Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – wann sie kommt und was Arbeitgeber tun müssen

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) soll den gewaltigen Bürokratieaufwand sowohl im Gesundheitswesen als auch für Unternehmen reduzieren. Die eAU wird kommen und die langjährige gelbe Zettelwirtschaft ablösen – aber später als geplant. Wann das digitale Verfahren für Krankenkassen und Arbeitgeber startet und welche Aufgaben damit für HR und die Unternehmen verbunden sind.

Nie wieder Atteste jagen – mit HR-Software kein Problem

Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (abgekürzt: eAU), auch elektronische Krankschreibung genannt, ist die digitale Fassung der Krankschreibung auf Papier, des allbekannten „gelben Scheins“.

Mit der Einführung eines Verfahrens zur elektronischen Krankschreibung im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetzes III aus dem Jahr 2019 hatte der Gesetzgeber zwei Ziele vor Augen: Abbau der Verwaltungsbürokratie und nachhaltiges Handeln. Eine sinnvolle Idee: Denn bei rund 77 Millionen Krankschreibungen im Jahr lassen sich mit der eAU 308 Millionen Formulare auf Papier einsparen. Außerdem verhindert die elektronische AU, dass es zu möglichen Konflikten über eine termingerechte Krankmeldung kommt.

AU-Bescheinigung bishereAU

Papierformular mit
- Original für die Krankenkasse
- Durchschlag 1 für den Arzt
- Durchschlag 2 für den Patienten
- Durchschlag 3 für den Arbeitgeber
Elektronisches Formular mit qualifizierter elektronischer Signatur des Arztes
und anfänglich noch
Ausdruck für den Patienten (vorerst als gesetzlich vorgesehenes Beweismittel)
Übermittlungsweg der Krankschreibung:
Beschäftigte Krankenkasse
Beschäftigte Arbeitgeber
Übermittlungsweg der Krankschreibung:
Arztpraxen Krankenkasse
Krankenkassen stellen Daten bereit Arbeitgeber ruft Daten ab

Eine Digitalisierung der AU ist ein sogenanntes Massenverfahren. Das in einem Pilotprojekt der Techniker Krankenkasse (TK) 2017 bereits seine Tauglichkeit im Alltag bewiesen hat. Die mehr als 600 daran beteiligten Arztpraxen hatten die erforderlichen Daten für eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in ihre vorhandene Praxissoftware eingepflegt und der TK übermittelt. Auch die Übermittlung an zwei Musterarbeitgeber funktionierte einwandfrei.

Fun Fact: Im alten AU-Verfahren wurden die Daten in der Arztpraxis in den Computer eingegeben (also digitalisiert). Die Ausdrucke dieser Krankschreibungen wurden dann bei Krankenkassen und Unternehmen erneut digitalisiert – und die ursprüngliche Papiermeldung vernichtet.

Krankschreibungen digital und übersichtlich verwalten

Sich krank melden und ggf. Atteste hochladen: Das machen Mitarbeitende in Personio selbst – die Führungskraft bestätigt nur noch. So minimiert sich der Verwaltungsaufwand für alle Parteien auf ein Minimum.

So funktioniert die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Die zentralen Beteiligten rund um den Themenkomplex elektronische Krankschreibung sind wie schon bei der Krankschreibung auf Papier

  • die Arztpraxen
  • die Krankenkassen
  • die Arbeitgeber

Das ist der grundsätzliche Ablauf der digitalen Krankmeldung in vier Schritten, die sukzessive aufeinander aufbauen.

Schritt 1
Ein erkrankter Beschäftigter wird in der Arztpraxis untersucht. Eine Arbeitsunfähigkeit wird festgestellt.

Schritt 2
Die Arztpraxis meldet die Arbeitsunfähigkeit auf elektronischem Weg direkt an die Krankenkasse der erkrankten Arbeitnehmer:in.

Schritt 3
Die erkrankte Arbeitnehmer:in informiert ihren Arbeitgeber nach dem Arzttermin telefonisch, per Mail oder auf einem anderen Weg über die bei ihm festgestellte Arbeitsunfähigkeit. Diese Meldepflicht bleibt also bei der Arbeitnehmer:in.

Schritt 4
Der Arbeitgeber ruft nun folgende fünf Datensätze der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aktiv und direkt auf digitalem Weg bei der zuständigen Krankenkasse ab:

1. den Namen des Beschäftigten
2. den Beginn und das Ende der Arbeitsunfähigkeit
3. das Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit
4. die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung
5. die Angabe, ob Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Arbeitsunfähigkeit auf einem Arbeitsunfall oder sonstigem Unfall oder auf den Folgen eines Arbeitsunfalls oder sonstigen Unfalls beruht

Lohnfortzahlung im Krankheitsfall – Ansprüche und Pflichten

Wann kommt die elektronische AU?

