Stundenzettel: Vorlage (Excel, PDF, Word) & Erklärung

Sie suchen eine einfache und zeitsparende Lösung, um dem BAG-Beschluss nachzukommen? Dann ist die Stundenzettel-Vorlage von Personio genau die richtige Wahl für Sie! Diese steht Ihnen sowohl als PDF oder Excel als auch in Form einer Word-Datei zur Verfügung. 

Hier finden Sie die Stundenzettel-Vorlage als PDF!

Hier finden Sie die Stundenzettel-Vorlage als Excel!

Hier finden Sie die Stundenzettel-Vorlage als Word!

Bevor Sie mit dem Ausfüllen der Stundenzettel-Vorlage beginnen, sollten Sie diese im Ordner der jeweiligen Mitarbeitenden ablegen. Auf diese Weise lassen sich getätigte Aufzeichnungen später eindeutig zuweisen. Anschließend öffnen Sie die Vorlage im dazugehörigen Bearbeitungsprogramm und tragen zunächst alle mitarbeiterrelevanten Daten ein. Nun können Sie – oder Ihre Mitarbeitenden – damit beginnen, geleistete Arbeitszeiten zu dokumentieren. Achten Sie dabei stets darauf, dass alle Spalten zeitnah und gewissenhaft ausgefüllt werden. Des Weiteren gilt es, eine manipulationsfreie Speicherung und gesetzeskonforme Archivierung der Stundenzettel sicherzustellen. 

Der Stundenzettel ist ein Dokument, mit dem Angestellte ihre täglichen Arbeitszeiten erfassen. Ein systematischer Nachweis der Arbeitszeiten war lange Zeit nur unter bestimmten Voraussetzungen vorgeschrieben. Somit kamen Stundenzettel in Deutschland in der Zeit vor dem BAG-Beschluss 2022 hauptsächlich für Minijobber:innen, Arbeitnehmer:innen ausgewählter Branchen und zum Erfassen von Überstunden zum Einsatz. 

Auf dem Stundenzettel halten Sie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit von Arbeitnehmenden fest. Ob auch Uhrzeit und Dauer von offiziellen sowie inoffiziellen Pausen erfasst werden müssen, ist vom Gesetzgeber bislang nicht eindeutig bestimmt worden.

Um die Dauer der effektiven Arbeitszeit vollumfänglich nachzuweisen, empfiehlt es sich jedoch ohnehin, Pausen in die Dokumentation mit einzubeziehen. Ebenso sollten Sie Urlaubs- und Krankheitstage, weitere Abwesenheiten sowie Ruhe- oder Reisezeiten vermerken.

Im Sinne einer eindeutigen Zuweisung der Stundenzettel sollten Name und ggf. Personalnummer der Mitarbeitenden sowie der jeweilige Kalendermonat eingetragen werden. Die genaue Form oder das Aussehen des Dokuments ist (bislang) nicht geregelt.

Perfekt ausgestattet für die Pflicht zur Zeiterfassung

Zeiten müssen verlässlich erfasst werden, das sagt der Gesetzgeber. In Personio erfassen Sie Zeiten automatisch, zentral und sicher.

Mehr zur Arbeitszeiterfassung mit Personio

Wie der Stundenzettel zu führen ist, folgt nach aktuellem Stand keinen verbindlichen Richtlinien. Unternehmen können selbst entscheiden, welches System sie nutzen. Zur Auswahl stehen unter anderem:

• Stundenzettel als Excel-Tabelle, Word- oder PDF-Vorlage sowie weitere digitale Dokumente

• elektronisches Zeiterfassungssystem, z. B. Stempelkarten

• rein softwarebasierte Lösungen

• handschriftliche Aufzeichnung

Gut zu wissen: Der Stundenzettel muss weder von den Arbeitnehmenden noch vom Arbeitgeber unterschrieben werden.

Erfahren Sie mehr über die gesetzlichen Regelungen zur Arbeitszeiterfassung.

Der Arbeitgeber ist für die korrekte Zeiterfassung verantwortlich. Es ist jedoch möglich, diese Aufgabe an die Angestellten zu delegieren. Da die Arbeitszeiterfassung auf Anweisung des Arbeitgebers erfolgt, dürfen Angestellte den Stundenzettel während der Arbeitszeit ausfüllen; diese Zeit zählt mit.

