Anspruch auf Arbeitszeugnis: Worauf Arbeitgeber achten müssen

Drei Mitarbeiter sitzen an einem Tisch

Jeder ausscheidende Mitarbeiter hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Bei den formellen und inhaltlichen Kriterien können Sie als Arbeitgeber mitbestimmen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Auflagen Sie befolgen müssen und welchen Gestaltungsspielraum Sie haben. Zudem bekommen Sie konkrete Punkte an die Hand, die in jedes Arbeitszeugnis gehören.

1. Diese Mitarbeiter haben Anspruch auf ein Arbeitszeugnis

Grundsätzlich hat jeder Arbeitnehmer Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, sofern sie/er in einem Abhängigkeitsverhältnis mit dem Arbeitgeber steht. Für Freelancer oder freie Angestellte gilt das also nicht.

Wichtig: Bei einem Ausbildungsverhältnis ist der Arbeitgeber verpflichtet, ein Zeugnis auszustellen – ein Azubi muss dieses nicht einmal einfordern.

 

2. Vorschriften für Arbeitgeber laut § 630 BGB

Wann und unter welchen Auflagen Sie ein Zeugnis ausstellen, können Sie im Arbeitsvertrag verankern.

Kriterien für ein Arbeitszeugnis

    Das Zeugnis muss…
  • klar und verständlich formuliert sein
  • in gedruckter Form ausgehändigt werden (persönlich oder auf dem Postweg). Eine Zustellung in elektronischer Form ist nicht zulässig.

 

Sollte der Arbeitgeber kein Zeugnis ausstellen, obgleich der Mitarbeiter unter Berücksichtigung arbeitsvertraglicher Fristen darum bittet, dann macht er sich schadensersatzpflichtig.

3. Wann hat ein Mitarbeiter Anspruch?

Mit jeder Kündigung hat der Arbeitnehmer den Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Allerdings müssen nicht Sie als Arbeitgeber initiativ werden, sondern der Arbeitnehmer – er muss das Zeugnis ausdrücklich verlangen. Juristisch ist von der sogenannten Holpflicht die Rede.

Pflicht des Arbeitnehmers: Das Zeugnis einfordern

Pflicht des Arbeitgebers: Das Zeugnis vor Ablauf der Kündigungsfrist ausstellen

 

Ist absehbar, dass ein Arbeitsverhältnis bald endet – etwa, weil der Arbeitgeber eine Kündigung ausgesprochen oder einen Aufhebungsvertrag geschlossen hat -, hat der Arbeitnehmer schon vor Ende des Arbeitsverhältnisses einen Anspruch auf ein Zeugnis.

Bis spätestens zum Ablauf der Kündigungsfrist muss der Arbeitgeber das Zeugnis ausgestellt haben.

Je nachdem, was im Arbeitsvertrag festgehalten wurde, hat der Mitarbeiter auch schon nach wenigen Wochen Tätigkeit Anrecht auf eine Beurteilung in Form eines qualifizierten Arbeitszeugnisses.

Wenn Sie als Arbeitgeber mit der Erstellung eines Zeugnisses deutlich länger brauchen als der Mitarbeiter oder der Vertrag das verlangt, dann benötigen Sie einen guten Grund. Ein Beispiel kann eine erhöhte Nachfrage nach Zeugnissen im Zuge einer Massenentlassung sein.

Vorlage für das Arbeitszeugnis

Mit Software wie Personio können Sie Vorlagen eines Arbeitszeugnisses zentral abspeichern, dieses immer wieder anpassen und schnell aushändigen.

Hier sehen Sie, wie eine Vorlage aussehen kann.

Tipp für Arbeitgeber: Frist setzen

Als Arbeitgeber können Sie im Arbeitsvertrag (oder im Tarifvertrag) eine Ausschlussklausel verankern, die eine Frist für die Einforderung eines Zeugnisses vorsieht. Gibt es keine Klausel, können Arbeitnehmer bis zu drei Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein Zeugnis einfordern. Wenn der Arbeitnehmer längere Zeit nicht Gebrauch von seinem Anspruch auf eine Zeugnis macht, kann der Arbeitgeber den Anspruch verwirken. Möglich ist das schon nach einem Jahr.

