3 Wege in die neue Normalität: Was HRler jetzt wissen müssen

Neue Normalität

Unternehmen überdenken ihre Geschäftsmodelle, HR mausert sich vom Personalverwalter zum Partner auf Augenhöhe und Remote Work ist plötzlich Alltagszustand. Nach der Krise ist nichts mehr wie es einmal war. Wir verraten, wie HRler*innen die Mitarbeiter sicher in eine neue Normalität führen. Wie die “Raus aus dem Homeoffice”-Strategie” aussehen kann. Und welche Grundlagen für den Weg aus der Krise stimmen müssen.

Wege in eine neue Normalität

Die Katze ist aus dem Sack, oder besser gesagt: Die “New Work”, von der Unternehmen so lange gesprochen haben, ist plötzlich Realität. Die Corona-Krise hat viele Unternehmen abrupt in ein Szenario geworfen, dass sie lange Zeit von sich weggeschoben hatten: Mitarbeiter im Homeoffice, die über digitale Technologien und Tools miteinander arbeiten. Remote Work, par excellence – wenn denn die digitalen Prozesse stimmen.

HR wird zum strategischen Partner

HR Manager haben in den letzten Wochen eine besondere Rolle eingenommen: Als Feuerwehrmänner und -frauen, als Kummerkastentanten (und -onkel!). Als Coaches und Motivatoren für Mitarbeiter. Und als strategische Partner*innen für die Geschäftsführung. Denn wie soll man den Laden am Laufen halten, wenn die wichtigste Ressource – die Mitarbeiter – nicht vernünftig arbeiten können? Wenn digitale Prozesse fehlen, es in der internen Kommunikation knarzt und knirscht oder der Lagerkoller einsetzt?

HR musste sich in den letzten Wochen an die veränderten Rahmenbedingungen im Unternehmen anpassen, neue Wege für effiziente Arbeit finden und neue Prioritäten setzen. Dabei rückten strategische Themen wie z.B. Mitarbeitergesundheit, digitalisierte Prozesse, eine starke Unternehmenskultur oder nachhaltiges Talent Management in den Fokus rückten. Die Sache ist die, diese Themen sind nicht nur ein kurzes Kapitel in den Unternehmenschroniken, sie sind der Anfang einer ganz neuen Geschichte. Für HR ist es deshalb wichtig, sich jetzt auf die “neue Normalität” einzustellen.

Die 7 Eckpfeiler der neuen Normalität

1. Remote Work

Die Remote Work, so viel ist klar, wird sich als fester Bestandteil des Unternehmensalltags etablieren. HRler*innen müssen Wege finden, auch künftig flexibles Arbeiten zu ermöglichen, eine transparente Kommunikation zu sichern und die virtuelle Zusammenarbeit zu ermöglichen. Auch Dinge wie digitales Recruiting oder Remote Onboarding werden in diesem Zuge wichtiger.

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2. Employee Experience

Im coronabedingten Remote Work Setup wurde deutlich: Ohne motivierte, gesunde Mitarbeiter, die sich wertgeschätzt fühlen, läuft gar nichts. Zero. Nada. Eine zentrale Frage für die Zukunft lautet also: Wie lassen sich die Bedürfnisse des einzelnen befriedigen?

3. Unternehmenskultur

Um ein Unternehmen sicher durch eine Krise zu navigieren, ist ein verlässlicher Wertekompass nötig. Die Crew muss genau wissen, an welchen Prinzipien sie sich orientieren muss. Sonst droht nämlich der Schiffbruch. Besonders wichtig ist eine bestärkende, verbindende Unternehmenskultur, wenn nicht alle Mitarbeiter am selben Ort arbeiten.

