Spesenabrechnung

Spesenabrechnung_HR-Lexikon

Wenn Geschäftsreisen anstehen, schießen die Mitarbeiter:innen in der Regel die Kosten für ihren Arbeitgeber vor. In der Spesenabrechnung, die in vielen Firmen auch als Reisekostenabrechnung bekannt ist, können sich die Beschäftigten die Ausgaben dann zurückholen. Wie Spesen korrekt abgerechnet werden, was bei der Steuererklärung zu beachten ist und warum beim Ausfüllen des Spesenabrechnungsformulars Sorgfalt zählt.

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Was ist eine Spesenabrechnung?

In der Spesenabrechnung werden bestimmte Kosten abgerechnet, die Beschäftigte bei einer beruflichen Reise für ihren Arbeitgeber ausgelegt haben. Unter den Begriff Spesen (von lateinisch expensa = Aufwand) fallen streng genommen nur die Kosten für den sogenannten Verpflegungsmehraufwand, also die Kosten für Essen und Getränke, die während der Geschäftsreise konsumiert werden. Dennoch werden im Rahmen der Spesenabrechnung (die auch als Reisekostenabrechnung bekannt ist) auch die Fahrtkosten, Übernachtungskosten sowie weitere Nebenkosten erfasst. Über die Spesenabrechnung gleicht der Arbeitgeber nach der Reise dann exakt jene Kosten aus, für der oder die Reisende in Vorleistung gegangen ist.

Diese Kosten werden über die Spesenabrechnung abgerechnet:

  • Beförderungs- oder Fahrtkosten (eigener Pkw, Bahn, Flugzeug, Bus, Taxi o.ä.)
  • Verpflegungsmehraufwand (Essen, Getränke, Snacks)
  • Unterbringung (Hotel, Pension, Ferienwohnung o.ä.)
  • Sonstige Kosten (Parkgebühren, Toilettengebühren, Telefon, Porto, Veranstaltungen mit Arbeitsbezug o.ä.)

Die Spesen für deutschlandweite Geschäftsreisen unterliegen jährlich aktualisierten Spesenpauschalen des Bundesfinanzministeriums, nach denen sich alle Arbeitgeber zu richten haben. Dabei wird zwischen der kleinen Spesenpauschale und der großen Spesenpauschale unterschieden.

Die kleine Spesenpauschale

Sie gilt für berufliche Reisen zwischen 8 und 24 Stunden. Außerdem bei längeren Dienstreisen auch für den Anreisetag und den Abreisetag. Die kleine Spesenpauschale beträgt 14 Euro pro Tag.

Die große Spesenpauschale

Sie gilt bei längeren Geschäftsreisen. Der Tagessatz der Spesen beträgt 28 Euro für jede Abwesenheit von der Arbeitsstelle, die volle 24 Stunden dauert. Reine Übernachtungskosten sind mit 20 Euro pro Nacht angesetzt.

Muster für Ihre Spesenabrechnung

Mit einem Muster bzw. einer Vorlage lässt sich die Spesenabrechnung formal korrekt erstellen. Hier erhalten Sie eine kostenlose Excel-Vorlage zur Spesenabrechnung.

 

Bitte beachten Sie, dass Geschäftsunterlagen u.a. auch Spesenabrechnungen, die mit Excel oder Word erstellt wurden, nicht DoBD konform sind!

Wer kann Spesen abrechnen?

Eine Spesenabrechnung können sowohl Selbstständige als auch angestellte Arbeitnehmer:innen einreichen. Die Voraussetzung für eine Spesenabrechnung ist, dass sich die Reisenden aus beruflichen Gründen entweder nicht an ihrer üblichen Arbeitsstelle – der sogenannten ersten Tätigkeitsstelle – aufgehalten haben und/oder aus diesem Grund nicht an ihrem eigenen Wohnort übernachten konnten.

Spesen richtig abrechnen: So funktioniert‘s

Der Arbeitgeber muss die Spesenabrechnung nur dann bezahlen, wenn sie korrekt ist. Reicht eine Arbeitnehmer:in keine Spesenabrechnung ein, gilt das gleiche: Die Kosten müssen dann nicht erstattet werden. Besonders problematisch sind überhöhte bzw. falsche Spesenabrechnungen: Sie können ein Grund für eine fristlose Kündigung sein.

In der Regel stellen Unternehmen ihren Beschäftigten vorgefertigte Formulare oder Excel-Tabellen, die wie Reisekostenrechner funktionieren, für die Spesenabrechnung zur Verfügung. Die Mitarbeiter:innen füllen das Formular aus, unterschreiben es und belegen die entstandenen Kosten anhand von gesammelten Quittungen oder Rechnungen.

HR-Hinweis: Um größtmögliche Transparenz zu schaffen, ist es ratsam, Details zur Spesenabrechnung entweder in Betriebsvereinbarungen für Betriebe oder direkt im individuellen Arbeitsvertrag zu regeln.

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Es gibt zwei Möglichkeiten, um Spesen abzurechnen:

Abrechnung anhand von Pauschalen

Rechnet ein:e Mitarbeiter:in die Reisekosten anhand von Pauschalen ab, ist auf jeden Fall darauf zu achten, in welches Land die Geschäftsreise ging. Die Höhe der jeweils gültigen Pauschale richtet sich nicht nur nach der Dauer der Abwesenheit vom Arbeitsplatz, sondern auch nach dem Reiseziel. Pauschalen können erst ab einer dienstlich motivierten Abwesenheit von 8 Stunden geltend gemacht werden. Darunter gibt es keine Pauschale.

