Lohnzettel online: Vorteile, Abruf, Erstellung

Die  digitale Lohnabrechnung (engl.: Payroll) stellt den gesamten Abrechnungsprozess auf digitale Beine und ist für Mitarbeitende der Weg zum Lohnzettel online. Hierfür bietet sich vor allem eine ganzheitliche HR-Software an, die im Idealfall sämtliche Personalprozesse vereinen und abbilden kann. Der zentrale Vorteil einer unternehmensübergreifenden HR-Plattform: Sämtliche lohnrelevanten Daten werden online und zentral gespeichert. Als Single Source of Truth.

Lohnabrechnung online läuft bei den meisten HR-Tools nach einem ähnlichen Schema in fünf Schritten ab. So funktioniert der Prozess in Personio:

1. In der Digitalen Personalakte können Mitarbeitende per Employee Self Service ihre personenbezogenen Daten selbst ändern.

2. Die Software prüft diese Änderungen (und eventuelle Fehler) – die HR sofort sichtbar angezeigt werden.

3. HR kann in Echtzeit eine Testabrechnung durchführen.

4. HR gibt die Testabrechnungen für die finale Lohnabrechnung frei – damit erhält die Finanzbuchhaltung automatisch die relevanten Informationen.

5. Nach der finalen Abrechnung stehen die Lohnzettel online für die Mitarbeitenden zum Abruf zur Verfügung.

Diese Details müssen unbedingt in der Lohnabrechnung stehen.

Personio hat übrigens durch eine Schnittstelle zu DATEV Lohnprogrammen die Möglichkeit geschaffen, die Lohndaten einfach mit einem Klick zwischen dem DATEV Rechenzentrum und Personio zu übermitteln – rechts- und datenschutzkonform.

In dieser Tabelle erhalten Sie auf einen Blick die Vorteile des Lohnzettels online – ob Sie ihn nun Gehaltsabrechnung online oder online Lohnabrechnung nennen. Und wir haben die Nachteile nicht einfach vergessen: In einer auf digitale Prozesse setzenden Arbeitswelt gibt es in Sachen Lohnzettel einfach keine.

Sobald die digitale Lohnabrechnung abgeschlossen ist, werden die Lohn- und Gehaltsdokumente den Mitarbeitenden sicher auf elektronischem Weg bereitgestellt und sie können ihren Lohnzettel online einfach und unproblematisch herunterladen. Dieser Vorgang ist grundsätzlich in nahezu allen HR-Software-Lösungen ähnlich.

Der Arbeitgeber stellt seinen Mitarbeitenden einen Zugang zu einem Mitarbeiterbereich in der verwendeten HR-Software zur Verfügung und schaltet ihn dort frei. Bei Personio ist dieser Bereich die Digitale Personalakte, wo Mitarbeitende dann u.a. zentrale Dokumente rund um Lohn und Gehalt einsehen und herunterladen können.

In anderen Software-Lösungen heißen diese Bereiche beispielsweise „elektronische Schließfächer“ oder „Abrechnungsbereiche“. In der Regel können Mitarbeitende dort auch E-Mail-Benachrichtigungen einrichten – sie erhalten einfach eine E-Mail an ihr geschäftliches E-Mail-Konto, wenn ein neuer Lohnzettel online vorliegt.

Für den Zugriff unterwegs bieten viele HR-Systeme zusätzlich eine mobile App für iOS und Android, über die Mitarbeitende ihren Lohnzettel online auch vom Smartphone aus abrufen und herunterladen können.

Sichere Systeme schützen den Zugang mindestens über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Bei einigen kommt auch die Online-Funktion des Personalausweises zum Einsatz, um die höchstmögliche Sicherheit der personenbezogenen Daten auf dem Lohnzettel zu gewährleisten. Weitere Infos zum Datenschutz lesen Sie in Abschnitt 6 dieses Beitrags.  

