Minusstunden verrechnen – die wichtigsten Vorgaben

Wie Minusstunden geregelt werden.

Fallen Minusstunden an, wenn Mitarbeiter regelmäßig früher nach Hause gehen oder sehr oft krank sind? In diesem Artikel erfahren Sie alles über die rechtlichen Vorschriften. Anhand von Rechenbeispielen sehen Sie außerdem, wie HR Minusstunden verrechnen kann – dieses Praxiswissen hilft auch Kollegen aus den Fachabteilungen und Führungskräften.

Verbinden Sie in Personio Ihre Zeiterfassung mit der vorbereitenden Lohnabrechnung. So werden Arbeitszeiten korrekt berechnet und fließen direkt in die Lohnabrechnung ein.

Was sind Minusstunden?

Minusstunden sind das Gegenstück zur Mehrarbeit bzw. Überstunden und bezeichnet die Zeit, in der ein Arbeitnehmer entgegen vertraglicher Bestimmungen nicht arbeitet.

Bei Minusstunden kommt es zu einem Negativsaldo, das der Arbeitgeber zu seinen Vorteilen ausgleichen darf. Voraussetzung ist, dass ein Arbeitszeitkonto im Einsatz ist und alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt sind.

Kann der Arbeitgeber Minusstunden anordnen?

Der Arbeitgeber kann Minusstunden gegenüber dem Arbeitnehmer nicht ohne Weiteres anordnen. Wenn fixe Arbeitszeiten im Vertrag vereinbart sind, etwa täglich zwischen 9 Uhr und 18 Uhr, kann der Arbeitgeber diese nicht einfach verschieben. Wird jedoch ein Arbeitszeitkonto mit der schriftlichen und ausdrücklichen Einverständnis des Mitarbeiters genutzt, können Minusstunden dort erfasst werden, wenn es weniger Arbeit als sonst gibt.

Minusstunden anordnen in der Corona-Krise?

  • Auch, wenn wegen der Corona-Krise Auftragsflaute herrscht: Wenn Mitarbeiter ihre Arbeitsleistung aus betrieblichen Gründen nicht erfüllen können, trägt der Arbeitgeber das Betriebsrisiko.
  • Der Arbeitgeber darf Minusstunden nicht einseitig anordnen und diese vom Gehalt abziehen. Dafür ist eine Vereinbarung nötig.
  • Wenn Arbeitnehmer aufgrund der schlechten Auftragslage weniger zu tun haben, wurden sie ohne Verschulden an der Ausübung ihrer vertraglich festgelegten Arbeitszeit gehindert. Nach § 615 S. 3 BGB haben sie Anspruch auf Lohnfortzahlung in voller Höhe.
  • Die Arbeit muss nicht nachgeholt werden und die entfallenen Arbeitszeiten darf der Arbeitgeber nicht in Form von Minusstunden vom Gehalt abziehen.

Sollten Minusstunden einmal falsch dokumentiert worden sein, dann gilt es zu klären, wessen Verschulden das ist und ob sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber auf die Nutzung eines Arbeitszeitkontos geeinigt haben. Davon hängt ab, ob der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Zahlung hat. Oft haben Arbeitgeber irgendwelche Ausschlussfristen in den Arbeits- oder Tarifvertrag aufgenommen. Diese sind aber nicht entscheidend, stehen also nicht über den genannten Regelungen.

Ursachen für Minusstunden

An erster Stelle steht die Frage, durch wen Minusstun­den verursacht werden – den Arbeitgeber oder den Arbeitnehmer?

Der Arbeitgeber muss für Arbeit sorgen

Ist der Arbeitgeber verantwortlich für den Anfall von Minusstunden, dann trägt dieser das recht­li­che und auch das fi­nan­zi­el­le Ri­si­ko.

Sprich: Der Mitarbeiter erhält Lohn, auch wenn er nicht gearbeitet hat. Er muss die Arbeit auch nicht nachholen. Außer der Arbeitnehmer führt ein Ar­beits­zeit­kon­to. Dieses kann eine Firma nicht verordnen. Der Mitarbeiter muss der Führung eines Arbeitszeitkontos zustimmen.

