Prozessmanagement: Definition, Methoden und Ziele

Prozessmanagement – oder auch Business Process Management (BPM) – umfasst die Umsetzung und Steuerung aller denkbaren Prozesse innerhalb eines Unternehmens. Unter Prozess versteht man dabei ein abgestimmtes Zusammenwirken von Mensch, Maschine und Material in einer bestimmten, sich stetig wiederholenden Reihenfolge, an deren Ende entweder Produkte oder Services stehen. Für die HR bedeutet das konkret: Am Ende eines HR-Prozesses steht ein HR-Produkt – zum Beispiel ein Arbeitszeugnis.

Prozesse managen bedeutet, dass Sie die Prozesse in Ihrer Organisation zunächst identifizieren, dann ausgestalten und einführen. Alle eingeführten Prozesse werden in einem zirkulären Verlauf des Prozessmanagements anschließend gesteuert, bei Bedarf immer wieder optimiert und dokumentiert. Dies sind die Aufgaben eines Prozessmanagers.

Klassisches Prozessmanagement konzentriert sich in der Regel auf einzelne, isolierte Prozesse, die etwa innerhalb einer Abteilung Auswirkungen haben. Digitales Prozessmanagement hingegen hat immer einen ganzheitlichen Blick auf Prozesse – man spricht auch von einer „funktionsübergreifenden Sicht“. Damit können Prozesse End-to-End gedacht und umgesetzt werden.

Digitales Prozessmanagement ist selbst ein permanenter Prozess. Weil sich unter den rasant wechselnden Bedingungen der digitalen Transformation auch die Anforderungen an Prozesse permanent verändern. Und zwar mit hohem Tempo. Deshalb sind die Aufgaben im Prozessmanagement so wichtig für die Wettbewerbsfähigkeit einer Organisation.

Während Prozessmanagement die sich ständig wiederholenden und beständigen Prozesse innerhalb einer Organisation abdeckt, geht es im Projektmanagement um zeitlich befristete, inhaltlich abgeschlossene, einmalige Projekte. Was beide Verfahren eint? Sie wirken abteilungsübergreifend – im Idealfall sogar unternehmensweit.

Digitales Prozessmanagement oder auch Business Process Management (BPM) und Prozessautomatisierung decken gemeinsam alle Prozesse im gesamten Unternehmensumfeld ab. Und befeuern damit auch die Digitalisierung und Standardisierung im HR-Sektor. So macht das Prozessmanagement wichtige Prozesse für alle Mitarbeitenden transparent und steuerbar. Die dabei eingesetzten Tools analysieren Prozesse, decken mögliche Schwachstellen auf und beheben diese. Positive Begleiterscheinung: Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt.

Warum auch Personalprozesse End-to-End gedacht werden müssen

Prozessmanagement ist im Zeitalter der Digitalisierung unverzichtbar, um die Zukunftschancen eines Unternehmens langfristig zu sichern. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen die Prozessmanager im Unternehmen die Prozesse analysieren und geeignete Prozesse digitalisieren, damit das Unternehmen seine Ressourcen möglichst effizient einsetzt.

Was sind dabei die wesentlichen Aufgaben eines Projektmanagers? Im ersten Schritt müssen sie vorhandene Prozesse identifizieren, beschreiben und modellieren. Ein typisches Beispiel für das Prozessmanagement im Personalwesen ist das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen. Das Onboarding lässt sich als unternehmensrelevanter HR-Prozess perfekt abbilden – und mit dem passenden Tool digitalisieren und automatisieren. So wird aus dem HR-Prozess ein reibungsloser Workflow, der die beteiligten Mitarbeiter zeitlich entlastet.

Weiterhin muss das Prozessmanagement im Unternehmen neue Prozesse entwickeln, definieren, einführen und steuern. Zu den wichtigsten Aufgaben eines Prozessmanagers gehört es, immer wieder die Prozesse zu analysieren und entsprechend zu optimieren. Das übergeordnete Ziel ist dabei: die personellen und materiellen Ressourcen eines Unternehmens möglichst wirksam und effizient zu nutzen.

