Steuerfreier Sachbezug: Wie Sie Sachzuwendungen richtig einsetzen

Sachzuwendungen sind Leistungen an den Arbeitnehmer, die er zusätzlich zum vereinbarten Arbeitslohn erhält und die ohne direkten betrieblichen Nutzen, aber aus betrieblicher Veranlassung, erfolgen. Dies kann ein steuerfreier Sachbezug, ein steuervergünstigter Barzuschuss oder die kostenlose private Nutzung digitaler Geräte wie Notebook oder Smartphone sein. Verankert ist die Regelung im § 37b EStG.

Sachbezüge, die sich innerhalb der monatlich verfügbaren 44-Euro-Freigrenze bewegen, sind für das Unternehmen und den Mitarbeiter abgabenfrei. Dies gilt ebenfalls für anlassbezogene persönliche Zuwendungen bis zu maximal 60 Euro pro Anlass. Übersteigt die Sachzuwendung diese Beträge, übernimmt der Arbeitgeber die Steuerabgaben. Dabei hat er die Wahl zwischen der individuellen Besteuerung der Sachzuwendungen oder der pauschalierten Besteuerung. Dieses Wahlrecht besteht jedoch nur dann, wenn die Individualbesteuerung bisher noch nicht ausgeübt wurde.

Unabhängig vom tatsächlichen Wert der Sachzuwendung handelt es sich für den Arbeitnehmer immer um eine steuerfreie Zuwendung. Obwohl der Mitarbeiter durch die Versteuerung durch den Arbeitgeber aus der Steuerschuldnerschaft entlassen wird, gilt dies nicht für die Sozialversicherungsabgabe. Ausschließlich der Sachbezug bis 44 Euro bzw. 60 Euro (s.o.) ist für den Mitarbeiter komplett abgabenfrei.

Sachbezüge stellen für das Unternehmen und den Mitarbeiter eine Win-Win-Situation dar. Einerseits eignen sie sich hervorragend als Instrument der Motivation in Form regelmäßiger Geschenke im Rahmen der Freigrenze. Immerhin bekommen Arbeitnehmer dadurch ganze 528 Euro zusätzlich im Jahr. Andererseits empfinden Mitarbeiter ein Präsent zum Geburtstag oder zur Geburt eines Kindes als wertschätzend.

Zusätzlich eignen sich Sachzuwendungen auch als Ersatz einer außerordentlichen Gehaltserhöhung. Als steuerfreier Sachbezug entfallen für den Mitarbeiter alle oder der Großteil der Abgaben. So ist es beispielsweise möglich, einem Arbeitnehmer regelmäßig Gutscheine zur Anschaffung von Sachwerten für sein Hobby auszustellen oder monatliche Tankgutscheine zu überreichen. Im Vergleich zur mit hohen Abgaben belasteten Gehaltserhöhung profitiert der Arbeitnehmer davon wesentlich mehr.

Für das Unternehmen selbst sind Sachbezüge einschließlich der damit verbundenen Abgabenlast immer als Betriebsausgabe absetzbar.

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Die 44-Euro-Freigrenze gilt für alle Sachbezüge in Form von Geschenken bis 44 Euro Gesamtwert pro Monat und Mitarbeiter. Berücksichtigen Sie jedoch den Bezug zum Monat und beachten Sie, dass nicht verwendete Beträge keinesfalls in den nächsten Monat übertragbar sind. Nur wenn Sie die Freigrenzen berücksichtigen, sind Geschenke für den Zuwender und den Beschenkten abgabenfrei. Übersteigt der monatliche Wert diese Freigrenze auch nur um einen Cent, wird die Zuwendung abgabepflichtig. Daher ist eine detaillierte Aufzeichnungspflicht, auf die später genau eingegangen wird, unverzichtbar.

Mehrere Monate zusammenfassen, eine größere Zuwendung überreichen und diese schlussendlich monatlich verbuchen. Den Restbetrag aus einer nicht ausgeschöpften Freigrenze dürfen Sie nicht in den nächsten Monat übertragen.

Ergänzend gibt es die anlassbezogene Freigrenze für Zuwendungen bis zu einem Wert von 60 Euro. Diese spezielle Freigrenze können Sie mehrmals monatlich nutzen. Wie die 44-Euro-Freigrenze ist sie ebenfalls von allen Abgaben befreit. Gleichzeitig dürfen Sie in einem Monat Sachbezüge bis 44 Euro und mehrere Zuwendungen für persönliche Anlässe bis 60 Euro kombinieren.

Die 60-Euro-Freigrenze gilt ausschließlich für persönliche Anlässe eines einzelnen Mitarbeiters. Dazu zählen beispielsweise der Geburtstag, die Geburt eines Kindes, die Hochzeit oder ein Jubiläum.

