6 smarte Optimierungen für Ihren Onboarding-Prozess

Wie viele Aufgaben, die heute auf Ihrer Liste stehen, könnte eine Maschine erledigen? Einer Studie von McKinsey zufolge könnten 45 Prozent aller bezahlten Arbeiten automatisiert laufen. Automatisierungen im HR ermöglichen es Tools und Apps, miteinander “zu sprechen”. Das könnte so aussehen:

• Die HR Teams werden automatisch an den ersten Arbeitstag von Neueinsteiger:innen, Ende von Probezeiten, Geburtstage, Arbeitsjubiläen und mehr erinnert.

• Recruiter:innen werden automatisch zu Vorstellungsgesprächen mit den Bewerbenden eingeladen und erhalten anschließend passende Feedbackformulare.

• Onboarding-Aufgaben werden allen (neuen) Mitarbeiter:innen automatisch zugewiesen, zusammen mit allen relevanten Links und Dokumenten.

Jedes Unternehmen muss Mitarbeitende einarbeiten. Wie also lassen sich Automatisierungen nutzen, um den Prozess für HR, neue Mitarbeitende und involvierte Abteilungen wie die IT reibungsloser zu gestalten?

Die Personalabteilung muss nicht die gesamte Organisation für neue Mitarbeiter:innen übernehmen. Sinnvoller ist es, bestimmte Verwaltungsaufgaben in ihre eigenen Hände zu legen.

Geben Sie neuen Mitarbeitenden zum Beispiel am ersten Tag einen Link zu den ersten Onboarding-Aufgaben frei. Damit werden sie daran erinnert, Formulare bis zu einem bestimmten Datum auszufüllen.

Auf diese Weise vermeidet HR viele E-Mails und lästige Verwaltungsaufgaben: Informationen müssen nicht extra angefordert werden und auch Erinnerungen an ausstehende Infos fallen weg. Zudem wird sichergestellt, dass wichtige Angaben der Mitarbeitenden wie Bankverbindung oder Familienstand in der digitalen Personalakte immer korrekt sind.

Kristin Brandt, Senior HR Manager bei Lush drückt es so aus: “Personio ist oft der erste Berührungspunkt für Kandidat:innen, die sich über unser System bewerben und somit der Beginn der gesamten Candidate Journey. Sobald die Bewerberinformationen übertragen und Kandidat:innen als Mitarbeitende angelegt werden, startet dann auch die Onboarding Journey mit Personio.”

Dafür zu sorgen, dass neu eingestellte Mitarbeiter:innen alles haben, was sie am ersten Tag brauchen, ist eine Menge Arbeit – das weiß jede:r HR-Verantwortliche. Allerdings handelt es sich in der Regel um extrem repetitive Arbeit, mit der HR Teams ihre Zeit nicht immer optimal nutzen.

Ohne Automatisierung kann es gut sein, dass die Personalabteilung im Onboarding-Prozess jeden der folgenden Punkte planen und organisieren muss:

Unser aktueller Leitfaden “Attraction Plus” zeigt auf, dass bis zu 43 Prozent der Arbeitnehmer:innen mindestens einmal ihre Meinung geändert haben, nachdem sie ein Stellenangebot angenommen hatten. Fast 40 Prozent gaben an, dass dies auf eine schlechte oder fehlende Nachbereitung des Angebots zurückzuführen war. Regelmäßige und relevante Informationen vor dem Arbeitsantritt sind daher unerlässlich.

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Wenn ein neues Team-Mitglied anfängt, ist sein neuer Vertrag nur ein kleiner Teil von einer Menge Papierkram: darunter NDAs, Vereinbarungen über die Nutzung von Arbeitsmitteln, Dokumente über Sozialleistungen und mehr.

Schätzungen zufolge nutzen die meisten Abteilungen etwa 40 bis 60 Tools. Mitarbeitenden den Zugang zu jedem einzelnen Tool zu ermöglichen, kostet die Abstimmung mit IT viel Zeit. Noch länger dauert es, wenn der Zugang sowohl datenkonform als auch sicher sein muss.

Ein exzellentes Onboarding fördert nicht nur die Mitarbeiterbindung, sondern die Produktivität im ganzen Unternehmen. Mitarbeiter:innen, die einen standardisierten Einarbeitungsprozess durchlaufen, sind 50 Prozent produktiver.

Manchmal sind auch die Führungskräfte gefragt: Sie müssen herausfinden, welche Aufgaben ein neues Team-Mitglied erwarten, und welche Schulungen und Unterlagen es benötigt, um sich in die neue Rolle einzuarbeiten.

Könnte Ihr Onboarding-Prozess ein bisschen mehr Aufmerksamkeit vertragen? Wir zeigen Ihnen, wie Personio’s Onboarding Ihnen helfen kann, neuen Mitarbeiter:innen den besten Start aller Zeiten zu ermöglichen.