Personalfragebogen: Definition, wichtige Aspekte und Muster

Der Personalfragebogen ist ein Dokument, mit dem ein Unternehmen alle wichtigen beruflichen und tätigkeitsrelevanten Daten neuer Mitarbeiter:innen oder Bewerber:innen in standardisierter Form erhebt und festhält. Er stellt allen Interviewten die gleichen Fragen und schafft somit ideale Vergleichsmöglichkeiten.

Den Personalfragebogen können Arbeitgeber und Personaler:innen bereits im Zuge des Bewerbungsprozesses nutzen, beispielsweise im persönlichen Vorstellungsgespräch oder beim Bewerbercasting mit mehreren Kandidat:innen. Allerdings sind die Bewerber:innen zu diesem Zeitpunkt nicht verpflichtet, sich auf einen Personalfragebogen einzulassen, und Sie als Personaler:in sind durch das Allgemeine Gleichstellungsgesetz (AGG) in Art und Umfang der Fragen eingeschränkter als später bei der Einstellung. 

Kommt der Personalfragebogen im Rahmen des Einstellungsprozesses zum Einsatz, spricht man häufig von einem „Einstellungsfragebogen“. Der Einstellungsfragebogen konzentriert sich mehr auf lohn- und gehaltsrelevante Daten als auf die klassischen Qualifikationsmerkmale. 

Pauschal gesagt, sind alle Fragen zulässig, die im berechtigten Interesse des Arbeitgebers liegen. Was in der Theorie einfach klingt, ist in der Praxis abhängig vom Zeitpunkt der Datenerhebung sowie der Art der Tätigkeit. Beispielsweise dürfen Sie Bewerber:innen nicht nach ihrer Religionszugehörigkeit fragen, es sei denn, es dreht sich um einen Job in Zusammenhang mit einer religiösen Einrichtung, Mitarbeiter:innen aber schon. 

Folgende Angaben dürfen Sie unter anderem im Personalfragebogen/Einstellungsfragebogen erfragen:

• persönliche Angaben (Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Familienstand)

• Werdegang (Schulabschluss, Berufsausbildung/Studium, Fort- und Weiterbildungen, Arbeitszeugnisse)

• Führerschein (sofern für den Job erforderlich)

• Wettbewerbsverbot mit früheren Arbeitgebern

• allgemeiner Gesundheitszustand (z. B. im Gesundheitswesen hinsichtlich Ansteckungsgefahr)

• Vermögensverhältnisse (bei besonderen Vertrauensstellungen, z. B. im Zusammenhang mit Firmengeldern), bestehende Lohn- oder Gehaltspfändungen

• Vorstrafen (mit engem Zusammenhang zur angestrebten Tätigkeit und sofern nicht bereits aus dem Bundeszentralregister getilgt)

• Angaben für die Lohnbuchhaltung bei Einstellung (Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID und -klasse, Freibeträge, Krankenkasse, Konfession) 

• Vorliegen einer Schwerbehinderung (erst nach der Einstellung)

Vermeiden Sie den Zettelchaos beim Recruiting und HR Management. Legen Sie pro Bewerber:in oder Mitarbeiter:in einfach eine digitale Personalakte an und speichern Sie alle wichtigen Infos digital. 

Personaldaten zentral und übersichtlich pflegen

In Personio legen Sie fest, welche Personaldaten und -dokumente Sie speichern wollen: alles in der digitalen Personalakte Ihrer Mitarbeitenden. So behalten Sie stets den Überblick über alle Daten und ihre Änderungen.

Mehr zur digitalen Personalakte

Arbeitgeber und Betriebsrat sind verpflichtet, die freie Entfaltung ihrer Arbeitnehmer:innen zu schützen (§ 75 Abs. 2 BetrVG). Daher sind alle Fragen unzulässig, die die Persönlichkeitsrechte verletzen. Hierzu zählen insbesondere Fragen zu …

• Gesundheit, Schwangerschaft, Kinderwunsch (Ausnahme: klarer Zusammenhang zur Position)

• Heiratsabsichten

• ethnische Herkunft

• Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit (Ausnahme: Tendenzbetriebe, vgl. § 118 BetrVG)

• Höhe der bisherigen Vergütung (Ausnahme: Alte Vergütung ist Untergrenze von Wunschgehalt)

• Vermögensverhältnisse und Vorstrafen (Ausnahme: klarer Zusammenhang zur Stelle)

Gut zu wissen: Auf unzulässige Fragen müssen Bewerber:innen oder Mitarbeiter:innen nicht antworten und dürfen sogar zu einer „Notlüge“ greifen. Zulässige Fragen müssen hingegen stets wahrheitsgemäß beantwortet werden.

