Urlaubssperre – alles, was Sie beachten müssen

Urlaubssperre

Wichtige Deadlines, viele Aufträge, der Trubel im Saisongeschäft – manchmal brauchen Arbeitgeber alle Hände, die sie im Unternehmen haben. Doch wann dürfen sie dafür eine Urlaubssperre verhängen? Und was genau gilt es dabei zu beachten? Hier finden Sie die wichtigsten Antworten.

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Was ist eine Urlaubssperre?

Mit der Urlaubssperre untersagen Arbeitgeber ihren Angestellten, während eines bestimmten Zeitraums Urlaub zu nehmen. In Deutschland müssen dafür dringende betriebliche Gründe vorliegen. Je nach Grund kann die Sperre unterschiedlich lang sein. Arbeitnehmende müssen sich an verhängte Urlaubssperren halten.

Wann ist die Urlaubssperre erlaubt?

Angestellte haben einen gesetzlichen Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub – das ist im Bundesurlaubsgesetz (BurlG) festgehalten. Arbeits- oder Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen können weitere Regelungen zum Thema Urlaub enthalten.

Laut Gesetz müssen Unternehmen berücksichtigen, wann ihre Mitarbeiter:innen Urlaub nehmen möchten. Was aber, wenn der Großteil der Belegschaft genau zur Hochsaison Ihres Betriebs Urlaub nehmen möchte? Für solche Fälle macht das Gesetz eine Ausnahme. Aber: Die Voraussetzungen dafür sind erheblich. Eine Urlaubssperre ist nur erlaubt, wenn es dafür dringende betriebliche Gründe gibt.

Wer will Urlaub nehmen?

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In Personio sehen HR und Führungskräfte, wer wann Urlaub genommen und beantragt hat – so lassen sich Kapazitäten sauber planen.

 

Beispiele für dringende betriebliche Gründe

Warum eine Urlaubssperre nötig ist, kann je nach Branche unterschiedliche Hintergründe haben. Das sind mögliche dringende betriebliche Gründe, die eine Urlaubssperre rechtfertigen:

  • Der Personalbedarf ist höher als normalerweise:
    In einigen Branchen sind die Nachfrage und der Umsatz in einer bestimmten Saison besonders hoch. Klassische Beispiele sind für den Einzel- und Onlinehandel das Geschenke-Shopping vor Weihnachten oder in der Lebensmittelproduktion die Erntezeit. In dieser Zeit brauchen Unternehmen oft alle Mitarbeitenden.
    Auch unerwartet viele Aufträge, die zeitnah erfüllt werden müssen, können ein wichtiger betrieblicher Grund sein.
  • Das Unternehmen steht vor der Insolvenz:
    Könnte ein Unternehmen seine drohende Insolvenz verhindern, wenn es die aktuell offenen Aufträge kurzfristig erfüllt, ist das ebenfalls ein Grund gegen Urlaub.
  • Wichtige Termine müssen eingehalten werden:
    Einige Deadlines lassen sich in Unternehmen nicht verschieben, beispielsweise Jahresabschlüsse oder Inventuren. Für diese Zeiträume kann ein Unternehmen Urlaubsanträge der betroffenen Abteilungen ablehnen.
  • Das Unternehmen befindet sich in einer Krise:
    In bestimmten Krisenfällen sind z.B. die Rechts- und Kommunikationsabteilungen unabkömmlich – für diese Teams kann die Unternehmensleitung Urlaub verweigern, damit das Unternehmen die Krise bewältigen kann.
  • Der Großteil der Mitarbeitenden ist krank:
    Eine Urlaubssperre ist auch möglich, wenn Arbeitgeber vor Personalmangel stehen, weil eine Krankheitswelle unter den Mitarbeiter:innen umgeht.
  • Mitarbeiter:innen möchten gleichzeitig Urlaub nehmen
    Gerade die Schulferien oder Wochen mit Feier- und Brückentagen sind beliebte Urlaubszeiträume. Haben für diese Zeit schon mehrere Team-Mitglieder Urlaub eingereicht, können Vorgesetzte neue Urlaubsanträge ablehnen.
    Übrigens: Laut Bundesarbeitsgesetz spielen dabei soziale Faktoren eine Rolle. Das heißt, dass zum Beispiel in einem Team Kolleg:innen mit Kindern in den Schulferien den Vortritt vor Team-Mitgliedern ohne Kinder haben sollten. Weitere Faktoren können beispielsweise der Gesundheitszustand oder der Urlaubszeitraum von Partner:innen sein.

