Lohnfortzahlung im Krankheitsfall: Ihre Ansprüche und Pflichten

Eine Person trägt etwas in einen Laptop ein

Bronchitis, Beinbruch oder Burn-Out – Arbeitnehmer, die aus gesundheitlichen Gründen nicht zur Arbeit gehen können, werden in Deutschland trotzdem weiter regulär bezahlt.

Doch was beinhaltet die so genannte Lohnfortzahlung im Krankheitsfall genau? Wer hat Anspruch darauf und wer nicht? Welche Rechte und Pflichten haben Arbeitnehmer und Arbeitgeber? In diesem Artikel erfahren Sie alle Regelungen und Details zu diesem Thema.

Was bedeutet die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall?

Werden gesetzlich versicherte Arbeitnehmer krank und sind arbeitsunfähig, muss der Arbeitgeber weiterhin ihr volles Gehalt bezahlen. Dieser Anspruch auf Lohnfortzahlung besteht für maximal sechs Wochen für jede neue Erkrankung.

Die offizielle Bezeichnung lautet: Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Die Regelungen dafür sind im Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) festgelegt.

Wer hat Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall?

Arbeitnehmer brauchen die Sicherheit, dass sie bei einer Erkrankung weiterhin finanziell versorgt sind und ihre Existenzgrundlage erhalten bleibt. Deshalb ist die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall eines der zentralen Elemente zum Schutz der Arbeitnehmerrechte in Deutschland.

Laut Entgeltfortzahlungsgesetz hat grundsätzlich jeder Arbeitnehmer in einem regulären, sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnis Anspruch darauf.

Das heißt, nicht nur Vollzeitbeschäftige, sondern auch Arbeitnehmer in Teilzeit und in Minijobs, Werkstudenten und Saisonarbeiter genießen Anspruch auf Lohnfortzahlung bei Krankheit.

Lediglich folgende Kriterien müssen erfüllt sein:

  • Der Arbeitnehmer muss länger als vier Wochen bei einem Arbeitgeber beschäftigt sein.
  • Der Arbeitnehmer muss arbeitsunfähig sein.
  • Die Erkrankung muss unverschuldet sein.
  • Die Erkrankung muss während der regulären Arbeitszeit bestehen.

Was bedeutet “arbeitsunfähig”?

Arbeitsunfähig heißt, der Arbeitnehmer kann seine Aufgaben im Job nicht durchführen oder die Krankheit würde sich durch die Arbeit verschlimmern.

Oftmals hängt es vom Beruf ab, ob eine Krankheit zur Arbeitsunfähigkeit führt. Eine Knieprellung stört bei einer sitzenden Tätigkeit wahrscheinlich weniger, ein Bauarbeiter dagegen braucht intakte Beine. Heiserkeit wird zum Problem, wenn Sie den ganzen Tag sprechen müssen, zum Beispiel im Call-Center.

Was bedeutet “unverschuldet”?

Der Begriff “unverschuldet” ist relativ weit gefasst. Sofern Sie die Erkrankung nicht absichtlich oder grob fahrlässig verursacht haben, geht der Gesetzgeber stets von einer unverschuldeten Arbeitsunfähigkeit aus.

Anspruch auf Lohnfortzahlung besteht gemäß § 3 Abs. 1 im Entgeltfortzahlungsgesetz auch in folgenden Fällen:

  • Entnahme von Spenderorganen oder Gewebe
  • Blutspende zur Separation von Blutstammzellen
  • nicht rechtswidrige Sterilisation und rechtmäßiger Schwangerschaftsabbruch
  • Maßnahmen zur Kur und Rehabilitation
  • nicht grob fahrlässig verschuldete Sportunfälle

Klar selbst verschuldet sind dagegen zum Beispiel Verletzungen, die aus einem Unfall durch Alkohol am Steuer oder einer angezettelten Schlägerei resultieren. Auch die Migräne am Montagmorgen wegen exzessiven Feierns am Wochenende gehört zur Kategorie “selbst schuld”.

Verweigert ihr Arbeitgeber die Lohnfortzahlung, weil er Ihre Arbeitsunfähigkeit als selbst verschuldet betrachtet, können Sie die Angelegenheit gerichtlich klären lassen.

