Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht? Das müssen Sie wissen

• Anfang, Ende und Dauer der Arbeitszeit sollen täglich und elektronisch erfasst werden. Ausnahmen gibt es für Tarifparteien.

• Die Arbeitszeiterfassung können Arbeitgeber an die Arbeitnehmer:innen delegieren. Sie müssen jedoch die tatsächliche und korrekte Arbeitszeiterfassung sicherstellen.

• Nachweise über die erfasste Arbeitszeit müssen Unternehmen im Inland und in deutscher Sprache bereithalten. Die Aufbewahrungspflicht für die Aufzeichnungen beträgt im Grundsatz zwei Jahre. .

• Eine flexible Arbeitsweise auf Vertrauensbasis bleibt möglich, jedoch müssen Zeiten ab sofort auch bei Vertrauensarbeitszeit erfasst werden.

• Arbeitnehmer können auf Anfrage eine Auskunft über die aufgezeichnete Arbeitszeit vom Arbeitgeber erhalten.

• Der aktuellen Referentenentwurf gilt als Startschuss für das Gesetzgebungsverfahren zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes. Obwohl Änderungen noch möglich sind, tritt das finale Gesetz erwartungsgemäß noch im Jahr 2023 in Kraft.

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht gemäß der Rechtsprechung des BAG schon jetzt. Darauf verweist der Referentenentwurf ebenfalls ausdrücklich. Für die elektronische Erfassung der Arbeitszeit gelten jedoch weiche Übergangsfristen.

Fristen zur Umstellung auf elektronische Arbeitszeiterfassung:

• 1 Jahr ab 250 Mitarbeitenden

• 2 Jahre bei weniger als 250 Mitarbeitenden

• 5 Jahre bei weniger als 50 Mitarbeitenden

• Zeiterfassung in Papierform weiterhin ausreichend bei 10 Mitarbeitenden und weniger

§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet Arbeitgeber laut BAG, ein System nicht nur einzuführen, sondern auch ordnungsgemäß anzuwenden. Erfasst werden müssen demnach:

• Beginn und Ende der Arbeitszeiten (Dauer der Arbeitszeit)

• Pausenzeiten

• Überstunden 

Das System zur Arbeitszeiterfassung muss laut Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs objektiv, verlässlich und zugänglich sein. 

Der Referentenentwurf verlangt hingegen, dass Anfang, Ende und Dauer der Arbeitszeit am selben Tag und elektronisch erfasst werden. Das heißt: Möglich sind elektronische Zeiterfassungssysteme oder elektronische Tabellen wie z. B. Excel. Die Erfassung mit Stift und Papier ist hiernach außerhalb der Ausnahmen nicht zulässig. Das BAG machte an die Form keine Vorgaben, der Referentenentwurf ist insoweit also strenger. 

Der Referentenentwurf schweigt hingegen dazu, wie mit Pausenzeiten oder zum Beispiel kurzzeitigen Tätigkeiten wie dem klassischen „kurzen“ Checken der dienstlichen E-Mails nach Feierabend, umzugehen ist.

Es ist möglich, die Arbeitszeiterfassung an die Arbeitnehmer:innen zu delegieren. Allerdings reicht es nicht, Mitarbeitende nur anzuweisen, Arbeitgeber müssen auch dafür sorgen, dass das Arbeitszeiterfassungssystem tatsächlich und korrekt angewendet wird. Dafür sind regelmäßige Stichproben und Kontrollen durchzuführen. 

Arbeitszeiten einfach und sicher erfassen

In Personio tragen Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten selbst ein, die Führungskraft bestätigt nur noch – ganz nach Ihrem Arbeitszeitmodell.

Arbeitszeiten mühelos erfassen

Grundsätzlich sind alle Arbeitnehmer:innen von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung betroffen. Einzig ausgenommen sind aktuell leitende Angestellte. 

Hier heißt es aufgepasst: Nicht jede Führungskraft ist automatisch leitende:r Angestellte:r. Ob dies zutrifft, muss ggf. im Einzelfall geprüft werden. 

