Was Sie vor der Einführung von Personalsoftware beachten sollten

Zwei Personalerinnen machen sich Gedanken um die Einführung von HR Software

Wenn Sie in Papierstapeln untergehen, nur noch E-Mails von a nach b senden und keine Ahnung haben, wo Sie nach nötigen Daten suchen sollen, ist die Mission klar: Eine HR Software muss her. Doch wie soll man so ein Projekt bestmöglich angehen? Keine Sorge, in diesem Artikel führen wir Sie durch die wichtigsten Schritte.

Diese Checkliste unterstützt Sie bei der Einführung. Dafür sind nur sechs Schritte nötig. Hier herunterladen.

Am Anfang stehen die Ziele

Zuallererst muss klar sein, worin die Wertschöpfung liegen soll. Was soll die Personalsoftware bringen bzw. ändern? Mögliche Ziele könnten sein:

  • Zeitersparnis, da es zum Beispiel kein Zettelchaos mehr gibt
  • Qualitätssteigerung (von Prozessen, Mitarbeiterzufriedenheit, Performance etc.)
  • Messbarkeit von HR-Zielen (die sich an dem Unternehmenszielen orientieren)
  • Kostenreduktion (in Ergänzung zur Zeitersparnis, etwa durch Konsolidierung von Tools, Integration von Anwendungen, automatisierte Transaktionen etc.)
  • Mehr Transparenz und einfacher Zugriff auf Daten (und damit verbundene Daten gestützte Entscheidungen)

Als nächstes geht es darum, hinter die Ziele bzw. den erwarteten Nutzen konkrete Metriken, also Kennzahlen, zu setzen. Und: Wer die Kennzahlen liefern kann bzw. soll. Zielwerte aus vergangenen Zeiten helfen dabei, ebenso wie ein Blick auf Branchentrends. Ein geschultes Auge sollte dann Zeitfenster dafür festlegen, sodass sich herauskristallisiert, was kurz-, mittel- und langfristig zu erwarten ist.

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Passende Anbieter evaluieren

Je nachdem, worauf Sie bei Ihren Zielen den Fokus setzen, sollten Sie Ihren Anbieter auswählen. Der Markt bietet viele Alternativen – von ganzheitlicher Software bis zu speziellen Insellösungen. Orientieren Sie sich also bei der Auswahl an diesen Fragen:

  • Welche Prozesse kann die Software abbilden?
  • Wie sieht der Datenimport aus?
  • Gibt es Case Studies, die belegen, dass andere Unternehmen aus einer ähnlichen Branchen und mit ähnlicher Größe die Personalsoftware nutzen?
  • Wie lange dauert die Implementierung (time to go-live) – und wann sehe ich die ersten positiven Auswirkungen im Arbeitsalltag (time to value)?
  • Wie schnell werden neue Funktionen herausgebracht und bestehende weiterentwickelt?
  • Wie sehr werden Sie bei der Implementierung und bei der alltäglichen Nutzung unterstützt?
  • Gibt es Trainings fürs Produkt?
  • Erfüllt die HR Software alle DSGVO-Standards?
  • Welche Kosten kommen auf Sie zu? Achten Sie hier besonders auf versteckte Kosten (z. B. weitere Service- oder Nutzungsgebühren).

Stellen Sie sicher, dass Sie die Software so früh wie möglich alleine testen dürfen. Ein wichtiges Kriterium für eine gute Software ist die Nutzerfreundlichkeit. Wenn Sie alleine und ohne Probleme durch die Software navigieren können, ist das bereits ein Gütesiegel.

“Time to Value” vs. “Time to Go Live”

In den meisten Fällen wird der Erfolg der Implementierung danach bemessen, wann das System “live” ist, wenn alle Beratungs(dienst-)leistungen abgeschlossen sind, kurzum: wenn der Kunde damit arbeitet. Ketzerische Frage: Schön und gut, aber was bringt das? Wenig!

Der wirkliche Nutzen entsteht erst dann, wenn Sie Erfolge mit der Personalsoftware sehen, also den “value”. Diesen berechnen Sie am besten, indem Sie Ihre Kennzahlen aus Schritt 1 mit dem Status quo gegenüberstellen: Haben Sie Ihre gesetzten Ziele erreicht? In welchem Zeitraum?