Praxisbeispiel: Sportverletzung

Unverschuldet:

  • Durch einen Sturz beim Skifahren auf markierten Pisten
  • Durch ein Foul während eines Fußballspiels

(Eher) Selbst verschuldet:

  • Durch einen Sturz beim Skifahren außerhalb von markierten Pisten
  • Durch Ausüben einer Kampfsportart

Was bedeutet “während der regulären Arbeitszeit”?

Die Erkrankung muss zu einem Zeitpunkt bestehen, an dem Sie unter normalen Umständen gearbeitet hätten.

Zur Arbeitszeit zählt der Erholungsurlaub oder so genannte Gleittage, Geschäftsreisen, Wochenenden und Feiertage, an denen Sie arbeiten müssen.

Nicht zur Arbeitszeit gehören die Zeit nach Feierabend, freies Wochenende und Feiertage, arbeitsfreie Tage bei Teilzeitbeschäftigten und Elternzeiten.

Melde- und Nachweispflicht des Arbeitnehmers

Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, seinen Arbeitgeber unverzüglich über seine Krankheit beziehungsweise seine Arbeitsunfähigkeit zu melden.

In der Regel ist ein Anruf beim Vorgesetzen (oder in der Personalabteilung) die beste Lösung. Melden Sie sich sofort, sobald Sie wissen, dass Sie nicht zur Arbeit kommen können. Eine E-Mail ist ebenfalls denkbar.

Sie sind nicht verpflichtet, Ihrem Arbeitgeber nähere Angaben zu Ihrer Erkrankung zu machen oder die Ursache dafür anzugeben.

Spätestens am dritten Tag der Arbeitsunfähigkeit brauchen Sie eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (“Krankschreibung”) eines Arztes als Nachweis.

Arbeitgeber können im Arbeitsvertrag oder in internen Anweisungen festlegen, dass schon ab dem ersten oder zweiten Tag der Abwesenheit ein ärztliches Attest nötig ist.

Der Arbeitnehmer kann die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung per Post verschicken oder persönlich am Arbeitsplatz vorbeibringen (lassen).

Immer mehr Unternehmen bieten ihren Mitarbeiter an, die Abwesenheit und Krankschreibung bequem online zu melden beziehungsweise zu übermitteln. Der Vorgesetzte im Unternehmen kann die Meldung direkt per Software genehmigen und an die Personalabteilung weiterleiten.

Profi-Tipp für Arbeitgeber

Lohnfortzahlung im Krankheitsfall

Erfassen Sie die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter wegen Arbeitsunfähigkeit in einer Software. Die Daten sind nichtnur für die Lohnabrechnung wichtig.

Erstellen Sie Statistiken über den Krankenstand Ihrer Mitarbeiter. Dadurch können Sie zum Beispiel besonders belastete Gruppen erkennen und die Ressourcen in Ihren Abteilungen besser planen.

Wie Sie das in Personio abbilden, erfahren Sie auf dieser Seite.

Beachten Sie die Fristen!

Halten Sie sich als Arbeitnehmer unbedingt an die vorgegebenen Fristen. Melden Sie Ihre Arbeitsunfähigkeit nicht oder haben Sie kein Attest ab dem dritten Tag, fehlen Sie ohne Grund bei der Arbeit.

Sie haben dann keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Der Arbeitgeber wird Ihnen für die Zeit der Abwesenheit kein Gehalt oder keinen Lohn bezahlen.

Stellen Sie als Arbeitgeber sicher, dass Ihre Mitarbeiter verstehen, wann und auf welchem Wege sie ihre Arbeitsunfähigkeit melden müssen. So vermeiden Sie Missverständnisse, die zu Ärger und Rechtsstreitigkeiten führen können.

Wie lange muss der Arbeitgeber Lohnfortzahlung im Krankheitsfall leisten?

Ein Arbeitnehmer hat prinzipiell Anspruch auf sechs Wochen oder 42 Tage Lohnfortzahlung je neuer Erkrankung.

Gemeint sind Kalendertage – die Anzahl der Arbeitstage im Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit hat keinen Einfluss auf die Dauer der Lohnfortzahlung.