• Die elektronische Erfassung von Arbeitszeiten auf täglicher Basis ermöglichen

• Die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmenden gewährleisten

• Gesetzliche Regeln zum Datenschutz einhalten

Nachdem das Bundesarbeitsgericht die Frage nach der manuellen oder elektronischen Zeiterfassung noch offengelassen hatte, sieht der Referentenentwurf eine digitale Dokumentation der Arbeitszeiten vor. Darunter fallen, wie bereits beschrieben, digitale Zeiterfassungssysteme, aber auch die Nutzung von Tabellen wie Excel. Nur für Arbeitgeber mit bis zu zehn Arbeitnehmenden soll die Erfassung der Arbeitszeit weiterhin in nicht-elektronischer Form ermöglicht werden.

In diesem Artikel finden Sie heraus, welches Arbeitszeiterfassungssystem zu Ihrem Unternehmen passt.

Kurz gesagt: Bei der Frage, „ob“ ein System zur Zeiterfassung eingeführt wird, darf der Betriebsrat nicht mit entscheiden. Hingegen steht dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der konkreten Ausgestaltung des Zeiterfassungssystems, also dem „Wie“ der Arbeitszeiterfassung, zu.

Zwar sieht der neue Gesetzentwurf zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung vor, dass Tarifpartner Ausnahmen vereinbaren dürfen: In diesem Fall könnte die Aufzeichnung von Arbeitsstunden in Papierform zulässig sein, ebenso ein Nachtrag der Stunden nicht am selben Tag. Aber: Dass Arbeitgeber und Betriebsrat beschließen, die Arbeitszeit für alle Angestellten nicht zu erfassen, ist aktuell ausgeschlossen. Eine Öffnung generell zugunsten von Betriebsvereinbarungen ist nicht vorgesehen.

Arbeitgeber haben nach dem Entwurf die Pflicht, Arbeitszeiten elektronisch zu erfassen und zu dokumentieren. Was also, wenn es hier zu Unregelmäßigkeiten kommt? “Wer bisher gegen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gemäß den Ausführungen des BAG verstoßen hat, musste nicht unmittelbar mit Bußgeldern rechnen. Das soll sich nach dem Referentenentwurf ändern. Der Entwurf verlangt , dass Verstöße als Ordnungswidrigkeit geahndet werden können – sie können also mit Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro belegt werden”, so Rechtsanwältin Sarah Klachin.

Vielen Unternehmen ist es wichtig, ihrer Belegschaft eine selbstbestimmte, flexible Arbeitsweise auf Vertrauensbasis zu ermöglichen. Das bleibt auch nach dem Referentenentwurf möglich.

Arbeitnehmer:innen können ihre Arbeitszeit weiterhin individuell gestalten, solange dabei der Arbeitsschutz gewährleistet ist. Bedeutet: Unternehmen müssen die gesetzlichen Regelungen zu Ruhepausen und -zeiten, Höchstarbeitszeiten und das Verbot von Arbeit an Sonn- und Feiertagen, wie schon bisher, beachten und deren Einhaltung kontrollieren – daran ändert sich nichts. Neu ist allerdings, dass auch bei Vertrauensarbeitszeit jetzt eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht.

Auch für kleine Unternehmen und Betriebe ist die Zeiterfassung Pflicht – das gilt unabhängig von der Mitarbeiterzahl. Viele Inhaber fragen sich daher, wie eine Zeiterfassung im Kleinbetrieb rechtssicher, einfach und effizient umgesetzt werden kann. Die gesetzlichen Anforderungen betreffen sowohl die Dokumentation der Arbeitszeiten als auch die Einhaltung von Pausen- und Ruhezeiten.

Kleinbetriebe können zwischen verschiedenen Methoden wählen: Von handschriftlichen Stundenzetteln über Excel-Tabellen bis hin zu digitalen Lösungen ist vieles erlaubt. Allerdings empfiehlt sich eine digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe, da sie Fehler reduziert, Zeit spart und die Anforderungen an die elektronische Arbeitszeiterfassung erfüllt. Moderne Tools sind oft speziell auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen zugeschnitten und lassen sich unkompliziert einführen.

Auch im Kleinbetrieb muss die Arbeitszeit vollständig und korrekt dokumentiert werden. Das schließt Beginn, Ende und Pausen der täglichen Arbeitszeit ein. Wer auf eine digitale Zeiterfassung setzt, profitiert von automatisierten Prozessen und geringerer Fehleranfälligkeit. Zudem können digitale Systeme die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben erleichtern.

