Home Office im Ausland: Die rechtlichen Grundlagen

Home Office im Ausland: Was zu beachten ist

Latte macchiato, Liege, Laptop – diese reizvolle Kombi wünschen sich immer mehr coronamüde Angestellte in Deutschland. Wie verlockend wäre es, das Home Office für ein paar Wochen ins Ausland zu verlegen – denn ins Büro vor Ort dürfen viele Arbeitnehmer:innen ja aufgrund der angespannten Infektionslage ohnehin nicht. Und die Corona-Arbeitsschutzverordnung vom Januar 2021 weist Arbeitgeber an, Home Office anzubieten, wo es möglich ist.

Doch worauf müssen Sie achten, wenn Sie Ihre Mitarbeiter:innen zur zeitlich begrenzten Remote Work ins Ausland gehen lassen? Dr. Philipp Raben, Experte für Arbeitsrecht erklärt die rechtlichen Rahmenbedigungen.

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Mobiles Arbeiten im Ausland – Art, Umfang, Rechtliches

Ein gesetzlich verankertes Recht auf Home Office gibt es in Deutschland (noch) nicht. Entsprechendes gilt für Home Office (richtiger: mobiles Arbeiten) aus dem Ausland. Deswegen haben Arbeitnehmer:innen auch keinerlei Druckmittel, um ein vorübergehendes Arbeiten im Ausland zu erzwingen.

Doch der durch die Corona-Pandemie rasant befeuerte Trend zum Arbeiten von zuhause hält unvermindert an. Wenn ein Arbeitgeber das mobile Arbeiten anordnet, dürfen Mitarbeitende ihre Arbeitsleistung theoretisch auch im Ausland erbringen. Entscheidend ist, dass sich beide Seiten einigen. Ohne Zustimmung des Arbeitgebers sollten Beschäftigte auf keinen Fall das Flugticket oder die Ferienwohnung buchen …

„In fast allen Staaten ist zwingendes Recht zum Schutz von Arbeitnehmern ab dem ersten Tag der Beschäftigung anzuwenden. Hier muss das lokale Recht geprüft werden. Da die Tätigkeit meist auf Wunsch des Arbeitnehmers erfolgt, lässt sich die EU-Entsenderichtlinie eher nicht anwenden. Außerhalb der EU gibt es weitere lokale Anforderungen bis zum Abschluss eines Arbeitsvertrages nach lokalem Recht“, erläutert Dr. Philipp Raben.

Damit das mobile Arbeiten im Ausland rechtlich einwandfrei geregelt werden kann, sollten Sie als HR zusammen mit Ihren Mitarbeiter:innen eine vorausschauende Planung angehen und entsprechende Regelungen, festgehalten in einer Zusatzvereinbarung, treffen. Bei eventuellen Bedenken, dass die Produktivität oder Erreichbarkeit Ihres Mitarbeiters im Ausland leidet, können Sie eine Art Testphase vereinbaren.

Egal, wo gearbeitet wird: Behalten Sie den Überblick

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Speichern Sie Mitarbeiterinfos und Dokumente wie A1-Bescheinigungen ganz einfach in der digitalen Personalakte, auf die auch Mitarbeitende von überall zugreifen können.

So regeln Sie mobiles Arbeiten im Ausland

Um die relevanten Punkte für beide Seiten verbindlich erfassen, eignet sich eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag.

Laut Arbeitsrechtler Dr. Philipp Raben sollte diese Folgendes regeln:

  • Erreichbarkeit
  • zeitliche Befristung
  • Kostenerstattung
  • steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Aspekte
  • Rückkehrpflicht

„Beachten Sie, dass jeder Fall einer individuellen vertraglichen Lösung bedarf. Vermeiden Sie als Mitarbeiter in jedem Fall eine eigenmächtige Tätigkeit aus dem Ausland ohne entsprechende Regelung“, erläutert Raben.

Extra-Tipp:

Sollte in Ihrem Unternehmen ein Betriebsrat bestehen, müssen Sie diesen hier beteiligen und eine entsprechende Betriebsvereinbarung über das mobile Arbeiten im Ausland schließen.

