Wie Sie in 7 Schritten die Implementierung Ihrer neuen HR Software meistern

Gruppen-Meeting

Der Gedanke an die Implementierung einer neuen HR Software kann beängstigend sein – schließlich führen Sie ein komplexes Produkt ein. Damit Sie direkt von der neuen Lösung profitieren, hilft ein strukturierter Prozess. Mit diesen 7 Schritten läuft die Implementierung Ihrer neuen HR Software wie am Schnürchen.

 

1. Legen Sie einen Projektmanager fest und definieren Sie Stellvertreter

Jedes Projekt benötigt einen Hauptverantwortlichen der sicherstellt, dass die Inhalte entsprechend umgesetzt werden. Legen Sie also einen engagierten Projektmanager fest, der den gesamten Prozess plant und überblickt sowie die interne Kommunikation und Zuständigkeiten bestimmt. Zudem muss klar sein, wer bei Abwesenheit des Projektmanagers die Verantwortung übernimmt und wie die Entscheidungsfähigkeit sichergestellt werden kann. Ernennen Sie deshalb einen Stellvertreter, der dafür sorgt, dass die Prozesse auch dann laufen, wenn Ihr Projektmanager kurzfristig ausfällt.

Bei zu vielen Verantwortlichen kann es zu Wissenslücken und Unstimmigkeiten kommen, was die Implementierung langwieriger gestaltet. – Franziska Buschor, Junior Implementation Manager bei Personio

2. Planen Sie sich feste Zeiten für die Umsetzung ein

Egal wie aufwendig Ihr Roll-out-Konzept und wie groß Ihr Projektteam ist: Erstellen Sie einen Projektplan und nehmen Sie sich (am besten täglich) Zeit für dessen Umsetzung. Teilen Sie den Plan mit allen beteiligten Kollegen und stellen Sie einen zeitlichen Ablauf auf: Wer muss wann eingebunden, informiert oder geschult werden? Legen Sie Deadlines für jede Maßnahme fest, damit alles rechtzeitig fertig wird. Nehmen Sie dabei ruhig auch die Expertise des Software-Anbieters in Anspruch – er weiß, welche Abteilungen und Ansprechpartner in welchem Stadium wichtig sind.

3. Benennen Sie klare Verantwortlichkeiten und halten Sie notwendige Ressourcen frei

Die Einführung einer Software ist eine Gruppenleistung, doch es bedarf klarer Verantwortlichkeiten. Deshalb ist es die Aufgabe des Projektmanagers, alle Stakeholder darüber aufzuklären, wer welche Rolle innerhalb des Projekts einnimmt. Wichtig ist auch die Planung von ausreichend Ressourcen für die Implementierung. Hier kommt die Geschäftsleitung ins Spiel, die Sie auch bei wichtigen Entscheidungen ins Boot holen sollten. Eine besonders wertvolle Ressource ist übrigens auch das Fachwissen im Team: Sichern Sie sich neben technischen Ansprechpartnern (IT-Abteilung) die Unterstützung weiterer relevanter Abteilungen, z. B. die der Rechtsabteilung, die sich um den Schutz sensibler Mitarbeiterdaten kümmert.

Frau arbeitet am Laptop

4. Sammeln und bereiten Sie Mitarbeiterdaten im Voraus auf

Die Implementierung verläuft deutlich flüssiger, wenn Sie die Mitarbeiterdaten schon vor Einrichtung der Software gesammelt und aufbereitet haben. So gewinnen Sie Zeit, um sich den wirklich wichtigen Abläufen und Einstellungen zu widmen. Die Datenbeschaffung- und erfassung kann z. B. ein HR-Mitarbeiter oder ein Werkstudent übernehmen. Da das Sammeln der Daten zeitintensiv sein kann, sollte sich der betreffende Mitarbeiter für diese Aufgabe genügend Zeit freischaufeln. Dabei müssen Sie jedoch nicht bei Null beginnen: jedes Unternehmen hat die nötigen Personaldaten bereits in irgendeiner Form vorliegen, sei es in Excel, anderen Tools oder gar auf Papier.

Das Zusammentragen aller relevanten Daten vor dem Start der Implementierung trägt zu einem reibungslosen Prozess bei. – Aymen Marklstorfer, Implementation Quality Assurance Manager bei Personio

5. Definieren Sie Ihren internen Workflow

Definieren Sie, wie Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen aussehen sollen. Nur so lassen sich Unternehmensstrukturen und -prozesse bestmöglich innerhalb der Software abbilden. Stellen Sie sich, je nach Zielen und Anforderungen an die Lösung, folgende Fragen:

  • Welche Mitarbeiterdaten sollen digital erfasst werden?
  • Welche Arten von Abwesenheiten sind für Ihr Unternehmen relevant?
  • Wie wird eine Abwesenheit beantragt?
  • Wer ist für die Erfassung von Anwesenheiten zuständig?
  • Wer ist für die Verwaltung von Bewerbern zuständig?
  • Wie sehen unsere Rekrutierungsphasen aus?

6. Testen Sie Einstellungen an Dummy-Mitarbeitern

Eine Implementierung beinhaltet neben dem Import Ihrer bestehenden Daten beispielsweise auch die Konfiguration verschiedener Zugriffs- und Bearbeitungsrechte. Ob getätigte Einstellungen so funktionieren wie Sie möchten, finden Sie nur heraus, wenn Sie diese testen. Indem Sie Ihre Prozesse selbständig abbilden, werden Sie zum Produktexperten und können spätere Anpassungen mühelos durchführen.

Klicken Sie sich durch das Tool und experimentieren Sie mit verschiedenen Funktionen. Nehmen Sie Testeinstellungen an fiktiven Profilen vor um zu überprüfen, ob die richtigen und passgenauen Informationen fließen. Simulieren Sie außerdem, ob Zugriffsrechte und Mitarbeiterrollen reibungslos funktionieren, z. B. indem Sie die Rekrutierungsphasen mit Dummy-Bewerbern durchspielen.

7. Investieren Sie ausreichend Zeit in die interne Kommunikation

Interne Kommunikation ist ein Muss, um eine Software erfolgreich zu implementieren. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter am besten frühzeitig und kommunizieren Sie so transparent wie möglich. Es reicht nicht, einfach anzukündigen, dass Ihre Firma eine neue Lösung einführt. Vielmehr spielen die dahinterliegenden Gründe, also das “Warum”, eine Rolle. Stellen Sie die Ziele vor und verdeutlichen Sie der Geschäftsleitung sowie der gesamten Belegschaft, warum Sie sich für die Einführung der Software entschieden haben. Machen Sie deutlich, dass eine Software nicht nur für HR nützlich ist, sondern auch Einfluss auf übergeordnete Unternehmensziele hat und für mehr Transparenz und erhöhten Informationsfluss im gesamten Unternehmen sorgt.

Ganz wichtig: Stellen Sie ausreichend Schulungsmöglichkeiten und -materialien zur Verfügung. So fühlen sich Ihre Mitarbeiter stärker involviert und motiviert, die neue Software zu nutzen.

Aus unserer Erfahrung bewährt es sich, genügend Zeit für die interne Kommunikation einzuplanen. Das sorgt für ein Gefühl von Involviertheit bei allen Mitarbeitern. – Sandra Walther, Key Account Manager bei Personio

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Leitfaden: Interne Stakeholder überzeugen

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