Stundenzettel: Kostenlose PDF-Vorlage und ausführliche Erklärung

Der Stundenzettel ist ein Dokument – auf Papier oder digital –, auf dem Angestellte ihre täglichen Arbeitszeiten erfassen. Er wird vor allem von Minijobbern und Arbeitenden in bestimmten Branchen verwendet, in denen die genaue Erfassung der Arbeitszeiten gesetzlich vorgeschrieben ist.

Für den Stundenzettel können Sie einfach eine kostenlose PDF-Vorlage verwenden, oder eine Excel-Tabelle. Software zur Zeiterfassung löst den normalen Stundenzettel nach und nach ab.

Arbeitszeiten einfach und sicher erfassen

In Personio tragen Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten selbst ein, die Führungskraft bestätigt nur noch – ganz nach Ihrem Arbeitszeitmodell.

Arbeitszeiten mühelos erfassen

Auf dem Stundenzettel halten Sie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit von Arbeitnehmenden fest. Uhrzeit und Dauer der Pausen müssen zwar nicht erfasst werden – empfehlenswert ist es trotzdem, da sonst die Dauer der effektiven Arbeitszeit nicht nachgewiesen werden kann. Ebenso sollten Sie Urlaubs- und Krankheitstage, andere Abwesenheiten, Ruhe- oder Reisezeiten vermerken.

Um den Stundenzettel richtig zuweisen zu können, sollten Name und ggf. Personalnummer der Mitarbeitenden sowie der jeweilige Kalendermonat eingetragen werden. Die genaue Form oder das Aussehen des Dokuments ist nicht vorgeschrieben.

Wie der Stundenzettel zu führen ist, folgt keinen verbindlichen Richtlinien. Unternehmen können selbst entscheiden, welches System sie nutzen:

• Handschriftlich auf Papier

• In einer Excel-Tabelle oder einem anderen digitalen Dokument

• Mit einem elektronischen Zeiterfassungssystem, zum Beispiel Stempelkarten

• Mit einer rein software-basierten Lösung

Der Stundenzettel muss weder von den Arbeitnehmenden noch vom Arbeitgeber unterschrieben werden.

Erfahren Sie mehr über die gesetzlichen Regelungen zur Arbeitszeiterfassung.

Der Arbeitgeber ist für die korrekte Zeiterfassung verantwortlich. Er kann diese Aufgabe an die Angestellten delegieren. In diesem Fall muss er jedoch sicherstellen, dass die Stundenzettel korrekt und vollständig geführt werden – das Risiko trägt er selbst. Da die Arbeitszeiterfassung auf Anweisung des Arbeitgebers erfolgt, dürfen Angestellte den Stundenzettel während der Arbeitszeit ausfüllen; diese Zeit zählt mit.

Wenn Angestellte einen festen Einsatzplan haben und diese exakt einhalten, zum Beispiel in der Schichtarbeit, dürfen die Arbeitszeiten direkt aus dem Plan in den Stundenzettel übernommen werden.

Spätestens sieben Tage, also eine Woche nach Ende des jeweiligen Arbeitstages muss die Arbeitszeit dokumentiert sein.

Der Arbeitgeber legt die Stundenzettel ab und muss sie für die gesetzliche Frist von zwei Jahren aufbewahren, gerechnet ab dem Tag der Aufzeichnung. In Deutschland kontrolliert der Zoll, ob Unternehmen das Gesetz zum Mindestlohn einhalten und keine Arbeitenden schwarz beschäftigen. Bei unangekündigten Kontrollen darf der Zoll die Stundenzettel überprüfen; Arbeitgeber sollten sie für diesen Fall griffbereit haben. Der Zoll kann Bußgelder von bis zu 30.000 Euro verhängen, wenn Unternehmen ihre Pflichten vorsätzlich oder fahrlässig verletzen.

Wann müssen Arbeitgeber Stundenzettel für ihre Mitarbeitenden führen? Grundsätzlich in zwei Fällen:

Wenn Unternehmen geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV beschäftigen – die sogenannten Minijobber*innen –, sind sie zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet.

