Geldwerter Vorteil

Geldwerter Vorteil: Personalerin gibt Benefits ein.

Das Einkommen von Arbeitnehmern wird oft von verschiedenen Sachleistungen ergänzt – dazu zählen privat genutzte Firmenfahrzeuge, kostenlose Verpflegung oder eine als Sachleistung verfügbare Unterkunft. Dieser sogenannte geldwerte Vorteil ist fast immer steuerpflichtig. Wir verraten, was als geldwerter Vorteil gilt, wie Sie diesen richtig be- und verrechnen und was Personaler in puncto Steuer unbedingt beachten müssen.

Verwalten Sie Sachleistungen einfach in der digitalen Personalakte von Personio (die auch noch direkt mit der Lohnabrechnung verknüpft ist).

Was versteht man unter einem geldwerten Vorteil?

Der geldwerte Vorteil ist eine (Sach-)Leistung des Arbeitgebers, die er dem Arbeitnehmer zuzüglich zum Gehalt anbietet. Dies können Rabatte sein, ein Firmenwagen, die private Nutzung von IT-Ausstattung oder das kostenlose Mittagessen in der Kantine. Bei all diesen Annehmlichkeiten handelt es sich für den Arbeitnehmer um einen sogenannten geldwerten Vorteil.

Als geldwerter Vorteil gilt immer jener Betrag, den der Arbeitnehmer in eine Sachleistung investieren müsste, wenn er diese selbst finanziert.

Der mit einem Sachbezug verbundene geldwerte Vorteil gilt laut §8 Einkommensteuergesetz immer als Einnahme und dadurch als steuer- und sozialversicherungspflichtiges Einkommen.

Geldwerter Vorteil in der Personalverrechnung

Auf den ersten Blick scheint die korrekte Berechnung des geldwerten Vorteils eine Herausforderung zu sein. Allerdings wirkt sie komplizierter, als sie tatsächlich ist.

Die wichtigsten Grundregeln bei geldwerten Vorteilen:

  • Sachbezüge bis zu einem monatlichen Wert von 44 Euro sind steuerfrei.
  • Der geldwerte Vorteil für den Firmenwagen orientiert sich an der Ein-Prozent-Regelung oder am Fahrtenbuch.
  • Belegschaftsrabatte sind bis zu vier Prozent des Rabatts, maximal 1.080 Euro jährlich, steuerfrei.

Geldwerter Vorteil und Freibetrag: Welche Sachleistungen müssen berücksichtigt werden?

Jeder geldwerte Vorteil weist einen Freibetrag auf. Wie hoch dieser Freibetrag ist, hängt von der Sachleistung ab.

Bonusmeilen

Mitarbeiter, die dienstlich viel unterwegs sind und Bonusmeilen sammeln, dürfen diese bis zu einer Freibetragsgrenze von 1.080 Euro jährlich selbst nutzen. Als Arbeitgeber können Sie jedoch auf der dienstlichen Nutzung der Bonusmeilen bestehen.

Personalrabatte

Mitarbeiterrabatte unterliegen ebenfalls einem Freibetrag von 1.080 Euro. Ist der Endbetrag trotz Mitarbeiterrabatt höher als der Freibetrag, handelt es sich um einen abgabepflichtigen geldwerten Vorteil.

Beispiel: Sie sind Inhaber eines exklusiven Küchenstudios und Ihr Mitarbeiter kauft sich eine große Küche zum normalen Neupreis in Höhe von 13.000 Euro. Der Personalrabatt beträgt 10 %. In diesem Fall erhält der Mitarbeiter einen geldwerten Vorteil von insgesamt 1.300 Euro. Allerdings übersteigt dieser Betrag jährlichen geldwerter Vorteil Freibetrag von 1.080 Euro. Daher wird die Differenz zwischen 1.080 Euro und 1.300 Euro als abgabepflichtiger geldwerter Vorteil gewertet.

Wichtig: Jeder geldwerte Vorteil oberhalb des jährlichen Freibetrags von 1.080 Euro ist abgabenpflichtig.

Besondere Vorsicht ist bei Rabatten durch Fremdunternehmen geboten. Es ist unbedingt darauf zu achten, dass der Mitarbeiter im Rahmen des Dienstverhältnisses keine Leistung für das andere Unternehmen erbringt.