4. Employer Branding

Viele Unternehmen müssen aktuell kräftig rudern, um sich über Wasser zu halten. Doch die Art, wie sie Mitarbeiter dabei behandeln, wird ihrer Employer Brand langfristig anhaften. Weil die Krise wie ein Scheinwerfer ist, der Makel gnadenlos ausleuchtet, müssen Unternehmen darauf achten, wie sie ihre Kultur jetzt und in Zukunft leben und präsentieren.

5. Entwicklung neuer Fähigkeiten

Remote Work wird künftig Alltag sein – wichtig sind deshalb passende Skills wie Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und die Fähigkeit, effektiv im Team zu arbeiten. Unternehmen müssen den Ausbau dieser Fähigkeiten vorantreiben.

6. Körperliches und mentales Wohl

Durch Remote Work wird auch das physische und mentale Wohlbefinden von Mitarbeitern weiterhin ein Dauerbrenner für HR sein. Besonders der Umgang mit “Online Fatigue”, der Überdruss, vor dem Bildschirm zu sitzen, ist ein Thema für die Zukunft.

7. Vielfältigkeit und Inklusion

Die ortsunabhängige Arbeit wird zunehmend Stellen für kulturell vielfältige Mitarbeiter überall auf der Welt eröffnen. HR muss sich deshalb damit auseinandersetzen, wie sehr unterschiedliche Mitarbeiter effektiv und harmonisch zusammenarbeiten können.

Die Basis der neuen Normalität in Unternehmen bildet dabei…

  1. Das Verständnis von Mitarbeitern als dem Unternehmenskern, der genährt werden will
  2. Solide digitale Prozesse, die Remote Work ermöglicht und Personaler*innen Freiraum für den Fokus auf Mitarbeiter sowie strategische Themen gibt

Höchste Zeit für Digitalisierung

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Wege zurück ins Büro

Wenn Mitarbeiter langsam zurück in die Büros tröpfeln, wird nichts mehr so sein wie zuvor. Small Talk mit Mundschutz? Desinfektionsmittel an der Kaffeemaschine? Das ist längst nicht alles. Die Art und Weise der Zusammenarbeit, selbst die Raumgestaltung könnte sich durch die Corona-Pandemie grundlegend ändern. Doch zunächst müssen HRler*innen geeignete Strategien finden, um Mitarbeiter aus dem Homeoffice zurück ins Büro zu bringen.

So könnte die Exit-Strategie aussehen

1. Vorbereitungsphase

Um das Ansteckungsrisiko möglichst gering zu halten, müssen zunächst Vorkehrungen zur Hygiene getroffen werden. Das bedeutet…

  • Die Bereitstellung von ausreichend Desinfektionsmitteln und Masken
  • Die Sicherstellung einer regelmäßigen Reinigung von Schreibtischen, Lichtschaltern, Türklinken etc.
  • Bereitstellung von Alternativen zur Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel (z.B. Fahrrad- oder Roller-Mietservice, Carsharing)
  • Ausarbeitung von Hygiene-Guidelines zum Händewaschen, Abstandsregeln

In die Vorbereitungsphase fällt außerdem die Büro-Organisation.

  • Wie viele Mitarbeiter dürfen maximal pro Büro arbeiten? Wie viele pro Etage?
  • Wie lässt sich die Nutzung von “gemeinschaftlichen” Räumen wie Konferenzzimmern, Kaffeeküche oder Toiletten regeln? Welche Regeln gelten für Besucher?

Letztlich muss auch die eigentliche Rückkehr geplant werden.

  • Welche Abteilungen oder Teams kehren zuerst zurück?
  • Gibt es ein Rotationssystem, z.B. Vertriebsmitarbeiter 1-10 arbeiten montags und mittwochs, Vertriebsmitarbeiter 11-20 arbeiten dienstags und donnerstags im Büro?
  • Gibt es einzelnen Mitarbeiter, z.B. im Office Management, die unbedingt schon zu Beginn wieder im Büro sein sollten?