Dabei stehen folgende sechs Ziele im Prozessmanagement im Mittelpunkt:

1. Schneller werden: Damit neue Mitarbeitende vom ersten Tag an produktiv sind, ist ein automatisierter Workflow für das Onboarding notwendig.

2. Kostengünstiger werden: Da Fehler und Verzögerungen in Prozessketten kostspielig sind, müssen Unternehmen ihre Prozesse analysieren und optimieren, indem sie geeignete Analyse-Tools einsetzen.

3. Qualitativ besser werden: Das gilt für Ihre Produkte, aber auch für Ihre Arbeitgebermarke. Wenn Ihre Prozesse etwa im Recruiting optimal laufen, profitieren nicht nur die Kandidat:innen, sondern auch HR: Sie erhalten mehr Bewerbungen von geeigneten Talenten.

4. Effizienter werden: Jeder Prozess kann optimiert werden, bereits kleine Stellschrauben können eine gewaltige Hebelwirkung auslösen. So können Unternehmen beispielsweise überflüssige Prozessschritte eliminieren und geeignete Prozesse digitalisieren, um frei werdende Ressourcen für strategische Aufgaben einzusetzen.

5. Mitarbeiterzufriedenheit stärken: Ein funktionierendes digitales Prozessmanagement zeigt Ihren Mitarbeitenden nicht nur, dass Sie technologisch in der ersten Liga spielen, sondern führt nachweislich zu deutlich zufriedenen und produktiveren Mitarbeitenden, wie aktuelle Studien zeigen.

6. Flexibilität erhöhen: Prozesse unterliegen einem ständigen Wandel und sind permanent neuen Bedingungen und Herausforderungen ausgesetzt. Hier kann agiles Prozessmanagement sinnvoll sein.

Prozessmanagement hilft nicht nur, die Arbeitsabläufe glasklar zu definieren, sondern diese auch zu optimieren. Damit können Sie die Effizienz Ihres Unternehmens wie auch die Produktivität der Belegschaft gerade im Dienstleistungssektor steigern. Dabei betrachtet das strategische Prozessmanagement einen mittel- bis langfristigen Zeitraum (5 bis 10 Jahre) und widmet sich Prozessen, die für die strategischen Unternehmensziele bedeutend sind. Einen kurzfristigen Zeithorizont übernimmt das operative Prozessmanagement, das sich vor allem um die Steuerung und Optimierung der eingeführten Prozesse kümmert.

Die Vorteile von Prozessmanagement liegen auf der Hand. Mit einer gesteigerten Effizienz der Unternehmensabläufe verschaffen sich Organisationen in einem zunehmend volatilen und komplexen Markt unschätzbare Wettbewerbsvorteile. Wenn Prozesse unternehmensweit und End-to-End gedacht werden, profitieren alle Unternehmensbereiche.

Prozessmanagement garantiert eine dauerhafte Optimierung aller Prozesse – mit dieser hohen Dynamik und Flexibilität positionieren sich Unternehmen als zukunftsorientiert und sind damit hochattraktiv für Fachkräfte. Im digitalen Prozessmanagement steigert insbesondere der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) das Optimierungspotenzial um ein Vielfaches.

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Im Prozessmanagement kommen unterschiedliche Methoden zum Einsatz – welche für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, hängt u. a. von Faktoren wie Branchenzugehörigkeit und auch Unternehmensgröße ab.

Mittels Methoden werden Prozesse auf ihre qualitative und quantitative Leistung überprüft, analysiert und bewertet. Dies geschieht z. B. über Kennzahlen für die Prozessleistung – die Sie dann mit den eigenen Vorgaben (intern/extern) vergleichen können.

