Idomoo

Als Netta Fiss vor sieben Jahren zu Idomoo kam, war sie allein für HR verantwortlich und baute die People-Funktion von Grund auf auf. In starken Wachstumsjahren stellte das Unternehmen mehr als 20 neue Mitarbeitende ein. Schnell wurde deutlich: Damit HR mehr leisten konnte, als Prozesse zu verwalten, mussten die manuellen Abläufe einfacher werden.

Vor Personio lief das Recruiting weitgehend über Excel-Dateien, E-Mails und einzelne Dokumente. Für jede offene Position gab es eine eigene Tabelle, Unterlagen lagen in verschiedenen Ordnern und viele Informationen waren nur im Kopf von Netta Fiss.

Bewarb sich eine Person nach einem Jahr erneut, fehlte eine leicht zugängliche Historie. Auch Dokumentation und Follow-ups musste das HR-Team manuell nachhalten. Bei Performance & Development war das ähnlich: Dateien, Erinnerungen und Nachverfolgung liefen manuell.

Die verteilten Informationen erschwerten auch die Zusammenarbeit mit Hiring Managern. Sie hatten wenig Transparenz darüber, wo Kandidat:innen im Prozess standen, und waren für Updates vom HR-Team abhängig.

Gleichzeitig war es aufwendig, Daten und Analysen für das Management bereitzustellen. Auch Berechtigungen und Informationssicherheit ließen sich mit Excel nicht so abbilden, wie Idomoo es für seine HR-Daten benötigte.

Die größten Herausforderungen:

• Kandidateninformationen und Historien waren auf verschiedene Dateien und Kanäle verteilt.

• Kommunikation, Dokumentation und Follow-ups verursachten viel manuelle Arbeit.

• Hiring Manager hatten wenig Transparenz und waren bei Status-Updates vom HR-Team abhängig.

Die neue Lösung sollte nicht einfach Excel ersetzen. Idomoo brauchte ein System, das HR-Daten bündelt, sicher und einfach zu bedienen ist und sich an die eigenen Prozesse anpassen lässt. Ein entscheidender Vorteil von Personio: Recruiting ist direkt Teil der Plattform und muss nicht über ein separates Tool angebunden werden. Für ein kleines HR-Team bedeutet das weniger zusätzliche Anbieter, Sicherheitsprüfungen und Integrationen, die betreut werden müssen.

Bewerbungen gelangen heute von der Idomoo-Karriereseite direkt in Personio. Das HR-Team kann für jede Position passende Recruiting-Phasen und Hiring Teams definieren. So folgt beispielsweise eine Sales-Rolle einem anderen Ablauf als eine Position in R&D.

Hiring Manager sehen selbst, wo Kandidat:innen im Prozess stehen und können den nächsten Schritt anstoßen. Gerade über Länder und Zeitzonen hinweg reduziert das den Abstimmungsaufwand und gibt Führungskräften mehr Unabhängigkeit.

Auch für Kandidat:innen hat sich der Prozess verändert: Sie erhalten schneller eine Rückmeldung und ihre bisherige Historie bleibt erhalten, wenn sie sich später erneut bewerben.

Netta Fiss schätzt, dass Idomoo mindestens 70 % des früheren Zeitaufwands für Administration und Koordination im Recruiting einspart. Noch deutlicher wird der Unterschied beim Recruiting-Volumen: In Spitzenzeiten steuerte das kleine HR-Team rund 30 offene Stellen gleichzeitig über drei Länder hinweg. Mit Excel und E-Mail wäre das laut Netta Fiss nicht möglich gewesen. Heute kann dasselbe kleine Team deutlich mehr Recruiting-Prozesse parallel steuern.

Als Idomoo begann, sich auch organisatorisch zu einem AI-nativen Unternehmen weiterzuentwickeln, sollte sich diese Veränderung auch in den Performance-Prozessen widerspiegeln. Im R&D-Pilot werden KPIs deshalb in dreimonatigen Zyklen auf Unternehmens-, Team- und individueller Ebene in Personio abgebildet.

Für HR entfällt dabei ein Teil der manuellen Begleitung: Erinnerungen müssen nicht mehr selbst verschickt und Dateien nicht mehr eingesammelt werden. Das Team sieht den aktuellen Status direkt im System. Führungskräfte haben einen definierten Ablauf, Mitarbeitende mehr Klarheit über ihre Ziele.

Gleichzeitig entsteht mit jedem Zyklus eine Historie, die Idomoo künftig für Zielsetzung und Entwicklung nutzen kann. Zwischen den Zyklen geht nichts verloren: Statt einzelner Dateien entsteht im System eine gemeinsame Grundlage, mit der sich Entwicklungen über längere Zeit nachvollziehen lassen. Da sich Idomoo noch im ersten Pilotzyklus befindet, verzichtet das Unternehmen bewusst auf einen quantitativen Vorher-Nachher-Vergleich.

Für Netta Fiss verändert Personio nicht nur einzelne Abläufe. Recruiting, Performance & Development, Onboarding, Offboarding und weitere organisatorische Informationen bilden eine gemeinsame Grundlage. Damit kann sich das HR-Team stärker darauf konzentrieren, wie Mitarbeitende und Kandidat:innen die Prozesse erleben – statt sie manuell zusammenzuhalten.

Nach den ersten Erfahrungen im R&D-Team möchte Idomoo Performance & Development auf weitere Unternehmensbereiche ausweiten.

Langfristig sollen die entstehenden Daten nicht nur einzelne Performance-Zyklen dokumentieren. Idomoo möchte sie nutzen, um Entwicklung und Zielsetzung besser mit dem Erfolg des Unternehmens zu verbinden.