12. Mai 2022
Personio und DATEV: Die Stunde der Abrechnung
Alle freuen sich aufs Monatsende: wenn der Arbeitgeber Geld aufs Konto überweist. Wirklich alle? Nicht ganz: Für die Lohnabrechnenden bedeutet es eine Menge Arbeit, die sie tagelang beschäftigt hält.
Zusammen mit DATEV treten wir bei Personio an, um das zu ändern. Durch eine Schnittstelle zwischen unseren Programmen kann die Lohnabrechnung weitgehend automatisiert werden – aus den „Tagen der Abrechnung" soll eine „Stunde“ werden.
Erfahren Sie auf dieser Seite mehr zu den Vorteilen unserer Partnerschaft mit DATEV.
Baustelle Lohnabrechnung
Bis heute haben viele mittelständische Betriebe die Lohnabrechnung nur teilweise digitalisiert. Sie nutzen zwar Software, müssen Daten jedoch manuell eingeben oder übertragen; zum Beispiel aus der Zeiterfassung. Zur Steuer- oder Lohnbüro werden Daten exportiert, per E-Mail geschickt, Unterlagen in Papierform übergeben. Erst nach mehreren Abstimmungsrunden ist alles korrekt – in der Regel vergehen Tage.
Viele Steuerkanzleien und Lohnbüros sind schon digitalisiert und nutzen Lösungen von DATEV. Weil in den Unternehmen die Anbindungen fehlen, müssen sie sich auf manuelle Prozesse einlassen – für beide Seiten nicht ideal.
Digitale Standardlösung für den Mittelstand
Wir haben uns deshalb mit DATEV für eine gemeinsame Mission zusammengeschlossen: den Abrechnungsprozess im Mittelstand vollständig zu digitalisieren und eine Standardlösung für alle zu schaffen. Damit helfen wir einer Vielzahl gemeinsamer Kunden bei der monatlichen Abrechnung.
Die Anbindung zwischen unseren beiden Lösungen ermöglicht echte Automatisierung: Prozesse greifen nahtlos ineinander, zwei Systeme verschmelzen zu einem. Manuelle Arbeiten werden zunehmend überflüssig. Personalabteilungen können effizienter arbeiten und ihre Zeit besser einsetzen: für strategische Aufgaben und für die Mitarbeitenden.
Der Mittelstand hat eine zukunftsfähige Technologiebasis: Personio und DATEV sind offen für Anbindungen an viele weitere Systeme, zum Beispiel für die Reisekostenabrechnung. Unternehmen können sich ihre eigene Softwarelandschaft zusammenstellen und schrittweise erweitern
Stunde der Abrechnung: So einfach geht es
Per Klick können am Monatsende Personalstammdaten und Fixgehälter aus der digitalen Personalakte ins DATEV Rechenzentrum übertragen werden. Die Steuerberatung (oder die interne Lohnabrechnung) ruft die Daten ab und erstellt die Abrechnung im DATEV Lohnprogramm. Die fertige Lohnabrechnung wird in der Personio Software abgerufen und Abrechnungsdokumente werden dorthin übertragen. Die Personalabteilung kann sie prüfen und mit einem weiteren Klick in den digitalen Personalakten ablegen. Mitarbeitende laden sich ihre Lohnabrechnung selbst herunter.
Ein weiterer großer Vorteil von Personio ist die automatische Plausibilitätsprüfung. Bedeutet: Wenn ein neuer Mitarbeitender anfängt oder sich wichtige Abrechnungsinfortmationen wie IBAN oder Sozialversicherungsnummer bei einem Mitarbeitenden ändern, prüft Personio direkt, ob der Wert stimmen kann. Sollte zum Beispiel die Anzahl an Zeichen oder die Kombination von Buchstaben und Nummern nicht “plausibel” sein, wird eine Fehlermeldung angezeigt. So werden Fehler in der Datenübertragung an DATEV von Anfang vermieden.
Außerdem kann die Personalabteilung wichtige Lohnauswertungsdokumente von DATEV in Personio abrufen, zum Beispiel das Lohnjournal, die Lohnsteueranmeldung und Zahlungen an Arbeitnehmer, Finanzamt und Krankenkasse.
Durch die Anbindung sparen sich Personalabteilungen immensen Aufwand:
Sie schicken keine Aktenordner oder Dateien hin und her.
Sie benötigen weniger Abstimmung und Kommunikation.
Alle arbeiten mit denselben, aktuellen Daten.
Es gibt keine Fehlbuchungen oder Übertragungsfehler.
Personalabteilungen sind durch die Lohnabrechnung nicht mehr für Tage „lahmgelegt“ und müssen Anfragen von Mitarbeitenden auf später verschieben. Sie erledigen die Lohnabrechnung in wenigen Stunden – in kleineren Betrieben sogar in Minuten.
Der Beweis: 85 % Zeitersparnis bei der Lohnabrechnung
vetevo ist führender Online-Anbieter für Tiergesundheit und beschäftigt rund 50 Mitarbeiter:innen. Geschäftsführerin Mareile Wölwer berichtet über die Verbesserungen, die sie durch Personio erzielen: „Für die Kommunikation mit dem Steuerberater brauchten wir vorher bestimmt 20 Stunden im Monat. Heute sind es nur noch drei Stunden. Wir haben nun mehr wertvolle Zeit für Themen, die unser Wachstum fördern.”
Disclaimer
Auch das IT- und Software-Unternehmen NanoGiants profitiert von der Partnerschaft zwischen Personio und DATEV. Seitdem sie die Integration zu DATEV nutzen, konnten sie den Verwaltungsaufwand bei der Lohnabrechnung um 60 % reduzieren. Auch Abstimmungsaufwand mit ihrer Steuerkanzlei “Schröder & Partner” hat sich halbiert. “Unsere Mitarbeiter sollten eigenständig und unkompliziert lohnrelevante Daten aktualisieren. Wenn es dann zur Lohnabrechnung kommt, sind es für mich nur noch ein oder zwei Klicks in Personio,” beschreibt Michèle Czarnecki, Managing Partner bei NanoGiants.