Die eAU sollte ursprünglich bereits zum 1. Januar 2022 starten. Doch das ist Makulatur. Die Einführung ist in Phasen geplant. Die erste Phase umfasst die verpflichtende Übermittlung der eAU von den Arztpraxen an die Krankenkassen. Dies sollte bereits am 1. Oktober 2021 möglich sein, konnte aber aufgrund mangelnder flächendeckender Software in den Praxen bisher nicht umgesetzt werden. Und so müssen Arztpraxen jetzt bis zum 31. Dezember 2022 doppelt fahren – und neben der digitalen Übermittlung auch weiterhin eine Krankschreibung auf Papier in dreifacher Ausfertigung ausstellen, die dann wie bisher von den Arbeitnehmer:innen an den Arbeitgeber übermittelt werden müssen.

Wer ist nicht am eAU-Verfahren beteiligt?

  • Privatärzte
  • Ärzte im Ausland
  • Physiotherapeuten
  • Psychotherapeuten

Laut anfänglicher Terminplanung sollten dann in der Phase 2 zum 1. Juli 2022 in der Folge die Arbeitgeber mit ihrem digitalen Abrufverfahren in den Prozess der eAU integriert werden. Das neue offizielle Terminziel hierfür ist nun der 1. Januar 2023.

Achtung, HR: Seit Anfang 2022 können alle Arbeitgeber, die bereits über eine entsprechende technische Ausstattung verfügen, im Rahmen eines Pilotverfahrens, die eAU-Infos schon digital abrufen.

Krankheiten entspannt verwalten

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Krankheitsmanagement so reibungslos wie möglich läuft. Digitale Prozesse vereinfachen die Krankschreibung für alle: den erkrankten Mitarbeitenden, die Führungskraft und HR.

Elektronische Krankschreibung: Das müssen Arbeitgeber jetzt tun

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung soll Unternehmen bei komplexen Verwaltungsakten entlasten. Doch bis der digitale Prozess einwandfrei läuft, stellt die Einführung der eAU HR und Arbeitgeber zunächst einmal vor neue Herausforderungen. Die vorhandenen HR-Prozesse müssen betrachtet und neu bewertet werden.

Dies bietet HR eine weitreichende Chance zur stärkeren Digitalisierung und Automatisierung der Personalprozesse, etwa durch die Einführung einer ganzheitlichen HR Software. Diese ermöglicht es Mitarbeitenden etwa, ärztliche Atteste selbst hochzuladen und unterstützt die Personalabteilung über automatisiert erstellte Reportings bei der Auswertung von Krankenständen.

Wie Sie mit People Workflow Automation Ihre HR-Prozesse revolutionieren.

Was bedeutet die Einführung eAU für HR?

Ab 1. Januar 2023 müssen Arbeitgeber zwei Dinge tun:

  • die Krankmeldung der Beschäftigten entgegennehmen (wie bisher auch) und dann
  • die digitalen Daten zur Krankschreibung ihrer Arbeitnehmer:innen bei den Krankenkassen aktiv und verpflichtend abrufen

Arbeitnehmer:innen sind ab diesem Datum nicht mehr verpflichtet, dem Unternehmen eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen – ihre Vorlagepflicht entfällt mit der vollständigen Umsetzung des eAU-Verfahrens. Aber Achtung: HR darf eine eAU nur nach entsprechender Information des Mitarbeitenden abrufen – eine pauschale Anfrage etwa zu allen Beschäftigten ist nicht zulässig.

Zusatzaufgaben für HR
Ohne passende IT-Infrastruktur läuft bei der Einführung der eAU gar nichts. Zahlreiche Unternehmen müssen hier dringend nachbessern, insbesondere weil strenge Datenschutzbestimmungen beim Abruf der Daten einzuhalten sind. 76 Prozent der Unternehmen in Deutschland stehen laut einer Umfrage der Deutschen Gesellschaft für Personalführung noch in den Startlöchern der Umsetzung – offensichtlich fehlen noch Infos zu Systemen und Schnittstellen.

HR muss weiterhin dafür sorgen, dass bei einer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung die entsprechenden Informationen über Fehlzeiten auch zeitnah und möglichst auf digitalem Weg an die Lohn- und Entgeltabrechnung gelangen. Nutzen Unternehmen eine Zeiterfassungssoftware, müssen Schnittstellen entweder entwickelt oder erweitert werden, um die Zeiten der Arbeitsunfähigkeit digital erfassen und nutzen zu können.

Außerdem müssen die Personalabteilungen für ihre privatversicherten Beschäftigten weiterhin die AU auf Papier entgegennehmen und weiterverarbeiten (können) – da das Verfahren der eAU bislang nicht für Privatversicherte gilt.

Der Unterschied zwischen Krankmeldung und Krankschreibung? Erfahren Sie es hier.

Krankheiten ohne Papierchaos managen

Personio jetzt testen