Code of Conduct: Definition, Muster und Beispiele für einen Verhaltenskodex

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„Darf ich das?“ Im Geschäftsleben entstehen regelmäßig komplizierte Situationen, in denen wir uns schnell entscheiden müssen. Und nicht immer ist sofort klar, was richtig oder falsch ist.

Wie können Sie Ihre Mitarbeitenden dabei anleiten, stets im Sinne Ihres Unternehmens und gesetzeskonform zu handeln?

Ein sogenannter Code of Conduct ist dabei ein wertvolles Werkzeug. Worum handelt es sich bei diesem Dokument genau und was sollte drinstehen? Das erfahren Sie in diesem Artikel, zusammen mit einer Anleitung und einer Vorlage für Ihren eigenen Code of Conduct.

Machen Sie den Code of Conduct für Ihre Mitarbeitenden mit Personio leicht zugänglich.

Was ist der Code of Conduct?

Ein Code of Conduct – auf Deutsch Verhaltenskodex – ist eine Sammlung von Verhaltensweisen, die für die Mitarbeitenden eines Unternehmens gelten. Er enthält Richtlinien dafür, wie sich die Mitarbeitenden rechtlich korrekt, ethisch und sozial verhalten sollen.

Durch einen Code of Coduct sollen etwa Korruption und Diskriminierung verhindert, ein respektvolles Miteinander und umweltfreundliches Verhalten gefördert werden. Alle Angehörigen des Unternehmens sollen im Einklang mit der Unternehmenskultur handeln – auch wenn sie aus verschiedenen Kulturen oder Umfeldern stammen und unterschiedliche, persönliche Wertvorstellungen haben.

Der Code of Conduct ist Bestandteil des sogenannten Compliance Managements eines Unternehmens: eines Systems an Regeln und Kontrollmechanismen, das sicherstellen soll, dass alle gesetzliche Vorgaben eingehalten werden.

Zu diesem Zweck enthält der Code of Conduct feste, verbindliche Regeln. Daneben werden in ihm auch moralische Richtlinien und Werte beschrieben, die nicht immer kontrolliert werden können. Oft schließen bestimmte Richtlinien auch Lieferanten und Geschäftspartner ein, die sich zur Einhaltung verpflichten müssen.

Wo finde ich den Code of Conduct?

Damit Mitarbeiter:innen immer wissen, wo sie den Verhaltenskodex finden, sollte er an einem zentralen Ort verlinkt sein. Die Startseite Ihrer HR Software ist genau der richtige Ort dafür, z. B. bei den Firmen-Shortcuts von Personio.

 

Deshalb ist er so wichtig

Ein verbindlicher Verhaltenskodex gibt Mitarbeitenden in schwierigen Situationen Sicherheit. Wie soll ich mich verhalten? Was darf ich und was nicht? Welches Verhalten anderer muss ich tolerieren und welches nicht? Bei diesen Fragen helfen die Richtlinien, sich richtig zu entscheiden.

Außerdem schafft ein Code of Conduct ein Gemeinschaftsgefühl und gegenseitiges Vertrauen. Die Mitarbeitenden fühlen: Wir gehören zusammen, wir teilen dieselben Werte und haben die gleichen Ziele.

Auch die Identifikation der Mitarbeitenden mit dem Unternehmen steigt. Da die Verhaltensregeln für alle gelten – vom Management bis zur Reinigungskraft – fördern sie einen fairen, partnerschaftlichen Umgang unter der Belegschaft. Ein solches Arbeitsklima wirkt sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit, die Mitarbeiterbindung und auf das Image eines Unternehmens als Arbeitgeber aus.

Ein Code of Conduct dient auch als Signal gegenüber Lieferanten, Kunden, Geschäftspartnern und Investoren, und verstärkt die positive Außenwahrnehmung des Unternehmens. Wenn sich ein Unternehmen im Code of Conduct etwa zu sozialem und ökologischem Engagement verpflichtet (Corporate Social Responsibility), wird es attraktiver für Kapitalanleger, die auf diese Kriterien achten.

Nicht zuletzt schützen sich Unternehmen durch einen Code of Conduct vor rechtliche Risiken, indem sie ihre Mitarbeitenden zu gesetzeskonformem Handeln verpflichten, etwa was Korruption, Geldwäsche oder auch den Umgang mit Datenschutzvorschriften betrifft.

Nutzen eines Code of Conduct

  • Orientierung für alle Beteiligten
  • Vertrauen und Gemeinschaftsgefühl
  • Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung
  • Attraktivität als Arbeitgeber
  • Positives Image
  • Schutz vor rechtlichen Risiken

Was sollte der Verhaltenskodex von Unternehmen enthalten?

Ein Code of Conduct ist nicht gesetzlich vorgeschrieben und es gibt auch keine Vorgaben, was er enthalten muss. Unternehmen müssen selbst entscheiden, welche Regeln und Richtlinien sie darin aufnehmen möchten. Je größer ein Unternehmen, desto umfangreicher wird das Schriftstück tendenziell.

