Urlaubsanspruch berechnen

Papiermännchen im Liegestuhl - Urlaubsanspruch berechnen

Laut Bundesurlaubsgesetz hat jeder Arbeitnehmer einen Mindestanspruch von 20 Werktagen Erholungsurlaub. Unabhängig davon, ob er in Voll- oder Teilzeit beschäftigt ist. Trotzdem gibt es verschiedenste Sonderregelungen, welche die Urlaubsberechnung kompliziert erscheinen lassen. Dieser Beitrag vermittelt Ihnen die wichtigsten Grundkenntnisse, um den Urlaubsanspruch Ihrer Mitarbeiter zu berechnen.

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Gesetzliche Urlaubstage

Der gesetzliche Urlaubsanspruch umfasst mindestens 24 Werktage. Er gilt für eine 6-Tage-Woche. Bei einer 5-Tage-Woche beläuft sich der Urlaubsanspruch entsprechend auf 20 Arbeitstage. In beiden Fällen ergibt sich ein Urlaubsanspruch von vier Wochen. Als gesetzliche Werktage gelten die Tage von Montag bis einschließlich Samstag.

Wie viel Urlaub bei 6 Tage Woche?

Um die Urlaubsberechnung zu vereinfachen, ist eine Umrechnung der Werktage in Arbeitstage empfehlenswert:

  • 24 Urlaubstage bei 6 Arbeitstagen = 4 Wochen
  • 20 Urlaubstage bei 5 Arbeitstagen = 4 Wochen

Gesetzliche Urlaubstage Teilzeit

Der Mindestanspruch gilt für Mitarbeiter in Voll- und Teilzeit – vorausgesetzt sie arbeiten an jedem Arbeitstag. Anders präsentiert sich die Situation bei Teilzeitkräften mit einer Anwesenheit an weniger als fünf Tagen. In diesem Fall gehen Sie von einem Urlaubsanspruch von vier Wochen multipliziert mit der entsprechenden Anzahl wöchentlicher Arbeitstagen aus.

  • 4 Urlaubstage bei 1 Arbeitstag
  • 8 Urlaubstage bei 2 Arbeitstagen
  • 12 Urlaubstage bei 3 Arbeitstagen
  • 16 Urlaubstage bei 4 Arbeitstagen

Diese vereinfachten Beispiele der Urlaubsberechnung gehen vom gesetzlichen Mindesturlaub von vier Wochen aus. Doch wie gestaltet sich die Urlaubsberechnung, wenn Sie als Arbeitgeber aufgrund von Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen mehr als vier Arbeitswochen Urlaub gewähren?

Urlaubstage in Deutschland
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Urlaubsanspruch für Mitarbeiter liegt über dem Mindesturlaub

Viele Unternehmen gewähren ihren Mitarbeitern eine wesentlich längere Erholungszeit vom Arbeitsalltag. Eine bezahlte Auszeit von 24 Tagen (4,8 Wochen) bis 30 Tagen (6 Wochen) bei einer 5-Tage-Woche ist in zahlreichen Betrieben einstweilen normal. Grundsätzlich ändert sich dadurch nichts an der Einfachheit der Urlaubsberechnung. Denn bei Voll- und Teilzeit-Mitarbeitern ist es unerheblich, ob sie 24, 26 oder 30 Tage Urlaubsanspruch haben. Vorausgesetzt, sie sind an jedem regulären Arbeitstag im Unternehmen anwesend.

Eine Ausnahme bildet allerdings die Urlaubsberechnung für Teilzeit-Mitarbeiter,

  • deren Urlaubsanspruch in Tagen keine volle Woche ergibt und
  • die weniger als fünf Tage wöchentlich arbeiten.

Denn die vereinfachte Formel Urlaubswochen x Arbeitstage liefert kein zufriedenstellendes Ergebnis. In dieser Situation ist diese Formel die einfache Lösung.

  • Arbeitstage/Stunden x Urlaubstage = anteilige Urlaubstage Teilzeit

Angenommen, ein Mitarbeiter auf Teilzeit arbeitet wöchentlich 20 Stunden für Ihr Unternehmen. Diese Arbeitszeit teilt er auf drei Arbeitstage pro Woche auf. Der reguläre Urlaubsanspruch in Ihrem Betrieb beträgt 26 Arbeitstage.

  • 3/5 x 26 = 15,6 = 16 Urlaubstage pro Jahr

Bruchteile von Urlaubstagen sind nach dem kaufmännischen Prinzip auf- oder abzurunden. Allerdings darf der Arbeitnehmer abgerundete Urlaubstage in Form von Freistunden beanspruchen. Diese Regelung gilt nicht bei der Urlaubsberechnung im Rahmen der Auflösung eines Arbeitsverhältnisses. In diesem Fall erfolgt eine kommagenaue Abgeltung.

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Urlaubsberechnung bei unterjährigem Beschäftigungsverhältnis

Immer wieder treten Unsicherheiten bei der Urlaubsberechnung für kurze oder mitten im Jahr begonnene Beschäftigungsverhältnisse auf. Allerdings hat die Gesetzgebung auch hier eindeutige und grundsätzlich leicht verständliche Vorgaben. Vorausgesetzt, die Formulierung ist etwas weniger kompliziert, als die von Juristen gewählte Sprache.

  • Urlaubsanspruch besteht auch in der Probezeit.
  • Die Wartezeit bis zum vollen anteiligen Urlaubsanspruch beträgt immer 6 Monate.
  • Das Ende der Wartezeit orientiert sich am Anstellungsdatum (14.03. > 13.08.).
  • Die Probezeit ist ein Teil der Wartezeit.

