Workflow Management System: Definition, Vorteile und Beispiele

Ein Workflowmanagementsystem steuert, überwacht und analysiert sämtliche digitalisierten und automatisierten Geschäftsprozesse und Workflows einer Organisation. Workflow Management Systems (WMS) sind Software-Lösungen, die u. a. über intuitiv zu bedienende Tools zur Gestaltung der Workflows verfügen. Damit können sogar Mitarbeiter:innen ohne Programmierkenntnisse grundlegende Workflows erstellen, modellieren und optimieren. Workflow-Management-Systeme sind in der Regel vorkonfiguriert, bieten also standardmäßig zahlreiche Basis-Workflows an. Für die individuellen Bedürfnisse einzelner Teams oder Abteilungen aber auch ganzer Unternehmen können die Workflows aber schnell und effizient angepasst werden. Workflowsysteme werden normalerweise in der Cloud gespeichert.

Der englische Begriff Workflow verleiht seinem eher nüchternen deutschen Äquivalent „Arbeitsablauf“ eine positive Bedeutung: Wenn Arbeiten erst einmal in den Flow kommen, dann fließen oder strömen sie. Ohne Widerstände, zum Erfolg aller Beteiligten.

Schneller und transparenter arbeiten mit top Workflows

Dauert es bei Ihnen Wochen, bis Verträge von neuen Mitarbeitenden unterschrieben zurückkommen? Dann geht es Ihnen wir der open knowledge GmbH. Doch mit Personio verkürzte das IT-Unternehmen den Prozess auf zwei Stunden.

Workflows mit Personio optimieren

Die Digitalisierung der Wirtschaft läuft auf Hochtouren. Doch die kleinen und mittelständischen Unternehmen hängen hinterher und nutzen nicht die großen Chancen u. a. auf die Entwicklung neuer Geschäftsfelder und eine effizientere Produktion. Über das Workflowmanagement können sie analoge Geschäftsprozesse zunächst digitalisieren und im folgenden Schritt dann automatisieren.

Im Rahmen des Workflow Managements wird ein Workflow zunächst grundlegend nach drei Schritten definiert:

• Womit bzw. wann beginnt der Workflow?

• Wie ist der Verlauf des Workflows?

• Womit bzw. wann endet der Workflow?

Workflow-Management-Systeme sind digitale Treiber, weil sie die alltäglichen Standardarbeiten auf der Basis automatisiert umgesetzter Arbeitsabläufe deutlich erleichtern. Zahlreiche Bereiche – vom Auditmanagement über Compliance-Prüfung und Eingangsrechnungswesen bis zum Transportmanagement – profitieren von diesen Systemen. Unternehmen profitieren auch davon, wenn sie ihre Personalprozesse mit einer Workflow-Lösung automatisieren HR, weil gerade in diesem Bereich zentrale Geschäftsprozesse ablaufen.

Beispiele für HR Workflows sind:

• Abwesenheitensverwaltung

• Employee Self Service

• Fehlzeitenmanagement

• Mitarbeitergespräche

• Recruiting

• Reisekostenabrechnung

• Schulungsmanagement

• Stammdatenerfassung

• Unfallmeldung

• Urlaubsverwaltung

Die meisten dieser Prozesse sind zwar standardisiert, aber extrem zeitaufwendig, denn sie bestehen in der Regel aus mehreren Schritten. Je grundlegender Sie diese über das Workflow Management System abbilden und automatisieren können, desto mehr Zeit gewinnt HR für strategische Tätigkeiten.

Mit Workflowmanagement im WMS-Systemlassen sich zahlreiche HR-Arbeitsabläufe abbilden und automatisieren.

• Wenn Mitarbeitende die Stelle wechseln, neu eingestellt werden oder kündigen, übermittelt HR diese Info an das IT Team.

• IT legt daraufhin neue Zugänge für relevante Tools und Systeme an oder löscht entsprechende Accounts manuell.

• Bei einem vordefinierten Anlass (Neueinstellung, Kündigung, Positionswechsel) wird ein Workflow getriggert.

• Zugänge werden automatisch angelegt oder gelöscht.

