6 Wege für ein maximal effektives Urlaubsmanagement

Haben Sie schon Urlaubspläne gemacht? Dann wissen Sie, dass einiges dazu gehört, um einen perfekten Urlaub vorzubereiten: von der Suche einer schönen Unterkunft bis zur Planung einer günstigen, aber umweltfreundlichen Anreise…

Und dann wäre da noch der Urlaubsantrag beim Arbeitgeber, der meist ebenso langwierig ist. Oder aus HR-Sicht bedeutet, täglich Dutzende von Abwesenheitsanträgen zu bearbeiten. Wie wäre es, wenn Sie das alles mit einem Klick erledigen könnten?

Allein in 2021 haben die Deutschen 55,1 Mio. Urlaubsreisen unternommen, die in den meisten Fällen beantragt, genehmigt und bearbeitet werden mussten. Urlaubsanträge sind nur einer der vielen Gründe, warum Personalverantwortliche bis zu einem Drittel des Jahres mit Verwaltungsaufgaben verbringen.

Aber es gibt auch eine gute Nachricht: Dieser langwierige HR-Prozess kann automatisiert und beschleunigt werden. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie das geht.

Verwalten Sie Urlaubsanträge mit nur wenigen Klicks.

1. Urlaub anfordern: Bieten Sie mehrere Möglichkeiten an

Heutzutage arbeiten oft mehrere Generationen gleichzeitig in einem Unternehmen – und jede arbeitet anders. Die einen mögen lieber neue Tools und Kommunikationskanäle, die anderen bevorzugen die klassischen.

Deshalb ist es wichtig, auch bei der Art und Weise des Urlaubsantrags Alternativen anzubieten. Vom E-Mail Ping-Pong haben viele genug. Automatisierte Prozesse können hier Zeit und Nerven sparen. So geht’s:

Schritte ohne Automatisierung:Schritte mit Personio:
1. Eine Vertretung für die Urlaubszeit suchen. 1. Die Abwesenheit kann über das interne Chat-System (Slack, Microsoft Teams) oder direkt in Personio (Web- oder Mobilversion) beantragt werden.
2. E-Mail mit den gewünschten Urlaubstagen an die Führungskraft (und die Vertretung) schicken
2. Mitarbeitende können eine Vertretung auswählen, die automatisch über die Anfrage informiert wird.
3. Auf die Genehmigung warten3. Sobald die Vertretung zustimmt, wird der Antrag mit allen Einzelheiten an die Führungskraft weitergeleitet.
4. Die Abwesenheit im Abwesenheitsplaner vermerken (z. B. eine Excel-Datei)
4. Nach der Genehmigung wird die Abwesenheit automatisch in den Kalender des Mitarbeitenden und der Vertretung eingetragen.
5. Vertretung benachrichtigen, sodass er/sie diese Tage im eigenen Kalender eintragen kann5. Die Urlaubstage werden vom Urlaubskonto des Mitarbeitenden abgezogen und können mit nur einem Klick überprüft werden.
6. Urlaubszeitraum auch im eigenen Kalender vermerken und nötige Kolleg:innen darüber informieren
7. Bei HR nachfragen, wie viele Urlaubstage jetzt noch übrig sind

Software für Abwesenheitsmanagement_Urlaubsverwaltung

2. Resturlaub mit wenigen Klicks einsehen

Jedes strategisch ausgerichtete Unternehmen braucht Daten, um Business-Entscheidungen zu treffen und das Wohl ihrer Mitarbeitenden zu fördern.

Ohne diese Daten ist es unmöglich festzustellen, ob Mitarbeitende wirklich genug Zeit bekommen und nehmen, um abzuschalten. Mitarbeiter:innen können so auch nicht ohne Weiteres überprüfen, wie viel Urlaubstage sie noch nehmen können. Stattdessen müssen ihnen HR Teams das individuell mitteilen.

So sieht dieser Prozess ohne und mit Automatisierung aus:

Schritte ohne Automatisierung:Schritte mit Personio:
1. Mitarbeitende müssen regelmäßig nachfragen, wie viele Urlaubstage Ihnen noch bleiben, um ihren Urlaub entsprechend planen zu können.1. Alle Abwesenheiten werden bei der Eingabe automatisch erfasst und die verbleibenden Tage können von den Mitarbeitenden leicht überprüft werden.
2. Den Kalender jede:r Kolleg:in prüfen, um zu schauen, wer momentan abwesend ist – und das jede Woche aufs Neue2. Die Mitarbeitenden können sich schnell einen detaillierten Überblick über die Abwesenheiten in ihrem Team, ihrer Abteilung oder ihrem Unternehmen verschaffen, sodass sie keine Zeit bei dem Versuch verlieren, eine abwesende Person zu kontaktieren.
3. Restliche Urlaubstage, die nicht ins nächste Jahr übertragen werden können, in letzter Minute “verbrauchen” müssen.

3. Kalender werden automatisch aktualisiert

Sobald der Urlaub genehmigt ist, ist es in der Regel Zeit für einen weiteren – umständlichen – Schritt: Mitarbeitende müssen ihr Teams, ihre Abteilung und Ihr Unternehmen darüber informieren, dass Sie während ihrer wohlverdienten Auszeit nicht zur Verfügung stehen werden.

