Workflow Management System – Prozesse und Arbeitsabläufe optimieren

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Mit einem Workflow Management System legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe. Welche Vorteile hat Workflow Management für Unternehmen? Wie funktioniert ein Workflow Management System? Und: Welche Workflows lassen sich automatisieren? All das erfahren Sie hier.

Leitfaden: So schaffen Sie passgenaue Workflows in Ihrem Unternehmen.

Definition: Was ist ein Workflow Management System?

Ein Workflow Management System steuert, überwacht und analysiert sämtliche digitalisierten und automatisierten Geschäftsprozesse und Workflows einer Organisation. Workflow Management Systeme sind Software-Lösungen, die u.a. über intuitiv zu bedienende Tools zur Gestaltung der Workflows verfügen. Damit können sogar Mitarbeiter:innen ohne Programmierkenntnisse grundlegende Workflows erstellen, modellieren und optimieren. Workflow Management Systeme sind in der Regel vorkonfiguriert, bieten also standardmäßig zahlreiche Basis-Workflows an. Für die individuellen Bedürfnisse einzelner Teams oder Abteilungen aber auch ganzer Unternehmen können die Workflows aber schnell und effizient angepasst werden. Workflow Management Systeme werden normalerweise in der Cloud gespeichert.

Der englische Begriff Workflow verleiht seinem eher nüchternen deutschen Äquivalent „Arbeitsablauf“ eine positive Bedeutung: Wenn Arbeiten erst einmal in den Flow kommen, dann fließen oder strömen sie. Ohne Widerstände, zum Erfolg aller Beteiligten.

Schneller und transparenter arbeiten mit top Workflows

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Dauert es bei Ihnen Wochen, bis Verträge von neuen Mitarbeitenden unterschrieben zurückkommen? Dann geht es Ihnen wir der open knowledge GmbH. Doch mit Personio verkürzte das IT-Unternehmen den Prozess auf zwei Stunden.

 

Warum ist Workflow Management sinnvoll?

Die Digitalisierung der Wirtschaft läuft auf Hochtouren. Doch die kleinen und mittelständischen Unternehmen hängen hinterher. Nur 20 Prozent der KMU verfolgen 2021 eine Digitalisierungsstrategie. Zu wenig, um die großen Chancen etwa auf die Entwicklung neuer Geschäftsfelder und eine effizientere Produktion zu nutzen. Über Workflow Management können sie analoge Geschäftsprozesse zunächst digitalisieren und im folgenden Schritt dann automatisieren.

Kurz erklärt: Analog – Digital – Automatisiert

Stellen Sie sich vor, Sie halten ein Webinar und laden die Kolleg:innen dazu über eine Mitteilung am Schwarzen Brett ein. Der Prozess ist analog und manuell. Wenn Sie die Einladungen nun per Mail verschicken und die Antworten in einer Tabelle einpflegen, gehen Sie einen digitalen Weg. Wenn Sie das Webinar aber als digitales Objekt in einem Workflow Management System anlegen, können Einladungen automatisiert versandt werden und Zu- und Absagen dort direkt verarbeitet werden.

Das Werkzeug zur Automatisierung ist ein Workflow Management System, das abteilungsübergreifend zur Verfügung stehen sollte, um sein volles Potenzial entfalten zu können.

Im Rahmen des Workflow Managements wird ein Workflow zunächst grundlegend nach drei Schritten definiert:

  • Womit bzw. wann beginnt der Workflow?
  • Wie ist der Verlauf des Workflows?
  • Womit bzw. wann endet der Workflow?

Workflow Management Systeme sind digitale Treiber, weil sie die alltäglichen Standardarbeiten auf der Basis automatisiert umgesetzter Arbeitsabläufe deutlich erleichtern. Zahlreiche Bereiche – vom Auditmanagement über Compliance Prüfung und Eingangsrechnungswesen bis zum Transportmanagement – profitieren von diesen Systemen. Insbesondere aber HR, weil gerade in diesem Bereich zentrale Geschäftsprozesse ablaufen.