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Workflow Management Systems (WMS) benötigen zwei Dinge: feste Regeln sowie definierte Reihenfolgen für die einzelnen Prozessschritte. Beides muss zwingend eingehalten werden, damit die benötigten Aktivitäten, Dokumente und Informationen auch automatisch unter den betroffenen Prozessteilnehmer:innen weitergegeben werden können.

Workflowmanagementsysteme mit sog. Low Code- oder No Code-Funktionen bieten einen unschätzbaren Vorteil: Hier können Mitarbeiter:innen selbst ohne jegliche Programmierkenntnisse passende Workflows in einer Art Workflow-Tool gestalten. So funktioniert es:

• Einzelne Schritte des Workflows sauber abstimmen und definieren

• Reihenfolge der Schritte definieren, mit Regeln verknüpfen und Rollen bzw. Personen zuordnen

• Prozesskomponenten per Drag-and-drop zu dem gewünschten Prozess zusammensetzen

Hier ein Beispiel, wie solche Komponenten in einem Onboarding-Prozess aussehen könnten:

Schritte werden definiert und mit Verantwortlichkeiten und Zeitpunkten hinterlegt. Im Workflow Management System werden die Prozessschritte erfasst und mit einer Ablauflogik versehen. Dadurch können die benötigten Informationen den handelnden Rollen wie z. B. HR, IT oder Fachführungskraft automatisiert zur Verfügung gestellt werden. Sobald einzelne Schritte oder Aufgaben von der Rolleninhaberin erledigt sind, werden diese mit „Erledigt“ markiert und damit der nächste Prozessschritt automatisch angestoßen.

Der gesamte Prozessverlauf kann im Anschluss auf einer grafischen Benutzeroberfläche betrachtet und überprüft werden. Auch Formulare für die workflow-relevanten Daten lassen sich auf diesem Weg einfach erstellen. Moderne Prozessplattformen bieten bei der Überwachung und Optimierung der erstellten Prozesse mittlerweile auch eine Unterstützung durch Künstliche Intelligenz.

In Workflow-Management-Systemen angelegte Workflows sind über die grafischen Benutzeroberflächen leicht anzupassen. Erfolgreich laufende Workflows können für ähnlich strukturierte Arbeitsabläufe einfach kopiert und dann individualisiert werden. Viele Workflow-Management-Systeme bieten vorkonfigurierte Lösungen für alle grundlegende Arbeitsprozesse.

Ein gutes Workflow-Management-System ist Sie die Voraussetzung für die erfolgreiche Digitalisierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe in einem Unternehmen. Ein WMS steuert, überwacht und analysiert alle digitalisierten und automatisierten Geschäftsprozesse und Workflows einer Organisation. 

Ein Workflow Management System ist eine Software für das Workflowmanagement und die Ausführung modellierter Arbeitsabläufe. WMS-Software wird eingesetzt, um Workflows im Unternehmen zu modellieren, zu simulieren, zu steuern und zu überwachen sowie zu analysieren und zu optimieren. Solche Software-Lösungen verfügen über intuitiv zu bedienende Benutzeroberflächen und Tools zur Gestaltung der Workflows.

Mit dem englischen Begriff Workflow ist ein Arbeitsablauf gemeint, der aus mehreren Arbeitsschritten oder Geschäftsprozessen bestehen kann. 

Der Begriff „Prozess“ bezeichnet in der Regel einen Ablauf, der aus vielen Einzelschritten und Komponenten besteht, die zu einem Gesamtergebnis führen, wie der Fertigungsprozess eines Autos. Unter Workflow versteht man praktische Arbeitsabläufe, um fest definierte Aufgaben effizient auszuführen.

Bei Workflows unterscheidet man zwischen sequenziellen Workflows, bei denen die Schritte hintereinander folgen, und parallelen Workflows, bei denen bestimmte Arbeitsschritte parallel erfolgen. So werden bei der Fertigung einer Uhr in parallelen Prozessen die Einzelteile gefertigt, bevor sie zum fertigen Uhrwerk zusammengesetzt werden. Daneben gibt es Ad-hoc-Workflows, die nicht fest definiert und flexibel angepasst werden können. Eine besondere Form sind Dokumentenworkflows, bei denen es um die meist automatisierte Verarbeitung von Dokumenten innerhalb einer Organisation geht.