Schichtplaner: Online erstellen, Excel-Vorlage & Software nutzen

Ein Schichtplaner beschreibt, an welchem Ort und zu welcher Zeit Arbeitnehmer:innen ihren Tätigkeiten nachgehen. Zusätzlich werden die Namen, Pausen und Überstunden Ihrer Belegschaft im Schichtplaner aufgelistet. Mithilfe eines einfachen und übersichtlichen Dienstplans können interne Prozesse beschleunigt und die Unternehmensgeschwindigkeit gesteigert werden, besonders wenn Sie den Dienstplan digital erstellen. Zudem können Sie Kosten reduzieren und die Effizienz steigern. Achten Sie bei der Erstellung des Schichtplaners auf folgende Punkte: 

Damit es bei den Arbeitszeiten nicht zu Verwechslungen kommt, sollte im Schichtplaner jeder Dienst klar gekennzeichnet sein. Vor- und Nachnamen der Mitarbeiter:innen können Sie dabei aus der digitalen Personalakte extrahieren und einfach in den Online-Schichtplaner einfügen. Bei Bedarf können auch relevante Kompetenzen oder Qualifikationen der Mitarbeiter:innen eingefügt werden.

Auch rechtliche Rahmenbedingungen gemäß dem Arbeitszeitgesetz und betriebliche Vereinbarungen dürfen nicht vergessen werden. Nach § 3 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) dürfen Arbeitnehmer:innen maximal acht Stunden hintereinander arbeiten. Die Arbeitszeit kann auf zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von 24 Arbeitswochen bzw. sechs Kalendermonaten die durchschnittliche Arbeitszeit von acht Stunden nicht überschritten wird. Die vorläufigen Arbeitszeiten müssen Teil des Schichtplaners sein. Sobald Mitarbeiter:innen ihre Schicht abgeschlossen haben, können sie mittels Arbeitszeiterfassung die tatsächliche Arbeitszeit im Schichtplaner vermerken.

Außerdem sollte insbesondere bei Schichtmodellen ein Wechsel von Spätschicht auf Nachtschicht vermieden werden. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter:innen beispielsweise in einem Schichtmodell rotieren. Dadurch kommen alle zu ihren rechtlichen Ruhezeiten.

Perfekt ausgestattet für die Pflicht zur Zeiterfassung

Zeiten müssen verlässlich erfasst werden, das sagt der Gesetzgeber. In Personio erfassen Sie Zeiten automatisch, zentral und sicher.

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Auch die Ruhepausen sind rechtlich geregelt. Gemäß § 4 ArbZG muss bei einer Arbeitszeit zwischen sechs und neun Stunden die Pause mindestens 30 Minuten betragen. Bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden wird die Pause auf insgesamt 45 Minuten ausgeweitet. Wie die Gesamtzeit der Pausen aufgeteilt wird, obliegt den Angestellten bzw. dem Arbeitgeber. Zusätzlich dürfen Arbeitnehmer:innen maximal sechs Stunden lang ohne Unterbrechung arbeiten. Vergessen Sie bei der Erstellung des Schichtplaners also nicht, auf die rechtlichen Pausenzeiten der Mitarbeiter:innen zu achten.

In § 5 ArbZG werden die Ruhezeiten geregelt. Nach Beendigung des Arbeitstages steht den Arbeitnehmer:innen eine Ruhezeit von mindestens elf Stunden zu. In gewissen Branchen kann die Ruhezeit um bis zu eine Stunde verkürzt werden, wenn dafür andere Ruhezeiten innerhalb des gleichen Kalendermonats zum Ausgleich um die entsprechende Zeit verlängert werden. Dazu zählen folgende Bereiche: 

• Behandlung, Pflege und Betreuung von Patient:innen in Krankenhäusern und anderen Einrichtungen

• Bewirtschaftung und Beherbergung in Gaststätten

• Verkehrsbetriebe

• Rundfunk

• Landwirtschaft und Tierhaltung

Zudem kann die Ruhezeit bei Angestellten in Krankenhäusern und anderen Pflege- und Betreuungseinrichtungen aufgrund der Rufbereitschaft um maximal die Hälfte verkürzt werden. Die Arbeitnehmer:innen können die verpasste Ruhezeit zu einem anderen Zeitpunkt nachholen.

Der Schichtplaner enthält personenbezogene Daten wie Vor- und Familienname, Arbeitszeiten und Urlaubs- oder Krankentage. Diese Daten sind gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) rechtlich geschützt und dürfen nicht einfach so an Dritte weitergegeben werden. Denken Sie bei der Veröffentlichung des Schichtplaners also daran, den Mitarbeiter:innen nur die für sie relevanten Schichten mitzuteilen. Der Einsatz einer Dienstplan-Software erleichtert diesen Prozess.