Lohnzettel auf Papier fühlen sich zwar gut an, haben aber einen wesentlichen Nachteil gegenüber ihren digitalen Geschwistern – sie können leicht verloren gehen. Das kann auf dem Postweg oder beim nachlässigen Umgang mit der Ablage der relevanten Unterlagen zuhause passieren. Ihre Lohnzettel sollten Mitarbeitende sicher und langfristig ablegen, sie gelten als wichtige Nachweise für die Rentenversicherung.

Fehlende oder verlorengegangene Lohnzettel können Mitarbeitende bei HR erneut und formlos beantragen – der Arbeitgeber ist zwar rechtlich nicht verpflichtet, einen Lohnzettel erneut zuzustellen, doch üblicherweise wird er dem Wunsch des Mitarbeitenden nachkommen. Sollte sich das Unternehmen allerdings weigern, können Arbeitnehmer:innen auch beim zuständigen Finanzamt Auskünfte zu ihren Lohnsteuerdaten einholen.

HR-Tipp: Das Unternehmen muss bei Lohnabrechnungen eine steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren beachten.

Das sind die Unterschiede zwischen steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

Mitarbeitende können ihren Lohnzettel online über ein geschütztes Web-Portal oder eine mobile HR-App (iOS und Android) einsehen. Nach dem Login haben sie jederzeit Zugriff auf aktuelle sowie vergangene Entgeltnachweis-Dokumente und können diese als PDF herunterladen oder sicher aufbewahren.

Im Handumdrehen zur fertigen Lohnabrechnung

Bereiten Sie Ihre Entgeltabrechnung mit Personio laufend vor: Mitarbeitende ändern persönliche Daten selbst – HR bestätigt nur noch. Gleichzeitig werden Arbeitszeiten und Boni automatisch in die Abrechnung übernommen.

Vorbereitende Lohnabrechnung kennenlernen

Nein, es existiert keine rechtliche Grundlage dafür, dass Unternehmen ihren Mitarbeitenden am Ende eines Monats einen Gehalts-Zettel auf Papier ausdrucken und zukommen lassen müssen.

Die Gewerbeordnung sieht zwar in § 108 vor, dass „bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform“ erteilt werden muss. Dieser „Textform“ wird HR aber sowohl mit einem Papierausdruck als auch einem Lohnzettel online gerecht – also einer digitalen Lohnabrechnung. Denn wenn Mitarbeitenden der Lohnzettel erteilt worden ist, können sie ihn speichern oder ausdrucken.

Als „erteilt” gilt ein Lohnzettel dann, wenn er – wie es arbeitsrechtlich so schön heißt – in den „Machtbereich” der Mitarbeitenden eingegangen ist. Das bedeutet: Mitarbeitende müssen die Möglichkeit haben, ihren Lohnzettel online auch abzurufen. Und sie müssen sich ausdrücklich oder konkludent damit einverstanden erklärt haben, elektronische Erklärungen zu empfangen. Arbeitsrechtler empfehlen daher, dass HR diese Einverständniserklärung auf Basis § 108 GewO z. B. im Rahmen des Arbeitsvertrages einholt.

Laut § 87 Abs.1 Nr. 4 Betriebsverfassungsgesetz hat der Betriebsrat Mitbestimmungsrechte bei Zeit, Ort und Art der Auszahlung von Lohn und Gehalt. Die Form ist ausdrücklich nicht aufgenommen. Somit kann der Arbeitgeber ohne Betriebsratsmitwirkung entscheiden, eine digitale Lohnabrechnung einzuführen – er muss die Arbeitnehmervertreter aber darüber rechtzeitig und umfassend informieren. Der online Lohnzettel kann auch in einer freiwilligen Betriebsvereinbarung geregelt werden.

Die Lohnabrechnung zum Ende eines Monats ist für zahlreiche KMU immer noch ein Aufgabenset, das enorm viel Zeit kostet und fehleranfällig ist. Dabei gibt es intelligente Software-Lösungen, die den Prozess „Erstellung des Lohnzettels“ komplett digitalisieren und HR dadurch zeitlich stark entlasten.