Wir haben eine Reihe von Verhaltenskodizes verschiedener Unternehmen analysiert und listen für Sie nachfolgend die Themen auf, die darin geregelt werden. Grundsätzlich lassen sich die möglichen Richtlinien in drei Hauptbereiche aufteilen:

  • Richtlinien für die eigene Arbeit
  • Richtlinien im Umgang mit Kunden, Geschäftspartnern und staatlichen Stellen
  • Verantwortung gegenüber Mitarbeitenden, der Gesellschaft und der Umwelt

Schauen wir uns die einzelnen Themen in den Bereichen näher an:

Richtlinien für die eigene Arbeit

In diesem Bereich geht es hauptsächlich um den Schutz oder die Sicherheit des Unternehmens und der Beschäftigten:
Arbeitssicherheit und Schutz der Gesundheit

  • Datenschutz (Umgang mit personenbezogenen Daten)
  • Schutz von geistigem Eigentum und Betriebsgeheimnissen
  • IT-Sicherheit
  • Umgang mit dem Betriebsvermögen (z. B. Nutzung von Geschäftsfahrzeugen)
  • Vermeidung von Interessenkonflikten

Richtlinien im Umgang mit Kunden, Geschäftspartnern und staatlichen Stellen

Dieser Bereich dreht sich hauptsächlich um die Einhaltung von Gesetzen und rechtlichen Verordnungen:

  • Verbot von Korruption (z. B. Umgang mit Geschenken und Einladungen)
  • Verbot von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
  • Umgang mit staatlichen Behörden
  • Einhaltung der Wettbewerbs- und Kartellgesetze (z. B. keine Preisabsprachen)
  • Richtlinien für Finanzbuchhaltung und Berichtswesen
  • Verbot von Insidergeschäften
  • Richtlinien für Kommunikation und Werbung
  • Einhaltung von Import- und Exportvorschriften
  • Produktqualität und -sicherheit
  • Politische Aktivitäten, Lobbyismus

Verantwortung gegenüber Mitarbeitenden, der Gesellschaft und der Umwelt

In diesem Bereich sind vor allem soziale, moralische und ethische Standards aufgeführt:

  • Einhaltung der Menschenrechte, Verbot von Zwangs- und Kinderarbeit
  • Gleichbehandlung und Chancengleichheit, Verbot von Diskriminierung
  • Respektvoller, partnerschaftlicher Umgang miteinander
  • Ökologisch verantwortungsvolles Handeln, Schonung der Ressourcen
  • Gesellschaftliches Engagement und wohltätige Aktivitäten des Unternehmens (z. B. Spenden, Sponsoring)

Weitere Bestandteile

Zusätzlich zu den eigentlichen Regeln und Richtlinien sollte ein Code of Conduct diese weiteren Informationen enthalten:

Geltungsbereich, Verbindlichkeit, Ziele:

Zu Beginn des Code of Conduct sollte erklärt werden, für wen und in welchen Situationen die Verhaltensregeln gültig sind. Oftmals wird diese Erklärung in einem Vorwort von der Geschäftsführung abgegeben. Darin verpflichtet sie sich ausdrücklich selbst zur Einhaltung, weist auf die Verbindlichkeit für alle Angehörigen des Unternehmens hin und beschreibt die höheren Ziele oder Werte, die die Basis für den Code of Conduct bilden.

Unterstützung bei der Einhaltung:

Zudem sollten Mitarbeitende oder externe Geschäftspartner erfahren, an wen sie sich bei Fragen zum Code of Conduct wenden können: etwa an Vorgesetzte, die Personalabteilung oder den Betriebsrat. Um Regelverstöße melden zu können, sollte eine interne oder auch externe Meldestelle eingerichtet und deren Kontaktdaten veröffentlicht werden.

Hilfreich: Im Code of Conduct von Audi (PDF Seite 35) gibt es eine einfache Entscheidungshilfe. Wenn sich Mitarbeitende nicht sicher sind, ob eine Entscheidung im Einklang mit dem Verhaltenskodex steht, sollten sie sich selbst 7 Fragen stellen.

Integrieren Sie den Code of Conduct in Ihr Onboarding

Onboardingliste

Stellen Sie den Verhaltenskodex direkt im Onboarding vor und stellen Sie so sicher, dass alle Mitarbeitenden wissen, wofür er da ist und wo er zu finden ist. Mit Personios automatisiertem Onboarding fällt diese Aufgabe bei niemandem mehr unter den Tisch.

 

Code of Conduct Beispiele

Klingt das alles noch theoretisch für Sie? Dann lesen Sie sich am besten die Codes of Conduct anderer Unternehmen durch, und holen Sie sich so Anregungen für Ihren eigenen.