Mit zuverlässiger Zeiterfassung auf Nummer sicher

Mit einer Software zur Zeiterfassung stimmen die geleisteten Stunden auf den Punkt. Denn Jugendliche tragen ihre geleisteten Stunden in ein Arbeitszeitkonto ein und die Führungskraft bestätigt nur noch.

Personios Zeiterfassung kennenlernen

Die Pflicht zur Zeiterfassung ist seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts für die meisten Unternehmen in Deutschland verbindlich und im Arbeitszeiterfassungsgesetz geregelt. Dennoch gibt es Ausnahmen von der Zeiterfassungspflicht, die insbesondere für bestimmte Branchen, Tätigkeiten und Kleinbetriebe relevant sind.

Die Zeiterfassungspflicht gilt laut Arbeitszeiterfassung Gesetz grundsätzlich für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Mitarbeiterzahl oder Unternehmensgröße. Dennoch gibt es einige Ausnahmen, die sich insbesondere auf bestimmte Personengruppen und Arbeitsmodelle beziehen.

Leitende Angestellte und Geschäftsführer Leitende Angestellte, Geschäftsführer sowie andere Personen mit selbstständiger Entscheidungsbefugnis sind in der Regel von der Zeiterfassungspflicht ausgenommen. Für sie besteht meist keine Verpflichtung zur detaillierten Arbeitszeiterfassung, da sie ihre Arbeitszeit frei gestalten können.

Vertrauensarbeitszeit Beschäftigte mit Vertrauensarbeitszeit – also Arbeitnehmer, die ihre Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen und erfassen – sind ebenfalls häufig von der Zeiterfassungspflicht ausgenommen. Hier reicht es, wenn die Gesamtarbeitszeit im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben eingehalten wird, ohne dass Beginn und Ende minutengenau dokumentiert werden müssen.

Mobile Tätigkeiten, Außendienst und Homeoffice Für mobile Tätigkeiten wie Außendienst oder Homeoffice gelten die Vorgaben zur digitalen Zeiterfassungspflicht oft flexibler. In diesen Fällen dürfen Unternehmen alternative, praxisnahe Dokumentationswege nutzen, solange die Arbeitszeiten nachvollziehbar und transparent festgehalten werden.

Branchen- und Tarifausnahmen In einigen Branchen oder durch Tarifverträge können weitere Ausnahmen von der Zeiterfassungspflicht vereinbart werden. Arbeitgeber sollten deshalb stets die aktuellen Regelungen prüfen, um rechtssicher zu handeln.

Viele Inhaber kleiner Unternehmen stellen sich die Frage: Ab wie vielen Mitarbeitenden gilt die Pflicht zur Zeiterfassung? Aktuell gilt die Pflicht grundsätzlich auch für Kleinbetriebe, wobei der Gesetzgeber für diese Gruppe Übergangsfristen oder vereinfachte Dokumentationsmöglichkeiten vorsehen kann.

Zwar wird eine digitale Zeiterfassung oder elektronische Arbeitszeiterfassung empfohlen, doch es gibt derzeit noch keine allgemeine Verpflichtung zur ausschließlich elektronischen Erfassung. Unternehmen dürfen – sofern keine anderen Vorgaben bestehen – auch analoge Methoden nutzen, solange sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Auch wenn die ganz große Reform des Arbeitszeitgesetzes leider ausbleibt: Der Referentenentwurf zur Arbeitszeiterfassung hat Klarheit zumindest im Hinblick auf einige Detailfragen geschaffen und macht die Umsetzung der Zeiterfassung für Unternehmen nun noch drängender. Denn es ist absehbar, dass das finale Gesetz noch 2023 in Kraft tritt. HR-Verantwortliche sollten weitere Entwicklungen beobachten, denn einige Fragen, etwa hinsichtlich der Pausenzeiten, sind aktuell noch offen. 

Und obwohl es nach der Umsetzung des Gesetzes eine Übergangsfrist gibt: Eine gute Vorbereitung zählt. So sollten Mitarbeitende rechtzeitig in puncto Arbeitszeiterfassung geschult werden, um Fehler schon von vornherein zu minimieren, rät Sarah Klachin. Denn die verpflichtende Zeiterfassung ist nur noch einen kleinen Schritt entfernt.

Sie möchten sich mit anderen Personaler:innen zu diesem Thema austauschen? Dann besuchen Sie unsere Personio Community und erhalten Sie Anregungen, wie andere Unternehmen mit dem neuen Referentenentwurf umgehen.