Kollegen und Vorgesetzte von der Software überzeugen

Sobald Sie Ihre Wunsch-Software gefunden haben, geht es darum, sie auch Ihren Kollegen und Vorgesetzten zu verkaufen. Sie werden damit am erfolgreichsten sein, wenn Sie einen Business Case erstellen. Neun Schritte sind dafür nötig:

  • Ziele identifizieren und das Gegenüber kennen: Was soll mit HR Software besser werden?
  • Setzen Sie einen gemeinsamen Fokus: Was sind gemeinsame Erwartungen und Ziele?
  • Die Argumentation vorbereiten, indem Sie sich zum Beispiel auf solche Fragen vorbereiten: Welche kritischen Entscheidungen muss der CEO in der nächsten Zeit fällen und wie kann HR Software hier unterstützen?
  • Stellen Sie die generelle Idee von HR Software vor: Was ist ihr Nutzen?
  • Beschreiben Sie die Vorteile Ihres speziellen Wunschkandidaten: Welche Funktionen werden die Arbeitsabläufe optimieren?
  • Machen Sie die Effekte greifbar: Warum lohnt sich Software für Sie?
  • Den ROI präsentieren: Was gewinnen Sie langfristig mit HR Software?
  • Stützen Sie Ihre Argumentation mit Case Studies: Damit geben Sie Ihren Zahlen und Diagrammen die letzte Überzeugungskraft.
  • Führen Sie alle Aspekte nochmal zusammen: Im Abschluss-Plädoyer nennen Sie nochmal die stärksten Argumente und klären offene Fragen.

>> Wie Sie speziell Ihre Geschäftsführung überzeugen können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Leitfaden: HR Software intern durchbooxen

Leitfaden Interne Stakeholder überzeugenSie liebäugeln mit einem ganz bestimmten Anbieter und brauchen jetzt das Go von Ihren Vorgesetzten? Kein Problem, denn dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, überzeugende Argumente zu formulieren.

Milestones definieren

Bei diesem Punkt legen Sie fest, welche Schritte die Einführung umfasst. Dies wird Ihnen helfen, den Aufwand gering zu halten und alle involvierten Personen rechtzeitig über ihre Aufgaben zu informieren. Orientieren Sie sich an diesen Punkten:

  • Vorbereitung: Meilensteine festlegen und Ressourcen blocken – wer muss alles involviert werden? Welche Daten/Dokumente müssen vorbereitet werden? Wann soll was an das ganze Unternehmen kommuniziert werden?
  • Planung: Sprechen Sie mit Ihrem Anbieter alle Erwartungen ab, blocken Sie interne Ressourcen und sammeln Sie benötigte Daten
  • Daten-Check: Überführen Sie im nächsten Schritt alle Daten ins neue System und konfigurieren Sie die HR Software nach Ihren Anforderungen. Ihr Anbieter sollte Sie dabei unterstützen.
  • Rollout: Die Software ist live und Sie starten, mit ihr zu arbeiten; kommunizieren Sie das offiziell an Ihr Unternehmen
  • Aktivierung: Die Mitarbeiter beginnen, mit der Software zu arbeiten; organisieren Sie Trainings
  • Evaluierung: Blicken Sie zurück und schauen, ob die Software Ihre Erwartungen erfüllt hat. Was muss noch angepasst werden?

Checkliste: HR Software in 6 Schritten implementieren

Checkliste Einführung HR SoftwareWelcher Schritt dauert wie lange? Was muss im einzelnen beachtet werden? In unserer Checkliste finden Sie die Antworten.

Geschwindigkeit schafft einen Wettbewerbsvorteil

In seinem Buch “Competing Against Time: How Time-Based Competition Is Reshaping Global Markets” kommt George Stalk von der Boston Consulting Group zu dem Ergebnis, dass Unternehmen, die doppelt so schnell wie der Wettbewerb sind, dreimal mehr Gewinn machen.

HR Software ist dafür Ihr Beschleuniger mit einer schlanken und leistungsfähigen Basis. Legen Sie Kriterien fest für die Zeit vor und nach dem Launch der Software (Kommunikationsmaßnahmen, Tages-, Wochen-, Monatsmetriken etc.), um das Davor und Danach besser beurteilen zu können. Ein Projektverantwortlicher sollte diese Entwicklung überblicken und an die Geschäftsführung berichten.

Wenn Sie als HR-Manager in diese Rolle schlüpfen, wird das Ihr Verhältnis zum Vorgesetzten verbessern, denn er hat großes Interesse an der Innovation seiner Organisation. Sie könnten Treiber einer solchen positiven Entwicklung sein und Ihre Position als Business Partner stärken.

Checkliste: 6 Schritte bis zur Einführung

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