Gut zu wissen: Wenn Angestellte einen festen Einsatzplan haben und diesen exakt einhalten, zum Beispiel im Rahmen von Schichtarbeit, dürfen die Arbeitszeiten direkt aus dem Plan in den Stundenzettel übernommen werden.

Mit diesem Arbeitszeitrechner erhalten Ihre Mitarbeitenden einen guten Überblick über ihre Arbeitsstunden.

Spätestens nach sieben Tagen, also innerhalb einer Woche, nach Ende des jeweiligen Arbeitstages, muss die Arbeitszeit dokumentiert sein.

Der Arbeitgeber trägt die Verantwortung für die Korrektheit der angegebenen Zeiten und somit auch das Risiko. Weist er Mitarbeiter:innen dazu an, den Stundenzettel selbstständig auszufüllen, liegt es weiterhin an ihm, sicherzustellen, dass die Stundenzettel fehlerfrei und vollständig geführt werden. 

Des Weiteren ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, den Stundenzettel zur Wahrung der gesetzlichen Frist für mindestens zwei Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Tag der Aufzeichnung. Auf Nachfrage zuständiger Aufsichtsbehörden gilt es, entsprechende Aufzeichnungen fristgerecht zu übermitteln. 

In Deutschland kontrolliert der Zoll, ob Unternehmen das Gesetz zum Mindestlohn einhalten und keine Beschäftigten schwarz beschäftigen. Bei unangekündigten Kontrollen darf der Zoll die Stundenzettel überprüfen; Arbeitgeber sollten sie für diesen Fall griffbereit haben. Der Zoll kann Bußgelder von bis zu 30.000 Euro verhängen, wenn Unternehmen ihre Pflichten vorsätzlich oder fahrlässig verletzen.

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) sind – bis auf wenige Ausnahmen – grundsätzlich alle Arbeitgeber zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten verpflichtet. Zuvor betraf das Führen von Stundenzetteln vor allem zwei Arbeitnehmergruppen: 

Wenn Unternehmen geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV beschäftigen – die sogenannten Minijobber:innen –, sind sie zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet.

In einem Fall ist die Dokumentationspflicht laut Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) gelockert – wenn nämlich Minijobber:innen ausschließlich mobile Tätigkeiten durchführen und über Arbeitsbeginn und -ende sowie Arbeitszeiten selbst entscheiden dürfen. Sie müssen nur die Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeiten aufzeichnen, nicht jedoch die Uhrzeiten von Beginn und Ende. Beispiele hierfür sind mobile Pflegekräfte oder Paketzustellende.

Arbeitszeiten einfach und sicher erfassen

In Personio tragen Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten selbst ein, die Führungskraft bestätigt nur noch – ganz nach Ihrem Arbeitszeitmodell.

Arbeitszeiten mühelos erfassen

Ebenfalls zur Aufzeichnung verpflichtet sind Unternehmen, wenn sie Arbeitnehmer:innen in den in § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftsbereichen beschäftigen. Dies begründet sich damit, dass diese Branchen als besonders „anfällig“ für Schwarzarbeit oder für die Nichteinhaltung des Mindestlohngesetzes gelten. Zu diesen Branchen gehören:

• Baugewerbe

• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe

• Personenbeförderungsgewerbe

• Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe

• Schaustellergewerbe

• Forstwirtschaft

• Gebäudereinigungsgewerbe

• Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen

• Fleischwirtschaft

• Prostitutionsgewerbe

• Wach- und Sicherheitsgewerbe

Die Aufzeichnungspflicht gilt auch für Unternehmen, die Leiharbeiter:innen für solche Tätigkeiten anderen Unternehmen überlassen. Die endgültige Entscheidung, ob eine Tätigkeit in einen der genannten Bereiche fällt, trifft die Krankenkasse oder bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen die Minijob-Zentrale. 

Die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV) lässt zwei Ausnahmen zu:

• Wenn Arbeitnehmende regelmäßig über 2.958 EUR brutto pro Monat verdienen oder nachweislich die letzten 12 Monate mehr als 2.000 Euro brutto pro Monat verdient haben. (Es zählen nur die Monate, in denen sie Anspruch auf Arbeitsentgelt hatten.)