Wir haben Ihnen eine Liste mit einer Reihe mehr und weniger bekannten Unternehmen erstellt:

Für börsennotierte Unternehmen gibt es außerdem einen einheitliche Kodex, Deutscher Corporate Governance Index genannt. Er wurde von einer Regierungskommission entwickelt und wird auch von dieser laufend aktualisiert.

Übrigens: Auch wenn die gezeigten Codes of Conduct meist in Form langer Hochglanzbroschüren daherkommen: Das ist kein Erfordernis. Ein schlichtes Dokument mit den wichtigsten Regelungen tut es auch, wie zum Beispiel bei der Meinert GmbH aus Hamburg, einem mittelständischen Händler und Hersteller von technischen Teilen für die Industrie.

Nicht das Design entscheidet, sondern der Inhalt – und vielmehr, ob sich alle daran halten.

Code of Conduct erstellen: Die Anleitung

Einen Verhaltenskodex zu erstellen ist eine Aufgabe, für die Sie sich ausreichend Zeit nehmen sollten. Schließlich wird er Ihre Unternehmenskultur nachhaltig prägen – und Fehler können rechtliche Risiken mit sich bringen.

Stellen Sie einen Entwicklungsplan auf, der die folgenden Phasen enthält:

1. Regeln, Richtlinien und Werte festlegen

Definieren Sie den Inhalt des Code of Conduct, bestehend aus den gesetzlichen Vorgaben sowie Ihren internen Richtlinien und Unternehmenswerten. Erarbeiten Sie diese am besten im Dialog mit allen Beteiligten: Management, Personalabteilung, Betriebsrat und eventuell einer Kommission aus den Mitarbeitenden. Je breiter die Beteiligung, desto höher ist später die Akzeptanz. Lassen Sie sich von Ihrer Rechtsabteilung oder Anwält:innen juristisch beraten.

Sie brauchen dabei nicht von null anzufangen. Nutzen Sie eine Vorlage oder einen Verhaltenskodex eines anderen Unternehmen als Ausgangsbasis. Löschen Sie alles, was für Sie irrelevant ist, fügen Sie Fehlendes hinzu und passen Sie die Formulierungen für sich an.

2. Code of Conduct verständlich formulieren

Nachdem die Inhalte abgestimmt sind, schreiben Sie den Text für Ihren Kodex: nicht in Juristendeutsch, sondern in einfacher, für alle verständlicher Sprache. Lassen Sie sich dabei unterstützen, wenn nötig. Ebenfalls können Sie die finale Version nochmals von Expert:innen überprüfen lassen.

Übersetzen Sie den Code of Conduct in weitere Sprachen, sofern Ihr Unternehmen nicht nur regional tätig ist. Zumindest eine englische Version ist empfehlenswert.

3. Stellen Sie das Dokument allen zur Verfügung

Sorgen Sie dafür, dass wirklich alle den Verhaltenskodex erhalten und lesen: Hängen Sie das Dokument aus und stellen Sie es ins Intranet. Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden aktiv über die wichtigsten Inhalte und weisen Sie auf die Verbindlichkeit hin: am besten auf einer Betriebsversammlung oder, wenn das nicht möglich ist, durch einen Brief oder ein Video von der Geschäftsführung.

Bei der Einstellung neuer Mitarbeitender sollte der Code of Conduct bereits mit dem Arbeitsvertrag oder der Onboarding-Mappe bereitgestellt werden.

4. Schulen Sie die Mitarbeitenden

Jetzt müssen die Verhaltensregeln umgesetzt werden. Dabei gibt es anfangs wahrscheinlich eine Menge Fragen und Unsicherheit. Schulen Sie deshalb insbesondere Ihre Führungskräfte, den Betriebsrat und die Personalabteilung.

Sie müssen Vorbilder sein und die Mitarbeitenden unterstützen, sich an die Richtlinien zu halten. Außerdem müssen sie geschult werden, wie sie Verstöße frühzeitig erkennen und verhindern oder melden können.

Das ist nicht mit einer einmaligen Aktion getan. Erinnern Sie Ihre Belegschaft immer wieder daran und halten Sie das Thema auf Ihrer Agenda.

5. Regelmäßig prüfen und ändern

Prüfen Sie Ihren Code of Conduct regelmäßig. Haben sich die Richtlinien bewährt? Hat sich die Gesetzeslage geändert? Müssen Sie etwas ändern oder hinzufügen? Passen Sie den Code of Conduct an, wenn erforderlich, und verteilen Sie die aktualisierte Version wiederum an alle Beteiligten.

Disclaimer:

Wir machen darauf aufmerksam, dass die Inhalte unserer Internetseite (auch etwaige Rechtsbeiträge) lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dienen und keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellen. Der Inhalt dieser Informationen kann und soll eine individuelle und verbindliche Rechtsberatung, die auf Ihre spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Insofern verstehen sich alle bereitgestellten Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität.

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