Egal, ob kleines, großes oder mittelständisches Unternehmen – der kostenlose Online-Schichtplan von Personio unterstützt Sie bei der Schichtplanung. Tragen Sie einfach die unterschiedlichen Schichten ein, teilen Sie sie den Mitarbeiter:innen zu et voilà: Der Schichtplan ist fertig und einsatzbereit. Bei Bedarf können Sie den Schichtplaner auch nach Arbeitsbereichen unterteilen oder individuell neue Kategorien hinzufügen.

Abteilung:

KW xx von xx.xx.xxxx bis xx.xx.xxxx

F1 = Frühschicht

S1= Spätschicht

N1 = Nachtschicht

Einen Schichtplan online zu erstellen ist heute einfacher denn je, vor allem mit digitalen Tools, die speziell für Dienstplanung entwickelt wurden. Im Vergleich zur klassischen Planung mit Zettel, E-Mail oder Excel spart eine Online-Schichtplanung nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für mehr Transparenz und weniger Abstimmungsaufwand im Team.

Bevor Sie mit der Planung starten, legen Sie die Mitarbeitenden im System an – inklusive Arbeitszeiten, Qualifikationen, Urlaubsanspruch und ggf. tariflicher Vorgaben. In vielen Schichtplaner-Tools lassen sich auch Rollen und Standorte definieren, z. B. „Frühschicht Pflegekraft“ oder „Abendschicht Service“.

Legen Sie fest, wie Ihre Schichten aufgebaut sind, z. B. Früh-, Spät- oder Nachtdienst, fixe Zeiten oder flexible Modelle. In modernen Dienstplan-Softwares lassen sich diese Muster einmalig anlegen und dann immer wieder verwenden.

Ein guter Online-Schichtplaner zeigt auf einen Blick, wer wann verfügbar ist, inklusive Urlaub, Krankheit oder freien Tagen. Viele Tools ermöglichen es den Mitarbeitenden, ihre Verfügbarkeiten selbst einzutragen oder Schichtwünsche zu äußern.

Jetzt beginnt die eigentliche Planung: Weisen Sie die Schichten den passenden Mitarbeitenden zu – manuell oder per Autovergabe. Dabei berücksichtigt das System gesetzliche Vorgaben wie Ruhezeiten oder Maximalstunden.

Mit einem Klick wird der fertige Schichtplan online veröffentlicht – alle Mitarbeitenden werden automatisch benachrichtigt, oft direkt per App oder E-Mail. Änderungen, Tauschwünsche oder Krankmeldungen lassen sich flexibel nachpflegen.

Einen Schichtplan online zu erstellen, ist heute mit wenig Aufwand verbunden und ein digitaler Prozess, der Transparenz schafft, Fehler vermeidet und Teams entlastet. Egal ob in der Pflege, Gastronomie oder Produktion: Mit der richtigen Schichtplan-Software wird Dienstplanung zum Kinderspiel.

Ein Schichtplaner enthält Vor- und Nachnamen aller Mitarbeiter:innen sowie Arbeits-, Pausen- und Ruhezeiten. Er dient der Personaleinsatzplanung und vereint alle Dienste an einem Ort. Sowohl die Wünsche der Mitarbeiter:innen als auch die Interessen des Unternehmens sollten bei der Erstellung eines Schichtplaners beachtet werden. 

Schichtplaner können sowohl offline als auch online genutzt werden. Die Vorteile eines Online-Schichtplaners überwiegen jedoch. Zudem kann beispielsweise mit der Schichtplaner-Vorlage von Personio nicht nur wertvolle Zeit gespart werden, sondern es können auch Kosten reduziert werden.

Eine Dienstplan-Software unterstützt Sie bei der Erstellung eines Schichtplans und bei der Umsetzung eines effektiven Schichtmodells. Sie können die Mitarbeiterstunden direkt erfassen und sorgen so für Transparenz bei den Mitarbeiter:innen. Außerdem behalten Sie mögliche Konfliktquellen stets im Blick und haben von überall aus Zugriff auf den Dienstplan. 

Mit einem Online-Schichtplaner oder einer Schichtplaner-Software können Sie einfach und schnell Schichtpläne erstellen. Zuerst legen Sie Ihre Mitarbeitenden und Rollen digital an. Anschließend definieren Sie das Schichtmodell, zum Beispiel Früh- oder Spätdienst. Ein moderner Online-Schichtplaner berücksichtigt automatisch Verfügbarkeiten, Urlaube und gesetzliche Vorgaben. Die Schichten können Sie manuell oder automatisch zuweisen und den fertigen Schichtplan online veröffentlichen.