Krankmeldung & Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Für die Krankmeldung gibt es keine formalen Vorgaben. Arbeitnehmer:innen können im Unternehmen anrufen oder eine E-Mail schreiben. Sie können auch jemanden beauftragen, für sie die Nachricht zu überbringen, oder selbst beim Arbeitgeber vorbeigehen, wenn es der Gesundheitszustand zulässt.

Allerdings können Sie als Arbeitgeber die Einhaltung bestimmter Formalitäten verlangen. Wenn die Prozesse im Unternehmen es beispielsweise nicht zulassen, dass permanent E-Mails gelesen werden, kann der Arbeitgeber vorschreiben, dass sich Mitarbeitende telefonisch krankmelden, da nur so der reibungslose Ablauf im Unternehmen sichergestellt werden kann. In diesem Fall dürfen sich Arbeitnehmer:innen aber bei der Krankmeldung „vertreten“ lassen, beispielsweise durch ein Familienmitglied.

Ab wann braucht man eine Krankmeldung bzw. wann müssen Arbeitnehmer:innen dem Arbeitgeber mitteilen, dass sie krank sind? Das Entgeltfortzahlungsgesetz – genauer gesagt § 5 „Anzeige- und Nachweispflichten“ – schreibt Arbeitnehmer:innen vor, den Arbeitgeber im Krankheitsfall unverzüglich durch eine Krankmeldung zu informieren. In der Regel müssen sich Arbeitnehmer:innen krankmelden, sobald sie feststellen, dass sie arbeitsunfähig sind. 

Gut zu wissen: Ist die Zustellung der Krankmeldung beispielsweise durch einen Auslandsaufenthalt nur verzögert möglich, sind Arbeitnehmer:innen verpflichtet, die Krankmeldung dem Arbeitgeber per E-Mail oder Telefon zukommen zu lassen, damit sie ihn schnellstmöglich erreicht. 

Mit Stichtag 1. Januar 2023 wurde der sogenannte „gelbe Schein“ durch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt. Arztpraxen übermitteln nun alle Informationen zur Krankschreibung digital an Krankenversicherungen, die wiederum alle Daten für Arbeitgeber bereitstellen. Arbeitgeber müssen diese Daten selbst abrufen.

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird im Regelfall für alle gesetzlich versicherten Mitarbeitenden verpflichtend ausgestellt, wenn diese für einen Zeitraum von mehr als drei Tagen erkrankt sind. 

Keine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erhalten unter anderem:

• Minijobber:innen, die im Privathaushalt angestellt sind

• Privatversicherte

Diese Arbeitnehmergruppen müssen weiterhin eine Krankschreibung in Papierform einreichen.

Gut zu wissen: Ärzte und Ärztinnen, die nicht Teil der vertragsärztlichen Versorgung sind, haben keine Möglichkeit zur Erstellung einer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.

Krankmeldungen für jede:n einfach gestalten

In Personio können Mitarbeiter ihre Krankheitstage selbst eintragen und Atteste hochladen. Vergisst ein Mitarbeiter einmal, den Nachweis zur Krankmeldung hochzuladen, erinnert ihn das System daran.

Krankmeldungen leichter melden

Die Ausstellung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung unterscheidet sich kaum von der herkömmlichen Krankschreibung. 

Erkrankte Arbeitnehmer:innen suchen eine Arztpraxis auf und lassen sich untersuchen. In der Folge stellt die Ärztin bzw. der Arzt eine Krankenbescheinigung aus, die über die Erkrankung und ihre prognostizierte Dauer informiert. Zeitweise – beispielsweise während der Coronapandemie – wurde die Möglichkeit der telefonischen Krankschreibung geschaffen.

Lesetipp: Alle Details zur eAU!

Von der Krankmeldung zu unterscheiden ist die Krankschreibung. Die Krankmeldung erfolgt durch die Arbeitnehmer:innen selbst. Sie ist nur die Information über die Krankheit an den Arbeitgeber. Sie kann und muss daher auch dann erfolgen, wenn man selbst für einen Gang zur Arztpraxis zu krank ist.

Eine Krankschreibung dagegen wird durch die behandelnde Ärztin bzw. den behandelnden Arzt ausgestellt. Diese:r stellt nach einer Untersuchung eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus, die beim Arbeitgeber vorgelegt werden kann. Eine Krankschreibung ist spätestens ab dem 4. Tag der Krankheit vorzulegen. Dies ist gesetzlich so vorgeschrieben.

Die hauptsächliche Neuerung besteht darin, dass die Krankschreibung direkt an die Krankenkasse übermittelt wird und Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht mehr in Papierform erhalten, sondern diese online bei der Krankenkasse der Arbeitnehmer:innen abrufen. 

Von der Krankmeldung zu unterscheiden ist die Krankschreibung. Die Krankmeldung erfolgt durch die Arbeitnehmer:innen selbst. Sie ist nur die Information über die Krankheit an den Arbeitgeber. Sie kann und muss daher auch dann erfolgen, wenn man selbst für einen Gang zur Arztpraxis zu krank ist.