Ist der Arbeitnehmer länger als 42 Tage am Stück wegen derselben Erkrankung arbeitsunfähig, endet die Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber. Ab diesem Punkt springt die Krankenkasse ein. Mehr Informationen hierzu finden Sie weiter unten.

Ist der Arbeitnehmer mehrmals mit Unterbrechung wegen derselben Erkrankungen arbeitsunfähig, werden die Abwesenheitstage aufsummiert – der Anspruch endet, wenn insgesamt 42 Tage erreicht sind.

Praxisbeispiel 1

Ein Arbeitnehmer wird wegen einer psychischen Erkrankung vier Wochen krankgeschrieben. Danach arbeitet er für einige Tage und fehlt erneut wegen derselben Krankheit für drei Wochen. Aufgrund derselben Erkrankung ist er insgesamt sieben Wochen arbeitsunfähig: Für die letzte Krankheitswoche erhält er keine Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber mehr.

 

Lohnfortzahlung bei Krankheit

Nach sechs Monaten erneuert sich der Anspruch. Liegen zwischen der letzten Arbeitsunfähigkeit und der erneuten Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Erkrankung mehr als sechs Monate, muss der Arbeitgeber weitere sechs Wochen Entgeltfortzahlung leisten.

Ob der Arbeitnehmer zwischenzeitlich wegen anderen Erkrankungen arbeitsunfähig war, spielt keine Rolle.

Praxisbeispiel 2

Ein Arbeitnehmer wird wegen einer psychischen Erkrankung sechs Wochen krankgeschrieben und erhält Lohnfortzahlung. Nach sieben Monaten wird er erneut wegen derselben Erkrankung arbeitsunfähig. Er hat erneut Anspruch auf volle sechs Wochen Lohnfortzahlung.

 

Lohnfortzahlung bei Krankheit

Für jede neue Erkrankung hat der Arbeitnehmer automatisch erneuten Anspruch auf sechs Wochen Lohnfortzahlung.

Das gilt allerdings nicht, wenn die neue Erkrankung während einer bestehenden Arbeitsunfähigkeit auftritt.

Praxisbeispiel 3

Erstens: Ein Arbeitnehmer hat eine schwere Grippe und bricht sich während seiner Arbeitsunfähigkeit zu Hause ein Bein. Er erhält für beide Erkrankungen zusammen insgesamt sechs Wochen Lohnfortzahlung.

Zweitens: Ein Arbeitnehmer arbeitet nach einer mehrwöchigen Grippe wieder. Nach Feierabend des ersten Arbeitstages bricht er sich zu Hause ein Bein. Er hat erneuten Anspruch auf sechs Wochen Lohnfortzahlung.

 

Lohnfortzahlung bei Krankheit

Krankengeld durch die Krankenkasse

Bei schweren Erkrankungen oder Verletzungen ist ein Arbeitnehmer oftmals länger als sechs Wochen arbeitsunfähig. Ab der siebten Woche beziehungsweise ab dem 43. Tag, wenn die Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber endet, springt die gesetzliche Krankenkasse (GKV) mit dem Krankengeld ein.

Versicherte können für dieselbe Krankheit innerhalb von drei Jahren bis zu 78 Wochen Krankengeld erhalten, allerdings nur bei ununterbrochener Arbeitsunfähigkeit.

 

Lohnfortzahlung bei Krankheit

Die Höhe des Krankengeldes beträgt 70 % des Bruttoverdienstes, aber nicht mehr als 90 % des Nettoverdienstes.

Nur gesetzlich pflichtversicherte haben automatisch Anspruch auf Krankengeld. Freiwillig gesetzlich oder privat Versicherte müssen eventuell eine separate Krankengeldversicherung abschließen.

Das Krankengeld muss nicht extra beantragt werden. Die Krankenkasse nimmt mit Arbeitnehmer und Arbeitgeber rechtzeitig Kontakt auf und klärt die weitere Vorgehensweise.

Hier finden Sie weitere Erklärungen zum Thema Krankengeld.

Entgeltfortzahlung: Berechnung mit Beispiel

Grundsätzlich beträgt die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall 100 % des Arbeitsentgelts – sie bekommen exakt so viel bezahlt, wie wenn Sie arbeiten würden.

