7 Gründe, Ihre Geschäftsreisebuchung unter die Lupe zu nehmen

Effiziente Geschäftsreisebuchung macht Mitarbeiter zufriedener.

Jedes Unternehmen kennt sie, HR & Finance-Abteilungen verfluchen sie – Geschäftsreisebuchungen. Während die Reise an sich für Angestellte oft Erfolg verspricht, ist die Vorbereitung, die Betreuung vor Ort sowie die Reisekostenabrechnung für die Verantwortlichen mehr als nervenaufreibend.

Dieser Beitrag zeigt 7 Gründe, warum Sie die Prozesse der Geschäftsreisebuchung in Ihrem Unternehmen einmal genauer unter die Lupe nehmen sollten.

Grund Nr. 1: Ihre Geschäftsreisebuchung dauert eine Ewigkeit

Andy vom Marketing muss morgen nach Paris und Hannah übers Wochenende nach London, aber möglichst direkt neben das Tagungshotel – Alltagssituationen. Das heißt für Sie: An- und Abreise mit unterschiedlichen Verkehrsmitteln sowie Unterkünfte unter Zeitdruck buchen – oft für mehrere Kollegen gleichzeitig.

Also: Preise vergleichen, Reisezeiten planen, Verbindungen checken, Tickets sichern. Und je größer das Unternehmen ist, desto mehr Mitarbeiter sind regelmäßig geschäftlich unterwegs. Das ist Stress pur und ein richtiger Zeitfresser.

Grund Nr. 2: Sie haben keine festgelegten Reiserichtlinien

Schon mal Chef und Assistenten zusammen in die Business Class gebucht? Wahrscheinlich nicht, denn soweit sind Ihnen die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens bestimmt bekannt. Wie die Regelungen aber für individuelle Mitarbeiter sind, wer in welchem Hotel übernachten oder 1. Klasse im Zug fahren darf, ist oft gar nicht so eindeutig.

Gerade bei alteingesessenen Firmen liegen die Reiserichtlinien einzelner Mitarbeiter nur in PDF-Versionen ab und müssen bei jeder Reisebuchung wieder hervorgeholt werden. So entsteht Verwirrung, welche Richtlinien für wen gelten. Die Folge: jedes Mal erneut die Dokumente herauskramen und nachschauen – Zeit, die Sie auch wirksamer einsetzen können.

Grund Nr. 3: Ihre Nerven liegen schon beim Gedanken an Reisenkostenabrechnung blank

„Sind das jetzt alle Belege?“ – die Klassiker-Frage während der Reisekostenabrechung auf Seiten von HR und Finance. „Wann ist denn das Geld auf meinem Konto?“ – die Klassiker-Frage des Mitarbeiters. Der komplette Zyklus der Reisekostenabrechnung kann lange dauern: Laut VDR Geschäftsreisestudie 2018 vergehen im Schnitt drei Monate bei KMUs zwischen Auslage und Erstattung.

Unschön für die Angestellten, die geschäftliche Ausgaben oft mit privatem Geld abgedeckt haben. Durch solche komplizierten, veralteten Prozesse entsteht Stress auf beiden Seiten. Beschwerden von Mitarbeitern sind daher keine Seltenheit, was zu Unzufriedenheit führt.

Personaler mit blanken Nerven wegen der Geschäftsreisebuchung

Grund Nr. 4: Es fehlt an Support im Notfall

Verpasste Flüge, verspätete Züge oder Fehlbuchung bei der Hotelübernachtung – wer kennt diese Notfallsituationen auf Geschäftsreisen nicht? Und an wen wenden sich Mitarbeiter in solchen Fällen? Richtig, die Personalabteilung.

Nicht selten klingelt spätabends das Telefon und es müssen schnelle Lösungen gefunden werden. Aber wer will schon 24/7 erreichbar sein, wenn die Geschäftsreisebuchung nicht das eigentliche Hauptfeld des Jobs ist und die Woche offiziell nur 40 Stunden hat?