Beispiele für HR Workflows sind:

Die meisten dieser Prozesse sind zwar standardisiert, aber extrem zeitaufwändig, denn sie bestehen in der Regel aus mehreren Schritten. Je grundlegender Sie diese über das Workflow Management System abbilden und automatisieren können, desto mehr Zeit gewinnt HR für strategische Tätigkeiten.

Vorteile von Workflow Management Systemen auf einen Blick

  • Optimierung von Abläufen
  • Volle Transparenz über sämtliche Geschäftsprozesse
  • Höheres Tempo in standardisierten Prozessen
  • Größere Effizienz und Produktivität der Mitarbeitenden durch Automatisierung
  • Minimierung der Fehleranfälligkeit
  • Vermeidung von Mehrarbeiten
  • Deutliche Zeitgewinne
  • Kostenreduzierung
  • Gewinnung von unternehmensrelevanten Daten zur weiteren Optimierung

Workflow Management System – Beispiele für automatisierte HR-Workflows

Mit Workflow Management Systemen lassen sich zahlreiche HR Arbeitsabläufe abbilden und automatisieren.

User Provisioning ohne Workflow Management System

  • Wenn Mitarbeitende die Stelle wechseln, neu eingestellt werden oder kündigen, übermittelt HR diese Info an das IT Team.
  • IT legt daraufhin neue Zugänge für relevante Tools und Systeme an oder löscht entsprechende Accounts manuell.

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User Provisioning mit Workflow Management System

  • Bei einem vordefinierten Anlass (Neueinstellung, Kündigung, Positionswechsel) wird ein Workflow getriggert.
  • Zugänge werden automatisch angelegt oder gelöscht.

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Wie funktionieren Workflow Management Systeme?

Workflow Management Systeme benötigen zwei Dinge: feste Regeln sowie definierte Reihenfolgen für die einzelnen Prozessschritte. Beides muss zwingend eingehalten werden, damit die benötigten Aktivitäten, Dokumente und Informationen auch automatisch unter den betroffenen Prozessteilnehmer:innen weitergegeben werden können.

Workflow Management Systeme mit sog. Low Code- oder No Code-Funktionen bieten einen unschätzbaren Vorteil: Hier können Mitarbeiter:innen selbst ohne jegliche Programmierkenntnisse passende Workflows in einer Art Workflow-Tool gestalten. So funktioniert es:

  • Einzelne Schritte des Workflows sauber abstimmen und definieren
  • Reihenfolge der Schritte definieren, mit Regeln verknüpfen und Rollen bzw. Personen zuordnen
  • Prozesskomponenten per Drag and Drop zu dem gewünschten Prozess zusammensetzen

Hier ein Beispiel, wie solche Komponenten in einem Onboarding-Prozess aussehen könnten:

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Schritte werden definiert und mit Verantwortlichkeiten und Zeitpunkten hinterlegt. Im Workflow Management System werden die Prozessschritte erfasst und mit einer Ablauflogik versehen. Dadurch können die benötigten Informationen den handelnden Rollen wie z.B. HR, IT oder Fachführungskraft automatisiert zur Verfügung gestellt werden. Sobald einzelne Schritte oder Aufgaben von der Rolleninhaberin erledigt sind, werden diese mit „Erledigt“ markiert und damit der nächste Prozessschritt automatisch angestoßen.

Der gesamte Prozessverlauf kann im Anschluss auf einer grafischen Oberfläche betrachtet und überprüft werden. Auch Formulare für die workflow-relevanten Daten lassen sich auf diesem Weg einfach erstellen. Moderne Prozessplattformen bieten bei der Überwachung und Optimierung der erstellten Prozesse mittlerweile auch eine Unterstützung durch Künstliche Intelligenz.

In Workflow Management Systemen angelegte Workflows sind über die grafischen Oberflächen leicht anzupassen. Erfolgreich laufende Workflows können für ähnlich strukturierte Arbeitsabläufe einfach kopiert und dann individualisiert werden. Viele Workflow Management Systeme bieten vorkonfigurierte Lösungen für alle grundlegende Arbeitsprozesse.

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