Die 6 zeitintensivsten HR-Aufgaben und wie man sie automatisieren kann

Zeit ist kostbar – gerade HR Teams können ein Lied davon singen. Laut unserer aktuellen HR-Studie denken 55 % der Personalentscheider:innen, sie verbrächten zu viel Zeit mit administrativen Aufgaben. So fehle die Zeit für strategischere Aufgaben und Projekte, die die interne Motivation, Mitarbeiterbindung und letztlich auch den Umsatz fördern.

Genau hier setzen Softwares zur Automatisierung an. Sie digitalisieren Prozesse, damit sie wie von alleine ablaufen. Beispiele gefällig? Diese 6 zeitraubende Aufgaben zaubert die Automatisierung ganz einfach von den HR-Schreibtischen.

People Workflow Automation: Die einfachste Art, HR-Prozesse zu automatisieren.

1. Termine auf dem Schirm behalten

Geburtstage, Leistungsgespräche, auslaufende Verträge – in jedem Unternehmen gibt es täglich wichtige Ereignisse.

Erinnerungen sind deshalb eine der am häufigsten genutzten Automatisierungen. Sie können individualisiert oder standardisiert und für die unterschiedlichsten Zwecke genutzt werden.

Daran können Sie sich erinnern lassen:

GeburtstageDamit Sie Kolleg:innen beglückwünschen können
Auslaufende VerträgeDamit Sie ein reibungsloses (und idealerweise automatisiertes) Offboarding vorbereiten können
Ende der ProbezeitDamit Sie Feedback- und Performance-Gespräche ansetzen können
Erste ArbeitstageDamit Manager:innen wissen, wann neue Team-Mitglieder starten
Nächste AbwesenheitenUm Abwesenheiten freizugeben und die Urlaubsübergabe zu planen
Letzte GehaltsanpassungDamit Manager Gehaltsanpassungen und künftige Erhöhungen prüfen können

Ohne automatisierte Erinnerungen rutschen HR mitunter wichtige Aufgaben durch. Doch wenn Sie wichtige Ereignisse verpassen (und sei es nur ein Geburtstag), kann sich das negativ auf das Engagement am Arbeitsplatz auswirken – und letztlich auf die Produktivität.

2. Krankheitstage dokumentieren

Krankschreibungen hinterherzurennen gehört nicht gerade zu den Lieblingsaufgaben des HR-Team, doch um den Überblick über die Krankenstände zu behalten ist genau das oft nötig. 

Abwesenheiten und allen Arten von Urlaub lassen sich zwar leicht automatisieren – aber was, wenn Ärzte involviert sind?

Für ein Team-Mitglied, das morgens krank aufwacht, unterscheiden sich die Prozesse mit und ohne Automatisierung wie Tag und Nacht:

Schritte ohne AutomatisierungSchritte mit Personio
1. Eine Mitarbeiter:in wird krank, ohne dass dies ordnungsgemäß in einem System erfasst wird1. Der Mitarbeitende trägt die Abwesenheit (egal ob ein Tag oder eine Woche) in Personio ein
2. HR erhält eine Nachricht von Mitarbeiter:in oder Manager:in, dass diese:r krank ist2. Der Mitarbeitende wird daran erinnert, die Krankmeldung per PDF oder Handykamera in sein Personio-Profil hochzuladen (Manager und HR erhalten die gleiche Erinnerung)
3. Kolleg:innen haben währenddessen keine Transparenz darüber, dass der:die Mitarbeiter:in abwesend ist3. Die Krankmeldung wird sicher gespeichert, der:die Vorgesetzte wird sofort benachrichtigt (evtl. HR)
4. HR schreibt an Mitarbeiter:in und fordert eine Krankmeldung an (per Email oder Post)4. Nachdem die Abwesenheit eingetragen wurde, setzen integrierte Apps wie Slack oder Microsoft Teams automatisch den Status des Mitarbeitenden auf “Krank”
5. HR trägt die Abwesenheit manuell ein

3. Vertragsänderungen durchführen

Wie Ihnen Automatisierungen bei der Erstellung von Verträgen und deren Unterzeichnung unter die Arme greifen, haben wir bereits in diesem Artikel skizziert.

Aber was passiert, wenn ein Vertrag nur abgeändert werden soll? Egal, ob es sich um eine schnelle Korrektur oder eine vollständige Überarbeitung handelt – diese Schritte werden jetzt nötig.