Eine Krankschreibung dagegen wird durch die behandelnde Ärztin bzw. den behandelnden Arzt ausgestellt. Diese:r stellt nach einer Untersuchung eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus, die beim Arbeitgeber vorgelegt werden kann. Eine Krankschreibung ist spätestens am 4. Tag der Krankheit vorzulegen. Dies ist gesetzlich so vorgeschrieben.

Im Arbeitsvertrag oder in einer Zusatzvereinbarung kann jedoch verfügt werden, dass Arbeitnehmer:innen schon früher eine Krankschreibung vorzulegen haben. Tatsächlich darf der Arbeitgeber sogar eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab dem ersten Tag per Arbeitsanweisung verlangen, und das ohne Angabe von Gründen. Dies passiert meistens dann, wenn der Arbeitgeber den Verdacht hat, dass Arbeitnehmer:innen die Regelung ausnutzen, sich zu häufig krankmelden und sich auf diese Weise zusätzliche freie Tage verschaffen möchten.

Natürlich können Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen auch vereinbaren, dass die Krankschreibung nicht am 4. Tag der Krankheit, sondern erst später zu erfolgen hat. Besonders in kleineren Unternehmen, in denen man jeglichen bürokratischen Aufwand für alle Beteiligten vermeiden möchte, kommen solche Vereinbarungen vor. Für spätere Ansprüche ist es jedoch aus Arbeitnehmersicht dennoch sinnvoll, sich die Arbeitsunfähigkeit spätestens am 4. Tag ärztlicherseits bestätigen zu lassen.

Viele Unternehmen verzichten bewusst auf die Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab dem ersten Tag, um so ihren Mitarbeiter:innen den Arztbesuch zu ersparen und um lange Krankschreibungen zu verhindern.

Auch interessant: Lohnfortzahlung im Krankheitsfall

Üblicherweise erfolgt die Krankmeldung in der Personalabteilung oder bei direkten Vorgesetzten. Solange nichts anderes vereinbart ist, ist der Arbeitgeber in der Pflicht, eine Krankmeldung auch ohne ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu akzeptieren. Hat der Arbeitgeber den Verdacht, dass ein:e Arbeitnehmer:in zu locker mit Krankmeldungen umgeht, muss er zunächst eine entsprechende Anweisung formulieren, bevor er bei der nächsten Krankheit eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereits ab dem ersten Tag verlangen kann.

Krankmeldung: telefonisch

Im Idealfall erfolgt die telefonische Krankmeldung noch vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn. Während des Telefongesprächs gilt es, den Arbeitgeber über das Auftreten einer Erkrankung und über deren voraussichtliche Dauer in Kenntnis zu setzen. Eine Aussage zur Art der Erkrankung muss der/die Arbeitnehmende jedoch nicht machen. 

Krankmeldung schreiben per E-Mail

Da die Krankmeldung möglichst frühzeitig beim Arbeitgeber einzugehen hat, sollte die Krankmeldung per E-Mail unbedingt an eine Mailadresse gesendet werden, die der Arbeitgeber regelmäßig abruft. 

Krankmeldung schreiben – Muster für E-Mail 

Sehr geehrte:r Frau/Herr [Arbeitgeber/Vorgesetzte:r],

ich informiere Sie im Rahmen dieser Krankmeldung darüber, dass ich erkrankt bin und heute nicht zur Arbeit erscheinen werde. Nach meinem Arzttermin heute um XX Uhr werde ich Ihnen mitteilen, für wie viele Tage ich krankgeschrieben bin. 

Mit freundlichen Grüßen

[Name Arbeitnehmer:in] 

Krankmeldung verlängern – Formulierung

Sehr geehrte:r Frau/Herr [Arbeitgeber/Vorgesetzte:r],

wie Sie aus meiner Krankmeldung vom [Datum der Krankmeldung] wissen, bin ich erkrankt und habe eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung von meinem Hausarzt vorgelegt. Da ich noch immer nicht in der Lage bin, zur Arbeit zu kommen, war ich heute erneut beim Arzt, der mich um weitere X Tage krankgeschrieben hat. Daher möchte ich hiermit meine Krankmeldung verlängern.

Mit freundlichen Grüßen

[Name Arbeitnehmer:in]

Atteste automatisch generieren

Sie möchten sich die Extra-Arbeit sparen, jede Krankschreibung einzeln bei den Versicherungsgesellschaften anzufordern? Mit der Verknüpfung zwischen Personio und DATEV ist das kein Problem, denn Atteste werden automatisch in die Mitarbeiterakte geladen.

Krankheitschreibungen mit Personio managen

Manchmal ist es das Unternehmen, manchmal sind es die Kolleg:innen und manchmal hat man einfach keine Lust mehr auf den Job. Wenn Mitarbeitende unzufrieden sind, kann sich das in den Fehltagen niederschlagen. Denn wer geht gerne zur Arbeit, wenn alles nervt – dann lieber fernbleiben. Hier gilt es mit einem effektiven Fehlzeitenmanagement entgegenzusteuern.