Immer wieder kommt es zu Auseinandersetzungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, wenn Minusstunden anfallen. Es passiert, dass Firmen das Gehalt kürzen. Mit der Konsequenz, dass der Mitarbeiter zum Betriebsrat geht oder juristische Hilfe sucht – und zwar zurecht. Denn nur unter Auflagen kann eine Firma Minusstunden verbuchen.

Minusstunden durch Krankheit

Das Entgeltfortzahlungsgesetz besagt, dass der Mitarbeiter auch bei Krankheit Lohn erhält. Dass also keine Minusstunden anfallen und berechnet werden dürfen.

Dennoch greifen Unternehmen immer wieder auf Minusstunden zurück, wenn Mitarbeiter krank werden. Die Konsequenz: Der Arbeitnehmer erhält weniger Lohn oder wird zu Mehrarbeit verdonnert – ohne rechtliche Grundlage. Die folgenden Beispiele illustrieren, was die Gründe dafür sind.

Beispiel I: Mitarbeiter in Vollzeit – wie es nicht sein sollte

Frau A hat eine 40-Stunden-Woche und arbeitet Vollzeit von Montag bis Freitag. Sie wird krank, reicht ein Attest ein und stellt am Monatsende fest: Ich hab Gehalt gekürzt bekommen – wegen Kranksein? Das liegt daran, dass der Arbeitgeber beim Zusammenzählen ihrer Wochenstunden auf weniger als die vertraglich vereinbarte Summe kommt – und entsprechend weniger Lohn zahlt. Fehltage wurden mit 0 Stunden bewertet.

Korrekt ist das nicht, so hat es das Arbeitsgericht entschieden. Denn einem Mitarbeiter dürfen keine Nachteile daraus entstehen, dass er unverschuldet krank wurde.

Nun ist es nicht so, dass der Arbeitgeber in dem beschriebenen Fall bösen Willen hatte. Vielmehr liegt es daran, dass es höchstwahrscheinlich unklare oder keine Regeln gab. Wie sollte es laufen?

Beispiel II: Mitarbeiter in Vollzeit – wie es sein sollte

Frau B hat eine 40-Stunden-Woche und arbeitet Vollzeit von Montag bis Freitag. Sie wird krank, gibt ein Attest ab, trägt die Fehlstunden ein. Ihr Monatsgehalt fällt wie erwartet immer gleich aus, auch in den Monaten, in denen sie gefehlt hat. Das liegt daran, dass sie für die 8 Stunden pro Fehltag 8 Stunden gutgeschrieben bekommen hat. Auf diesem Weg kommt der Arbeitgeber, wenn er am Jahresende überprüft, wie viele Stunden die Person gearbeitet hat, auf die vertragliche vereinbarte Zahl.

Beispiel III: Mitarbeiter in Teilzeit

Wie schon gesagt, steckt in der Regel kein böser Wille hinter falsch verordneten Minusstunden, sondern eher mangelnde Regelung. Vor allem bei Teilzeitbeschäftigten kommt es häufig zu Fehlern.

Ein Beispiel:

Herr C hat eine 32-Stunden-Woche und arbeitet in Teilzeit. Dabei kommt er immer an verschiedenen Tagen, entsprechend variieren seine Wochenstunden. Herr C wird krank, gibt ein Attest ab, trägt die Stunden ein. Angenommen er arbeitet in einer Woche Montag und Mittwoch 6, Dienstag 7, Donnerstag 5 und Freitag 8 Stunden (macht insgesamt 32 Stunden). Nun wird er am Donnerstag krank. Wenn ihm diese Zeit nicht gutgeschrieben wird, dann fehlen ihm 5 Stunden in dieser Woche, sprich er kommt nicht auf seine 32 Stunden, sondern auf 27. Und der Arbeitgeber zahlt weniger Lohn.

Auch hier mangelt es an klaren Regelungen oder anderen vertraglichen Vereinbarungen.