4. Anspruch auf ein Zwischenzeugnis

In der Zeit zwischen Kündigung und Ablauf der Kündigungsfrist hat der Mitarbeiter Anspruch auf ein vorläufiges Arbeitszeugnis, auch Zwischenzeugnis genannt. Dieses ist kein Ersatz für das abschließende Zeugnis.

Schon vorher kann der Arbeitnehmer ein Zwischenzeugnis anfragen, dafür hat er allerdings Gründe vorzubringen.

Unter diesen Umständen steht einem Mitarbeiter ein Zwischenzeugnis zu

  • Der Mitarbeiter bewirbt sich um eine neue Stelle.
  • Sein/Ihr Aufgabengebiet hat sich geändert.
  • Sie/Er wird in eine andere Abteilung versetzt.
  • Es besteht ein mehrjähriges Arbeitsverhältnis, ohne dass währenddessen ein Zwischenzeugnis erstellt wurde.
  • Der/die Inhaber des Betriebs wechseln, und damit auch die Zuständigkeit einer neuen Personalabteilung.

Ohne relevanten Grund oder tarifvertraglicher Basis hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis.

Tipp für Personaler

    • Sollte ein Mitarbeiter ein Zwischenzeugnis verlangen, ohne einen der oben genannten triftigen Gründe zu haben, reagieren Sie konstruktiv. Gehen Sie der Sache auf den Grund und finden Sie heraus, ob der Kollege eventuell Ihr Unternehmen verlassen möchte. Pauschal ablehnen sollten Sie den Wunsch nach einem Zwischenzeugnis nicht.

Für die Ausstellung eines Zwischenzeugnisses spricht für Sie als Arbeitgeber

      • Sie signalisieren Vertrauen und ergreifen die Möglichkeit, dem Mitarbeiter Ihre Wertschätzung seiner Arbeit auszusprechen.
      • Sie helfen einem Arbeitnehmer, den Sie ohnehin nicht unbedingt weiter binden wollen, eine neue Stelle zu finden.
      • Sie zeigen sich als Arbeitgeber zuvorkommend und stärken unter Umständen sogar Ihre Employer Brand.

Formelle Kriterien beim Zwischenzeugnis

Da das Arbeitsverhältnis noch andauert, sollten Sie Aussagen in der Gegenwartsform formulieren. Andernfalls könnte der Verdacht erzeugt werden, dass ein Ende der Zusammenarbeit schon feststeht.

Es kommt vor, dass die Beurteilung zum Zeitpunkt des Zwischenzeugnisses anders ausfällt als zum Zeitpunkt des abschließenden Zeugnisses. Das stellt juristisch kein Problem dar.

Der Arbeitgeber ist nicht dazu verpflichtet, dieselben Formulierungen zu wählen. Jedoch ist eine deutliche Revision nur rechtens, wenn der Arbeitgeber triftige Gründe vorweisen kann (etwa unbotmäßiges, dokumentiertes Verhalten des Mitarbeiters gegenüber Vorgesetzten oder Kollegen).

Beurteilte Leistung und Verhalten, die im Zwischenzeugnis standen, behalten für den ausgewählten Zeitraum ihre Gültigkeit.

5. Das muss in einem Arbeitszeugnis stehen

Anspruch auf bestimmte Formulierungen hat der Arbeitnehmer nicht, jedoch kann und sollte er die Inhalte vorher mit seinem Beurteiler besprechen. Oft lassen Unternehmen Mitarbeiter ihr Zeugnis auch selbst formulieren. Das spart dem Beurteiler Zeit und führt in der Regel zu einem guten Ergebnis. Denn der Arbeitnehmer weiß selbst am besten, was er (wie) geleistet hat.

