Futurice
HR Arbeit mit Zukunft
Industrie: Digital Innovation Company
Über das Unternehmen: Futurice entwickelt digitale Produkte und Dienstleistungen und ermöglicht seinen Kunden damit, eine Innovationskultur aufzubauen, die sie zukunftsfähig macht. Das in Finnland gegründete Unternehmen ist mit über 650 Mitarbeitern an 8 europäischen Standorten vertreten: Helsinki, Tampere, London, Berlin, München, Stuttgart, Oslo und Stockholm.
Isabell Pörksen
Head of HR Germany
Die Herausforderung
Futurice ist ein Unternehmen, das die Zukunft gestaltet – und zwar nicht nur die seiner Kunden, sondern auch die eigene. Für die in Finnland gegründete Digital Innovation Company spielen neben der obligatorischen Innovation auch Transparenz, Agilität, Diversität und Inklusion eine wichtige Rolle. Doch wie lassen sich diese Werte auch in den Unternehmensprozessen umsetzen?
Mit der voranschreitenden Internationalisierung merkte das HR Team, dass interne Abläufe an ihre Grenzen stießen. „Wir wachsen im Schnitt 30% pro Jahr“, verrät Isabell Pörksen, Head of HR Germany, die das „Human Resources“ in ihrem Titel lieber durch „Human Care“ ersetzt. „Aber unsere alten Tools haben unsere Arbeitsweise nicht so unterstützt, wie wir es brauchen.“
„Wir wachsen jährlich um 30 %, doch unsere alten Tools haben uns dabei nicht umfassend unterstützt“
Die Kombination aus verstreuten Excel-Sheets und unterschiedlichen Softwares erlaubte weder ein einheitliches Reporting noch die nötige Transparenz, Agilität oder Effizienz im Team. „Was wir wollten, war eine globale Lösung, ein zentrales People Tool, das die Prozesse an allen Standorten synchronisiert und unsere Zusammenarbeit erleichtert. Gerade, weil wir unseren Mitarbeiter ermöglichen, unkompliziert den Standort zu wechseln, war uns eine Lösung wichtig, die wir an allen Standorten gleichermaßen nutzen können.“
Viele Tools und verstreute Daten
Schnelles Wachstum
Internationale Zusammenarbeit
650
8
8
“Mit einem Klick sehen wir, wer neu startet und können wichtige Infos abrufen – das erleichtert die Mobilität zwischen den Standorten.””
Die Entscheidung
Futurice machte sich auf die Suche nach einer HR Software, die als Partner bei ihren Zielen und Werten unterstützt. Eine ausführliche Markt- und Anforderungsanalyse sollte Klarheit bringen und schließlich waren acht Anbieter in der engeren Auswahl.
Flexibilität war bei einer HR Software unverhandelbar, denn die besondere Unternehmenskultur von Futurice sollte jederzeit sichtbar sein: Eingabefelder für die Mitarbeiterdaten sollten beispielsweise anpassbar sein. Zudem legte Futurice Wert auf eine webbasierte Lösung, die Informationen datenschutzkonform in der EU speichert, in englischer Sprache verfügbar ist und Integrationen mit Futurice-eigenen und anderen Tools ermöglicht. Personio erfüllte nicht nur alle Kriterien, sondern wurde auch von Kollegen aus anderen Unternehmen empfohlen. „Und auch das Feedback unserer Mitarbeiter haben wir natürlich eingeholt“, erzählt Isabell. Resultat: Personio passt.
Das Ergebnis
„Jetzt funktioniert die Kooperation in unserem globalen Team noch besser“, erzählt Isabell. „Wie sehen mit einem Klick, an welchen Standorten neue Leute starten und können wichtige Infos selbstständig abrufen – das erleichtert die Mobilität zwischen den Standorten und erspart unnötige E-Mails.“ Auch das Onboarding läuft effizienter denn je. „Wir haben viele verschiedene Onboardings – für Mitarbeiter, die den Standort wechseln, für unterschiedliche Jobs und Teams. Deshalb haben wir in Personio 20 verschiedene Vorlagen erstellt“, erklärt die „Human Care“-Verantwortliche.
Bei den Themen Diversity und Inklusion unterstützt die Software mit flexiblen Eingabefeldern, etwa bei der Geschlechtsangabe in der digitalen Personalakte. „Wir haben hohe Ansprüche an uns, was Diversity betrifft“, sagt Isabell. „Mit Personio werten wir z. B. regelmäßig aus, wie viele Frauen wir in Führungsrollen beschäftigen.“ Doch auch bei ihrem OKR „Transparency to Diversity“ spielt die HR Software eine Rolle: Abläufe werden transparent und zentral gespeicherte Mitarbeiterdaten sind je nach Zugriffsrechten für die richtigen Personen einsehbar.
Futurice ist ein vorwärtsgewandtes Unternehmen in einer Branche, die digitales und innovatives Arbeiten erfordert. „Deshalb sind wir auch im Personalbereich sehr strategisch unterwegs und versuchen, so viele Erkenntnisse wie möglich aus unseren Daten herauszuziehen“, erklärt die Personalverantwortliche. Dabei helfen Reportings und strukturierte Prozesse. „Anhand der Ergebnisse unserer Exit Interviews, die an allen Standorten gleich ablaufen, sehen wir zum Beispiel, wo wir uns verbessern können.“
Globale Prozesse
Transparente Mitarbeiterdaten
Strategische Erkenntnisse durch Reporting
Futurice's Favorit
Transparenz ist ein Kernwert von Futurice. Am wertvollsten ist für Isabell deshalb, dass sie mit Personio effiziente und transparente Personalarbeit leisten kann. „Das Onboarding können wir nun über verschiedene Abteilungen, Standorte und sogar remote steuern. Dokumentenvorlagen sparen uns Zeit, die wir in strategische Initiativen investieren können. Mitarbeiter können z. B. ihre Gehaltshistorie nachvollziehen – und auch für uns HRler*innen läuft die vorbereitende Payroll jetzt schnell und reibungslos.“
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