Daten einfach hin und her schicken: Das können mehrere Lösungen. Doch sämtliche relevanten Dokumente mit nur einem Klick ins DATEV-Rechenzentrum datenschutzkonform zu schicken (und bei Bedarf wieder zurück), funktioniert nur über eine Schnittstelle zur HR-Software. Personio und DATEV haben gemeinsam eine derartige Schnittstelle entwickelt – zum Wohl der Mitarbeitenden, die pünktlich und korrekt ihren Lohnzettel online empfangen. Und zum Wohl der Abrechnenden – egal, ob sie in einem externen Lohnbüro oder in der internen Abrechnung sitzen.

So funktioniert es:

In Personio werden sämtliche lohn- bzw. gehaltsrelevanten Daten automatisch in die vorbereitende Lohnbuchhaltung übernommen. Per Mausklick gehen die Lohndaten dann an das DATEV-Rechenzentrum. Einfach und sicher. Anschließend wird die Lohnabrechnung erstellt und die Abrechnungsdokumente wieder in Personio übertragen. Ein letzter Check – und dann können sich die Mitarbeitenden ihren Lohnzettel online selbst herunterladen.

Neben der Anbindung an das DATEV-Rechenzentrum unterstützen moderne HR-Systeme auch die direkte Übermittlung an weitere Stellen: Über die ELSTER-Schnittstelle gehen Lohnsteuerdaten automatisiert an das zuständige Finanzamt, über die ITSG-Schnittstelle die Beitragsnachweise an die Sozialversicherungsträger. Personio verarbeitet die deutsche Lohn- und Gehaltsabrechnung dabei nativ: Personio Payroll ist als ITSG-zertifizierte Lösung direkt an diese Meldewege angebunden. Wer die Abrechnung stattdessen vorbereitend an eine Steuerberatung übergibt, nutzt weiterhin die DATEV-Schnittstelle für den Datenaustausch. In diesem Beitrag finden Sie mehr über passende Lösungen für Ihre Lohnabrechnung.

Ja. Eine moderne Lohnabrechnungssoftware übermittelt Daten über zertifizierte Schnittstellen automatisch an das Finanzamt (ELSTER) und die Sozialversicherungsträger. Systeme wie Personio bieten zusätzlich eine direkte DATEV-Anbindung oder einen Steuerberater-Zugang für den reibungslosen Datenaustausch.

Elektronische Entgeltunterlagen unterliegen in Deutschland strengen Aufbewahrungspflichten. Nach den GoBD-Richtlinien (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) müssen digitale Lohnabrechnungen unveränderbar, vollständig und jederzeit nachvollziehbar archiviert werden.

Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) regelt zusätzlich, wie Arbeitgeber Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung führen und vorhalten müssen. Nach § 8 BVV war eine Aufbewahrung in Papierform bislang übergangsweise zulässig. Diese Ausnahme entfällt zum 1. Januar 2027: Ab diesem Datum sind Arbeitgeber verpflichtet, ihre Entgeltunterlagen ausschließlich elektronisch zu führen.

Damit einher geht die elektronische Betriebsprüfung (euBP): Bei einer Prüfung durch die Rentenversicherung übermitteln Arbeitgeber die Entgeltunterlagen digital und standardisiert an die Prüfbehörde – ein Aktenordner reicht dafür nicht mehr aus. HR-Software mit GoBD-konformer Archivierung und euBP-fähigen Exporten hilft Unternehmen, diese Vorgaben ohne zusätzlichen Aufwand zu erfüllen.

Elektronische Entgeltunterlagen müssen nach den GoBD-Richtlinien und der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) unveränderbar und revisionssicher archiviert werden. Ab dem 1. Januar 2027 – dem Ende der BVV-Übergangsregelung – ist die rein elektronische Nachweisführung und euBP-Bereitstellung für alle Arbeitgeber gesetzlich verpflichtend.

