Gefährdungsbeurteilung: Wie läuft sie ab?

Wie Sie die Gefährdungsbeurteilung am Arbeitsplatz durchführen

Hilfe, der Kronleuchter ist mir auf den Kopf gefallen. Was wie ein überspitzter Comic-Auszug klingt, ist genau das, was Arbeitgeber mit der Gefährdungsbeurteilung vermeiden sollen: Angestellte möglichen Gefahren am Arbeitsplatz aussetzen. In diesem Artikel erfahren Sie, was Ihre Pflichten als Arbeitgeber verlangen und worauf Sie bei der Gefährdungsbeurteilung achten müssen.

Speichern Sie alle Mitarbeiterdokumente an einem Ort: der digitalen Personalakte von Personio. Mehr zur Funktion erfahren.

Was ist eine Gefährdungsbeurteilung?

Die Gefährdungsbeurteilung ist eine Maßnahme im HR, um die Arbeitsbedingungen und potentielle Gefahren für Angestellte zu beurteilen und sie somit zu schützen. Aus dieser Beurteilung werden dann entsprechende Maßnahmen abgeleitet, um die Gefährdungen zu vermeiden. Die Maßnahmen müssen stetig kontrolliert und angepasst werden. Zudem müssen alle Ergebnisse, Fortschritte und der gesamte Prozess vom Arbeitgeber dokumentiert werden.

Laut Arbeitsschutzgesetz ist die Gefährdungsbeurteilung Pflicht für jeden Arbeitgeber. Sie ist die Grundlage für die Sicherheit und die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter*innen am Arbeitsplatz.

Eine psychische Gefährdungsbeurteilung ist ein wichtiger Aspekt der Gefährdungsbeurteilung und konzentriert sich auf die mentale Gesundheit Ihrer Angestellten. In diesem Artikel erfahren Sie die wichtigsten Regelungen dazu.

Wie muss man eine Gefährdungsbeurteilung durchführen?

Das Gesetz gibt nicht genau vor, wie man eine Gefährdungsbeurteilung durchführen muss. Doch es gibt Grundsätze, die Arbeitgeber laut der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) befolgen sollten:

Umfang: Dieser hängt davon ab, wie Ihr Betrieb arbeitet. Sitzen die Mitarbeiter*innen im Büro? Oder bedienen sie schwere Maschinen? Beziehen Sie alle Arbeitsabläufe in die Gefährdungsbeurteilung ein, wozu auch Ereignisse und Arbeiten außerhalb der normalen Betriebszeiten gehören wie die Gebäudereinigung und Instandhaltungsarbeiten.

Alle Gefährdungen aufdecken: Es ist wichtig, systematisch vorzugehen. Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin, empfiehlt eine Beurteilung verschiedener Risikobereiche, darunter: Mechanische Gefährdungen (z. B. Sturzgefahr), elektrische Gefährdungen (z. B. Stromschlag), Gefährdungen durch Arbeitsumgebungsbedingungen (z. B. zu wenige Fluchtwege). Eine vollständige Liste der zu prüfenden Gefährdungen finden Sie hier.

Gefährdungsbeurteilung: Einfach an Fristen erinnern lassen

Tasks and Reminders

Die Gefährdungsbeurteilung ist ein sensibles Thema und sollte von allen Beteiligten ernst genommen werden. Damit keine wichtigen Fristen verpasst werden, hilft Personios Funktion “Aufgaben und Erinnerungen”.

Jede Tätigkeit und jeder Arbeitsplatz muss geprüft werden: Wenn die Betriebsstätten, Arbeitsplätzen oder -verfahren für mehrere Mitarbeiter*innen gleich sind, reicht es, eine Tätigkeit oder einen Arbeitsplatz zu beurteilen. Auch nichtstationäre Arbeitsplätze müssen geprüft werden, z. B. der Arbeitsplatz im Home Office.

Dokumentationspflicht: Diese sorgt für mehr Transparenz und Verbindlichkeit auf Seiten des Arbeitgebers. Sie hilft Ihnen zudem, die Gefährdungsbeurteilung sorgfältig umzusetzen, die Arbeitsschutzmaßnahmen zu überblicken sowie bei Bedarf zu überarbeiten und den Aufsichtsbehörden Nachweise zu liefern.

Die 7 Schritte einer Gefährdungsbeurteilung

Die Gefährdungsbeurteilung setzt sich laut BGW im Grunde aus sieben Punkten zusammen, die Sie sich wie einen Kreislauf vorstellen können:

Gefährdungsbeurteilung am Arbeitsplatz Zyklus

#1 Arbeitsbereiche und Tätigkeiten festlegen

Unterscheiden Sie im ersten Schritt zwischen der arbeits- und tätigkeitsbezogenen Gefährdungsbeurteilung. Unter die arbeitsbezogene Variante fallen alle Arbeitsbereiche, die die gleichen Arbeitsmittel verwenden. Diese Arbeitsbereiche werden dann in einzelne Tätigkeiten heruntergebrochen.

