Employee Self Service

Mit reibungslosen HR-Prozessen Zeit sparen

Mit Employee Self Service können Mitarbeiter eigene Abwesenheiten, Personaldaten oder Arbeitszeiten einsehen und aktualisieren. So gewährleisten Sie Transparenz, sparen sich Verwaltungsaufwand und behalten durch cleveres Rechte-Management den Überblick.
Employee Self Service
Emplyoee Self Service Abewesenenheit beantragen

Reduzieren Sie das
Verwaltungs-Hin-und-Her

Urlaub anfragen, Arbeitszeiten erfassen, neue Stammdaten eintragen: Wenn Mitarbeiter diese Dinge selbst erledigen, spart HR eine Menge Zeit. Die zuständigen Führungskräfte genehmigen Änderungen im System per Klick – und Sie können sich übergeordneten Aufgaben widmen.

Volle Transparenz
für Ihre Mitarbeiter

Ob über Lohnzettel, Arbeitszeugnisse oder Resturlaub: Mitarbeiter haben jederzeit den Überblick über ihre Daten. HR vergibt maßgeschneiderte Zugriffsrechte an einzelne Mitarbeiter oder Abteilungen und legt fest, wer bestimmte Daten einsehen, verändern oder Dokumente hochladen darf.
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Schaffen Sie Freiraum
für wichtige Aufgaben

Ihnen fehlt die Zeit, sich um strategische Projekte wie die Personalplanung zu kümmern? Weil Mitarbeiter Dinge wie Zeiterfassung nun selbst erledigen, reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand im HR auf das Nötigste. So bleibt Freiraum für Aufgaben, die direkt auf den Unternehmenserfolg einzahlen.

Employee Self Service
mit Personio

Erledigen Sie mit Personio grundlegende Personalaufgaben so einfach und effizient wie möglich. Schaffen Sie sich jetzt Freiraum für HR-Aufgaben, die Sie lieben!

Was ist Employee Self Service?

Employee Self Service (ESS) ist eine web-basierte oder mobile Anwendung, mit der Mitarbeiter ihre personalbezogenen Daten selbst speichern und ändern dürfen. Für diesen Zweck erhalten die Beschäftigten eines Unternehmens Zugriff auf im Vorfeld definierte Unternehmens- und Mitarbeiterdaten.

Stark vereinfacht erklärt: In einer zentralen Datenbank sind alle Daten hinterlegt. Auf diese greifen die Mitarbeiter über eine webbasierte Employe-Self-Service-Lösung zu. Ein intelligentes Rechtesystem sorgt für die Sicherheit der Daten und schützt diese vor unbefugten Zugriffen.

Durch den Employee Self Service entfallen für Unternehmen und Mitarbeiter zum Teil umständliche Prozessschritte, wie beispielsweise das Ausfüllen und anschließende manuelle Verarbeiten von Änderungs-, Urlaubs- und Reiseanträgen oder von Anmeldeformularen für Weiterbildungen. Auch seine Arbeitszeiten kann der Mitarbeiter bei entsprechendem Modell selbst eintragen.

Employee Self Service – eine mehrstufige Lösung

Employee Self Service weist, abhängig von Umfang und Art des Zugriffs auf die unterschiedlichen Daten, mehrere Stufen auf.

  • Informationsgewinnung von Mitarbeiter- und Unternehmensdaten
  • Informationsgewinnung eigener Personaldaten
  • Verwaltung eigener Personaldaten
  • Genehmigungsprozesse starten

Bei der Informationsgewinnung von Mitarbeiter- und Unternehmensdaten handelt es sich vor allem um allgemeine Informationen. Dazu zählen beispielsweise interne Telefonbucheinträge, Ausschreibungen für offene Positionen im Unternehmen oder Detailinformationen zu Betriebsvereinbarungen.

Anders gestaltet sich die Informationsgewinnung eigener Personaldaten. In diesem Fall greift der Mitarbeiter auf eine Auswahl oder alle in der digitalen Personalakte hinterlegten eigenen Personaldaten zu. Dazu zählt der Resturlaub gleichermaßen wie die Auflistung der geleisteten Überstunden oder Personalstammdaten.

Bereits der Vorgang der reinen Informationsgewinnung wirkt sich auf die Effizienz von Prozessen aus und reduziert das Arbeitsvolumen der Personalabteilung. Dieser Effekt erhöht sich mit einer umfangreicheren Employee-Self-Service-Lösung, mit der Mitarbeiter ihre eigenen Personaldaten verwalten und Genehmigungsprozesse starten. Die Automatisierung der Verarbeitung von Reise- und Urlaubsanträgen zählt genauso dazu wie automatische Buchungssysteme für Weiterbildungen, die nicht nur mit der Personalsoftware, sondern mit allen am Prozess beteiligten Abteilungen kommunizieren.

Employee Self Service mit Personio

Eine HR-Software erleichtert Ihnen die tägliche Arbeit. Als HR-Manager müssen Sie nicht jeden einzelnen Eintrag oder jede Änderung in der digitalen Personalakte Ihrer Mitarbeiter selbst vornehmen. Dafür gibt es bei Personio das Feature des Employee Self Services (ESS), mit dem Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, persönliche Daten zu ändern, einzutragen oder einzusehen. Damit sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch unnötigen Papiermüll. Alle Daten befinden sich zentral in Ihrer HR-Software. Sie greifen jederzeit darauf zu und haben Änderungen dank der automatischen Benachrichtigungen immer im Blick.

