21. September 2022
6 smarte Optimierungen für Ihren Onboarding-Prozess
Endlich haben Sie die perfekte Kandidatin gefunden, sie durch ihren Recruiting-Prozess geschleust, ihr ein Angebot gemacht – und sie hat akzeptiert! Der schwere Teil ist also vorbei, oder? Nicht ganz.
Dem Human Capital Institute zufolge kündigen bis zu 20 Prozent aller Mitarbeitenden während der ersten 45 Tage in ihrer neuen Rolle. Auf der anderen Seite: 69 Prozent der Neueinsteiger:innen, die ihr Onboarding als positiv erleben, bleiben eher für drei Jahre oder länger im Unternehmen.
Leider haben bis zu einem Drittel aller Unternehmen keinen strukturierten Onboarding-Prozess. Die Daten zeigen jedoch klar, dass Organisationen nur ein kleines Zeitfenster haben, um einen guten Eindruck bei neuen Mitarbeitenden zu hinterlassen. Und der fängt bei der Einarbeitung an.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen ein paar einfache Wege vor, wie Sie Ihren Onboarding-Prozess noch effizienter machen. Die einfachste Lösung? Nutzen Sie Automatisierungen im Onboarding. Wie genau das funktioniert, erfahren Sie hier.
Das beste Onboarding aller Zeiten? So gelingt’s mit Personio.
Inhalt
- 1Was ist Automatisierung und wie hilft sie HR?
- 2Kandidat:innen automatisch zu Mitarbeiter:innen machen
- 3Interne Anfragen mit Vorlagen organisieren
- 4Wichtige Infos vor dem Start teilen
- 5Unterlagen im Handumdrehen unterzeichnen
- 6Sicheren Zugang zu Tools gewährleisten
- 7Klare Schritte für Mitarbeitende festlegen
Was ist Automatisierung und wie hilft sie HR?
Wie viele Aufgaben, die heute auf Ihrer Liste stehen, könnte eine Maschine erledigen? Einer Studie von McKinsey zufolge könnten 45 Prozent aller bezahlten Arbeiten automatisiert laufen. Automatisierungen im HR ermöglichen es Tools und Apps, miteinander “zu sprechen”. Das könnte so aussehen:
Die HR Teams werden automatisch an den ersten Arbeitstag von Neueinsteiger:innen, Ende von Probezeiten, Geburtstage, Arbeitsjubiläen und mehr erinnert.
Recruiter:innen werden automatisch zu Vorstellungsgesprächen mit den Bewerbenden eingeladen und erhalten anschließend passende Feedbackformulare.
Onboarding-Aufgaben werden allen (neuen) Mitarbeiter:innen automatisch zugewiesen, zusammen mit allen relevanten Links und Dokumenten.
Jedes Unternehmen muss Mitarbeitende einarbeiten. Wie also lassen sich Automatisierungen nutzen, um den Prozess für HR, neue Mitarbeitende und involvierte Abteilungen wie die IT reibungsloser zu gestalten?
Kandidat:innen automatisch zu Mitarbeiter:innen machen
Die Personalabteilung muss nicht die gesamte Organisation für neue Mitarbeiter:innen übernehmen. Sinnvoller ist es, bestimmte Verwaltungsaufgaben in ihre eigenen Hände zu legen.
Geben Sie neuen Mitarbeitenden zum Beispiel am ersten Tag einen Link zu den ersten Onboarding-Aufgaben frei. Damit werden sie daran erinnert, Formulare bis zu einem bestimmten Datum auszufüllen.
Auf diese Weise vermeidet HR viele E-Mails und lästige Verwaltungsaufgaben: Informationen müssen nicht extra angefordert werden und auch Erinnerungen an ausstehende Infos fallen weg. Zudem wird sichergestellt, dass wichtige Angaben der Mitarbeitenden wie Bankverbindung oder Familienstand in der digitalen Personalakte immer korrekt sind.
Schritte ohne Automatisierung |
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Neue Mitarbeiter:in anschreiben, um fehlende Angaben zu erfragen |
Suchen und Anhängen von relevanten Formularen und Dokumenten |
Erstellen einer neuen Personalakte |
Warten auf die Antwort des Mitarbeitenden, Kopieren und Einfügen von dessen Daten in die Akte |
Hochladen aller zur Verfügung gestellten Dateien wie Bilder für Ausweise und ausgefüllte Formulare |
Nachfassen, wenn Dateien fehlen |
Zeitverzögerungen und “Fragmentierung” der eigenen Aufmerksamkeit |
Kristin Brandt, Senior HR Manager bei Lush drückt es so aus: “Personio ist oft der erste Berührungspunkt für Kandidat:innen, die sich über unser System bewerben und somit der Beginn der gesamten Candidate Journey. Sobald die Bewerberinformationen übertragen und Kandidat:innen als Mitarbeitende angelegt werden, startet dann auch die Onboarding Journey mit Personio.”