#2 Gefährdungen für die Angestellten identifizieren

In diesem Schritt ermitteln Sie alle Gefährdungen: chemische, biologische und mechanische. Sie sollten deswegen darauf achten, wie der Arbeitsplatz gestaltet ist, welche Arbeitsmittel zu welchem Zweck verwendet werden und wie gut Ihre Mitarbeiter*innen unterrichtet sind.

Was versteht man unter einer Gefährdung?

Von einer Gefährdung am Arbeitsplatz spricht man, wenn Ihre Angestellten psychischen oder physischen Belastungen ausgesetzt sind. Dazu gehören körperlich zu anstrengende Arbeiten sowie Stress. So stiegen 2020 die Krankmeldungen aufgrund psychischer Diagnosen. Laut der Techniker Krankenkasse lag deren Anteil am gesamten Krankenstand im ersten Halbjahr 2020 bei beinahe 20 Prozent.

Konkret gehen Sie nun jeden Arbeitsbereich und jede Tätigkeit durch und schauen, welche Gefahren jeweils auftreten könnten. Hierbei können Ihnen das Mitarbeiter-Feedback genauso helfen wie Betriebs- oder Arbeitsanweisungen.

#3 Beurteilung der Gefährdungen

Stufen Sie die Gefährdungen nun je nach Schweregrad ein. Dabei lohnt es sich, mit Risikoklassen zu arbeiten, z. B.:

Risikoklasse 1: Hierzu zählt alles, was akzeptabel und nicht vermeidbar ist.
Risikoklasse 2: Hierzu zählen mittelschwere Gefahren, die langfristig beseitigt werden sollten.
Risikoklasse 3: Hierzu zählen große Gefahren, die sofort beseitigt werden sollten. Im besten Fall stellen Sie den Betrieb in diesen Bereichen ein, bevor Ihre Angestellten weiterarbeiten können.

Formulieren Sie bei der Dokumentation den Ist-Zustand und den Soll-Zustand. Letzteres ist Ihr Ziel, das Sie mit den Optimierungsmaßnahmen erreichen wollen.

#4 Optimierungsmaßnahmen definieren

Die BGW rät dazu, Gefahren zu eliminieren, indem sicherheitstechnische, organisatorische und personen- und verhaltensbezogene Lösungen eingesetzt werden. Die sicherheitstechnischen Maßnahmen eliminieren zum Beispiel fehlerhafte Maschinen, während die organisatorischen Maßnahmen Arbeitsabläufe neu festlegen. Sollten diese beiden Schritte nicht das gewünschte Ergebnis liefern, können Sie Ihre Mitarbeiter*innen zu neuen personen-/verhaltensbezogenen Maßnahmen schulen.

#5 Umsetzung der Maßnahmen

Sie als Arbeitgeber haben die Verantwortung, dass die definierten Maßnahmen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt von allen Beteiligten umgesetzt werden. Sie können sich dazu auch die Hilfe von beispielsweise dem Betriebsarzt und den Führungskräften holen.

Wichtig ist, dass Sie Ihre Mitarbeiter*innen ausgiebig aufklären. Sollten Angestellte eine Tätigkeit zum ersten mal aufnehmen, muss eine sogenannte Erstunterweisung stattfinden. Wechselt ein Angestellte die Position, muss auch dann eine Unterweisung stattfinden. Ändern Sie Sicherheitsvorschriften, müssen Sie Ihre Angestellten frühzeitig darüber informieren. Alle Mitarbeiter*innen müssen über Ihre Schutzziele Bescheid wissen und auch, welche Maßnahmen zu diesem Ziel führen sollen.

Aufgaben zentral verwalten und zuweisen

Tasks and Reminders Overview

Weisen Sie Ihren Kollegen in Personio Aufgaben für die Gefährdungsbeurteilung zu, bearbeiten Sie diese zentral und verfolgen Sie, welche Aufgaben noch zu erledigen sind.

#6 Evaluierung der Maßnahmen

Ob die Maßnahmen auch umgesetzt werden und den gewünschten Effekt bringen, sollten Sie zu den festgelegten Fristen – und auch fortlaufend – überprüfen.

