Prozessmanagement: Definition, Methoden und Ziele

Training Management

Das Prozessmanagement ist die Herzkammer eines Unternehmens. Hier entscheidet sich, ob die Geschäftsprozesse erfolgreich sind oder nicht. Und damit auch, ob ein Unternehmen langfristig erfolgreich sein kann. Denn Prozessmanagement prüft und bewertet alle Abläufe auf ihre Leistungsfähigkeit und Optimierbarkeit. Was genau sich hinter Prozessmanagement verbirgt, welche Ziele erreicht werden können und wie eine Prozessmanagement Software dabei hilft.

Leitfaden: So machen Sie Ihre Prozesse zukunftsfähig.

Prozessmanagement – die Definition

Prozessmanagement umfasst die Umsetzung und Steuerung aller denkbaren Prozesse innerhalb eines Unternehmens. Unter Prozess versteht man dabei ein abgestimmtes Zusammenwirken von Mensch, Maschine und Material in einer bestimmten, sich stetig wiederholenden Reihenfolge, an deren Ende entweder ein Produkt oder ein Service stehen. Für die HR bedeutet das konkret: Am Ende eines HR-Prozesses steht ein HR-Produkt – zum Beispiel ein Arbeitszeugnis.

Damit Prozesse überhaupt gemanagt werden können, müssen Sie diese in Ihrer Organisation zunächst identifizieren, dann ausgestalten und einführen. Alle eingeführten Prozesse werden in einem zirkulären Verlauf des Prozessmanagements anschließend gesteuert, bei Bedarf immer wieder optimiert und auch dokumentiert.

Der Prozessmanagement-Kreislauf

Klassisches Prozessmanagement konzentriert sich in der Regel auf einzelne, isolierte Prozesse, die etwa innerhalb einer Abteilung Auswirkungen haben. Digitales Prozessmanagement hingegen hat immer und ausnahmslos einen ganzheitlichen Blick auf Prozesse – man spricht auch von einer „funktionsübergreifenden Sicht“. Damit können Prozesse End-to-End gedacht und umgesetzt werden.

Digitales Prozessmanagement ist selbst ein permanenter Prozess. Weil unter den sich rasant ändernden Bedingungen der digitalen Transformation auch die Anforderungen an Prozesse permanent ändern. Und zwar mit hohem Tempo.

Prozessmanagement vs. Projektmanagement

Während Prozessmanagement die dauerhaft sich wiederholenden und beständigen Prozessen innerhalb einer Organisation abdeckt, geht es im Projektmanagement um zeitlich befristete, inhaltlich abgeschlossene, einmalige Projekte.

Was beide Verfahren eint? Sie wirken abteilungsübergreifend – im Idealfall sogar unternehmensweit.

Digitales Prozessmanagement, auch Business Process Management (BPM) genannt, und Prozessautomatisierung decken gemeinsam sämtliche Prozesse im gesamten Unternehmensumfeld ab. Und befeuern damit auch die Digitalisierung und Standardisierung im HR-Sektor. So macht das Prozessmanagement wichtige Prozesse für alle Mitarbeitenden transparent und steuerbar – die dabei eingesetzten Tools analysieren Prozesse, decken mögliche Schwachstellen auf und merzen diese aus. Positive Begleiterscheinung: Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt.

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Aufgaben und Ziele von Prozessmanagement

Prozessmanagement ist kein Selbstzweck, sondern im Zeitalter der Digitalisierung ein Must Have, um die Zukunftschancen eines Unternehmens langfristig zu sichern.

Was sind dabei die Hauptaufgaben von BPM? Im ersten Schritt müssen vorhandene Prozesse identifiziert, beschrieben und modelliert werden – ein typisches Beispiel für die HR ist der Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende. Das Onboarding lässt sich als unternehmensrelevanter HR-Prozess perfekt abbilden – und mit dem passenden Tool nicht nur komplett digitalisieren, sondern auch gleich noch automatisieren. Damit wird aus dem Prozess ein Workflow, der reibungslos läuft und die beteiligten Mitarbeiter zeitlich entlastet.

Weiterhin muss das Prozessmanagement auch neue Prozesse entwickeln, definieren, einführen und steuern. Außerdem ist die permanente Analyse und Prüfung aller Prozesse eine wichtige Aufgabe des Prozessmanagements, aus der dann wiederum nötige Optimierungsmaßnahmen abgeleitet und umgesetzt werden müssen.