Der Urlaubsanspruch eines Arbeitnehmers orientiert sich an folgenden Faktoren.

  • Beschäftigungsmonat ab Anstellungsdatum; nicht der erste oder letzte Tag eines Monats.
  • Für jeden vollen Beschäftigungsmonat besteht Anspruch auf ein Zwölftel des regulären Jahresurlaubs.

Der Anspruch auf den vollen gesetzlichen Mindesturlaub oder vereinbarten Mehrurlaub entsteht immer erst nach Ablauf der vorgegebenen Wartezeit von sechs Monaten. Wird ein Arbeitsverhältnis vorher gelöst, hat der Arbeitnehmer nur Anspruch auf den anteiligen Jahresurlaub. Dies gilt ebenfalls für seit dem Vorjahr bestehende Beschäftigungsverhältnisse. Kündigt ein Mitarbeiter das Arbeitsverhältnis bis zum 30. Juni des Jahres, hat er nur anteiligen Urlaubsanspruch. Voller Anspruch auf den zustehenden Jahresurlaub entsteht immer erst ab 1. Juli des Jahres oder nach Ablauf der sechsmonatigen Wartezeit.

Wie Urlaubsrückstellungen funktionieren, erfahren Sie hier

Urlaubsberechnung beim Wechsel zwischen Voll- und Teilzeit

Im Prinzip ist die Urlaubsberechnung beim Wechsel eines Mitarbeiters von der Voll- in die Teilzeitbeschäftigung unkompliziert. Vorausgesetzt, er ist weiterhin die gleiche Anzahl an Arbeitstagen im Unternehmen anwesend. In diesem Fall verändert sich der rechnerische Urlaubsanspruch nicht.

Anders gestaltet sich die Situation, wenn der Arbeitnehmer mit Eintritt in die Teilzeitarbeit nur mehr an drei Tagen pro Woche anstelle von fünf Tagen arbeitet und der Wechsel während des Jahres erfolgt. In diesem Fall ist eine neue Urlaubsberechnung erforderlich. Die vom Europäischen Gerichtshof bestätigte Rechtsprechung sieht hier folgende Regelung vor:

  • Alle bis zum Wechsel erarbeiteten Urlaubstage bleiben als Anspruch unangetastet.
  • Die Urlaubsberechnung des neuen Urlaubsanspruchs erfolgt erst ab dem Datum des Wechsels von Voll- in Teilzeit.

Diese Entscheidung wird damit begründet, dass der Anspruch auf den Jahresurlaub nicht bereits zu Beginn des Kalenderjahres automatisch besteht. Im Gegenteil: Der Arbeitnehmer erarbeitet sich mit jedem Monat ein Zwölftel seines Anspruchs auf Urlaubstage. Daher bleiben diese bereits erworbenen Tage bei der Urlaubsberechnung unangetastet.

So könnte die Urlaubsberechnung im Rahmen eines Wechsels von Voll- auf Teilzeit aussehen:
Wechsel von 5 Tage-Woche in 2-Tage Woche ab 1. Oktober, 30 Tage Urlaubsanspruch:

  • Urlaub 1.1. – 30.9.: 30 x 9/12 = 22,5 Urlaubstage
  • Urlaub 1.10. – 31.12.: 30 x 3/12 x 2/5 = 3 Urlaubstage
  • Urlaubstage gesamt: 26

Die geringere Anzahl an Urlaubstagen ergibt sich durch die reduzierten Arbeitstage pro Woche.

Die Urlaubsberechnung basiert auf Kalendertagen. Sind die verschiedenen Arbeitsverhältnisse immer kürzer als ein Kalendermonat, teilen Sie die Gesamtzahl der Beschäftigungstage eines Urlaubsjahres durch 12. Für volle Beschäftigungsmonaten berechnen Sie 30 Tage und für einzelne Beschäftigungstage Kalendertage.

Keine Beschäftigungstage sind

  • unentschuldigte Tage sowie
  • unbezahlter Urlaub von mehr als 14 aufeinanderfolgenden Tagen.

Alle errechneten Ansprüche auf Urlaub nimmt der Arbeitnehmer im Falle eines Wechsels zum nächsten Arbeitnehmer mit. Ist es ihm nicht möglich, den zustehenden Urlaub während des aktuellen Kalenderjahres aufzubrauchen, erfolgt ein automatischer Übertrag ins nächste Kalenderjahr. In diesem Fall hat der Arbeitnehmer bis zum Ende des Folgejahres Zeit, den alten Urlaubsanspruch zu nehmen.

Wie die rechtliche Lage zum Urlaubsanspruch bei Krankheit aussieht, erfahren Sie in diesem Artikel.

Automatisierte Urlaubsberechnung

Prozess Urlaubsantrag mit Personio

Arbeiten in Ihrem Unternehmen nur sehr wenige Beschäftigte, ist die Urlaubsberechnung höchstwahrscheinlich mit eher geringem Aufwand verbunden. Trotzdem können sich Fehlberechnungen mit unter Umständen unangenehmen Folgen ergeben. Noch gravierender ist der Aufwand bei größeren Unternehmen, in denen ein häufiger Wechsel von Voll- auf Teilzeit oder umgekehrt oder eine gewisse Fluktuation der Mitarbeiter zum Alltag zählt. Hier ist die Belastung durch die manuelle Urlaubsberechnung besonders groß. Die ideale Vorgehensweise ist eine automatisierte Urlaubsberechnung durch spezielle Software-Lösungen. Sie gewährleistet ein hohes Maß an Effizienz und bietet zuverlässig Rechtssicherheit. Wie Sie mit Personio Urlaubstage, Krankheitstage und anderen Abwesenheiten erfassen und verwalten, erfahren Sie hier.

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