Konzentrieren Sie sich auf diese drei Punkte:

  • Haben die involvierten Personen die Maßnahmen zu den festgelegten Terminen umgesetzt?
  • Wurden die Gefahrenquellen beseitigt oder sind neue Gefährdungen entstanden?
  • Wurde die komplette Überprüfung sowie die Ergebnisse schriftlich dokumentiert?

Sollten bestimmte Gefahren noch vorhanden sein oder immer wieder auftreten, sollten Sie die Gründe dafür finden. Holen Sie sich dazu am besten einen Experten hinzu (mehr unter “Verantwortliche und Beteiligte”) und führen Sie neue Maßnahmen zur Beseitigung der Gefahren ein. Auch hier gilt wieder: nach einer gewissen Zeit überprüfen und ggf. erneut anpassen.

#7 Fortführung der Gefährdungsbeurteilung

Die Gefährdungsbeurteilung ist ein Prozess und keine einmalige Sache. Sie sollte also fortlaufend und in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden. Es gibt zudem einige Situationen, die Sie zum Anlass einer Durchführung nehmen sollten. Welche das sind, erfahren Sie im nächsten Kapitel.

Wann ist eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen?

Für eine Gefährdungsbeurteilung gibt es nicht den einen Zeitpunkt, der für alle Unternehmen gleich gilt. Sie muss fortlaufend durchgeführt werden, um den Schutz Ihrer Angestellten sicherzustellen.

So sollten Sie jedes Mal eine Gefährdungsbeurteilung durchführen, bevor eine neue Tätigkeit aufgenommen wird – für jeden Arbeitsplatz – und bevor ein Arbeitsmittel zum ersten Mal verwendet wird. Auch, wenn Sie eine neue Arbeitsstätte einrichten und betreiben, sollten Sie eine Gefährdungsbeurteilung durchführen.

Es ist außerdem empfehlenswert, Optimierungsmaßnahmen regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Folgende Situationen können Sie zum Beispiel als Anlass dafür nehmen:

  • Die Schutzmaßnahmen wurden geprüft und als unwirksam bzw. unzureichend erklärt.
  • In Ihrem Betrieb oder Unternehmen gab es größere Änderungen, z. B. bei Arbeitsabläufen oder neuen Arbeitsmitteln.
  • Auch wenn es größere Änderungen zum Beispiel bei technischen Regeln, Hygienemaßnahmen oder der Arbeitsmedizin gibt, sollte eine Gefährdungsbeurteilung folgen.
  • Oder nachdem (beinahe) Arbeitsunfälle oder andere kritische Situationen passiert sind.

Verantwortliche und Beteiligte

Die Verantwortung für die Gefährdungsbeurteilung liegt beim Arbeitgeber. Er ist für die Organisation und Umsetzung verantwortlich, kann einzelne Aufgaben aber auch an andere Personen zuweisen. Laut der VBG sind das folgende:

  • Führungskräfte
  • Fachkräfte für Arbeitssicherheit
  • Betriebsärzte
  • Betriebsräte
  • Sicherheitsbeauftragte
  • Externe Arbeitsschutzexperten

Wichtig ist vor allem, dass auch die Mitarbeiter*innen ein Wörtchen mitzureden haben, denn sie sind den potentiellen Gefahren ausgesetzt und können Ihnen wichtiges Feedback geben.

Einfach dokumentieren, einfach zusammenarbeiten

In der digitalen Personalakte Ihrer Mitarbeiter*innen können Sie hinterlegen, wer Sie bei der Gefährdungsbeurteilung unterstützt, und wissen immer, an wen Sie sich wenden können.

Was passiert, wenn Sie keine Gefährdungsbeurteilung durchführen?

Ihre Gefährdungsbeurteilung kann von zwei Parteien begutachtet werden: der Unfallversicherungsträger und der zuständigen staatlichen Aufsichtsbehörde. Bei der Begutachtung arbeiten beide Parteien eng zusammen, stimmen sich bezüglich der Überwachungs- und Beratungstätigkeit ab und informieren sich gegenseitig über die Ergebnisse. Dies ist seit Oktober 2008 über die Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie (GDA) gesetzlich verankert.

Auf der Website der GDA finden Sie außerdem hilfreiche Checklisten und können auch Ihren Status quo bezüglich der Gefährdungsbeurteilung testen.

Vorsicht: Bei einer Ordnungswidrigkeit drohen unternehmen Bußgelder in Höhe von 5.000 Euro bis 25.000 Euro (ArbSchG §25). Je nachdem, wie schwerwiegend der Verstoß ist, kann auch eine Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr verhängt werden (ArbSchG §26).