Schritte ohne AutomatisierungSchritte mit Personio
1. HR erkennt, dass eine Änderung fällig ist (z.B. ein Stellenwechsel)1. HR greift auf eine Vielzahl an Vorlagen zurück, die die Änderung widerspiegeln
2. Die Rechtsabteilung wird kontaktiert, damit sie den Vertrag überarbeitet2. Wichtige Mitarbeiterdaten werden automatisch eingefügt, spezifische Informationen (wie Gehalts- oder Titeländerungen) können individuell angepasst werden
3. Nach Erhalt lädt die Personalabteilung den geänderten Vertrag herunter und unterzeichnet ihn3. Der Vertrag wird digital an das Team-Mitglied geschickt, das ihn per eSignature von Personio unterschreibt
4. Herunterladen, Einscannen und Versenden an den:die Arbeitnehmer:in4. Nach der Unterschrift wird der Vertrag automatisch und sicher in der richtigen digitalen Personalakte gespeichert
5. Senden des Vertrags und Anweisungen zur Unterzeichnung
6. Warten, bis der:die Arbeitnehmer:in den Vertrag herunterlädt, ausdruckt, unterschreibt, einscannt und per Mail zurückschickt
7. Hochladen des Vertrags in die richtige Personalakte

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4. Recruiting und Onboarding beschleunigen

Recruiting und Onboarding sind zwei der zeitaufwendigsten Aufgaben, die auf dem HR-Schreibtisch landen. Dokumente müssen unterschrieben, Zugang zu Tools gewährt und Informationen an Kollegen weitergegeben werden. Bis der erste Arbeitstag eines Neueinsteigers vorbereitet ist, gilt es viele Punkte auf der To-Do-Liste abzuhaken – was hier fehlt, ist Zeit.

Zum Glück können viele Aufgaben im Rahmen des Recruiting- und Onboarding-Prozesses automatisiert werden. Stellenanzeigen lassen sich zum Beispiel per Klick auf mehreren Seiten gleichzeitig posten, Feedback zu Bewerber:innen kann nach einem Vorstellungsgespräch automatisch eingefordert werden und auch Unterzeichnen von Verträgen oder das Verteilen von Onboarding-Aufgaben an relevante Stakeholder lässt sich per Knopfdruck erledigen.

Doch wie viel Zeit lässt sich durch Automatisierungen im Onboarding und Recruiting wirklich sparen?

5. Ausscheidende Mitarbeiter:innen offboarden

Egal, ob ein Mitarbeiter kündigt oder entlassen wird: Sofort fallen eine ganze Reihe von Aufgaben an, die das HR-Team zügig erledigen muss.

Dabei geht es nicht nur darum, die Aufgaben abzuarbeiten – noch länger dauert es, sicherzustellen, dass sensible Daten rechtssicher gehandhabt werden und vertrauliche Informationen auch vertraulich bleiben.

Automatisierte Prozesse sind hier eine große Unterstützung, und wenn der letzte Tag im Unternehmen naht, muss sich das HR Team nur noch um Kleinigkeiten kümmern:

Schritte ohne AutomatisierungSchritte mit Personio
1. HR benachrichtigt Office IT über das Ausscheiden eines:r Mitarbeiter:in1. Durch die Integration mit Azure Active Directory wird der Zugang zu Personio und allen anderen relevanten Anwendungen am Tag der Kündigung automatisch entzogen
2. Office IT schaltet manuell den Zugang zu den verschiedenen Konten nach und nach ab
3. Office IT benachrichtigt die Personalabteilung, dass der Zugang entzogen wurde
4. Die Personalabteilung prüft, um sicherzustellen, dass der:die Mitarbeiter:in keinen Zugang mehr hat und keine manuellen Fehler aufgetreten sind

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6. Nahtlose Performance-Zyklen durchführen

Wussten Sie, dass 54 % der Personalverantwortlichen der Meinung sind, ihre Performance-Prozesse würden nicht mehr in die neue Arbeitswelt passen? Prozesse müssen angepasst und aufgewertet werden, da sind sich Personalverantwortliche und Mitarbeiter:innen einig.

Und hier liegt der entscheidende Vorteil automatisierter Performance-Zyklen, denn er hält allen Beteiligten den Papierkram vom Leib: Prozesse und Routineaufgaben laufen von alleine ab, sodass Mitarbeiter:innen und Führungskräfte sich auf ihre Feedback-Gespräche konzentrieren können.

Schritte ohne AutomatisierungSchritte mit Personio
1. Unternehmensweite Erläuterung der Struktur der Performance-Zyklen1. Erstellung eines automatisierten Performance Cycles mit allen relevanten Mitarbeitern, Managern und Aufgaben – einschließlich Bewertungsformen wie Peer oder Upward Feedback. Fristen werden hinzugefügt und der Zyklus gestartet
2. Einloggen des HR Teams in Team-Kalender und planen die Leistungsgespräche mit den jeweiligen Managern2. Sobald ein Zyklus beginnt, erhalten die Teilnehmer automatisch Aufgaben und Erinnerungen (einschließlich entsprechender Vorlagen), um ihre Beurteilungen einzureichen
3. Versendung von Selbsteinschätzungen, Feedback-Formularen und Peer-Feedback durch HR an alle relevanten Beteiligten3. Alle Informationen werden in Personio gespeichert, transparent an einem Ort, rechtzeitig vor dem Performance-Gespräch
4. Sicherstellen, dass sämtliches Feedback gesammelt und an die zuständigen Stellen weitergeleitet wird
5. Die Führungskraft führt ein Performance-Gespräch mit dem:der Mitarbeiter:in
6. HR setzt sich mit der Führungskraft in Verbindung, um sicherzustellen, dass das Gespräch stattgefunden hat, und um alle wichtigen Ereignisse (Beförderungen, Gehaltsänderungen, Pläne zur Leistungsverbesserung) manuell zu protokollieren

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