Sozialversicherungen und steuerliche Auswirkungen

Innerhalb von Europa sollten Mitarbeiter:innen stets eine A1-Bescheinigung mit sich führen. Mit einer A1-Bescheinigung können sie nachweisen, ob für sie das Recht des Wohnstaates oder die Vorschriften eines ausländischen Staates maßgebend sind. Zwei Faktoren spielen eine wichtige Rolle, wenn es um die Sozialversicherungen und die steuerlichen Auswirkungen einer vorübergehenden Tätigkeit im Mobile Office geht.

  • Wie lange arbeitet die Arbeitnehmer:in mobil im Ausland?
  • Liegt das Land der Träume innerhalb oder außerhalb der Europäischen Union (EU)?

Sobald das mobile Arbeiten länger als drei Monate dauert und der Tätigkeitsort innerhalb der EU liegt, werden die Abgaben zur Sozialversicherung im jeweiligen Tätigkeitsland fällig.

Ausnahme: Das Unternehmen entsendet seine in Deutschland tätigen Mitarbeiter:in für maximal 24 Monate in dieses Land – in dem es außerdem einen ständigen Firmensitz hat. Arbeitsrechtsexperte Dr. Raben präzisiert: „Eine Entsendung liegt allerdings nicht vor, wenn der Mitarbeiter auf eigenen Wunsch aus dem Ausland arbeitet.“

Außerhalb der EU ist die Situation nicht einheitlich geregelt. Hier kommt es darauf an, welche Vereinbarungen zwischen Deutschland und dem Tätigkeitsland getroffen worden sind. Möchte eine Beschäftigte ihr Mobile Office vorübergehend in ein Land außerhalb der EU verlegen, benötigt sie Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigungen. In der Regel können diese heute problemlos online beantragt werden.

Innerhalb der EU braucht eine mobil arbeitende EU-Bürger:in aufgrund der Freizügigkeit keine Aufenthaltsgenehmigung. Es sind natürlich dennoch die Meldepflichten des jeweiligen Landes zu beachten. „Und in Corona-Zeiten müssen natürlich die Quarantäne- und Untersuchungspflichten eingehalten werden“, ergänzt Dr. Philipp Raben.

Wo werden Steuern gezahlt?

„Eine einheitliche EU-Regelung gibt es hierzu nicht. Steuerrechtliche Themen hängen von der Länge des Auslandsaufenthalts und vom Einsatzort ab“, erläutert Arbeitsrechtler Raben. Sollten 183 Tage Aufenthalt in einem anderen EU-Staat nicht überschritten und das Arbeitsentgelt von einem in Deutschland ansässigen Unternehmen gezahlt werden (also nicht von einer Betriebsstätte dieses Unternehmens im Tätigkeitsstaat!), bleibt der Beschäftigte in Deutschland steuerpflichtig (183-Tage-Regelung). Zudem muss der Mitarbeiter seinen deutschen Wohnsitz behalten. Mit vielen Ländern hat Deutschland Doppelbesteuerungsabkommen geschlossen, in denen geregelt ist, in welchem Land Steuern fällig werden.

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Arbeitsrechtliche Besonderheiten

Problematisch werden Fälle, in denen sich das mobile Arbeiten im Ausland „verfestigt“ – dann sollten Sie als HR zusammen mit dem betroffenen Arbeitnehmer die Situation mit den Behörden des Landes klären, in dem die Tätigkeit ausgeübt wird. Denn rasch wird aus einem länger regelmäßig genutzten Home Office im Ausland eine steuerpflichtige Betriebsstätte des Unternehmens, insbesondere wenn der oder die Mitarbeitende dort Räume anmietet oder Verträge abschließt. Dies kann mit erheblichen Kosten für Ihr Unternehmen verbunden sein.

Arbeitgeber haben eine gesetzliche Fürsorgepflicht gegenüber ihren Angestellten und sollten diese möglichst vorab über mögliche Konsequenzen einer Tätigkeit im ausländischen Home Office informieren und sie bei der Abklärung in Bezug auf Steuer- und Sozialrecht nach Kräften unterstützen – wenn denn dem Wunsch nach Mobile Office entsprochen werden soll.

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