Gefahren lauern auch in der Unternehmensorganisation

Die BAuA macht darauf aufmerksam, dass Gefährdungen nicht immer nur in dem physischen Raum zu finden sind. Auch die Prozesse und Strukturen im Unternehmen, also die Art und Weise des Managements, haben Einfluss.

Einige Gefährdungen sind zum Beispiel:

  • Mangelnde Unterweisung
  • Lücken in den Sicherheitsvorkehrungen
  • Unpassende und fehlerhafte Arbeitsmittel
  • Chaotisches Arbeiten
  • Schutzausrüstungen sind nicht (oder nur ungenügend) sicher

Zudem nennt die BAuA einige Punkte, die wichtig sind, um die Sicherheit und Gesundheit in der Unternehmensphilosophie zu verankern.

Der Arbeitsschutz ist ein Management-Thema und sollte hier auch die nötige Relevanz haben. Zudem sollte die komplette Belegschaft über den Arbeitsschutz Bescheid wissen und akzeptieren. Außerdem sollte jedem bekannt sein, wer für welche Angelegenheit zuständig sowie verantwortlich ist und wer welche Befugnisse hat. Zudem sollte es Präventionsprogramme geben.

Die Themen Sicherheit und Gesundheit sollten allgegenwärtig in Ihrem Unternehmen sein, sodass jeder Angestellte zu jederzeit danach handelt.

Gefährdungsbeurteilung: Mutterschutz ist Pflicht

Am 1. Januar 2018 trat eine neue Reform des Mutterschutzgesetzes in Kraft, welche die Sicherheit und Gesundheit von werdenden Müttern noch weiter schützt und sich noch näher an das Arbeitsschutzgesetz richtet. Die BAuA führt dazu einige bestehende und neue Schutzmaßnahmen auf.

Einige bisherige Schutzmaßnahmen:

  • Werdenden oder stillenden Müttern muss es erlaubt sein, kurze Pausen einzulegen, um sich hinlegen, hinsetzen oder ausruhen zu können.
  • Sie dürfen keine schweren Lasten heben und
  • keinen Gefahrstoffen ausgeliefert sein.

Einige durch die Reform hinzugekommene Schutzmaßnahmen:

  • Die berechtigte Personengruppe wurde erweitert, sodass das Mutterschutzgesetz nun auch beispielsweise für Schülerinnen, Studentinnen und Praktikantinnen gilt.
  • Sollten Schwangerschafts-Komplikationen auftreten, gelten verlängerte Schutzfristen, u.a. der Kündigungsschutz.
  • Es wurde die “unverantwortbare Gefährdung” eingeführt, die regelt, wann eine Tätigkeit nicht mehr von einer werdenden oder stillenden Mutter ausgeübt werden darf.
  • Generell soll betriebliche Beschäftigungsverbote nicht mehr geben, weswegen mutterschutzgerechte Arbeitsbedingungen geschaffen werden sollen.
  • Sollte die werdende oder stillende Frau zustimmen, auch zwischen 20 Uhr und 22 Uhr arbeiten zu wollen, kann diese Nacht- und Sonntagsarbeit unter bestimmten Bedingungen von der Aufsichtsbehörde erlaubt werden.

>> Weitere Schutzmaßnahmen finden Sie im Artikel “Mutterschutzgesetz”.

Arbeitgeber müssen sich vorbereiten

Der Mutterschutz ist mit der Reform 2018 integraler Bestandteil des Arbeitsschutzes. Arbeitgeber müssen also (präventive) Maßnahmen treffen, um Ihre Mitarbeiter*innen zu schützen.

So schreibt die BAuA, dass Arbeitgeber jederzeit damit rechnen müssen, dass eine Beschäftigte ihre Schwangerschaft verkündet, und sie sich entsprechend auf diese Möglichkeit vorbereiten müssen. Diese Schritte sind wichtig:

  • Führen Sie für jede Tätigkeit – egal, ob von Mann oder Frau ausgeführt – eine (abstrakte) Gefährdungsbeurteilung durch, dokumentieren sie alles und informieren Sie Ihre Angestellten. Sollte tatsächlich eine Schwangerschaft angekündigt werden, müssen Sie für diesen Fall eine individuelle und spezifische Gefährdungsbeurteilung durchführen.
  • Sie dürfen eine werdende oder stillende Frau nur die Tätigkeiten machen lassen, die vorher geprüft und als gefahrlos eingestuft wurden. Von allen anderen Tätigkeiten sollten Sie Ihre Mitarbeiterin freistellen, bis diese geprüft wurden.
  • Melden Sie die Schwangerschaft Ihrer Mitarbeiterin bei der Aufsichtsbehörde an. Diese unterstützt und berät Sie bei allen Maßnahmen zum Mutterschutz.

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