Wird der eigene Pkw für die Geschäftsreise genutzt, können die Fahrtkosten einfach über eine Kilometerpauschale abgerechnet werden. Diese beträgt aktuell 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer. Alternativ können Beschäftigte eine individuelle Kilometerpauschale ermitteln, indem alle Kfz-Ausgaben (Steuer, Versicherung, Benzin, Abschreibung etc.) für ein Jahr addiert und dann die Gesamtsumme durch die jährlich gefahrenen Kilometer geteilt wird. Das Ergebnis wird dann als individuelle Kilometerpauschale für Geschäftsreisen angesetzt.

Überblick über Spesenpauschalen

Bedingung für Spesen bei inner-
deutschen Geschäftsreisen seit 2014
Spesen in Euro
Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden14
Abwesenheit 24 Stunden28
Übernachtung20
Kürzung für Frühstück*5,60
Kürzungen Mittag- und Abendessen*Jeweils 11,20
*In diesen Fällen hat der Arbeitgeber die Mahlzeiten bezahlt, die Spesen reduzieren sich.

Auslandspauschalen für Geschäftsreisen in andere Länder können einer Ländertabelle entnommen werden, auch diese werden vom Finanzministerium festgesetzt. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, sich daran zu halten.

Abrechnung anhand der tatsächlich entstandenen Kosten

Mitarbeiter:innen, die ihre Spesen auf diesem Weg abrechnen, müssen sämtliche Rechnungen und Quittungen sammeln und zusammen mit dem Abrechnungsformular einreichen. Nur dann kann der Arbeitgeber die tatsächlichen Kosten erstatten. Insbesondere bei den sogenannten Reisenebenkosten kann einiges zusammenkommen. Gibt der Geschäftsreisende Trinkgelder, darf er dafür einen eigenen Beleg erstellen, der zusammen mit der Bewirtungsrechnung eingereicht wird.

Grundsatz zur Spesenabrechnung

Alle Ausgaben, die nicht über eine Pauschale abgerechnet wird, müssen anhand von Quittungen bzw. Rechnungen belegt werden. Nur dann zahlt der Arbeitgeber.

Wie lange muss eine Spesenabrechnung aufbewahrt werden?

Unternehmen müssen Spesen- oder Reisekostenabrechnungen mit einer Frist von 10 Jahren aufbewahren.

Besonderheiten bei der Spesenabrechnung

      • Bietet der Arbeitgeber für die Dauer einer Geschäftsreise seinen Beschäftigten eine Firmenwohnung oder ein Zimmer in einer Firmeneinrichtung an, kann das Angebot nicht abgelehnt werden und eigenmächtig z.B. ein Hotel vor Ort gebucht werden.
      • Gibt es Firmenkantinen, muss dieses Angebot von Geschäftsreisenden bevorzugt genutzt werden.
      • Bei Geschäftsreisen mit Firmenwagen können keine Beförderungskosten abgerechnet werden. Es ist ein Fahrtenbuch zu führen bzw. die 1 Prozent-Methode zur Besteuerung anzuwenden.
      • Ist bei den Kosten für die Übernachtung auch das Frühstück inkludiert, wird die Verpflegungspauschale um 20 Prozent des geltenden Betrags gekürzt.

Beispiel für eine korrekte Spesenabrechnung

Unser Beispiel zeigt, wie eine korrekte Spesenabrechnung aussehen sollte.

Mitarbeiterin Susanne war auf einer viertägigen Geschäftsreise in Hamburg. Ihr Arbeitsplatz befindet sich in München. Susanne hat sich aus Gründen der Nachhaltigkeit für eine Fahrt mit dem ICE entschieden und diese – ebenso wie die Unterkunft – selbst online gebucht und die Kosten mit ihrer eigenen Kreditkarte bezahlt. Im Preis für die Übernachtungen war jeweils das Frühstück inbegriffen. Ihre Mittag- und Abendessen hat Susanne selbst bezahlt.

So sieht Susannes Berechnung der Verpflegungspauschale aus:

GeschäftsreiseVerpflegungspauschale in Euro
Montag - Anreisetag12
Dienstag - Aufenthalt24 minus 4,80 (Frühstück)
Mittwoch - Aufenthalt24 minus 4,80 (Frühstück)
Donnerstag - Aufenthalt24 minus 4,80 (Frühstück)
Freitag - Abreisetag12

Gesamtaufwand Verpflegungspauschale = 96 Euro
Abzüglich Frühstück = 14,40 Euro
Abrechenbare Verpflegungspauschale = 81,60 Euro

Alle anderen selbst bezahlten Kosten belegt Susanne im Rahmen der Spesenabrechnung durch Quittungen und Rechnungen, der Arbeitgeber erstattet die von ihr ausgelegten Kosten.

Tipps für Spesenabrechnung in der Steuererklärung

Wenn der Arbeitgeber die vom Beschäftigten vorab getragenen Ausgaben im Rahmen der Spesenabrechnung erstattet, sind diese für die Arbeitnehmer:in in der Regel steuerfrei. Dennoch sollten Spesenabrechnungen als Anhang zur Steuererklärung mit eingereicht werden.

Es besteht für Beschäftigte außerdem die Möglichkeit, die Spesenabrechnung im Rahmen der Steuererklärung durchzuführen – dann unter dem Titel „Werbungskosten“ mit den Unterpunkten „Dauer der Abwesenheit vom Arbeitsort“ und „Verpflegung“.

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