Arbeitszeugnis: Formulierungen, Frist und Muster

Es gibt beim Arbeitszeugnis nur wenige formale Voraussetzungen, die man beachten sollte. Trotzdem gibt es Fallstricke, die Mehraufwand oder schlimmstenfalls sogar eine gerichtliche Auseinandersetzung nach sich ziehen.

So kann der Arbeitnehmer verlangen, dass sein Zeugnis das Format DIN A4 aufweist und optisch ordentlich und sauber ist. Dies gilt ebenfalls für ein handschriftlich ausgestelltes Arbeitszeugnis, dessen Annahme jederzeit verweigert werden kann. Beinhaltet das Zeugnis Grammatik- und Rechtschreibfehler, hat der Mitarbeiter ebenfalls Anspruch auf die Neuausstellung.

• Briefkopf mit Name des Arbeitgebers (alternativ Firmenpapier) und Ausstellungsdatum

• Überschrift/Titel Arbeitszeugnis für den / die Angestellte [Vor- und Nachname des/der Arbeitnehmer:in]

• Stammdaten des / der Mitarbeiter:in: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, Art und Dauer der Beschäftigung

• Unternehmensbeschreibung: Name, Branche, Produkt/Tätigkeitsgebiet, Größe des Unternehmens/Mitarbeiteranzahl, Hauptsitz und ggf. Standorte und Rechtsform.

• Beschreibung der Tätigkeit: Aufgaben, Haupt- und Nebentätigkeiten, größten Erfolge (Diesen Teil füllt der Mitarbeiter meistens selbst aus und schickt ihn der Personalabteilung oder der Führungskraft. Die Aufgaben werden wie folgt sortiert: An den Anfang und den Schluss gehört das Relevanteste. Im Mittelteil zweitrangige Aufgaben genannt.)

• Bewertung der Leistung: Arbeitsbereitschaft und die Fähigkeit dazu, Fachwissen, Arbeitsweise, Erfolge und ggf. Führungsqualitäten.

• Bewertung des Sozialverhaltens: Wie hat sich der/die Mitarbeitende gegenüber Vorgesetzten, Kolleg:innen, Kunden und Dienstleister verhalten?

• Warum verlässt der/die Mitarbeiter:in das Unternehmen?(Der Grund darf nur im Arbeitszeugnis stehen, wenn Mitarbeitende dem auch zugestimmt haben.)

• Schlussgruß und Zukunftswünsche

• Ort, Datum und Unterschrift

Korrektheit der Unterschrift: Die Unterschrift ist dann korrekt, wenn sie der Arbeitgeber selbst oder ein Bevollmächtigter in höherer Position als der Mitarbeiter leistet. Name, Position und Vertretungsvollmacht der unterschreibenden Person müssen klar erkennbar sein.

Vollständigkeit: Ein Arbeitszeugnis muss vollständig, wahr und wohlwollend sein. Vor allem der Aspekt der Vollständigkeit darf nicht unterschätzt werden. Denn dies bedeutet, dass eine Leistung beispielsweise vollständig beschrieben werden muss. Eine ehrliche Verkäuferin muss im Zeugnis als ehrlich bezeichnet werden und einem hervorragenden Einkäufer muss Verhandlungsgeschick bescheinigt werden.

Fälligkeit des Zeugnisses: In der Regel ist dies für das einfache Arbeitszeugnis das Ende des Arbeitsverhältnisses. Vorläufige Zeugnisse im Rahmen einer Kündigung durch Arbeitgeber oder Arbeitnehmer sind zum vereinbarten Termin nach Kündigungserhalt fällig.

Keine Arbeit zweimal machen

In Personio können Sie Vorlagen zu Verträgen, E-Mails und HR-Prozessen erstellen und immer wieder nutzen. So werden aus Routinearbeiten keine Zeitfresser mehr.

HR-Arbeit mit Vorlagen vereinfachen

Die Erstellung qualifizierter Arbeitszeugnisse setzt zahlreiche verfügbare Informationen über den Mitarbeiter voraus. Sind diese vorhanden, unterstützen Sie Textbausteine Ihrer Personalsoftware bei der Zeugniserstellung. Dies ist eine empfohlene Vorgehensweise, um das Zeugnis zwar so individuell wie möglich zu formulieren, trotzdem den Zeitaufwand dafür in einem vernünftigen Rahmen zu halten.

