitwirken des Antragstellenden in einem essentiellen, termingebundenen Projekt.

Welche Gründe einen unbezahlten Urlaub rechtfertigen, erfahren Sie in Kapitel 2.

Tipp für HR: Insbesondere, wenn bei der Einstellung im Arbeitsvertrag keine entsprechenden Anspruchsgrundlagen für unbezahlten Urlaub aufgenommen worden sind, ist es wichtig, genau hinzuhören und die Interessen abzuwägen.

Wichtig: Nach dem Gleichbehandlungsgrundsatz dürfen Unternehmen, die einer Mitarbeitenden unbezahlten Urlaub genehmigt haben, diesen den anderen Beschäftigten dann nicht verweigern.

Im deutschen Recht ist kein grundsätzlicher Anspruch auf unbezahlten Urlaub verankert. Doch Ausnahmen gelten für folgende Situationen:

• Plötzliche Erkrankung oder Unfall eines Familienmitglieds des Beschäftigten

• Unerwartete Notsituation (z.B. Brand in der Wohnung, Überschwemmung durch Wasserrohrbruch o.ä.)

• Geregelte Ansprüche auf unbezahlten Urlaub aus Tarifvertrag, Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung

• Pflege naher Angehöriger oder eigener Kinder (unter 12 Jahren)

• Elternzeit

• Ausübung bestimmter Ehrenämter (z.B. THW, Freiwillige Feuerwehr, DRK, Gemeinderat, Jugendverbände, Schöffen, Prüfungsausschüsse, Betriebsräte)

• Ansprüche auf unbezahlten Urlaub aus betrieblicher Übung

• Promotion o.ä.

In § 28 des Tarifvertrages für den Öffentlichen Dienst ist eine Klausel zum unbezahlten Urlaub enthalten, die einen „wichtigen Grund“ als Bedingung eines Anspruchs nennt. Vorgesetzte müssen bei ihrer Pro- oder Contra-Entscheidung „billiges Ermessen“ walten lassen, also die Interessen beider Seiten ausgewogen betrachten.

Für die Dauer des unbezahlten Urlaubs gibt es keine Beschränkungen. Entscheidend ist, dass sich Arbeitgeber und Antragsteller:in darüber einig werden. Von wenigen Tagen bis zu unbezahlten Auszeiten von zwei Jahren kann die Bandbreite des unbezahlten Urlaubs reichen.

In folgenden Fällen gibt es gesetzliche Regelungen zur Dauer des unbezahlten Urlaubs:

Zwei Varianten gibt es zu beachten.

1. Die „kurzzeitige Arbeitsverhinderung“ mit einem Freistellungsanspruch von bis zu zehn Arbeitstagen, z.B. nach einem unerwarteten Pflegefall.

2. Mitarbeitende haben nach dem Pflegezeitgesetz einen Anspruch auf bis zu 6 Monaten „Pflegezeit“ – wenn das Unternehmen 15 oder mehr Mitarbeitende hat. Dieser Anspruch gilt einmalig pro pflegebedürftigem Angehörigen.

Wenn zu betreuende Kinder unter 12 Jahren sind, müssen Unternehmen bis zu 10 Tage im Jahr unbezahlten Urlaub genehmigen. Müssen mehrere Kinder betreut werden, erhöht sich dieser Zeitraum auf 25 Tage. Bei Alleinerziehenden verdoppelt sich der Anspruch, also auf 20 bzw. 50 Tage. Einen Anspruch auf unbegrenzten unbezahlten Urlaub haben die Eltern unheilbar erkrankter Kinder, gleich welchen Alters.

Wenn die zwischen Arbeitgeber und Beschäftigter geschlossene Vereinbarung ein einseitiges Beendigungsrecht enthält, besteht für die Arbeitnehmer:in die Möglichkeit, den unbezahlten Urlaub vorzeitig zu beenden. Der Arbeitgeber hat diese Option nicht! Besteht kein einseitiges Beendigungsrecht, müssen sich beide Seiten grundsätzlich an die Länge des genehmigten unbezahlten Urlaubs halten. Sprechen keine betrieblichen Gründe gegen eine verfrühte Wiederaufnahme der bezahlten Beschäftigung, steht dieser in der Regel auch nichts entgegen.

Wenn eine Beschäftigte in einem Kalenderjahr durchgehend unbezahlten Urlaub nimmt, erlischt ihr Anspruch auf Erholungsurlaub.