Auch die Corona-Pandemie kann ein Grund für eine Urlaubssperre sein: Steigt die Nachfrage schlagartig, wenn bspw. Maßnahmen im Bereich Einzelhandel oder Tourismus gelockert werden, könnten Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen Urlaub untersagen, um den Andrang zu stemmen.

Diese triftigen Gründe und den dadurch erwarteten Personalaufwand muss Ihr Unternehmen darlegen können.

Wichtig: Hat Ihr Unternehmen einen Betriebsrat, sind Urlaubssperren mitbestimmungspflichtig.

Ist eine Urlaubssperre bei häufiger Krankheit möglich?

Viele Krankheitstage bei einzelnen Mitarbeitenden – das ist kein zulässiger Grund für eine Urlaubssperre. Gerade diese Kolleg:innen sollten die Möglichkeit bekommen, sich richtig zu erholen – denn genau darum geht es laut Bundesurlaubsgesetz beim Urlaub.

Was passiert mit genehmigten Urlaubsanträgen?

Wenn Sie eine Urlaubssperre verkünden, betrifft das nur neue Urlaubsanträge für diesen Zeitraum. Haben Mitarbeiter:innen schon vorher Urlaub in dieser Zeit beantragt und genehmigt bekommen, dürfen sie diesen nehmen. Das kann der Arbeitgeber nicht einfach rückwirkend ändern.

Nur in äußersten Notfällen, die ernste Konsequenzen für das Unternehmen haben, kann der Arbeitgeber Mitarbeitende bitten, vom Urlaub zurückzutreten – bspw. wenn sie oder er die einzige mit dem nötigen Fachwissen ist, um ein kritisches Problem oder eine Panne zu beheben. Für die Kosten für Hotelstornierungen oder Flugumbuchungen muss in diesem Fall der Arbeitgeber aufkommen.

Nicht verwechseln: Betriebsferien und Urlaubssperre

Während einer Urlaubssperre können sich Arbeitnehmende nicht freinehmen. Ganz anders bei den Betriebsferien oder Zwangsurlaub: Dort müssen Angestellte in einer bestimmten Zeit Urlaub nehmen. Oft ist das in Industrieunternehmen zwischen Weihnachten und Neujahr der Fall – oder für das Personal in ärztlichen Praxen, wenn die einzige Ärztin oder der einzige Arzt frei hat.

Wie lang kann eine Urlaubssperre dauern?

Wie lange die Urlaubssperre andauert, hängt vom jeweiligen dringenden betrieblichen Grund ab. Sowohl ein Tag als auch mehrere Monate sind möglich. Eine Obergrenze ist gesetzlich nicht festgelegt.

Allerdings sollten Sie keine unbegrenzte Sperre oder einen langfristigen Zeitraum von bspw. einem Jahr verhängen – das steht im starken Widerspruch zu Arbeitsschutzregelungen und den Rechten der Arbeitnehmenden. Die Zeit, in der Sie der Belegschaft den Urlaub verbieten, sollte in jedem Fall so kurz wie möglich sein.

Urlaubssperre richtig ankündigen

Als HR Manager:in stehen Sie vielleicht vor der Aufgabe, die Urlaubssperre im Unternehmen anzukündigen. Doch wie und wann sollten Sie das am besten machen?

Wie lange vorher muss Urlaubssperre angekündigt werden?

Für eine Urlaubssperre brauchen Sie keinen zeitlichen Vorlauf. Sie können das Verbot auch direkt für den nächsten Tag ankündigen.

Wie wird eine Urlaubssperre kommuniziert?

Sie müssen nicht unbedingt schriftlich mitteilen, dass Sie Urlaube beschränken – auch eine mündliche Information bspw. bei einem All-hands-Meeting oder einer Betriebsversammlung ist möglich.

Brauchen Sie ein Musterschreiben?