1. Prozess identifizieren und auswählen: Sie können nicht sofort jeden Prozess unter die Lupe nehmen. Konzentrieren Sie sich zu Beginn auf jene Prozesse, bei denen Sie ein großes Optimierungspotenzial erkennen. Hinweise auf mögliche Probleme können etwa Verzögerungen oder lange Wartezeiten im Rahmen eines Recruiting-Prozesses oder auch ein nicht funktionierendes Abwesenheitsmanagement sein. Wenn eine Optimierung schnellen Erfolg verspricht, wählen Sie diesen Prozess aus.

2. Prozess erfassen und ausgestalten: Holen Sie sich dazu die Hilfe der betroffenen Mitarbeitenden, befragen Sie diese, ziehen Sie außerdem die thematisch passenden Kennzahlen heran. Beschreiben Sie dann die Schritte des Prozessverlaufs so exakt wie nötig zunächst in Textform – visualisieren Sie dann den Prozess in einer Verlaufsgrafik. So erhalten Sie einen Blick aus der Vogelperspektive.

3. Prozess bewerten und analysieren: Überprüfen Sie Ihre Darstellungen und Grafiken nun noch einmal zusammen mit den betroffenen Personen: Ist alles richtig verstanden und dargestellt? Korrigieren Sie notfalls. Prüfen Sie dann, wie sich der Prozess optimieren lässt, wo es eventuelle Fehler, Hürden oder Schwachstellen gibt. Sind vielleicht einzelne Schritte überflüssig? Entfernen Sie diese. Im Idealfall verläuft der Prozess immer identisch – dann spricht alles dafür, diesen Prozess im nächsten Schritt auch zu digitalisieren und dann über eine Software zu automatisieren.

4. Prozess optimieren: Auch der neu aufgesetzte Prozess muss regelmäßig auf seine Funktionsfähigkeit und Leistungswerte überprüft werden. Denn jede Prozessoptimierung soll entweder Kosten einsparen, die Prozessdauer verkürzen oder eine verbesserte Qualität erbringen. Hierfür können Sie digitale Tools nutzen.

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Es gibt unterschiedliche Ansätze, Arten des Prozessmanagements zu unterscheiden. So kann grundsätzlich zwischen operativem Prozessmanagement (OPM) und strategischem Prozessmanagement (SPM) differenziert werden. Während der Zeithorizont des OPM eher kurzfristig ist, stehen beim SPM langfristige Prozesse im Vordergrund – etwas die strategische Ausrichtung eines Unternehmens und die damit verknüpften Ziele auf mittlere und längere Sicht.

Eine andere Herangehensweise ist, die drei wesentlichen Arten von Prozessen zu unterscheiden:

1. Die Kernprozesse der Geschäftstätigkeit wie Produktion, Kundenservice oder Vertrieb tragen zur Wertschöpfung bei und bieten den Mehrwert für Kunden.

2. Die Managementprozesse umfassen sämtliche Prozesse, die zur Planung, Steuerung und Kontrolle eines Unternehmens dienen, einschließlich strategische Planung und Qualitätsmanagement.

Die erste beiden Prozessarten werden durch eigene Prozesse unterstützt, die auch als Unterstützungs- oder Supportprozesse bezeichnet werden. Hierzu zählen zentrale Funktionsbereiche eines Unternehmens wie Buchhaltung, HR und IT.

Agilität ist die Fähigkeit von Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse, Mitarbeitenden und Geschäftsmodell neu zu orientieren – und zwar geordnet und planvoll. Agilität bedeutet dabei im Prozessmanagement nicht die reine Geschwindigkeit, wenn diese nicht auf relevante Geschäftsziele einzahlt. In der IDC-Umfrage „Agility Benchmark Survey“ vom Oktober 2020 zeigt sich, dass agile Unternehmen nicht nur ihre Profitabilität deutlich stärker als statische Unternehmen steigern, sondern dass sie auch bei der Gewinnung neuer Mitarbeitender über 10 Prozent über dem Marktdurchschnitt liegen.