Dabei stehen folgende 6 Prozessmanagement-Ziele im Mittelpunkt:

1. Schneller werden
Unternehmen können es sich heute nicht mehr leisten, dass ihre neuen Mitarbeitenden nicht vom ersten Tag an produktiv sind – ein automatisierter Online-Onboarding-Workflow verhindert dies.

2. Kostengünstiger werden
Fehler und Verzögerungen in Prozessketten kosten bares Geld. Dafür reicht es aus, dass eigentlich korrekte Prozessschritte in der falschen Reihenfolge ablaufen. Analyse-Tools können dies rasch aufdecken.

3. Qualitativ besser werden
Das gilt für Ihre Produkte, aber auch für Ihre Arbeitgebermarke. Wenn Ihre Prozesse etwa im Recruiting optimal laufen, profitieren nicht nur die Kandidat:innen, sondern auch die HR: Sie erhalten mehr Bewerbungen.

4. Effizienter werden
Jeder Prozess kann optimiert werden, bereits kleine Stellschrauben können eine gewaltige Hebelwirkung auslösen – etwa wenn überflüssige Prozessschritte eliminiert werden.

5. Mitarbeitende zufriedener machen
Ein funktionierendes digitales Prozessmanagement zeigt Ihren Mitarbeitenden nicht nur, dass Sie technologisch in der ersten Reihe stehen, sondern macht diese nachweislich deutlich zufriedener und auch produktiver. Das zeigen aktuelle Studien.

6. Flexibler werden
Prozesse unterliegen einem ständigen Wandel, sind ständig neuen Bedingungen und Herausforderungen ausgesetzt. Hier kann agil gedachtes Prozessmanagement helfen.

Warum ist Prozessmanagement wichtig?

Prozessmanagement hilft nicht nur, die Arbeitsabläufe glasklar zu definieren, sondern diese auch zu optimieren. Damit kann sowohl die Effizienz Ihres Unternehmens als auch die Produktivität der Belegschaft gesteigert werden. Dabei betrachtet das strategische Prozessmanagement einen mittel- bis langfristigen Zeitraum (5 bis 10 Jahre) und widmet sich Prozessen, die für die strategischen Unternehmensziele bedeutend sind. Einen kurzfristigen Zeithorizont übernimmt das operative Prozessmanagement, das sich vor allem um die Steuerung und Optimierung der eingeführten Prozesse kümmert.

Vorteile von Prozessmanagement

Die Vorteile von Prozessmanagement liegen auf der Hand. Mit einer gesteigerten Effizienz der Unternehmensabläufe verschaffen sich Organisationen in einer zunehmend volatilen und komplexen Marktwelt unschätzbare Wettbewerbsvorteile. Wenn Prozesse unternehmensweit und Ent-to-End gedacht werden, profitieren alle Unternehmensbereiche.

Prozessmanagement garantiert eine dauerhafte Optimierung aller Prozesse – mit dieser hohen Dynamik und Flexibilität positionieren sich Unternehmen als zukunftsorientiert und sind damit hochattraktiv für Fachkräfte. Im digitalen Prozessmanagement steigert insbesondere der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) das Optimierungspotenzial um ein Vielfaches.

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Prozessmanagement – geeignete Methoden

Im Prozessmanagement kommen unterschiedliche Methoden zum Einsatz – welche für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, hängt u.a. von Faktoren wie Branchenzugehörigkeit und auch Unternehmensgröße ab.

Mittels Methoden werden Prozesse auf ihre qualitative und quantitative Leistung überprüft, analysiert und bewertet. Dies geschieht z. B. über Kennzahlen für die Prozessleistung – die Sie dann mit den eigenen Vorgaben (intern/extern) vergleichen können.

Grundlegende Vorgehensweise beim Prozessmanagement in 4 Schritten

1. Prozess identifizieren und auswählen
Sie können nicht sofort jeden Prozess unter die Lupe nehmen. Konzentrieren Sie sich zu Beginn auf jene Prozesse, bei denen Sie ein großes Optimierungspotenzial erkennen. Hinweise auf mögliche Probleme können etwa Verzögerungen oder lange Wartezeiten im Rahmen eines Recruiting-Prozesses oder auch ein nicht funktionierendes Abwesenheitsmanagement sein. Wenn eine Optimierung schnellen Erfolg verspricht, wählen Sie diesen Prozess aus.

