Fahrtkostenzuschuss: Die Regelungen im Überblick

Der Fahrtkostenzuschuss ist ein zusätzlicher Betrag, den der Arbeitgeber freiwillig für die Fahrtkosten des Arbeitnehmers bezahlt. Diese entstehen ihm durch die Fahrt von seiner Wohnung zum Arbeitsplatz.

Da es sich um eine freiwillige Leistung handelt, die zusätzlich zum Arbeitsentgelt gezahlt wird, profitieren auch Mitarbeiter auf 450 Euro-Basis vom Fahrtkostenzuschuss.

Erhält ein Arbeitnehmer den Fahrtkostenzuschuss durch den Arbeitgeber, kann er in seiner Steuererklärung keine Werbungskosten für die Fahrten zum Arbeitsplatz geltend machen. Daher ist der Fahrtkostenzuschuss durch den Arbeitgeber in der Regel nur dann sinnvoll, wenn die einfache Wegstrecke mindestens 17 Kilometer aufweist.

Im Juni 2017 verzeichnete die Arbeitsagentur 32 Millionen sozialversicherungspflichtig Beschäftigte. Von mehr als 12 Millionen (39 Prozent) Arbeitnehmern befindet sich der Arbeitsplatz in einem anderen Landkreis als der Wohnsitz. Die interaktive Visualisierung der Bundesagentur für Arbeit liefert interessante statistische Informationen zu diesem Thema.

Die steigenden Mieten in den Großstädten sorgen dafür, dass künftig noch mehr Arbeitnehmer ihren Lebensmittelpunkt in den ländlichen Raum verlegen. Der Mangel an qualifizierten Fachkräften erschwert die Suche nach kompetenten Mitarbeitern durch die zum Teil weiten Anfahrtswege zusätzlich.

Denn trotz der hohen Pendlerzahlen wünschen sich viele Arbeitnehmer einen zum Wohnort nahe gelegenen Arbeitsplatz, um Zeitaufwand und Kosten für die Fahrt zum Arbeitsplatz zu minimieren. Mit dem Fahrtkostenzuschuss durch Arbeitgeber besitzen Sie als Unternehmen zusätzlich zu anderen Maßnahmen ein zusätzliches Instrument zur Mitarbeiterbindung.

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Abhängig von der Höhe des Fahrtkostenzuschusses wird er entweder pauschal versteuert oder entsprechend der Einkommensklasse des Arbeitnehmers. Dies gilt sowohl für den Fahrtkostenzuschuss, der mit dem Arbeitsentgelt ausgezahlt wird, als auch für das voll- oder teilfinanzierte Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr.

• Pauschalversteuerung 15 %, zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.

• Versteuerung nach Lohnsteuerklasse und Einkommen des Arbeitnehmers.

Sozialversicherungsbeiträge sind ausschließlich für jene Beträge zu entrichten, die Sie entsprechend der Steuerklasse des Arbeitnehmers und nicht pauschal versteuern.

Die Pauschalversteuerung ist nur dann möglich, wenn der Fahrtkostenzuschuss folgende Kriterien erfüllt.

• Fahrtkostenzuschuss liegt innerhalb des jährlichen Werbungskostenabzugs.

• Der Fahrtkostenzuschuss ist eine zusätzliche Leistung des Arbeitgebers.

• Es wurde kein Teil des bestehenden Arbeitsentgelts zum Fahrtkostenzuschuss umgewandelt.

Die Pauschalversteuerung ist für einen Fahrtkostenzuschuss von jährlich 4.500 Euro möglich. Dies ist nach Steuerrecht der vorgegebene Höchstbetrag für die steuerlich wirksame Entfernungspauschale. Alle darüber liegenden Beträge sind individuell zu versteuern.

Erhält der Arbeitnehmer ein sogenanntes Jobticket für den öffentlichen Verkehr, berücksichtigen Sie die 44 Euro Sachbezugsfreigrenze pro Monat, bevor Sie die Lohnsteuerpauschalierung anwenden.

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Als freiwillige Zusatzleistung zum Arbeitsentgelt darf der Fahrtkostenzuschuss selbstverständlich über dem Werbungskostenabzug liegen. In diesem Fall erfolgt für den Betrag oberhalb der Werbungskosten die individuelle Besteuerung und der Fahrtkostenzuschuss ist zusätzlich sozialversicherungspflichtig.

Verhandeln Sie beispielsweise mit Ihrem Arbeitnehmer einen Fahrtkostenzuschuss in Höhe von 500 Euro monatlich bei einer einfachen Wegstrecke von 80 Kilometern, gestaltet sich die Berechnung folgendermaßen.

Distanz Wohnort – Arbeitsplatz: 80 Kilometer Arbeitstage aktueller Monat: 19 Tage 30 Cent pro Kilometer: 456,00 Euro

Vom vereinbarten Fahrtkostenzuschuss versteuern Sie 375 Euro pauschal. Denn nur dieser Betrag liegt innerhalb der gesetzlich begrenzten Werbungskosten von jährlich 4.500 Euro oder monatlich 375 Euro. Der Restbetrag von 125 Euro unterliegt der individuellen Versteuerung und damit der Sozialversicherungspflicht.

Für die Berechnung des Fahrtkostenzuschusses verwenden Sie die kürzeste Wegstrecke zwischen dem Wohnort des Arbeitnehmers und dem Unternehmen respektive dem regelmäßigen Arbeitsplatz. Dabei ist es unerheblich, ob die auf dieser Strecke vorhandenen Straßen oder Tunnels mautpflichtig sind und der Arbeitnehmer aus Kostengründen eine weitere Strecke wählt. Eine Ausnahme ist dann gegeben, wenn die Vorteile der alternativen Verkehrsverbindung offensichtlich überwiegen (Kosten, Zeitaufwand, Sicherheit und ähnliche Kriterien).

Erfolgt die Pauschalversteuerung, übernimmt in der Regel der Arbeitgeber die Steuerlast.

Die Lohnsteuerrichtlinien erlauben eine vereinfachte Berechnung. Bei dieser gehen Sie davon aus, dass der Arbeitnehmer monatlich 15 Tage anwesend ist. Inwiefern dies den Mitarbeiter jedoch zufriedenstellt, kann an dieser Stelle nicht beantwortet werden. Vor allem dann, wenn der Fahrtkostenzuschuss durch den Arbeitgeber beispielsweise anstelle einer Gehaltserhöhung verhandelt wurde.

Für Unternehmen mit automatisierter Zeiterfassung und entsprechend automatisierten Ab- und Verrechnungsprozessen stellt dies jedoch kein Problem dar. Denn in diesem Fall berechnen Sie den Fahrtkostenzuschuss unkompliziert auf Basis der tatsächlichen Anwesenheit.

Es gibt nur wenige Ausnahmen, in denen der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei ist und damit auch frei von Abgaben zur Sozialversicherung.

• Berufliche Auswärtstätigkeiten (doppelte Haushaltsführung)

• Fahrtkostenzuschuss für Auszubildende für Fahrten zur Berufsschule

In allen anderen Situationen ist der Fahrtkostenzuschuss nicht steuerfrei und wird entweder mit 15 Prozent pauschal oder individuell besteuert.