2. Kommunikationsphase

Sind die vorherigen Punkte geklärt, geht es an die Kommunikation des “Homeoffice-Exit-Plans” an die Mitarbeiter. Hier ist es wichtig, den Rückkehrplan so einfach und transparent wie möglich vorzustellen.

  • Wer kehrt wann ins Büro zurück?
  • Wer ist von der Rückkehr (zunächst) ausgeschlossen (z.B. Mitarbeiter mit Vorerkrankungen, Mitarbeiter über 60, Schwangere)?
  • Wie lauten die Social-Distancing-Regeln und Richtlinien für die Rückkehr ins Büro?

3. Rückkehrphase

Die eigentliche Rückkehr kann z.B. in mehreren Wogen erfolgen. Der Group CIO eines deutschen DAX Konzerns stellte beim 6. CIO-Austausch zur Corona-Krise ihre interne Strategie wie folgt vor:

  • Im ersten Schwung kehren maximal 30 Prozent der Mitarbeiter zurück ins Büro.
  • Nach vier Wochen rücken weitere Kollegen nach, bis die Hälfte der Belegschaft wieder im Büro arbeitet.
  • Nochmal vier Wochen später sollen alle Mitarbeiter wieder im Büro arbeiten, sofern es keine neuen Einschränkungen von Regierungsseiten gibt.

Wege aus der Krise

Um einen langfristigen Weg aus der Krise zu finden, müssen Unternehmen gemeinsam mit Personaler*innen Strategien für die neue Normalität erarbeiten. Ein wichtiger Punkt ist dabei der Fokus auf die Digitalisierung.

Digitalisierung: Die Krise als Chance begreifen

„Die Coronakrise hat uns die Bedeutung digitaler Technologien für Wirtschaft, Verwaltung und Gesellschaft sehr klar vor Augen geführt. Die Krise ist ein Weckruf, die Digitalisierung nun massiv voranzutreiben“, sagte Bitkom-Präsident Achim Berg der Zeit. Unternehmen haben aktuell die Möglichkeit, ihre Geschäftsmodelle neu zu erfinden und ihren Service mithilfe digitaler Technologien auf ein neues Level zu heben. Bei wem der Kunde auch während der Krise König ist, wird in der neuen Normalität von einer gesteigerten Kundenbindung profitieren.

Auch für die Kernprozesse in Unternehmen spielt die Digitalisierung eine maßgebliche Rolle. Die HR-Abteilung, die sich nach der Krise mehr denn je Themen wie Mitarbeiterbindung, Personalplanung oder Recruiting kümmern muss, braucht digitale Unterstützung. Neue Arten der Zusammenarbeit im Unternehmen müssen geregelt, Remote-Onboarding-Konzepte erstellt werden. Doch mit einer HR, die jetzt in Verwaltung ertrinkt, wird das nicht funktionieren.

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Arbeitsrechtliche Instrumente in der Krise

Langfristig müssen sich Arbeitgeber auch eine Reihe arbeitsrechtlicher Fragen für die Zeit nach der Krise stellen. Wie geht man mit den laufenden Kosten, insbesondere auch Personalkosten um? Was, wenn die Kurzarbeit alleine nicht reicht, um Kosten langfristig herunterzufahren?

Um sich für die Zeit nach der Krise gut aufzustellen, hat sich die Kanzlei Pusch Wahlig Workplace Law einige Tricks überlegt.

  • “Rotierende” Kurzarbeit
  • Betriebsvereinbarung für Unternehmen mit Betriebsräten
  • Verzicht auf vertragliche Urlaubsansprüche
  • Umgang mit variabler Vergütung
  • Freiwilliger Gehaltsverzicht / Stundung

Was genau es damit auf sich hat, erklärt Rechtsanwalt Thomas Wahlig in dieser Webinaraufzeichnung.

Wie lässt sich die Krise aus arbeitsrechtlicher Sicht anpacken?

In diesem Webinar erfahren Sie Mittel und Wege, um die Personalkosten sinnvoll zu senken.