6 smarte Optimierungen für Ihren Onboarding-Prozess

Endlich haben Sie die perfekte Kandidatin gefunden, sie durch ihren Recruiting-Prozess geschleust, ihr ein Angebot gemacht – und sie hat akzeptiert! Der schwere Teil ist also vorbei, oder? Nicht ganz.

Dem Human Capital Institute zufolge kündigen bis zu 20 Prozent aller Mitarbeitenden während der ersten 45 Tage in ihrer neuen Rolle. Auf der anderen Seite: 69 Prozent der Neueinsteiger:innen, die ihr Onboarding als positiv erleben, bleiben eher für drei Jahre oder länger im Unternehmen.

Leider haben bis zu einem Drittel aller Unternehmen keinen strukturierten Onboarding-Prozess. Die Daten zeigen jedoch klar, dass Organisationen nur ein kleines Zeitfenster haben, um einen guten Eindruck bei neuen Mitarbeitenden zu hinterlassen. Und der fängt bei der Einarbeitung an.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen ein paar einfache Wege vor, wie Sie Ihren Onboarding-Prozess noch effizienter machen. Die einfachste Lösung? Nutzen Sie Automatisierungen im Onboarding. Wie genau das funktioniert, erfahren Sie hier.

Das beste Onboarding aller Zeiten? So gelingt’s mit Personio.

What Is Automation and How Does It Help HR?

Wie viele Aufgaben, die heute auf Ihrer Liste stehen, könnte eine Maschine erledigen? Einer Studie von McKinsey zufolge könnten 45 Prozent aller bezahlten Arbeiten automatisiert laufen. Automatisierungen im HR ermöglichen es Tools und Apps, miteinander “zu sprechen”. Das könnte so aussehen:

  • Die HR Teams werden automatisch an den ersten Arbeitstag von Neueinsteiger:innen, Ende von Probezeiten, Geburtstage, Arbeitsjubiläen und mehr erinnert.
  • Recruiter:innen werden automatisch zu Vorstellungsgesprächen mit den Bewerbenden eingeladen und erhalten anschließend passende Feedbackformulare.
  • Onboarding-Aufgaben werden allen (neuen) Mitarbeiter:innen automatisch zugewiesen, zusammen mit allen relevanten Links und Dokumenten.

Jedes Unternehmen muss Mitarbeitende einarbeiten. Wie also lassen sich Automatisierungen nutzen, um den Prozess für HR, neue Mitarbeitende und involvierte Abteilungen wie die IT reibungsloser zu gestalten?

Kandidat:innen automatisch zu Mitarbeiter:innen machen

Die Personalabteilung muss nicht die gesamte Organisation für neue Mitarbeiter:innen übernehmen. Sinnvoller ist es, bestimmte Verwaltungsaufgaben in ihre eigenen Hände zu legen.

Geben Sie neuen Mitarbeitenden zum Beispiel am ersten Tag einen Link zu den ersten Onboarding-Aufgaben frei. Damit werden sie daran erinnert, Formulare bis zu einem bestimmten Datum auszufüllen.

Aufgaben im Onboarding-Prozess

Auf diese Weise vermeidet HR viele E-Mails und lästige Verwaltungsaufgaben: Informationen müssen nicht extra angefordert werden und auch Erinnerungen an ausstehende Infos fallen weg. Zudem wird sichergestellt, dass wichtige Angaben der Mitarbeitenden wie Bankverbindung oder Familienstand in der digitalen Personalakte immer korrekt sind.