Der Gesetzgeber gibt Ihnen durch die verschiedenen Varianten an Sachzuwendungen individuelle Lösungen an die Hand, um die Mitarbeiterbindung zu erhöhen, Ihre Marke als Arbeitgeber zu stärken oder Arbeitnehmern Ihre Wertschätzung zu zeigen.

Bis zur maximalen 44-Euro-Freigrenze sind monatliche Geschenke in unterschiedlichsten Varianten vom Gutschein bis zur Eintrittskarte für ein Konzert abgabenfrei.

Laden Sie Ihre Mitarbeiter zum gemeinsamen Essen ein oder organisieren Sie ein spezielles Event, handelt es sich bei dieser Aufmerksamkeit ebenfalls um eine Sachzuwendung. In diesem Fall ist der Gesetzgeber sogar besonders großzügig. Die Freigrenze liegt pro Mitarbeiter und Veranstaltung bei 110 Euro. Diese Regelung gilt für maximal zwei Veranstaltungen jährlich.

Sie unterstützen Ihre Mitarbeiter bei der Betreuung der Kinder, indem Sie im Unternehmen eine Kinderbetreuungsstätte einrichten oder Zuschüsse zu den Kosten leisten. Diese Sachzuwendung ist dann steuerfrei, wenn sie kein Bestandteil des vereinbarten Lohns ist und nicht über den tatsächlichen Kosten liegt.Unterstützen Sie Mitarbeiter durch Barzuschüsse, verpflichten Sie diese zum Nachweis der zweckgebundenen Verwendung.

Bauen Sie auf die betriebliche Gesundheitsförderung, sind pro Mitarbeiter jährlich 500 Euro für Sachzuwendungen verfügbar. Im Rahmen dieser Obergrenze sind alle Leistungen steuer- und sozialversicherungsfrei. Allerdings grenzt sich Zuwendung von der echten Sachzuwendung insofern ab, dass es sich um einen Freibetrag handelt. Das Finanzamt erkennt in diesem Rahmen verschiedenste Kurse zu Bewegungs- und Ernährungsthemen oder Nichtraucher-Kurse an. Orientieren Sie sich für detaillierte Informationen an den Leitfäden der Krankenkassen.

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Als Unternehmen können Sie zusätzlich zum vereinbarten Arbeitsentgelt einen Zuschuss zu den Fahrtkosten mit dem Pkw leisten und diesen pauschal mit 15 Prozent versteuern. Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag kommen extra hinzu. Die Zuwendung ist als Barzuschuss bis zum maximalen Betrag der Werbungskosten möglich. Optional ist es möglich, als Barzuschuss oder reinen Sachbezug Tickets für öffentliche Verkehrsmittel bis zur Obergrenze der tatsächlichen Kosten zu bezuschussen.

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter, dass die Zuwendungen pauschal versteuert sind und es ein steuerfreier Sachbezug ist. Denn bei Pauschalbesteuerung dürfen die Mitarbeiter keine Fahrtkosten in der Einkommenssteuer geltend machen.

Neben dem Fahrtkostenzuschuss können Sie Ihre Arbeitnehmer auch in Form von Tankgutscheinen unterstützen. Dies ist eines der beliebtesten Sachzuwendungen, die Unternehmen Ihren Mitarbeitern anbieten. Die Gutscheine sollten den Freibetrag von 44 Euro monatlich nicht überschreiten. Ihr Mitarbeiter hat aber die Möglichkeit, die Gutscheine anzusammeln und später erst einzulösen (Zuflussprinzip). Wichtig ist nämlich nicht das Datum des Einlösens, sondern das Datum des Zuflusses. Mittlerweile können Arbeitnehmer mit den Gutscheinen in ganz Deutschland tanken, da die Gutscheine weitläufig akzeptiert werden.

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter mit einer Sachzuwendung in Form eines Verpflegungszuschusses zu unterstützen. Dies erfolgt in Form von Essensmarken wie beispielsweise Restaurant-Schecks. Übernehmen Sie als Arbeitgeber die Pauschalversteuerung, ist es für die Mitarbeiter ein steuerfreier Sachbezug in Höhe von 6,50 Euro pro Menücheck. Alternativ übernimmt der Mitarbeiter einen Eigenanteil von 3,40 Euro. Wie bei allen Sachzuwendungen darf der Restaurantscheck oder die Essensmarke kein Lohnbestandteil sein.

Frühstück Arbeitnehmeranteil – 1,80 Euro Arbeitgeberzuschuss – 3,10 Euro Maximaler Arbeitgeberzuschuss – 4,90

Mittagessen Arbeitnehmeranteil – 3,40 Euro Arbeitgeberzuschuss – 3,10 Euro Maximaler Arbeitgeberzuschuss – 6,50

Abendessen Arbeitnehmeranteil – 3,40 Euro Arbeitgeberzuschuss – 3,10 Euro Maximaler Arbeitgeberzuschuss – 6,50

Sie als Arbeitgeber haben die Wahl, den maximalen pauschal versteuerten Arbeitgeberzuschuss zu gewähren oder nur den Mitarbeiter mit dem Arbeitnehmeranteil zu beteiligen.