Der größte Hebel, um Agilität zu ermöglichen, ist für 57 Prozent der befragten Unternehmen eine Software zur Workflow-Automatisierung. Die wiederum zu einer extremen Flexibilität im Prozessmanagement führt. Und hochgradige Flexibilität ermöglicht eine schnelle Reaktion auf Veränderungen – Ihr Unternehmen bleibt resilient.

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Prozesse mit Personio automatisieren

Prozessmanagement Software gibt es wie Sand am Meer. Kein Wunder, nutzt doch mittlerweile bereits mehr als die Hälfte der KMU in Deutschland Tools zum Managen der Unternehmensprozesse. Die Angebotspalette reicht von einfachen Prozessabbildungstools wie Microsoft Visio bis hin zu Software, die vor allem bei der Analyse bereits etablierter Prozesse mit Process Mining technologische Hilfe bietet wie die Business Suite von Celonis.

Die ganz große Lösung bieten Workflowplattformen, in denen über sog. Low Code/No Code-Tools die Prozesse nicht nur modelliert, sondern auch direkt digitalisiert werden können. Dafür brauchen die Nutzer übrigens nicht zwingend Programmierkenntnisse.

Bei der Auswahl einer passenden Prozessmanagement Software müssen Sie zunächst wissen, was Sie mit einer Implementierung erreichen möchten. Soll es nur die Dokumentation von Prozessen sein? Geht es Ihnen darum, Workflows zu generieren? Möchten Sie mit Process Mining auch die feinsten Details aus Ihren Daten herausholen?

Bedenken Sie, dass Ihre Entscheidung immer auch eine starke Wirkung auf Ihr gesamtes Unternehmen hat – Kosten, die auf den ersten Blick vielleicht als zu hoch erscheinen, werden dadurch rasch relativiert. Vergleichen Sie auf jeden Fall mehrere Lösungen. Und nehmen Sie beim Evaluierungs- und Auswahlprozess zentrale Player aus verschiedenen Fachbereichen mit ins Boot.

Prozessmanagement wird definiert als ganzheitliches und langfristiges Vorgehen im Unternehmen, um operative und strategische Prozesse zu identifizieren, zu dokumentieren, zu analysieren, zu optimieren, zu steuern, zu überwachen und weiterzuentwickeln.

Beim Prozessmanagement im Unternehmen werden operative und strategische Prozesse identifiziert, dokumentiert, analysiert und optimiert. Etablierte Prozesse werden gesteuert, überwacht und angepasst oder weiterentwickelt, damit Unternehmen wettbewerbsfähig und erfolgreich bleiben.

Prozessmanager legen die Ziele und Strategie von Prozessen fest und beschreiben, wie die gemessen werden. Sie planen und gestalten Geschäftsprozesse und sind für deren Koordination, Steuerung und Umsetzung verantwortlich. Sie dokumentieren, überwachen und optimieren neue und bestehende Prozesse mit dem Ziel, die Effizienz, Produktivität und Rentabilität eines Unternehmens zu erhöhen. 

Man unterscheidet kurzfristiges operatives und langfristiges strategisches Prozessmanagement. Nach Prozessarten kann das Prozessmanagement auch in das Management von Kernprozessen, Managementprozessen und Supportprozessen unterteilt werden.

Zunächst definiert eine Organisation die Ziele. Daraufhin werden die bestehenden Prozesse analysiert und abgebildet. Anhand dieser Prozesslandkarte werden die wichtigsten Prozesse identifiziert und die Standards dafür festgelegt. Diese optimierten Prozesse werden überwacht, weiterentwickelt und bei Bedarf nachgesteuert.

Zu den Aufgaben eines Prozessmanagers gehört es, Prozesse zu planen, zu steuern und zu optimieren. Ziel ist dabei, die Ressourcen des Unternehmens möglichst effizient einzusetzen. So wird die Digitalisierung von Prozessen immer wichtiger.