Zwischenfazit

Wenn Mitarbeiter in einem Jahresarbeitszeitkonto ihre Stunden festhalten, dann sollte am Jahresende eine Summe rauskommen, die vertraglich vereinbart wurde. Dass diese Summe auch bei Krankheit passt, dafür muss im Arbeitszeitkonto am Krankheitstag (dasselbe gilt für Feiertage) die Soll-Arbeitszeit stehen.

Mit zuverlässiger Zeiterfassung auf Nummer sicher

Mit einer Software zur Zeiterfassung online stimmen die geleisteten Stunden auf den Punkt. Denn die trägt automatisch die korrekten Zahlen in ein Arbeitszeitkonto ein.

Fallen an Feiertagen Minusstunden an?

Wie bei Krankheit gilt auch hier: Ein Feiertag darf nicht zu Minusstunden führen. Ein Feiertag muss wie ein 8-Stunden-Arbeitstag (bei einer 5-tägigen 40-Stunden-Woche) gewertet werden. Der Arbeitnehmer bekommt ganz normal seinen Lohn.

Wie kann man Minusstunden abbauen?

Minusstunden können Arbeitnehmer mit einer passenden Anzahl an Überstunden ausgleichen. Auf diese Weise bringen sie Ihr Arbeitszeitkonto wieder auf ein neutrales Niveau. Dafür kann er oder sie morgens einfach früher starten oder abends länger bleiben. Wenn die Minusstunden am Wochenende abgebaut werden sollen, sollte dies mit dem Arbeitgeber abgesprochen werden.

Minusstunden müssen meist in einem bestimmten Zeitraum abgebaut werden, dem Ausgleichszeitraum. Dieser ist normalerweise im Arbeitsvertrag festgelegt. Wer Minusstunden abbauen will, muss sich also an diese Frist halten, da sonst Lohnkürzungen drohen.

Können Minusstunden verfallen?

Ein Verfallsdatum für Minusstunden besteht nicht. Wann der Mitarbeiter Minusstunden ausgleichen muss, das gilt es, vorab vertraglich zu regeln. Kommt ein Arbeitnehmer einer solchen Vereinbarung nicht nach und verpasst es, innerhalb der Frist Minusstunden auszugleichen, dann kann der Arbeitgeber den Lohn kürzen. Vorausgesetzt natürlich, der Arbeitnehmer trägt die Schuld für die Minusstunden.

Wie werden Minusstunden angerechnet?

Minusstunden können – wie Überstunden – in jedem Job anfallen. Jedoch können sie nicht (wie Überstunden) einfach angerechnet werden, und der Arbeitgeber darf den Lohn von Mitarbeitern nicht einfach reduzieren.

Eine zentrale rechtliche Bedingung für das Anrechnen von Minusstunden ist: Es muss ein Arbeitszeitkonto geben. Dazu sollte es eine Klausel geben …

  • in einem Arbeitsvertrag.
  • in einer Betriebsvereinbarung.
  • in einem Tarifvertrag.

Darin sollte nicht nur stehen, dass ein Zeitkonto geführt wird, sondern es muss zwischen Kurz- und Langzeitkonto unterschieden werden.

Wie weit darf die Arbeitszeit eines Mitarbeiters von der vertraglich vereinbarten abweichen? Wie viel mehr oder wie viel weniger darf gearbeitet werden? Was erhält der Mitarbeiter zum Ausgleich und wann erhält er diese? Was passiert, wenn das Arbeitsverhältnis endet? Solche Fragen sollten schriftlich und vertraglich vorab festgehalten werden.

Dann muss der Arbeitnehmer genauso wie der Arbeitgeber dem Arbeitszeitkonto mit all seinen Implikationen (Verrechnung etc.) zustimmen.

Die Rolle des Arbeitszeitkontos bei Minusstunden

Brauchen Sie ein Arbeitszeitkonto? Es hat auf jeden Fall Vorteile. So kann ein Arbeitgeber flexibel auf das Aufkommen von viel Arbeit (zum Beispiel viele Aufträge) oder wenig Arbeit reagieren und seine Belegschaft entsprechend einsetzen.