Der aktuelle Fehlzeiten-Report 2025 des Wissenschaftlichen Instituts der AOK (WIdO) zeigt: Die Krankenstände bewegen sich weiterhin auf einem anhaltend hohen Niveau. So ist jeder bei der AOK versicherte Beschäftigte im Jahr 2024 im Schnitt 2,3-mal krankheitsbedingt ausgefallen – mit 228 AU-Fällen je 100 Mitglieder wurde sogar der bisherige Höchstwert aus 2023 übertroffen. Besonders besorgniserregend: Die Ausfalltage wegen psychischer Erkrankungen sind in den letzten zehn Jahren um 43 Prozent gestiegen und dauern mit durchschnittlich 28,5 Tagen pro Fall deutlich länger als andere Erkrankungen.

Während der Zeit der Krankmeldung haben Arbeitnehmer:innen einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Während der ersten sechs Wochen erfolgt dies durch den Arbeitgeber. Anschließend springt die Krankenkasse der Arbeitnehmenden ein. Das durch die Krankenkasse ausgezahlte Krankengeld beträgt in der Regel 70 Prozent des letzten Bruttogehalts, jedoch maximal 90 Prozent des Nettogehalts.

Bleiben Arbeitnehmer:innen der Arbeit aufgrund von Krankheit fern, so müssen sie alles unterlassen, was ihre Genesung verzögern könnte. Besuche in der Apotheke oder im Supermarkt sind also möglich, sofern von ärztlicher Seite keine strikte Bettruhe verordnet wurde. Ausgiebiges Feiern auf einer Party dagegen dürfte die Genesung verzögern. Davon sollten Arbeitnehmer:innen demnach dringend absehen, wenn sie krankgemeldet sind.

Dies ist unabhängig davon, ob sie sich selbst krankgemeldet haben oder ob eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung durch den Arzt vorliegt. Wer der Arbeit aufgrund von Krankheit fernbleibt, ist in der Verantwortung, alles dafür zu tun, schnellstmöglich wieder gesund und damit arbeitsfähig zu werden.

Im Fall einer vorzeitigen Genesung dürfen Arbeitnehmer:innen zum Arbeitsplatz zurückkehren, bevor die Krankschreibung bzw. die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abgelaufen ist, und das auch ohne zusätzliche ärztliche Bescheinigung. Anders als oft vermutet, ist man als Arbeitnehmer:in dann trotzdem ganz normal unfall- und krankenversichert.

Lesetipp: Dies gilt es beim Arbeiten trotz Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu beachten.

Die Krankmeldung sollte so bald wie möglich erfolgen. Idealerweise schon morgens vor dem regulären Arbeitsbeginn. Arbeitnehmer:innen, die sich per E-Mail krankmelden, müssen dafür eine Mailadresse wählen, deren Postfach regelmäßig überprüft wird.

Einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bedarf es in der Regel erst am vierten Tag. Anspruch auf eine Krankmeldung hat der Arbeitgeber gemäß § 5 des Entgeltfortzahlungsgesetzes jedoch ab dem ersten Tag.

Arbeitnehmer:innen sind gesetzlich dazu verpflichtet, sich bereits ab dem ersten Tag der Erkrankung beim Arbeitgeber krankzumelden. Die Krankmeldung ist somit unverzüglich vorzunehmen. 

Im Rahmen einer Krankmeldung teilen Arbeitnehmende ihrem Arbeitgeber mit, dass und wie lange sie voraussichtlich krank sein werden. Im Idealfall ist eine Krankmeldung knapp und präzise formuliert.

Für die Form der Krankmeldung gibt es zunächst keine allgemein verbindliche Form. Wurde vom Arbeitgeber nichts anderes vorgegeben, kann man sich telefonisch, per E-Mail oder durch eine vertretende Person krankmelden.

Wenn nicht anders vom Arbeitgeber verfügt, können Arbeitnehmer:innen ihre Krankmeldung telefonisch, per E-Mail, durch Dritte oder sogar persönlich dem Arbeitgeber zukommen lassen.

In der Regel müssen sich Arbeitnehmer:innen am 1. Tag ihrer krankheitsbedingten Abwesenheit krankmelden. Hierzu müssen sie eine Krankmeldung schreiben. Dies können sie formlos tun oder auf eine Vorlage für die Krankmeldungen des Arbeitgebers oder eines HR-Systems zurückgreifen.

Arbeitnehmer:innen sind verpflichtet, sich vom 1. Tag an krank zu melden. Idealerweise telefonisch bereits vor Arbeitsbeginn. Sie können die Krankmeldung an den Arbeitgeber per E-Mail schicken und bei Bedarf neben HR auch Führungskräfte und Teammitglieder informieren. In HR-Software mit Self-Service-Funktion ist meist eine Vorlage für die Krankmeldung integriert.

Arbeitnehmer:innen sind verpflichtet, sich vom 1. Tag an krank zu melden. Sie können aber bis zu 3 Tage zu Hause bleiben, ohne eine Krankenbescheinigung vom Arzt vorzulegen. Spätestens am 4. Tag müssen sie die AU vorlegen.