Folgende Beurteilungskriterien sind Inhalt eines qualifizierten Arbeitszeugnisses:

• Fachliche Kompetenz – Fachwissen, Spezialkenntnisse, PC- und IT-Kenntnisse, Fremdsprachen und Weiterbildungsmaßnahmen

• Geistige und kreative Fähigkeiten in Form des mündlichen und schriftlichen Ausdrucksvermögens

• Soziale Kompetenz mit den Themen Veränderungs-, Leistungs- und Verantwortungsbereitschaft

• Leistung mit den Faktoren Arbeitsweise, Nutzen für das Unternehmen oder Managementfähigkeit

• Verhalten im Unternehmen gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Mitarbeitern sowie Kunden.

Auch bei den Formulierungen müssen die Aspekte "wahr” und “wohlwollend” beachtet werden. Heißt: Unternehmen dürfen den scheidenden Mitarbeiter bei der Suche nach einer neuen Herausforderung nicht mit negativen Formulierungen beeinträchtigen. In § 109 Absatz 2 GewO ist geregelt, dass Arbeitgeber keine offene Kritik im Arbeitszeugnis ausüben dürfen.

Wegen dieser Einschränkungen haben Arbeitgeber eine Art Geheimcode entwickelt. Sie nutzen scheinbar positive Formulierungen, um negative(re) Beurteilungen in Zeugnissen einfließen lassen zu können. Diese haben allerdings nichts mit dem gängigen Notensystem zu tun.

Ein paar Beispiele:

• Die Mitarbeiter:in wusste sich stets gut zu verkaufen. (Sie war zu selbstbewusst und konnte nicht mit anderen kooperieren.)

• Er verstand es, seine Aufgaben erfolgreich zu delegieren. (Er hat andere seine Aufgaben machen lassen.)

• Sie war erfolgreich darin, ihre Meinung zu vertreten. (Sie hielt viel von sich und vertrug keine Kritik.)

• Sie war eine kritische und anspruchsvolle Mitarbeitern. (Sie meckerte viel und ist sehr egozentrisch.)

Die Leistung und das Sozialverhalten des Mitarbeitenden sind wesentliche Bestandteile eines Arbeitszeugnisses. Hier finden Sie einige beispielhafte Formulierung jeweils für die Noten eins (sehr gut) bis vier (ausreichend).

• Sehr gut: “Er verfügt über ein hervorragendes Fachwissen, das er mit äußerster Effizienz und größter Genauigkeit einsetzte.”

• Gut: “Er verfügt über ein gutes Fachwissen, das er mit großer Effizienz und Genauigkeit einsetzte.”

• Befriedigend: “Er verfügt über ein umfangreiches Fachwissen, das er sicher einsetzte.”

• Ausreichend: “Er verfügt über ein Fachwissen, das er einsetzte.”

• Sehr gut: “Sie arbeitete stets absolut sicher und vollkommen selbstständig.”

• Gut:“Sie arbeitete stets sicher und selbstständig.”

• Befriedigend:“Sie arbeitete sicher und selbstständig.”

• Ausreichend: “Sie zeigte keinerlei Unsicherheiten bei der Umsetzung Ihrer Arbeit.”

• Sehr gut: “Frau Müller legte stets eine ausgezeichnete Motivation an den Tag.”

• Gut:“Frau Müller legte stets eine gute Motivation an den Tag.”

• Befriedigend:“Frau Müller legte eine gute Motivation an den Tag.”

• Ausreichend: “Frau Müller legte eine ausreichende Motivation an den Tag.”

• Sehr gut: “Er erzielte in qualitativer und in quantitativer Hinsicht immer herausragende Arbeitsergebnisse.”

• Gut: “Er erzielte in qualitativer und in quantitativer Hinsicht immer gute Arbeitsergebnisse.”

• Befriedigend: “Er erzielte in qualitativer und in quantitativer Hinsicht zufriedenstellende Arbeitsergebnisse.”

• Ausreichend: “In vielen Fällen erzielte er zufriedenstellende Arbeitsergebnisse.”

• Sehr gut: “Frau Schmidt hat sich gegenüber Vorgesetzten, Kolleg:innen und Kunden stets vorbildlich verhalten.”

• Gut: “Frau Schmidt hat sich gegenüber Vorgesetzten, Kolleg:innen und Kunden stets einwandfrei verhalten.”

• Befriedigend: “Frau Schmidt hat sich gegenüber Vorgesetzten, Kolleg:innen und Kunden einwandfrei verhalten.”

• Ausreichend: “Frau Schmidt hat sich gegenüber Vorgesetzten, Kolleg:innen und Kunden befriedigend verhalten.”

Doppeldeutige Formulierungen sind in einem Arbeitszeugnis genauso wenig erlaubt wie Auslassungen. Dabei handelt es sich um sogenannte “Nichtinformationen” an Stellen, an denen der Leser des Zeugnisses eine Information erwarten darf. Dies bedeutet beispielsweise bei einem qualifizierten Zeugnis eine vollumfängliche Bewertung aller üblichen Kriterien.