Klares Ja! Falls ein Betriebsrat existiert, benötigt der Arbeitgeber gemäß BetrVG § 94 Abs. 1 Satz 1 dessen Zustimmung. Der Fragenkatalog ist inhaltlich mit ihm abzustimmen – selbstverständlich gilt das auch für Änderungen. Der Betriebsrat kann seinerseits den Vorschlag unterbreiten, einen Personalfragebogen einzuführen, besitzt aber kein Initiativrecht.

Datenschutz ist für Betriebe längst kein leeres Schlagwort mehr, sondern essenzielles Tagesgeschäft. Für Beschäftigte greift der „Beschäftigtendatenschutz“. Hierbei handelt es sich nicht um ein konkretes Beschäftigtendatenschutzrecht, sondern um Regelungen, die vor allem auf dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und der seit Mai 2018 verpflichtend anzuwendenden EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) basieren. 

Das BDSG legt explizit fest, dass Daten nur zum Zweck des Beschäftigtenverhältnisses erhoben und verarbeitet werden dürfen. Von Bewerber:innen und Beschäftigten ist dafür ein freiwilliges, schriftliches Einverständnis einzuholen. Dabei müssen sie (laut DSGVO) explizit auf ihr Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerruf hingewiesen werden. 

Artikel 5 der DSGVO legt für Datenverarbeiter:innen weitere allgemeine Grundsätze fest, z. B. Datenminimierung (also keine zweckungebundene Vorratshaltung von Daten), Korrektheit der Daten (richtig und aktuell), zeitliche Begrenzung der Speicherung (für den relevanten Zeitraum) sowie Datensicherheit und Vertraulichkeit. Für Arbeitgeber heißt das in jedem Fall: Die Zeit der Karteikärtchen ist vorbei! Und Versäumnisse oder Nachlässigkeiten können teuer kommen.

Tipp: Mit einer auf die DSGVO abgestimmten schriftlichen Bestätigung, dass die Daten über einen definierten Zeitraum verarbeitet und gespeichert sowie an berechtigte Dritte, z. B. eine externe Lohnbuchhaltung, weitergegeben werden dürfen, sind Sie auf der sicheren Seite. Lassen Sie außerdem die freiwillige Option offen, dass die Daten von Bewerber:innen auch für künftige Stellenausschreibungen berücksichtigt werden können. Natürlich müssen Sie auch hier die geltenden Datenschutzbestimmungen berücksichtigen.

Wie kann ein Personalfragebogen konkret aussehen? Der Muster-Personalfragebogen zum Download von Personio lässt sich unkompliziert an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Sie haben zur Angelegenheit „Personalfragebogen“ noch Fragezeichen? Dann sorgen die folgenden Antworten für Aha-Momente.

Nein. Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung zum Einsatz von Personalfragebogen, doch in der Verwaltungspraxis findet sich kaum ein gleichwertiges Tool. Personalfragebogen stehen für Ordnung, Systematik sowie Vergleichbarkeit und lassen sich hervorragend digital verwalten.

Nein. Aber der Personalfragebogen hat Einfluss auf den Arbeitsvertrag. Wichtig zu wissen ist, dass unwahre Angaben auf zulässige Fragen im Personalfragebogen den Arbeitgeber zur Anfechtung des Arbeitsvertrages berechtigen und eine Kündigung nach sich ziehen können.

Der Personalfragebogen wird von den Bewerber:innen und neu einzustellenden Mitarbeiter:innen selbst ausgefüllt. Setzen Sie den Personalfragebogen im Rahmen eines Einstellungsverfahrens ein, ergänzen Sie als Personalverwalter:in zudem einzelne Felder, z. B. Personalnummer oder Eintrittsdatum. Im Anschluss unterschreiben beide Parteien unter Angabe des Datums.

Sicher digital unterschreiben: So gelingt’s!

Nach der Einstellung wird der Personalfragebogen Teil der Personalakte und ist vom Arbeitgeber bzw. der lohnabrechnenden Stelle aufzubewahren. Alles zur Verjährungsfrist erfahren Sie im Artikel über die Aufbewahrungspflichten von Personaldaten. Kommt es zu keiner Einstellung, gelten die schriftlich festgelegten Speicherfristen.

Personalfragebogen bieten äußerst hilfreiche Unterstützung im Personalmanagement. Sie enthalten Daten (potenzieller) neuer Mitarbeiter:innen, die für den Arbeitgeber von berechtigtem Interesse sind. Im Zuge des Bewerbungsverfahrens erleichtern sie die Vergleichbarkeit der Kandidat:innen. Später stellen sie die für Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlichen Daten bereit. Da es sich um die Verarbeitung von sensiblen personenbezogenen Daten handelt, ist unbedingt auf die Einhaltung des Datenschutzes zu achten.