Bisher mussten Gutscheine gewisse Kriterien erfüllen, um als steuerfreier Sachbezug zu gelten. So durfte ein Gutschein keinesfalls auf einen Geldbetrag ausgestellt sein. War dies der Fall, handelte es sich um keinen Sachbezug und es wurden Abgaben fällig. Dies galt ebenfalls für Gutscheine mit einem vermerkten Höchstbetrag. Diese Regelung gehört seit Mitte 2017 der Vergangenheit an. Heute dürfen Sie beinahe jeden Gutschein als Sachzuwendung nutzen.

• Eine Barauszahlung darf nicht möglich sein.

• Die Auszahlung von Restbeträgen ist nicht erlaubt.

• Abgabenfrei nur innerhalb der 44-Euro-Freigrenze

• Gutschein darf keinen Bestandteil des Arbeitslohns darstellen oder ersetzen

• Gutscheine dürfen kein Ersatz für Überstunden oder Urlaubstage sein.

Der Gutschein nimmt in der Gesetzgebung seit der Änderung der rechtlichen Vorgaben eine Sonderstellung ein, da es sich grundsätzlich um keine Sachzuwendung handelt. Achten Sie daher darauf, dass die annehmenden Stellen keine Barauszahlung durchführen.

Aufzeichnungspflicht genauestens beachten!

Ein wichtiges Thema ist die Aufzeichnungs- und Überwachungspflicht bei Sachzuwendungen. Vor allem betrifft dies die 44-Euro-Freigrenze. Denn da nur Sachbezüge bis 44 Euro abgabenfrei sind, ist es schnell passiert, dass Sie diese Grenze überschreiten. Die Folge sind hohe Belastungen in Form von Steuer- und Sozialabgaben. Eine gefährliche Falle, wenn Mitarbeiter mehrere Sachzuwendungen im Monat erhalten.

Ein Mitarbeiter erhält monatlich eine Sachzuwendung in Höhe von 38 Euro. Nun laden Sie ihn und alle Kollegen der Abteilung zur Projektabschluss-Feier ein und verbuchen die entstandenen Kosten von 12 Euro pro Mitarbeiter als Sachzuwendung. In diesem Fall übersteigen die monatlichen Sachzuwendungen die 44-Euro-Freigrenze mit dem Ergebnis der Abgabepflicht.Etablieren Sie ein System, das sicherstellt, dass es zu keiner Überschreitung der 44-Euro-Freigrenze und damit verbundenen finanziellen Belastungen kommt.

Grundsätzlich handelt es sich bei jeder Zuwendung, die ein Mitarbeiter erhält, um einen geldwerten Vorteil. Denn von jeder Zuwendung, ob eine Geschenk oder ein Zuschuss zur Kinderbetreuung, profitiert der Mitarbeiter finanziell. Vor allem die unternehmerseitige Sicht, ob die Pauschalbesteuerung in Hinblick auf Sachzuwendungen anwendbar ist, verlangt eine Differenzierung.

Für den Arbeitnehmer selbst stellt sich die Frage der Versteuerung des Sachbezugs. Vor allem in Hinblick auf geldwerte Vorteile durch Laptops, Smartphones oder Autos.

• Bleibt die Sachleistung Eigentum des Unternehmens, entfällt für den Mitarbeiter die Steuer für den geldwerten Vorteil.

• Geht die Sachleistung in das Eigentum des Arbeitnehmers über, ist er steuerpflichtig, sobald der Wert die monatliche 44-Euro-Freigrenze überschreitet.

Aber auch im Preis stark rabattierte oder sogar kostenlose Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens stellen einen geldwerten Vorteil dar und werden schlussendlich steuerpflichtig.

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die zu erwartenden steuerlichen Verpflichtungen, sonst geht das gut gemeinte Geschenk am Ende noch nach hinten los.

Der Arbeitgeber muss sämtliche Sachzuwendungen im Lohnkonto des Mitarbeiters festhalten. Auch Kopien, z. B. von Gutscheinen, muss er behalten. Dies ist auch der Fall, wenn der Freibetrag unter 44 Euro bleibt. Unternehmen können aber beim Finanzamt einen Antrag zur Erleichterung stellen. Ist gewährleistet, dass die Sachzuwendungen den Freibetrag monatlich nicht überschreiten und unter der Grenze bleiben, müssen diese Sachbezüge nicht im Lohnkonto dokumentiert werden.

Diese Checkliste zeigt Ihnen, welche steuerfreien Sachbezüge in eine Personalakte gehören.