Es gilt: Keine Arbeitspflicht = kein Urlaubsanspruch

Wenn die Beschäftigte nur einen Teil des Kalenderjahres unbezahlten Urlaub nimmt, muss der Arbeitgeber bei der Berechnung des Erholungsurlaubs die unbezahlten Fehltage berücksichtigen.

Beispiel: Maximilian Muster ist als Personalsachbearbeiter in einem mittelständischen Unternehmen angestellt. Er hat Anspruch auf 30 Urlaubstage im Jahr. Für den gesamten März 2021 gestattet ihm das Unternehmen unbezahlten Urlaub. Auf dieser Basis verringert sich sein Urlaubsanspruch um genau ein Zwölftel, also um zweieinhalb Urlaubstage. Die daraus resultierenden 27,5 Urlaubstage sind auf 28 aufzurunden (BurlG § 5 Abs. 2).

Wenn der unbezahlte Urlaub Bestandteil des Arbeitsvertrages ist, wird auch eine Grundregel zur Berechnung des unbezahlten Urlaubs mit aufgenommen worden sein. Falls nicht, können Sie mit der Kalendertage-Regel einfach ihren unbezahlten Urlaub berechnen.

Die gängige Formel Monatliches Gehalt : Kalendertage im Durchschnitt x Tage, an denen Sie bezahlt werden = Gehalt abzüglich unbezahltem Urlaub

Beispiel: Maximilian Muster benötigt schon wieder unbezahlten Urlaub. Diesmal möchte er fünf Tage im Juli 2021 nehmen. Sein Bruttogehalt beträgt 3.500 Euro. Der Juli hat 31 Kalendertage.

3.500 [€] : 31 [Tage] = 112,90 [€]112,90 [€] x 5 [Tage] = 564,52 [€]3.500 [€] – 564,52 [€] = 2.935,48 [€]

Damit erhält Maximilian Muster im Monat Juli ein Bruttogehalt in Höhe von 2.935,48 €.

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Durch die arbeitsrechtliche Brille betrachtet, ist unbezahlter Urlaub kein Problem, denn für die Dauer dieses unbezahlten Urlaubs besteht das Arbeitsverhältnis gegen Arbeitsentgelt fort. Anders sieht es beim Blick durch die sozialversicherungsrechtliche Brille aus. Das Arbeitsverhältnis bei unbezahltem Urlaub gilt hier in allen Zweigen der Sozialversicherung maximal für einen Monat weiter. Arbeitnehmer:innen müssen sich also vor allem die Frage stellen: Kann ich mir den unbezahlten Urlaub überhaupt leisten? Welche Versicherungen muss ich bezahlen?

Für den ersten Monat des unbezahlten Urlaubs gilt ein gesetzlicher Versicherungsschutz. Spätestens am letzten Tag dieses Monats muss der Arbeitgeber den Beschäftigten von den Sozialversicherungen abmelden. Diese muss sich nun selbst krankenversichern. Hier gibt es die Optionen einer privaten oder einer freiwillig gesetzlichen Krankenversicherung (oder einer beitragsfreien Familienversicherung).

Der Arbeitgeber zahlt mit Beginn des zweiten Monats des unbezahlten Urlaubs keine Beiträge mehr. Die Höhe der Beiträge hängt bei einer freiwilligen Versicherung von der Höhe der monatlichen Einkünfte ab.

Beispiel: Hat eine Mitarbeiter:in einen unbezahlten Urlaub von drei Monaten genehmigt bekommen, muss sie sich vor Beginn des zweiten Monats selbst um ihre Krankenversicherung kümmern.

Auch bei der Rentenversicherung sollten Beschäftigte ab dem zweiten Monat selbst vorsorgen und Beiträge bei der freiwilligen Rentenversicherung einzahlen. Mit Ende des unbezahlten Urlaubs müssen Unternehmen den Beschäftigten wieder bei den Sozialversicherungen anmelden.

Arbeitgeber können auf der Kostenseite von einem längeren unbezahlten Urlaub ihrer Mitarbeiter:innen durchaus profitieren ー fällt doch nicht nur der Lohn weg, sondern ab dem 2. Monat auch die Sozialversicherungsbeiträge.

Für die Inhalte und die Gestaltung eines Antrags auf unbezahlten Urlaub gibt es zwar keine Vorschriften, doch ein Antrag sollte immer schriftlich erfolgen und bei Zustimmung von beiden Seiten unterzeichnet werden. Diese Vereinbarung dient als Grundlage der Verständigung und in einem möglichen Streitfall als Beleg für die getroffenen Absprachen.

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