In einem Fall ist die Dokumentationspflicht laut Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) gelockert: nämlich wenn Minijobber:innen ausschließlich mobile Tätigkeiten durchführen und über Arbeitsbeginn und -ende und Arbeitszeiten selbst entscheiden dürfen. Sie müssen nur die Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeiten aufzeichnen, nicht jedoch die Uhrzeiten von Beginn und Ende. Beispiele hierfür sind mobile Pflegekräfte oder Paketzustellende.

Ebenfalls zur Aufzeichnung verpflichtet sind Unternehmen, wenn sie Arbeitnehmer in den in § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftsbereichen beschäftigen. Da diese Branchen besonders „anfällig" sind für Schwarzarbeit oder für die Nichteinhaltung des Mindestlohngesetzes. Zu diesen Branchen gehören:

• Baugewerbe

• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe

• Personenbeförderungsgewerbe

• Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe

• Schaustellergewerbe

• Forstwirtschaft

• Gebäudereinigungsgewerbe

• Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen

• Fleischwirtschaft

• Prostitutionsgewerbe

• Wach- und Sicherheitsgewerbe

Die Aufzeichnungspflicht gilt auch für Unternehmen, die Leiharbeiter für solche Tätigkeiten an andere Unternehmen überlassen. Die endgültige Entscheidung, ob eine Tätigkeit in einer der genannten Bereiche fällt, trifft die Krankenkasse oder bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen die Minijob-Zentrale.

Die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV) lässt zwei Ausnahmen zu:

• Wenn Arbeitnehmende regelmäßig über 2.958 EUR brutto pro Monat verdienen; oder nachweislich die letzten 12 Monate mehr als 2.000 Euro brutto pro Monat verdient haben. (Es zählen nur Monate, in denen sie Anspruch auf Arbeitsentgelt hatten.)

• Für Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers, für vertretungsberechtigte Organe einer juristischen Person oder deren Mitglieder sowie für vertretungsberechtigte Gesellschafter einer rechtsfähigen Personengesellschaft. (Beispiel: Familienangehörige von GmbH-Geschäftsführenden)

Trotz Digitalisierung ist der Stundenzettel als einfaches Papierdokument oder Excel-Tabelle noch nicht ausgestorben. Sein „Charme“ liegt in der scheinbar einfachen und günstigen Handhabung: Er kostet nichts und Sie können ohne Vorbereitung loslegen.

Doch das gilt höchstens, solange Unternehmen nur ganz wenige Mitarbeiter haben. Von Hand ausgefüllte Stundenzettel zu kontrollieren, korrigieren und aufzubewahren, ist aufwendig. Mit jedem weiteren Mitarbeiter steigt dieser Aufwand.

Dazu entsprechen Papierzettel oder Excel-Tabellen nicht den heutigen Anforderungen von Datenschutz und Datensicherheit: Sie können leicht nachträglich verändert oder von Unbefugten angesehen werden. Die Aufbewahrung im Aktenschrank oder auf dem persönlichen Computer ist unsicher; Daten können leicht gestohlen werden, durch Feuer- oder Wasserschäden verloren gehen.

Die Frage, ab wann sich der Umstieg vom Stundenzettel auf eine digitale Lösung zur Zeiterfassung lohnt, ist daher leicht beantwortet: sobald Unternehmen aufzeichnungspflichtig sind und mehr als eine Handvoll Mitarbeitende beschäftigen.

Die Angestellten jede Woche zu erinnern, den Stundenzettel auszufüllen; die Aufzeichnungen manuell zu kontrollieren, Korrekturen anzumahnen; die Zettel abzuheften und zu archivieren: all das sind Tätigkeiten, die die Personalabteilung nur aufhalten – die unnötig und vermeidbar sind.

Einfache Software zur Zeiterfassung kostet oft nur wenige Euros im Monat; oder die Funktion ist bereits in der Personalverwaltungssoftware integriert. Spart die Personalabteilung dadurch nur wenige Stunden, sind die Kosten mehrfach wieder hereingeholt. Und statt durch Papierstapel zu pflügen, haben Sie Zeit für das, was wirklich zählt: Ihre Mitarbeiter:innen.