In einem Arbeitszeitkonto hält der Mitarbeiter fest, ob er mehr (Plusstunden) oder weniger (Minusstunden) als vertraglich vereinbart gearbeitet hat.

Vorsicht: Obgleich ein Arbeitgeber mit einem Arbeitszeitkonto dem Arbeitnehmer die Möglichkeit gibt, seinen Job flexibel zu verrichten, trägt er dennoch das volle rechtliche und wirtschaftliche Risiko, wenn es keine Verwendung für die Arbeitskraft gibt. Ausnahme: Der Arbeitnehmer verschuldet eine solche Situation.

Kurzzeitkonto versus Langzeitkonto

Kurzzeitkonto bedeutet, dass sich der Ausgleichszeitraum auf maximal ein Jahr beläuft, dass die Stunden also, die zu viel oder zu wenig gearbeitet wurden, innerhalb eines Jahres verrechnet werden müssen. Mit einem Langzeitkonto hingegen können Stunden langfristig gesammelt und an besondere Zielsetzungen gekoppelt werden, zum Beispiel den Abschied in den frühen Ruhestand.

Software schafft Rechtssicherheit

Wer für die Arbeitszeiterfassung eine Software benutzt, der hat (Rechts-)Sicherheit. In Personio zum Beispiel kann der Mitarbeiter, wenn er krank ist, einfach diese Kategorie auswählen (andere Kategorien sind Home Office, Urlaub etc.), und die Software berechnet die Stunden auf korrekte Weise.

Dabei nicht zu vergessen: Diese Informationen fließen auch in die Gehaltsabrechnung ein, die demzufolge auch automatisch korrekt ist. Für den Personaler ist das eine große Erleichterung, nicht zuletzt weil der Mitarbeiter hier selbst die notwendige Transparenz herstellt (er ist es, der den Krankheitstag einträgt).

Alle Unternehmen müssen bald Arbeitszeiten erfassen

Employer Self Service

Laut Beschluss vom 14. Mai 2019 verpflichtet der EuGH Unternehmen nun, die Arbeitszeiten von Mitarbeitenden systematisch zu dokumentieren. Für Unternehmen macht der Einsatz einer Software Sinn, die Zeiten rechtssicher und korrekt erfasst.

Minusstunden bei Kündigung, Leiharbeit, Azubis

Minusstunden bei Kündigung

Vor allem bei Gleitzeit-Modellen kommt es oft zu Minusstunden. Angenommen, ein Arbeitsverhältnis endet und die Stunden wurden noch nicht abgearbeitet, was dann? Dürfen Unternehmen die fehlenden Arbeitszeiten dann vom finalen Lohn abziehen?

Es gelten die allgemein gültigen Voraussetzungen für Minderarbeit: Wenn der Arbeitgeber die Minusstunden verschuldet hat, weil er sich nicht gekümmert hat, dem Mitarbeiter ausreichend Arbeit zu beschaffen, dann trägt das Unternehmen die Verantwortung für die Fehlstunden. Wenn der Mitarbeiter verantwortlich ist, darf der Arbeitgeber Lohn entsprechend kürzen und verlangen, dass die Arbeit nachgearbeitet wird.

Minusstunden in der Leiharbeit

Auch im Sektor der Personaldienstleistungen darf eine Zeitarbeitsfirma keine Minusstunden verrechnen, wenn ein Zeitarbeitnehmer nicht eingesetzt ist. Das Recht zum Stundenabzug wurde ihm von rechtlicher Seite nicht gewährt. Minusstunden entstehen in Leihfirmen nur dann, wenn die Leiharbeitnehmer weniger leisten, als vorher vertraglich vereinbart wurde.

Minusstunden bei Azubis

Alles, was auf normale Arbeitnehmer zutrifft, gilt auch für Auszubildende. Wird ein Azubi einmal früher nach Hause geschickt, muss er bzw. muss sie für die entstandenen Minusstunden nicht aufkommen. Denn es ist die Pflicht des Betriebs, auszubilden. Wenn ein Azubi früher gehen darf, dann ist das als bezahlte Freistellung zu werten.

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Arbeitszeiten korrekt berechnen

Zeiterfassung mit Personio