Gehaltsdaten enthalten personenbezogene Daten. Deshalb muss HR bei der Lohnbescheinigung online dem Datenschutz ein besonderes Augenmerk widmen. Auf dem Lohnzettel stehen Daten wie Vorname, Nachname, Anschrift, Geburtsdatum und Religionszugehörigkeit. Diese Daten dürfen nicht in falsche Hände geraten.

• Grundlage datenschutzrechtlicher Regelungen sind die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Zentrale Punkte in Bezug auf die Lohnabrechnung sind dabei u.a.:

• Personenbezogene Daten von Mitarbeitenden müssen bei Verarbeitung, elektronischer Übertragung, Transport oder Speicherung vor unbeteiligten Dritten geschützt werden.

• Unternehmen müssen alle technischen und organisatorischen Maßnahmen für die Erstellung von Lohnzetteln online adäquat umsetzen.

• Die genutzten Systeme müssen vertraulich und ausfallsicher sein.

• Personen, die mit der Software arbeiten, müssen eine Berechtigung zum Datenzugriff haben.

Goldene HR-Regel: Beim Umgang mit personenbezogenen Daten, etwa bei der Lohnabrechnung, müssen Sie ausnahmslos alle Vorgaben von DSGVO und BDSG im Auge behalten.

Schluss mit dem Listenchaos – so bereiten Sie Lohndokumente perfekt vor.

Wenn Ihre Mitarbeitenden den Lohnzettel online am Ende eines Monats direkt aus dem Employee Self Service herunterladen, sollte dieser Datenabruf verschlüsselt erfolgen. Sie müssen sicherstellen, dass Mitarbeitende nur Zugriff auf ihren eigenen Lohnzettel online haben.

Deshalb sollte ein zweistufiges Autorisierungssystem im Employee Self Service oder im Intranet die Regel sein. Mitarbeitende melden sich dort an und rufen dann mit ihren Benutzerdaten ihren Lohnzettel online ab.

Auch bei der Digitalisierung der Lohnzettel gelten Datenschutzregeln, etwa dann, wenn die Daten der vorbereitenden Lohnabrechnung vom Lohnbüro übertragen werden. Alle Angaben müssen dabei vor den Blicken und Zugriffen Unbefugter geschützt sein.

Zusätzlichen Schutz bieten ISO-27001-zertifizierte Rechenzentren mit Serverstandort in der EU sowie eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bei der Übertragung der Dokumente. Über eine granulare Rollen- und Rechtevergabe legen Unternehmen außerdem genau fest, wer auf welche Gehaltsdaten zugreifen darf – so ist der einzelne Lohnzettel online ausschließlich für die jeweilige Mitarbeiterin oder den jeweiligen Mitarbeiter sichtbar.

Online-Lohnzettel müssen GoBD-konform, unveränderbar und vor unbefugtem Zugriff geschützt in einem digitalen HR-System oder Archiv aufbewahrt werden. Arbeitgeber müssen dabei die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren einhalten.

Arbeitgeber müssen eine Entgeltbescheinigung ausstellen – in Papierform oder elektronisch, sofern Mitarbeitende Zugang zum digitalen System haben. Ab 2027 verlangt die BVV zusätzlich die rein elektronische Führung der Entgeltunterlagen für Betriebsprüfungen.

Für den Mittelstand eignen sich All-in-One-HR-Systeme mit integrierter, ITSG-zertifizierter Lohnabrechnung wie Personio. Sie kombinieren Zeiterfassung, Stammdatenverwaltung, automatische Lohnberechnung und den elektronischen Versand in einem Portal.

Ja, moderne HR-Software bietet geschützte mobile Apps für iOS und Android, über die Mitarbeitende ihre monatlichen Lohnzettel sicher auf dem Smartphone einsehen, herunterladen und verwalten können.

Unternehmen sichern digitale Lohndaten ab, indem sie Software mit ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in der EU und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nutzen. Granulare Rollen- und Rechtesysteme stellen sicher, dass nur berechtigte Personen und die jeweiligen Mitarbeitenden Zugriff auf vertrauliche Gehaltsdaten erhalten.