Mit einem Klick: Benefits in Personio verwalten

Digitale Personalakte Screenshot Personio

Tragen Sie in der digitalen Personalakte einfach ein, welche zusätzlichen Sachleistungen Ihr Mitarbeiter bekommt. Auf Knopfdruck können Sie diese Leistungen mit der vorbereitenden Lohnabrechnung verknüpfen und so Fehler bei der Abrechnung vermeiden.

 

Beispiel für eine Unternehmensgruppe, in der die Marketingabteilung für alle angegliederten Einzelunternehmen aktiv ist: In diesem Fall erbringen die Arbeitnehmer der Marketingabteilung eine Leistung für die anderen Unternehmen. Gewähren diese Firmen nun Personalrabatte, handelt es sich um eine Gegenleistung. Der normale Rabatt wandelt sich in einen geldwerten Vorteil und ist ab dem Freibetrag von 1.080 Euro abgabenpflichtig.

Sachbezüge bis 44 Euro

Sachbezüge bis zu einem Wert von 44 Euro sind grundsätzlich abgabenfrei. Jobtickets für den Nahverkehr für Ihre Mitarbeiter fallen genauso unter diese Sachbezüge wie Tankgutscheine oder bestimmte Warengutscheine.

Gesundheitsfördernde Maßnahmen

Viele Unternehmen unterstützen die Gesundheit ihrer Mitarbeiter, indem sie prophylaktische Maßnahmen wie regelmäßige Massagen oder Physiotherapie einsetzen. Dieser Sachbezug ist bis zu 500 Euro jährlich steuer- und sozialversicherungsfrei. Dass sich diese Investition auch für das Unternehmen lohnt, zeigt die Studie zu Wirksamkeit und Nutzen betrieblicher Prävention der Initiative Gesundheit und Arbeit.

Freibetrag Kinderbetreuung

Muss das Kind eines Mitarbeiters aufgrund einer Erkrankung kurzfristig durch eine andere Person betreut werden, kann das Unternehmen die Kosten bis zu 600 Euro übernehmen. Dieser Sachbezug bleibt abgabenfrei.

Weitere Freibeträge sind die Kosteneinsparung bei Dienstwohnungen. Hier liegt der Freibetrag aktuell bei 204 Euro. Für zinsgünstige Kredite durch das Unternehmen ist eine Ersparnis von bis zu 2.600 Euro steuerfrei.

Geldwerter Vorteil Firmenwagen

Das Firmenauto hat in Deutschland einen hohen Stellenwert. Immerhin erhält der Besitzer einen geldwerten Vorteil durch den Firmenwagen.

Doch wie berechnet sich der geldwerte Vorteil für den Firmenwagen? Hier stehen zwei verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl. Sie nutzen entweder die Ein-Prozent-Regelung oder das Fahrtenbuch. Wobei das Fahrtenbuch ohne automatisierte Aufzeichnungen sehr großen Aufwand verursacht.

Wie funktioniert die Ein-Prozent-Regelung?

Bei der Ein-Prozent-Regelung versteuert der Arbeitnehmer als Gegenleistung für die private Nutzung des Firmenfahrzeugs monatlich ein Prozent des Brutto-Inlandslistenpreises. Zusätzlich versteuert der Mitarbeiter pro Monat 0,03 Prozent des Brutto-Inlandslistenpreises pro Kilometer Wegstrecke zwischen Wohnort und Arbeitsplatz.

Daraus ergibt sich ein Zusatzeinkommen, das aus rein steuerlichen Gründen zusätzlich auf das Gehalt aufgerechnet, jedoch nicht ausbezahlt wird. Der zusätzliche Betrag dient ausschließlich der korrekten Berechnung der zusätzlichen Steuer- und Sozialversicherungsabgaben.

Beispielrechnung:
Einkommen: 3.000 Euro brutto/Monat
Neupreis Auto: 30.000 Euro
0,01 % des Neupreises
30.000 x 0,01 % = 300 Euro

Strecke Arbeitsplatz/Wohnort: 50 Kilometer
Neupreis x Kilometer x 0,0003
30.000 x 50 x 0,0003 = 450 Euro

Daraus ergibt sich ein geldwerter Vorteil für den Firmenwagen in Höhe von 750 Euro. Dieser Betrag erhöht das Einkommen rechnerisch um 750 Euro. Anstelle von bisher 3.000 Euro versteuert er mit dem Firmenwagen 3.750 Euro.