Schritte ohne AutomatisierungSchritte mit Personio
Neue Mitarbeiter:in anschreiben, um fehlende Angaben zu erfragenDas Profil von Bewerbenden wird per Klick in ein Mitarbeiterprofil umgewandelt. Neue Mitarbeitende bleiben bis zum Einstellungsdatum im Status "Onboarding". Ihre Profile sind nur für ausgewählte Personen wie Vorgesetzte, HR, Management und IT sichtbar, die dann mit der Organisation des Onboardings beginnen können.
Suchen und Anhängen von relevanten Formularen und DokumentenDie Mitarbeiter:innen werden nach dem Start eingeladen, ihr eigenes Profil in Personio auszufüllen. HR Manager können vorgefertigte Vorlagen erstellen, um genau festzulegen, welche Informationen ein Mitarbeitender angeben soll, zum Beispiel für verschiedene Arten von Stellen.
Erstellen einer neuen PersonalakteVon hier aus haben die Mitarbeitenden Zugang zu allen benötigten Formularen und werden automatisch an ausstehende Onboarding-Aufgaben oder fehlende Details erinnert.
Warten auf die Antwort des Mitarbeitenden, Kopieren und Einfügen von dessen Daten in die AkteAlle ausgefüllten Dokumente werden automatisch in den Abschnitt "Dokumente" des Mitarbeiterprofils hochgeladen.
Hochladen aller zur Verfügung gestellten Dateien wie Bilder für Ausweise und ausgefüllte Formulare
Nachfassen, wenn Dateien fehlen
Zeitverzögerungen und “Fragmentierung” der eigenen Aufmerksamkeit

Kristin Brandt, Senior HR Manager bei Lush drückt es so aus: “Personio ist oft der erste Berührungspunkt für Kandidat:innen, die sich über unser System bewerben und somit der Beginn der gesamten Candidate Journey. Sobald die Bewerberinformationen übertragen und Kandidat:innen als Mitarbeitende angelegt werden, startet dann auch die Onboarding Journey mit Personio.”

2. Interne Anfragen mit Vorlagen organisieren

Dafür zu sorgen, dass neu eingestellte Mitarbeiter:innen alles haben, was sie am ersten Tag brauchen, ist eine Menge Arbeit – das weiß jede:r HR-Verantwortliche. Allerdings handelt es sich in der Regel um extrem repetitive Arbeit, mit der HR Teams ihre Zeit nicht immer optimal nutzen.

Ohne Automatisierung kann es gut sein, dass die Personalabteilung im Onboarding-Prozess jeden der folgenden Punkte planen und organisieren muss:

Schritte ohne AutomatisierungSchritte mit Personio
IT-Abteilung bitten, Geräte auszuwählen und zu bestellenMit nur einem Klick erstellen Sie durch unsere HR-Vorlagen einen speziellen, individuell anpassbaren Onboarding Workflow. Dabei werden allen Beteiligten automatisch die entsprechenden Aufgaben zugewiesen (und zum Teil direkt erledigt).
IT-Team bitten, Neustarter zu internen Tools einzuladen
IT-Abteilung bitten, ein E-Mail-Konto einzurichten
Willkommensmail an den neuen Mitarbeitenden versenden
Willkommenspaket vorbereiten und verschicken
Onboarding Trainings organisieren und planen
Arbeitsplatz zuweisen (und vorbereiten)
Schlüsselkarten bestellen

3. Wichtige Infos vor dem Start teilen

Unser aktueller Leitfaden “Attraction Plus” zeigt auf, dass bis zu 43 Prozent der Arbeitnehmer:innen mindestens einmal ihre Meinung geändert haben, nachdem sie ein Stellenangebot angenommen hatten. Fast 40 Prozent gaben an, dass dies auf eine schlechte oder fehlende Nachbereitung des Angebots zurückzuführen war. Regelmäßige und relevante Informationen vor dem Arbeitsantritt sind daher unerlässlich.

Schritte ohne AutomatisierungSchritte mit Personio
E-Mail-Adressen der neuen Mitarbeitenden sammelnAus vorgefertigten Vorlagen erstellen Sie automatische Begrüßungs-E-Mails für alle neuen Mitarbeiter:innen. Diese enthalten wichtige Informationen über den ersten Tag, zeigen auf, welche Mitarbeiterdaten noch fehlen, und geben einen Überblick über die erste Woche.
E-Mails mit allen benötigten Informationen verfassen und versenden, wobei persönliche E-Mail-Adressen aufgrund von Datenschutzrisiken durch BCC geschützt werden
Alle relevanten Informationen über ihre erste Arbeitswoche weitergeben
Alle relevanten Dokumente beifügen
Alle Fragen beantworten, die sich ergeben können

 Blitzschneller Zugang zu allen Apps

Legen Sie Mitarbeiterprofile durch sichere, nahtlos angebundene Integrationen der weltweit führenden Access Management Apps an.