Da die Urlaubssperre nicht schriftlich kommuniziert werden muss, gibt es hierbei auch keine bestimmten Vorgaben zu beachten. Sie möchten das Thema gerne schriftlich kommunizieren, sind aber nicht sicher, wie? So könnte ein Muster für Ihr Schreiben aussehen:

Liebe Kolleg*innen,

aufgrund von [Ihr dringender betrieblicher Grund] erwarten wir im nächsten Monat einen hohes Arbeitsaufkommen. Aus diesem Grund müssen wir für die Zeit vom [Beginn Ihrer Urlaubsperre] bis zum [Ende Ihrer Urlaubssperre] eine Urlaubssperre verhängen. Bitte planen Sie Ihren Urlaub so, dass diese Zeit davon ausgenommen ist. So können wir alle gemeinsam an einem Strang ziehen. Urlaubsanträge, die schon gestellt und genehmigt sind, sind hiervon nicht betroffen.

Schon jetzt vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihr Engagement in dieser Zeit!

Viele Grüße
Ihr HR Team

Viele Unternehmen kommunizieren kürzere Urlaubssperren oftmals nicht, sondern reagieren direkt auf einzelne Urlaubsanträge, die Mitarbeiter:innen für diesen Zeitraum stellen.

Ein weiterer Weg: In bestimmten Branchen sind Zeiträume, die für Urlaube gesperrt sind, direkt im Arbeitsvertrag festgehalten. Beispiele dafür sind Unternehmen mit Saisongeschäft oder auch Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, die zum Jahresende an den Abschlussprüfungen arbeiten.

Urlaubssperre während Kurzarbeit

Wenn Unternehmen Kurzarbeit anmelden, liegen gravierende wirtschaftliche Gründe vor oder das Arbeitspensum ist in dieser Zeit deutlich geringer. Für viele Unternehmen und Arbeitnehmende ist das aktuell in Zeiten der Corona-Pandemie Realität. Mithilfe der Kurzarbeit sollen Unternehmen die negativen wirtschaftlichen Folgen des Arbeitsausfalls beschränken.

Angestellte haben auch in Kurzarbeit Anspruch auf Urlaub. Allerdings verringert sich ihr Urlaubsanspruch im Verhältnis zu ihrer verkürzten Arbeitszeit.

Die Kurzarbeit an sich ist kein Grund für eine Urlaubssperre. Kommt es aber beispielsweise aufgrund der Corona-Pandemie aktuell zu vielen Krankheits- oder Quarantänefällen, liegt wieder ein dringender betrieblicher Grund vor.

Urlaubssperre in der Probezeit

Viele Arbeitnehmende glauben, dass sie während ihrer Probezeit keinen Urlaub nehmen können. Das wären in den meisten Fällen immerhin sechs Monate ohne freie Tage. Die Probezeit bedeutet aber keine automatische Urlaubssperre. Gesetzlich haben neue Mitarbeiter:innen zwar erst nach sechs Monaten im Unternehmen vollen Urlaubsanspruch. Vorher können sie aber bereits anteilig Urlaub nehmen – und zwar ein Zwölftel ihres Jahresurlaubs pro Monat im neuen Unternehmen.

Urlaubssperre bei Wiedereingliederung

Waren Mitarbeitende innerhalb eines Jahres über sechs Wochen krank, kehren sie stufenweise in den Job zurück. Bei dieser Wiedereingliederung arbeiten sie beispielsweise erst einmal wenige Stunden pro Tag. So können sie nach und nach wieder in ihren Arbeitsalltag und ihre Aufgaben zurückfinden.

Um die Fortschritte aus der Wiedereingliederung nicht direkt zunichte zu machen, ist während der Wiedereinführung grundsätzlich kein Urlaub vorgesehen. Außerdem finanzieren die Krankenkassen die Wiedereingliederungsprogramme – und das schließt keinen bezahlten Urlaub in dieser Zeit ein.

Arbeitnehmende können aber vor dem Start ihrer Wiedereingliederung Urlaub nehmen – denn Urlaub steht ihnen nach einer Erkrankung gesetzlich zu.

Fazit: Als HR Manager:in sollten Sie also genau prüfen, ob in Ihrem Unternehmen ein dringender betrieblicher Grund für eine Urlaubssperre vorliegt. Bei der Entscheidung für eine Urlaubssperre sollten Sie immer die Situation des Unternehmens mit den Rechten und Wünschen der Arbeitnehmenden abwiegen.

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