Und dies ist nötig: Immerhin sagen 71 % der Arbeitnehmer:innen, dass eine gute Work-Life-Balance wegen der Pandemie an Bedeutung gewonnen hat. Ohne Störungen den Urlaub verbringen zu können, ist also wichtig, um im Urlaub richtig abschalten zu können. Kalender zu aktualisieren, umfasst in der Regel folgende Schritte:

Schritte ohne Automatisierung:Schritte mit Personio:
1. Aufsetzen einer Abwesenheits-E-Mail mit genauen Daten und Ansprechpartnern während der Abwesenheit1. Sobald eine Abwesenheit genehmigt wurde, werden Mitarbeitende in ihrem Kalender automatisch für die entsprechenden Tage als abwesend gekennzeichnet.
2. Urlaubstage zu verschiedenen gemeinsamen Kalendern von Teams und Abteilungen hinzufügen2. Kolleg:innen können die Abwesenheiten im gesamten Unternehmen einfach in Personio überprüfen und werden über Messenger-Apps (siehe unten) an Abwesenheiten erinnert.

Urlaubsplanung für jeden einfach gestalten

Attendance Tracking Approval with Attendance Tracking System

Mitarbeitende beantragen ihren Urlaub mit wenigen Klicks in Personio und die Führungskraft bestätigt nur noch. Und HR? Hat den kompletten Überblick.

4. Transparent machen, wann Mitarbeitende abwesend sind

Wenn die oben genannten Schritte vergessen oder aus irgendeinem Grund versäumt werden, kann es schwierig und zeitaufwändig sein, zu prüfen, ob jemand im Urlaub ist. Möglicherweise müssen Sie a) eine E-Mail an die betreffende Person schicken, um eine Abwesenheitsnotiz zu erhalten, oder b) im Büro oder über interne Chats nachfragen.

Abgesehen davon macht es eine Planung für Führungskräfte oder Workplace Teams unmöglich, wenn sie nicht genau wissen, wer wann und für wie lange nicht da ist.

Damit diese Informationen leicht zu finden sind, sollten alle im Unternehmen auf einen Blick sehen können, welche Kolleg:innen und Manager verfügbar sind und wer sich im Urlaub befindet.

Rollen Rechte Abwesenheiten

So sieht das Ganze mit und ohne Automatisierung aus:

Schritte ohne Automatisierung:
Schritte mit Personio:
1. Kolleg:innen fragen, ob jemand verfügbar ist oder wann er zurückkommt1. Mitarbeitende können alle Abwesenheiten in einem übersichtlichen Kalender nachschauen, der nach Bürostandorten, Teams etc. aufgeschlüsselt ist.
2. HR erstellt manuell Berichte, um einen Überblick über alle Abwesenheit zu haben und Kapazitäten planen zu können2. Diese können schnell in Berichte für die Kapazitätsplanung und mehr umgewandelt werden.

5. Status in internen Chats automatisch aktualisieren

Die Pandemie hat die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben durcheinander gewürfelt. Auch außerhalb der Arbeitszeiten werden Mitarbeitende oft kontaktiert. Doch in manchen Ländern, z. B. Portugal, ist es mittlerweile sogar illegal, Mitarbeitende außerhalb der Arbeitszeiten anzuschreiben oder anzurufen. In Frankreich, Italien, Spanien und Irland sieht es ähnlich aus.

Um sicherzustellen, dass Mitarbeitende nicht im Urlaub auf Sofortnachrichten reagieren müssen, ist es wichtig, dass Kolleg:innen an ihren Urlaub erinnert werden, bevor sie sie kontaktieren. So sieht’s normalerweise aus:

Schritte ohne Automatisierung:
Schritte mit Personio:
1. Den Status im internen Chat-System (z. B. Slack oder Microsoft Teams) so planen, dass Mitarbeitende für die Abwesenheitsdauer als nicht verfügbar gelten.1. Sobald der Urlaub genehmigt ist, wird der Status im Chat-System automatisch auf "nicht verfügbar" gesetzt – für die Zeit, in der Mitarbeitende im Urlaub sind.
2. Den Status manuell löschen, wenn der Mitarbeitende aus dem Urlaub zurück ist

6. Kolleg:innen an den Urlaub erinnern

Abwesenheiten können oft Monate im Voraus gebucht werden – was manchmal bedeutet, dass die Abwesenheit von Kolleg:innen eine unangenehme Überraschung darstellt.

Wenn kein HR Tool vorhanden ist, bleibt es oft den einzelnen Mitarbeitenden überlassen, ihre Kolleg:innen mündlich an den bevorstehenden Urlaub zu erinnern. Hier sehen Sie, wie das mit und ohne Automatisierung aussieht.

Schritte ohne Automatisierung:
Schritte mit Personio:
1. Kolleg:innen sowie die Führungskraft am letzten Tag vor der Abreise an den Urlaub erinnern1. Kolleg:innen werden automatisch im Chat-System daran erinnert, wer an welchem Tag wie lange abwesend ist.
2. Angeben, wie lange der Urlaub dauern wird und wer die Vertretung macht2. Führungskräfte erhalten auch Erinnerungen an bevorstehende Urlaube ihrer direkten Mitarbeitenden.

Könnte Ihr Abwesenheitsmanagement etwas Unterstützung gebrauchen? Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden Urlaub leicht buchen und Abwesenheiten im gesamten Unternehmen in Sekundenschnelle nachschauen können – mit einem effizienten Urlaubsmanagement.

Urlaub mit Leichtigkeit beantragen & managen

So geht's mit Personio