Geldwerter Vorteil Rechner prüft Rentabilität

Der geldwerte Vorteil hängt von der Distanz zwischen Wohnort und Arbeitsplatz sowie dem Anschaffungspreis für den Firmenwagen ab. Je mehr sich beide Faktoren erhöhen, umso weniger zeigt sich für den Mitarbeiter ein geldwerter Vorteil. Daher ist es unverzichtbar, Einkommen und Aufwand mit den Kosten für ein eigenes Fahrzeug gegenüberzustellen. Das Ergebnis liefert Unternehmen und Mitarbeitern eine aussagekräftige Entscheidungshilfe für den Abrechnungsmodus.

Besonders interessant ist die Verteilung der Firmenwagen nach Automarken unter den Fach- und Führungskräften. Die Statistik zeigt klar auf, in welchem Investitionsbereich sich Unternehmen bei Firmenfahrzeugen bewegen.

Denn vor allem für Arbeitnehmer, die das Firmenauto bevorzugt dienstlich nutzen und nur wenige Privatfahrten unternehmen, lohnt sich zumeist aus steuerlicher Sicht betrachtet das Fahrtenbuch.

Wann ist ein geldwerter Vorteil steuerfrei?

Ein geldwerter Vorteil ist immer dann steuerfrei, wenn die Sachleistung bevorzugt den Interessen des Unternehmens dient. Bei der Kostenübernahme für den Lkw-Führerschein überwiegt das eigenbetriebliche Interesse genauso wie bei der beruflichen Weiterbildung, die aus Sicht des Personalmarketings immer mehr an Bedeutung gewinnt.

Eine in sehr vielen Unternehmen gängige Praxis ist die Ausgabe von Essensgutscheinen oder stark vergünstigtes Mittagessen in der eigenen Kantine. Im Steuerrecht wurden sogenannte Sachbezugswerte festgelegt. Diese Werte definieren beispielsweise für ein Mittag- oder Abendessen einen maximalen Wert von 3,23 Euro (Stand 2018). Geben Sie an Ihre Mitarbeiter Essensmarken oder Verzehrgutscheine aus, darf dessen Wert um maximal 3,10 Euro höher sein als der steuerrechtlich festgelegte Betrag von 3,23 Euro.

Obwohl es sich hier um einen geldwerten Vorteil handelt, sind die 3,10 Euro für den Arbeitnehmer steuerfrei. Der Differenzbetrag von 3,23 Euro unterliegt der normalen Steuerpflicht. Allerdings können Arbeitgeber hier eine Pauschalversteuerung der Sachbezugswerte in Höhe von 25 Prozent wählen.

Stellen Sie als Unternehmen Obst, Mineralwasser, Fruchtsäfte und Kaffee kostenlos zur Verfügung, handelt es sich um keinen geldwerten Vorteil.

Ein besonders wichtiger steuerfreier geldwerter Vorteil ist die Kostenübernahme der Kinderbetreuung durch das Unternehmen. Übernimmt das Unternehmen einen Zuschuss in unbeschränkter Höhe zusätzlich zum Gehalt, handelt es sich um einen steuer- und sozialversicherungsfreien geldwerten Vorteil.

Geldwerter Vorteil ist mehr als nur ein Sachbezug

Die geldwerten Vorteile, die viele Unternehmen ihren Mitarbeitern bieten, verursachen im Abrechnungsprozess nur geringen Aufwand. Vor allem durch die stetige Digitalisierung der Unternehmen sind diese Prozesse automatisiert. Dadurch stellen Sachbezüge für Unternehmen und Mitarbeiter eine eindeutige Win-Win-Situation dar. Denn beide profitieren von diesen zusätzlichen Bestandteilen des Arbeitsentgelts. Vor allem für das Unternehmen stellen Sachbezüge für Mitarbeiter ein wichtiges Argument im Employer Branding dar.

Geldwerter Vorteil als Teil des Employer Brandings

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