 

4. Unterlagen im Handumdrehen unterzeichnen

Wenn ein neues Team-Mitglied anfängt, ist sein neuer Vertrag nur ein kleiner Teil von einer Menge Papierkram: darunter NDAs, Vereinbarungen über die Nutzung von Arbeitsmitteln, Dokumente über Sozialleistungen und mehr.

Schritte ohne AutomatisierungSchritte mit Personio
Relevante Dokumente suchen und anhängenDokumente können schnell über Dokumentvorlagen erstellt und mit unserer integrierten elektronischen Signatur versendet werden. Sobald sie unterschrieben sind, werden die Dokumente automatisch hochgeladen und im Abschnitt "Dokumente" des jeweiligen Mitarbeiterprofils gespeichert.
Dokumente bearbeiten, damit sie die Angaben des neuen Mitarbeitenden wiederspiegeln
Herunterladen, Drucken, Unterschreiben und Hochladen des Dokuments durch den Mitarbeitenden
Die Personalabteilung lädt das ausgefüllte Formular herunter und lädt es in das entsprechende Profil hoch.

5. Sicheren Zugang zu Tools gewährleisten

Schätzungen zufolge nutzen die meisten Abteilungen etwa 40 bis 60 Tools. Mitarbeitenden den Zugang zu jedem einzelnen Tool zu ermöglichen, kostet die Abstimmung mit IT viel Zeit. Noch länger dauert es, wenn der Zugang sowohl datenkonform als auch sicher sein muss.

Schritte ohne AutomatisierungSchritte mit Personio
E-Mail-Kontos für neue Mitarbeitende einrichtenMit Identity and Access Management wie Microsoft Azure AD und Okta werden Mitarbeiterdetails wie Rolle, Abteilung und Team bei der Einstellung übertragen und zum Zeitpunkt der Einstellung aktiviert.
Relevante Mitarbeiterdaten zur Erstellung neuer Profile sammelnAutomatisch wird auch ein neues Konto angelegt. Dieses gewährt automatisch den Zugriff auf die notwendigen Tools basierend auf den angegebenen Informationen (Rolle, Team und Abteilung). Die IT-Abteilung muss sich nicht um Zugriffsrechte kümmern – das erspart Fehler und unnötige Verzögerungen.
Einzelne neue Profile in jedem der 40 bis 60 Tools anlegenGenau dieser Prozess kann auch für das Ausscheiden eines Mitarbeitenden implementiert werden, d. h. der Zugang zu diesen Tools wird bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses automatisch gesperrt. So bleibt die Datenkonformität gewährleistet.
Einladungen zu jedem Tool an die neue E-Mail-Adresse der Mitarbeitenden versenden
Hilfe bei Zugriffsproblemen leisten

6. Klare Schritte für Mitarbeitende festlegen

Ein exzellentes Onboarding fördert nicht nur die Mitarbeiterbindung, sondern die Produktivität im ganzen Unternehmen. Mitarbeiter:innen, die einen standardisierten Einarbeitungsprozess durchlaufen, sind 50 Prozent produktiver.

Manchmal sind auch die Führungskräfte gefragt: Sie müssen herausfinden, welche Aufgaben ein neues Team-Mitglied erwarten, und welche Schulungen und Unterlagen es benötigt, um sich in die neue Rolle einzuarbeiten.

Schritte ohne AutomatisierungSchritte mit Personio
Einzelgespräche mit Neustartern und wichtigen Personen organisieren, mit denen er zusammenarbeiten wirdSie können für jeden neuen Mitarbeitenden eine anpassbare Vorlage anlegen, die automatisch die Onboarding-Aufgaben verteilt – inklusive Deadline. In dieser Vorlage können Sie außerdem Schulungen verwalten und z. B. Links zu Präsentationen, Dateien und Ähnlichem aufnehmen.
Relevante Trainingsvideos und Kurse für die neuen Mitarbeiter:innen heraussuchen und sie verständlich organisieren
Mitarbeitende unterstützen, die nicht wissen, was sie in den ersten Wochen tun sollen

Könnte Ihr Onboarding-Prozess ein bisschen mehr Aufmerksamkeit vertragen? Wir zeigen Ihnen, wie Personio’s Onboarding Ihnen helfen kann, neuen Mitarbeiter:innen den besten Start aller Zeiten zu ermöglichen.

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