2. Interne Anfragen mit Vorlagen organisieren
Dafür zu sorgen, dass neu eingestellte Mitarbeiter:innen alles haben, was sie am ersten Tag brauchen, ist eine Menge Arbeit – das weiß jede:r HR-Verantwortliche. Allerdings handelt es sich in der Regel um extrem repetitive Arbeit, mit der HR Teams ihre Zeit nicht immer optimal nutzen.
Ohne Automatisierung kann es gut sein, dass die Personalabteilung im Onboarding-Prozess jeden der folgenden Punkte planen und organisieren muss:
Schritte ohne Automatisierung |
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IT-Abteilung bitten, Geräte auszuwählen und zu bestellen |
IT-Team bitten, Neustarter zu internen Tools einzuladen |
IT-Abteilung bitten, ein E-Mail-Konto einzurichten |
Willkommensmail an den neuen Mitarbeitenden versenden |
Willkommenspaket vorbereiten und verschicken |
Onboarding Trainings organisieren und planen |
Arbeitsplatz zuweisen (und vorbereiten) |
Schlüsselkarten bestellen |
3. Wichtige Infos vor dem Start teilen
Unser aktueller Leitfaden “Attraction Plus” zeigt auf, dass bis zu 43 Prozent der Arbeitnehmer:innen mindestens einmal ihre Meinung geändert haben, nachdem sie ein Stellenangebot angenommen hatten. Fast 40 Prozent gaben an, dass dies auf eine schlechte oder fehlende Nachbereitung des Angebots zurückzuführen war. Regelmäßige und relevante Informationen vor dem Arbeitsantritt sind daher unerlässlich.
Schritte ohne Automatisierung |
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E-Mail-Adressen der neuen Mitarbeitenden sammeln |
E-Mails mit allen benötigten Informationen verfassen und versenden, wobei persönliche E-Mail-Adressen aufgrund von Datenschutzrisiken durch BCC geschützt werden |
Alle relevanten Informationen über ihre erste Arbeitswoche weitergeben |
Alle relevanten Dokumente beifügen |
Alle Fragen beantworten, die sich ergeben können |
4. Unterlagen im Handumdrehen unterzeichnen
Wenn ein neues Team-Mitglied anfängt, ist sein neuer Vertrag nur ein kleiner Teil von einer Menge Papierkram: darunter NDAs, Vereinbarungen über die Nutzung von Arbeitsmitteln, Dokumente über Sozialleistungen und mehr.
Schritte ohne Automatisierung |
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Relevante Dokumente suchen und anhängen |
Dokumente bearbeiten, damit sie die Angaben des neuen Mitarbeitenden wiederspiegeln |
Herunterladen, Drucken, Unterschreiben und Hochladen des Dokuments durch den Mitarbeitenden |
Die Personalabteilung lädt das ausgefüllte Formular herunter und lädt es in das entsprechende Profil hoch. |
5. Sicheren Zugang zu Tools gewährleisten
Schätzungen zufolge nutzen die meisten Abteilungen etwa 40 bis 60 Tools. Mitarbeitenden den Zugang zu jedem einzelnen Tool zu ermöglichen, kostet die Abstimmung mit IT viel Zeit. Noch länger dauert es, wenn der Zugang sowohl datenkonform als auch sicher sein muss.
Schritte ohne Automatisierung |
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E-Mail-Kontos für neue Mitarbeitende einrichten |
Relevante Mitarbeiterdaten zur Erstellung neuer Profile sammeln |
Einzelne neue Profile in jedem der 40 bis 60 Tools anlegen |
Einladungen zu jedem Tool an die neue E-Mail-Adresse der Mitarbeitenden versenden |
Hilfe bei Zugriffsproblemen leisten |
6. Klare Schritte für Mitarbeitende festlegen
Ein exzellentes Onboarding fördert nicht nur die Mitarbeiterbindung, sondern die Produktivität im ganzen Unternehmen. Mitarbeiter:innen, die einen standardisierten Einarbeitungsprozess durchlaufen, sind 50 Prozent produktiver.
Manchmal sind auch die Führungskräfte gefragt: Sie müssen herausfinden, welche Aufgaben ein neues Team-Mitglied erwarten, und welche Schulungen und Unterlagen es benötigt, um sich in die neue Rolle einzuarbeiten.
Schritte ohne Automatisierung |
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Einzelgespräche mit Neustartern und wichtigen Personen organisieren, mit denen er zusammenarbeiten wird |
Relevante Trainingsvideos und Kurse für die neuen Mitarbeiter:innen heraussuchen und sie verständlich organisieren |
Mitarbeitende unterstützen, die nicht wissen, was sie in den ersten Wochen tun sollen |
Könnte Ihr Onboarding-Prozess ein bisschen mehr Aufmerksamkeit vertragen? Wir zeigen Ihnen, wie Personio’s Onboarding Ihnen helfen kann, neuen Mitarbeiter:innen den besten Start aller Zeiten zu ermöglichen.
Hannah Popham
Hannah ist Senior Content Marketing Managerin bei Personio. Sie liebt es, über die sich stetig verändernde Art und Weise zu schreiben, wie wir arbeiten und wie sich diese mit unserem Leben außerhalb der Arbeit überschneidet.