• Für Ehegatten, eingetragene Lebenspartner:innen, Kinder und Eltern des Arbeitgebers, für vertretungsberechtigte Organe einer juristischen Person oder deren Mitglieder sowie für vertretungsberechtigte Gesellschafter:innen einer rechtsfähigen Personengesellschaft. (Beispiel: Familienangehörige von GmbH-Geschäftsführenden)

Nachdem der BAG-Beschluss deutschen Arbeitgebern verbindlich auferlegt hat, ein System zur Dokumentation der Arbeitszeiten einzuführen, bleiben weiterhin viele Feinheiten ungeklärt. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat diesbezüglich im April 2023 einen Gesetzesentwurf vorgelegt, über den derzeit regierungsintern beraten wird. Als Arbeitgeber sind Sie jedoch bereits jetzt dazu angehalten, innerhalb der für Ihr Unternehmen zutreffenden Frist auf ein entsprechendes (elektronisches) Zeiterfassungssystem umzustellen. 

Hier finden Sie eine Zusammenfassung des aktuellen Stands zur Angelegenheit.

Egal, ob digital oder handschriftlich – ein Stundenzettel lässt sich einfach und ohne großen organisatorischen Aufwand führen. Um eine Patentlösung, die automatisch auf jedes Unternehmen passt, handelt es sich allerdings nicht …

• Kostengünstig: Ein Stundenzettel kostet nichts und ist ohne große Vorbereitung einsatzbereit.

• Vorlagenbasiert: Eine professionelle Stundenzettelvorlage ist ruckzuck angelegt oder heruntergeladen. Indem Sie diese für alle Mitarbeitenden nutzen, sparen Sie sich Zeit und Mühe.

• Selbsterklärend: Neue Mitarbeiter:innen finden sich schnell in das Stundenzettelsystem ein. 

• Hoher Aufwand und eingeschränkte Übersicht: Individuell ausgefüllte Stundenzettel zu kontrollieren, zu korrigieren und aufzubewahren, nimmt eine Menge Zeit in Anspruch. Der Aufwand steigt pro Mitarbeiter:in – ebenso wie die Unübersichtlichkeit.

• Manipulationsanfälligkeit: Stundenzettel können leicht nachträglich verändert werden.

• Mangelnder Datenschutz: Word-Dokumente und Excel-Tabellen entsprechen nicht den heutigen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit. Daten können leicht gestohlen oder von Unbefugten eingesehen werden oder durch Feuer- oder Wasserschäden verloren gehen.

• Fehlende Automatisierung: Mitarbeitende müssen jeden Tag selbst daran denken, ihre Zeiten einzutragen. Vergisst ein:e Mitarbeiter:in, die geleisteten Stunden aufzuzeichnen, und trägt diese dementsprechend erst später nach, ist eine akkurate Dokumentation nur bedingt gewährleistet. 

Ob sich der Umstieg vom Stundenzettel auf eine digitale Lösung zur Zeiterfassung lohnt, hängt von der Unternehmensgröße ab. Insbesondere kleinen Unternehmen – mit bis zu zehn Mitarbeiter:innen – ist es weiterhin gestattet, Stundennachweise handschriftlich zu führen.

In großen Unternehmen erleichtert eine professionelle Zeiterfassungssoftware die Abläufe jedoch deutlich. Permanentes Erinnern, Kontrollieren und Korrigieren – all das sind Tätigkeiten, die die Personalabteilung nur unnötig beschäftigen und gleichzeitig vermeidbar wären.

Einfache Software zur Zeiterfassung kostet oft nur wenige Euro im Monat – oder die Funktion ist bereits in der Personalverwaltungssoftware integriert. Spart die Personalabteilung dadurch auch nur wenige Stunden, sind die Kosten schnell mehrfach wieder hereingeholt. Und statt durch zahllose digitale Dokumente zu pflügen, haben Sie Zeit für das, was wirklich zählt: Ihre Mitarbeiter:innen.

Hier Personios Zeiterfassungs-Funktion kennenlernen. 

Auf einem Stundenzettel sind Mitarbeitername, Kalendermonat sowie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit festzuhalten. 

Stundenzettel – oder eine alternative Form der systematischen Zeiterfassung – sind für deutsche Arbeitgeber beinahe ausnahmslos verpflichtend. 

Durch den BAG-Beschluss aus dem Jahr 2022 ist – abgesehen von ausgewählten Ausnahmen – jeder Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden beispielsweise mithilfe eines Stundenzettels zu dokumentieren. Abhängig von der Unternehmensgröße gelten jedoch unterschiedliche Fristen, bis wann die Umstellung erfolgt sein muss.