Hier kann Ihr Mitarbeiter Änderungen vornehmen

Mit dem Employee Self Service stellen Sie mehr Transparenz in Ihrer Firma her. Ihre Mitarbeiter können eine Vielzahl an Informationen einsehen und selbst bearbeiten. Das betrifft die folgenden Vorgänge:

  • digitale Personalakte einsehen
  • persönliche Daten wie die Adresse oder den Familienstand ändern
  • Krankheitstage melden und Atteste hochladen
  • Urlaubsanträge stellen und Anzahl der Resturlaubstage anzeigen lassen
  • Zeiterfassung
  • digitale Gehaltsabrechnung abrufen

Sie bestimmen, wer was darf

Personio ist ganz nach Ihren Wünschen konfigurierbar. Mit dem ausgefeilten Rechtesystem legen Sie für jeden Mitarbeiter oder einzelne Teams fest, wer welche Aktionen per Employee Self Service ausführen darf. Je nach Benutzerrolle können die Mitarbeiter, Führungskräfte und HR-Manager zum Beispiel Einträge ansehen, ändern, ergänzen, kommentieren oder erstellen. Sie können Dateien hoch- oder herunterladen, exportieren und Anträge stellen bzw. genehmigen.

Was sind die Vorteile von Employee Self Service?

Employee Self Service wirkt sich auf das gesamte Unternehmen und seine Prozesse positiv aus. Es erleichtert die Arbeit aller Mitarbeiter im Unternehmen, insbesondere der Personalabteilung. Vor allem die administrativen Tätigkeiten treten dadurch stark in den Hintergrund und eröffnen wichtige Freiräume für die Intensivierung der strategischen Arbeit im Personalbereich.

  • Standard-Arbeitsläufe und Prozesse sind vereinfacht und schneller abzuarbeiten.
  • Transparenz erhöht sich für Mitarbeiter signifikant; dies gilt für die eigenen Personaldaten genauso wie durch das selbstständige Aktivieren von Antragsprozessen.
  • Verwaltungskosten reduzieren sich durch den Wegfall zeitaufwendiger Einzelschritte.
  • Personalabteilungen werden von administrativen Tätigkeiten entlastet.
  • Personalaufgaben vereinfachen sich.
  • Signifikante Verbesserung der Datenqualität.
  • Abteilungsübergreifende Prozessoptimierung bei Personaldienstleistungen von HR.

All diese Vorteile wirken sich positiv auf den Gesamterfolg des Unternehmens aus. Dies gilt für die finanzielle Situation gleichermaßen wie für die Qualität der erbrachten Leistungen.

Schon gewusst? Employee Self Service ist zwar ein wahrer Effizenzbooster, doch erst 15% der deutschen Mittelständler nutzen Selbstverwaltungstools und verlieren damit wertvolles Potenzial.

Was muss eine gute Employee Self Service Software können?

1. Benachrichtigungen und Erinnerungen

Mitarbeiter und Führungskräfte haben nicht täglich mit der Personalsoftware des Unternehmens zu tun werfen nur bei Bedarf einen Blick in ihr Benutzerkonto. Umso wichtiger ist es, dass das System Benachrichtigungen mit wichtigen Informationen und Aufgaben per E-Mail versendet, etwa wenn

  • ein Manager Urlaubsanträge und Arbeitszeiten freigeben soll (MSS)
  • ein Arbeitsvertrag ausläuft
  • neue Mitarbeiter ins Team einsteigen
  • Geburtstage von Kollegen anstehen

Bei flexiblen Systemen kann jeder Benutzer selbst entscheiden, bei welchen ESS-Prozessen er benachrichtigt werden möchte.

2. Flexibles Berechtigungs-Management

Ein gutes ESS-System ermöglicht außerdem die Verteilung von Rollen und Zugriffsrechten in der Personalsoftware. HR-Mitarbeiter können so festlegen, dass ein “Werkstudent” Arbeitsstunden eintragen kann, während “Manager” Auswertungen über Gehälter und Urlaub innerhalb ihrer Abteilung abrufen dürfen.

Idealerweise gibt es Ansichts- und Bearbeitungs- sowie Vorschlagsrechte, die dafür sorgen, dass die vom Mitarbeiter bearbeitete Informationen erst durch die Genehmigung von Vorgesetzten oder Personalmitarbeitern wirksam werden.

3. Intuitive Benutzeroberfläche

Damit kein zusätzlicher Aufwand durch Schulung und Einweisung der Mitarbeiter entsteht, muss eine gute Employee Self Service Software klar verständlich und einfach in der Handhabung sein.
Pluspunkte für ESS-Portale sind:

  • Zugriff via Smartphone, etwa für Zeiterfassung, Krankmeldungen, UrlaubsanträgeSingle Sign-On: Einwahl in das
  • Benutzerkonto des ESS-Systems mit einem bereits bestehenden Firmen-Benutzerkonto (z.B. Google, Windows)
  • Online abrufbare Beiträge und Leitfäden zur Nutzung des ESS-Systems für Mitarbeiter

Machen Sie sich am besten durch Testen der Software aus Mitarbeitersicht selbst ein Bild davon.Cloud-Anbieter wie Personio bieten hierfür ein kostenloses Test-Konto an.