Grund Nr. 5: Sie sind schon einmal in die Bußgeldfalle „A1-Bescheinigung“ getreten

Sie ist kompliziert, sie erscheint irgendwie veraltet und doch ist sie seit 2019 Pflicht: die A1-Bescheinigung. Das Dokument legt bei Auslandsentsendungen von Mitarbeitern fest, an welches Land der Sozialversicherungsbeitrag gezahlt wird. Daher muss die Bescheinigung bei allen Auslandsreisen (auch wenn diese nur einen Tag lang sind) immer mitgeführt werden.

Beantragt wird das Schreiben i.d.R. durch die HR-Abteilung beim verantwortlichen Träger oder über eine elektronische Ausfüllhilfe. Und das gilt für jede einzelne Reise vorab. Ein Prozess, der viel Zeit in Anspruch nehmen kann.

Grund Nr. 6: Sie geben mehr Geld aus als nötig

Mit Bonusprogrammen für Mitarbeiter können Sie bares Geld sparen. So funktioniert’s: Buchen Ihre Mitarbeiter regelmäßig Hotels, die unterhalb der durch die Reiserichtlinien festgelegten Sterneanzahl liegen, können Sie dies durch ein Bonusprogramm belohnen.

Gleiches können Sie für die Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs statt Taxi einführen etc. und so nach und nach Ihre Kollegen dazu ermutigen, gezielt Entscheidungen zu Gunsten günstigerer Optionen zu treffen. Reportings und Analysen über das Reiseverhalten Ihrer Mitarbeiter können hier helfen.

Grund Nr. 7: Ihre Mitarbeiter klopfen häufig unzufrieden an die Tür

Leider bedeuten Geschäftsreisen viel zu oft Stress für alle Beteiligten, Geschäftsreisebuchungen und -abrechnung umso mehr. Das resultiert in Frust – kein Wunder: Statt ihre eigentliche Arbeit zu erledigen, plagen sich Mitarbeiter mit Bürokratie herum.

Deshalb ist es wichtig, dass HR hier Verantwortung übernimmt und Prozesse für alle Beteiligten vereinfacht. Das müssen Sie auch nicht allein tun. Setzen Sie sich zum Beispiel mit ihrer Finanzabteilung zusammen und überlegen Sie gemeinsam, was nächste Schritte sein könnten. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen mit Zufriedenheit danken und wieder gerne auf Geschäftsreise gehen.

Wie aus diesem Dilemma herauskommen?

Laut Studie führen 61 % der befragten Unternehmen Ihre Reisebuchung nicht online durch. Und genau das ist der Treibsand, der Ihre HR-Arbeit nach unten zieht – egal, wie hart Sie arbeiten.

Ein digitales Geschäftsreisebuchungsportal kann helfen, die einzelnen Prozesse zu vereinfachen, zu beschleunigen und für alle Beteiligten transparenter zu machen.

Eine Lösung für viele Probleme

Mitarbeiter können z. B. direkt auf der Plattform die für sie passenden Zeiten und Verbindungen Ihrer Reise suchen, ohne noch einmal explizit Rücksprache mit der HR- oder Finance-Abteilung zu halten.

Solche Tools können auch in Bezug auf Reiserichtlinien unterstützen, indem Guidelines im System hinterlegt werden und Verstöße direkt angezeigt werden. Außerdem kann die HR-Abteilung festlegen, wer über einen möglichen Richtlinienverstoß zusätzlich informiert werden soll.

Genehmigungsprozesse helfen dabei, den Reisenden bei der Buchung zu unterstützen.

Und zu guter Letzt: Moderne Geschäftsreiselösungen machen die Belegabrechnung einfacher, indem z. B. Belege direkt über eine App digitalisiert werden können oder dafür sorgen, dass der größte Kostenblock (Flug/Hotel/Bahn/Mietwagen etc.) bereits vor der Reise durch die Firma übernommen wird.

Sie suchen einen Anbieter, der diese ganzen Funktionen vereint? Lanes & Planes ist die erste Travel Management Lösung, die wirklich alle Bereiche der Geschäftsreise voll digital abbildet, von der Buchung über Auslagen bis zur Abrechnung.

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Über den Autor:

Veit Blumscheid von Lanes & PlanesDr. Veit Blumschein ist Geschäftsführer von Lanes & Planes, einer voll digitalen Geschäftsreiselösung, und bereits seit 15 Jahren in der Reise- bzw. Geschäftsreiseindustrie tätig.