Das einfache Arbeitszeugnis

Zu unterscheiden ist zwischen einfachem und qualifiziertem Zeugnis. Das einfache Arbeitszeugnis enthält

  • Angaben zu Dauer der Beschäftigung
  • Einsatzbereich
  • Verantwortlichkeiten des Arbeitnehmers
  • keine Bewertung

Ein einfaches Zeugnis kann der Mitarbeiter so lange einfordern, wie es in dem jeweiligen Unternehmen Unterlagen über sie/ihn gibt.

 

Das qualifizierte Zeugnis fällt umfangreicher aus; es enthält eine Beurteilung des Arbeitnehmers, das meist auf ein bis zwei Seiten ausformuliert ist. Mehr zu den Inhalten im nächsten Abschnitt.

Gut zu wissen: Wünscht der Arbeitnehmer ein „Zeugnis“, meint er in der Regel ein qualifiziertes Zeugnis. Dabei muss er bestimmte Fristen, wie die Kündigungsfrist, einhalten (siehe oben).

5.1. So ist das qualifizierte Arbeitszeugnis aufgebaut

Das qualifizierte Arbeitszeugnis sollte folgende Punkte enthalten:

  • Ausstellungsdatum: Es sollte der letzte Arbeitstag sein.
  • Einleitung: Name des Mitarbeiters, Beginn seiner Tätigkeit, anfänglicher Titel.
  • Beschreibung der Tätigkeit: in welcher Abteilung war der Mitarbeiter, welche Rolle(n) hatte er, welche Verantwortlichkeiten (Personalführung oder nicht)?
  • Beurteilung der Leistung: Am besten stützen sich diese auf Feedback, das sie konstant erfasst haben; in Form von 360 Grad Feedback zum Beispiel, dessen Ergebnisse zentral und digital abgespeichert sind.
  • Beurteilung des Verhaltens: Auch dieses sollte sowohl auf Dokumentation als auch auf dem Feedback des Vorgesetzten und der Kollegen basieren.
  • Abschlussformel: Gründe, warum man sich trennt; außerordentliche Anerkennung.
  • Danksagung und Ausdruck des Bedauerns: Wünschen Sie dem Mitarbeiter alles Gute und äußern Sie ggf. wie/dass Sie in Kontakt bleiben.
  • Wünsche für die Zukunft: wichtige Informationen für den potentiell nächsten Arbeitgeber, besonderes Engagement außerhalb des Tätigkeitsbereichs.

5.2. Das besagt die Wohlwollenspflicht

Mit einem Zeugnis sollten Sie als Arbeitgeber dem Arbeitnehmer wohlwollend gegenübertreten, das heißt: Sie sollen ihm keine Steine in den Weg legen. Natürlich bedeutet das nicht, dass ein Zeugnis immer gut ausfallen muss. Vielmehr geht es darum, Tatsachen zu benennen und weniger zu interpretieren.

Sollte der Arbeitnehmer mit den Formulierungen nicht zufrieden sein, etwa weil er sie für nicht wahrheitsgemäß hält, dann kann er um Änderung bitten. Im Ausnahmefall kann er sogar eine Zeugnisberichtigungsklage einreichen – das muss er binnen drei Wochen tun.

5.3. Formelle Kriterien beim Arbeitszeugnis

Je nachdem, wer die Personalverantwortung über den Mitarbeiter hat, muss am Ende der Geschäftsführer, Inhaber, Vorstand oder die vertretungsberechtigte Person wie der Abteilungsleiter oder Prokurist das Zeugnis unterschreiben. Die Person muss in jedem Fall ranghöher sein. Mitarbeiter, die der Geschäftsführung unterstellt sind, haben Anspruch auf deren/dessen Unterzeichnung.

Mit Software wie Personio können Sie Vorlagen für ein Arbeitszeugnis erstellen. Auf diesem Weg sparen Sie sich Arbeit und legen einmal die Bausteine fest, die immer enthalten sein sollen.

Jetzt mehr über Personio erfahren