Variable Gehaltsbestandteile wie zum Beispiel Provisionen oder Zulagen müssen mit eingerechnet werden. Ist es in Ihrem Unternehmen üblich, Überstunden zu leisten oder an Feiertagen zu arbeiten, müssen dafür gezahlte Zuschläge ebenfalls berücksichtigt werden.

Anspruch auf Urlaubs- und Weihnachtsgeld haben Sie während Ihrer Arbeitsunfähigkeit nicht.

Viele Arbeitnehmer werden nach Arbeitsstunden, nach Stückzahlen oder erfolgsabhängig entlohnt. Deshalb schwankt ihr Arbeitsentgelt von Monat zu Monat. Die Höhe der Lohnfortzahlung wird in diesem Fall am Durchschnittseinkommen des Arbeitnehmers bemessen. In der Regel zieht der Arbeitgeber dafür die Entgeltzahlungen der vergangenen drei Monate heran.

Praxisbeispiel

Ein Arbeitnehmer wird nach Stunden bezahlt. Im Monat Januar erhielt er einen Lohn von 1.000 Euro, im Februar 1.500 Euro und im März 1.100 Euro. Im April ist er arbeitsunfähig. Er erhält den Durchschnittslohn in Höhe von 1.200 Euro als Lohnfortzahlung.

Berechnung des Durchschnittslohns: (1.000 Euro + 1.500 Euro + 1.100 Euro) / 3 = 1.200 Euro

Wann endet der Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall?

Mit Ende des Arbeitsverhältnisses endet der Anspruch des Arbeitnehmers auf Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber.

Es spielt keine Rolle, ob der Arbeitsvertrag gekündigt wurde oder von vornherein befristet war. Der Anspruch endet auch, wenn das Arbeitsverhältnis während der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers endet.

In einigen Fällen muss der Arbeitgeber über das Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus Lohnfortzahlung leisten:

  • Wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer wegen dessen Arbeitsunfähigkeit gekündigt hat.
  • Wenn das Arbeitsverhältnis auf Veranlassung des Arbeitgebers während der Arbeitsunfähigkeit mit einem Aufhebungsvertrag beendet wird.
  • Wenn der Arbeitnehmer aus Gründen gekündigt hat, die der Arbeitgeber zu verantworten hat.

Mit diesen Regelungen möchte der Gesetzgeber verhindern, dass Arbeitgeber kranke Mitarbeiter kündigen (oder zur Kündigung drängen), um ihren finanziellen Verpflichtungen zu entgehen.

Umlage U1 – Die “Lohnfortzahlungsversicherung” für Arbeitgeber

Für kleine Unternehmen ist die Lohnfortzahlung bei Krankheit eine erhebliche finanzielle Belastung.

Wird zum Beispiel ein Mitarbeiter eines Handwerksbetriebs krank, muss sein Chef nicht nur den Lohn weiterbezahlen. Er macht gleichzeitig weniger Umsatz oder muss einen zusätzlichen Mitarbeiter beschäftigen.

Zur Absicherung kleiner Unternehmen gibt es die Arbeitgeber-Umlage U1, quasi eine Lohnfortzahlungsversicherung. Arbeitgeber mit regelmäßig weniger als 30 Mitarbeitern sind zur Teilnahme an dem Umlageverfahren verpflichtet.

Der Arbeitgeber zahlt pro Mitarbeiter einen prozentualen Anteil vom Arbeitsentgelt als Beitrag an die Krankenkasse. Muss er Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall für einen Mitarbeiter leisten, kann er sich einen Teil des Geldes von der Krankenkasse des betreffenden Mitarbeiters erstatten lassen.

Erstattungsanträge müssen Sie als Arbeitgeber elektronisch und verschlüsselt an die Krankenkasse übermitteln, am besten direkt aus Ihrem Lohnbuchhaltungsprogramm heraus.

Der Umlagebeitrag beträgt etwa 1 % – 4 % des Bruttoentgelts eines Mitarbeiters. Die Höhe der Erstattung beträgt meist 40 % – 80 % des fortgezahlten Entgelts. Die genauen Konditionen sind je nach Krankenkasse unterschiedlich. Außerdem können Arbeitgeber zwischen verschiedenen Tarifen auswählen.

Hier finden Sie weitere Informationen zum Umlageverfahren U1.