Wurde das Arbeitsverhältnis durch den Arbeitgeber gekündigt, ist es nicht erlaubt, im Arbeitszeugnis darauf zu verweisen. Dies gilt für jede Form der Kündigung und für die Formulierung “im gegenseitigen Einverständnis aufgelöst”. Da diese Aussage die arbeitgeberseitige Kündigung impliziert, dürfen Sie diese Formulierung nur mit dem Einverständnis des Mitarbeiters aufnehmen. Laut einem Urteil des Landesarbeitsgerichts Düsseldorf ist in dieser Situation nur der Hinweis, dass das Arbeitsverhältnis zum bestimmten Datum endet, zulässig.

Folgende Informationen dürfen auf keinen Fall Inhalte eines Arbeitszeugnisses sein.

• Privates Verhalten und Vorkommnisse

• Tätigkeit als Betriebsrat bei einer Freistellung bis zu maximal einem Jahr

• Zugehörigkeit zu Gewerkschaften oder Parteien

• Schwangerschaft inklusive Mutterschutz

• Nebenberufliche Tätigkeiten

• Gesundheitszustand, soweit dadurch keine Gefährdung Dritter vorliegt

• Schwerbehinderungen

• Anzahl der Krankentage, solange sie im Verhältnis zur Arbeitszeit nicht als beträchtlich gelten

• Das Arbeitsverhältnis nicht berührende Straftaten

• Verdacht auf eine oder mehrere strafbare Handlungen

Grundsätzlich hat jede:r Arbeitnehmer:in Anspruch auf die Zeugnis-Ausstellung. Dazu zählen leitende Angestellte genauso wie Aushilfen oder Teilzeitkräfte. Aber auch Praktikanten, Zivildienstleistende und Auszubildende besitzen den Anspruch auf die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses. Allerdings müssen Arbeitnehmer: innen ihr Arbeitszeugnis ausdrücklich verlangen und der Anspruch muss begründet sein.

In folgenden Situationen ist der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis oder ein abschließendes Arbeitszeugnis gegeben:

• Normale Kündigung, unabhängig ob durch den Arbeitnehmer oder Arbeitgeber

• Ablauf eines befristeten Dienstvertrags, Betriebsübergang auf einen neuen Eigentümer

• Insolvenz; ein Zeugnis bis zum Datum der Insolvenzeröffnung. Besteht das Arbeitsverhältnis darüber hinaus, besteht Anspruch auf ein zweites Zeugnis mit Ende des Arbeitsverhältnisses.

Obwohl die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses auf Verlangen eine Pflicht darstellt, gibt es Situationen, in denen diese Pflicht nicht mehr gegeben ist. Dazu zählen die Verjährung und die Verwirkung.

• Verjährungsfrist ab Austritt aus dem Unternehmen beträgt 3 Jahre.

• Verwirkung kann, bezogen auf den Einzelfall, bereits nach zehn Monaten eintreten.

Da es sich beim Arbeitszeugnis um einen schuldrechtlichen Anspruch des Arbeitnehmers handelt, kann dieser Anspruch verwirken. Diese Situation ist dann gegeben, wenn die Erfüllung der Zeugnis-Ausstellung unmöglich wurde. So ist der Arbeitgeber beispielsweise nicht mehr in der Lage, das Arbeitszeugnis wahrheitsgemäß zu formulieren. Erweckt der ehemalige Arbeitnehmer eindeutig den Eindruck, dass er seinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis nicht mehr geltend macht, gilt dieser ebenfalls als verwirkt.

Es gibt zwei grundlegende Formen von Arbeitszeugnissen: das einfache und das qualifizierte Arbeitszeugnis. Der Unterschied liegt im inhaltlichen Umfang, den die beiden Dokumente aufweisen. Benötigt ein:e Mitarbeiter:in beispielsweise ein Arbeitszeugnis für die Behörde als Beschäftigungsnachweis, ist das einfach formulierte Dokument vollkommen ausreichend. Darauf kann der Arbeitgeber in diesem Fall sogar bestehen.

Ein einfaches Arbeitszeugnis enthält nur die erforderlichen Mindestangaben eines Zeugnisses. Dazu zählen die formal erforderlichen Informationen sowie die Beschreibung der Tätigkeit. Anders gestaltet sich das qualifizierte Arbeitszeugnis. Es bewertet sowohl die fachliche sowie die soziale Kompetenz ausführlich.

Im Download-Bereich bieten wir Ihnen folgende Vorlagen an:

• Arbeitszeugnis (allgemein)

• Praktikantenzeugnis

• Werkstudentenzeugnis