2. Prozess erfassen und ausgestalten
Holen Sie sich dazu die Hilfe der betroffenen Mitarbeitenden, befragen Sie diese, ziehen Sie außerdem die thematisch passenden Kennzahlen heran. Beschreiben Sie dann die Schritte des Prozessverlaufs so exakt wie nötig zunächst in Textform – visualisieren Sie dann den Prozess in einer Verlaufsgrafik. So erhalten Sie einen Blick aus der Vogelperspektive.

3. Prozess bewerten und analysieren
Überprüfen Sie Ihre Darstellungen und Grafiken nun noch einmal zusammen mit den betroffenen Personen: Ist alles richtig verstanden und dargestellt? Korrigieren Sie notfalls. Prüfen Sie dann, wie sich der Prozess optimieren lässt, wo es eventuelle Fehler, Hürden oder Schwachstellen gibt. Sind vielleicht einzelne Schritte überflüssig? Entfernen Sie diese. Im Idealfall verläuft der Prozess immer identisch – dann spricht alles dafür, diesen Prozess im nächsten Schritt auch zu digitalisieren und dann über eine Software zu automatisieren.

4. Prozess optimieren
Auch der neu aufgesetzte Prozess muss regelmäßig auf seine Funktionsfähigkeit und Leistungswerte überprüft werden. Denn jede Prozessoptimierung soll entweder Kosten einsparen, die Prozessdauer verkürzen oder eine verbesserte Qualität erbringen. Hierfür können Sie digitale Tools nutzen.

Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft Ihnen, Ihre HR-Prozesse zu optimieren.

Agiles Prozessmanagement

Agilität ist die Fähigkeit von Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse, Mitarbeitenden und Geschäftsmodell neu zu orientieren – und zwar geordnet und planvoll. Agilität bedeutet dabei im Prozessmanagement nicht die reine Geschwindigkeit, wenn diese nicht auf relevante Geschäftsziele einzahlt. In der IDC-Umfrage „Agility Benchmark Survey“ vom Oktober 2020 zeigt sich, dass agile Unternehmen nicht nur ihre Profitabilität deutlich stärker als statische Unternehmen steigern, sondern dass sie auch bei der Gewinnung neuer Mitarbeitender über 10 Prozent über dem Marktdurchschnitt liegen.

Der größte Hebel, um Agilität zu ermöglichen, ist für 57 Prozent der befragten Unternehmen eine Software zur Workflow-Automatisierung. Die wiederum zu einer extremen Flexibilität im Prozessmanagement führt. Und hochgradige Flexibilität ermöglicht eine schnelle Reaktion auf Veränderungen – Ihr Unternehmen bleibt resilient.

Mehr Produktivität mit automatisierten Prozessen

Sie sind tückisch und vermeintlich harmlos: Unterbrechungen bei der Arbeit. Doch jede Verzögerung kostet 47 Minuten, was die gesamte Produktivität in Ihrem Unternehmen lähmt. Mit People Workflow Automation wirken Sie dem entgegen.

Prozessmanagement Software

Prozessmanagement Software gibt es wie Sand am Meer. Kein Wunder, nutzt doch mittlerweile bereits mehr als die Hälfte der KMU in Deutschland Tools zum Managen der Unternehmensprozesse. Die Angebotspalette reicht von einfachen Prozessabbildungstools wie Microsoft Visio bis hin zu Software, die vor allem bei der Analyse bereits etablierter Prozesse mit Process Mining technologische Hilfe bietet wie die Business Suite von Celonis.

Die ganz große Lösung bieten Workflowplattformen, in denen über sog. Low Code/No Code-Tools die Prozesse nicht nur modelliert, sondern auch direkt digitalisiert werden können. Dafür brauchen die Nutzer übrigens nicht zwingend Programmierkenntnisse.

Bei der Auswahl einer passenden Prozessmanagement Software müssen Sie zunächst wissen, was Sie mit einer Implementierung erreichen möchten. Soll es nur die Dokumentation von Prozessen sein? Geht es Ihnen darum, Workflows zu generieren? Möchten Sie mit Process Mining auch die feinsten Details aus Ihren Daten herausholen?

Bedenken Sie, dass Ihre Entscheidung immer auch eine starke Wirkung auf Ihr gesamtes Unternehmen hat – Kosten, die auf den ersten Blick vielleicht als zu hoch erscheinen, werden dadurch rasch relativiert. Vergleichen Sie auf jeden Fall mehrere Lösungen. Und nehmen Sie beim Evaluierungs- und Auswahlprozess zentrale Player aus verschiedenen Fachbereichen mit ins Boot.

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