DRK Hamburg Soziale Dienste Eimsbüttel GmbH

Beim DRK Eimsbüttel arbeiten Mitarbeitende in ganz unterschiedlichen Pflege- und Sozialangeboten. Entsprechend vielfältig sind auch die Anforderungen an die Personalarbeit. Lange waren die dafür benötigten Informationen jedoch auf verschiedene Systeme und Ablageorte verteilt: Verträge, Gesprächsprotokolle und Nachweise lagen in Papierakten, während Fristen, Qualifikationen und weitere Personaldaten teilweise in separaten Excel-Tabellen verwaltet wurden.

Durch frühere Zusammenschlüsse waren einige Personalakten besonders umfangreich und unterschiedlich aufgebaut. Relevante Informationen zu finden und Daten für strategische Entscheidungen zusammenzutragen, kostete entsprechend viel Zeit.

Änderungen und Sonderfälle mussten an den externen Dienstleister übermittelt, abgestimmt und anschließend geprüft werden. Besonders vor dem Gehaltslauf konzentrierte sich dadurch ein erheblicher Teil der Arbeit auf wenige Tage.

Im Pflegebereich kommt eine komplexe Abrechnung hinzu: Schichtdienste, unterschiedliche Zuschläge und tarifliche Regelungen wirken sich unmittelbar auf die Gehälter aus. Gleichzeitig machen die Personalkosten 80 bis 90 Prozent der Gesamtausgaben aus. Für die Geschäftsführung war deshalb entscheidend, schneller auf verlässliche Daten zugreifen und die Lohnabrechnung stärker selbst steuern zu können.

Mit Personio Core und Personio Payroll bündelt das DRK Eimsbüttel HR und Lohnabrechnung in einem System. Für die Einführung stellte die Organisation eine interne Projektgruppe aus Verwaltung, Personalreferat, Pflege, Qualitätsmanagement und Betriebsrat zusammen. Gemeinsam prüfte das Team die bisherigen Abläufe – mit dem Ziel, sie nicht nur zu digitalisieren, sondern gleichzeitig klarer und effizienter aufzusetzen.

Personio Core ging im September 2025 live, Personio Payroll folgte im Januar 2026. Während der Einführung konnte das Projektteam früh mit echten Daten arbeiten und das System schrittweise an die Anforderungen der Organisation anpassen.

Heute lassen sich die Personalinformationen des DRK Eimsbüttel zentral verwalten. Neue Mitarbeitende erhalten direkt eine digitale Personalakte; auch Einstellung, Onboarding und Offboarding werden zunehmend über Personio gesteuert.

Dadurch sind die Zuständigkeiten zwischen Personalreferat und Verwaltung klarer geregelt. Aufgaben lassen sich besser zuordnen, Bearbeitungsstände leichter nachvollziehen und Informationen schneller finden. Bestimmte Änderungen können Mitarbeitende zudem selbst eingeben, sodass eine erneute Datenübertragung entfällt.

Mit Personio Payroll übernahm das DRK Eimsbüttel die zuvor ausgelagerte Lohnabrechnung selbst. HR- und Lohndaten liegen damit in einem gemeinsamen System, sodass Änderungen aus dem Personalprozess direkt in die Abrechnung einfließen können – ohne mehrere interne und externe Schnittstellen zu durchlaufen.

Das erforderliche Wissen baute das Team unter anderem über die Personio Voyager Academy, die Community und den Customer Support auf.

Änderungen müssen nicht mehr gesammelt und zu festen Stichtagen an einen externen Dienstleister übermittelt werden. Das Team kann Daten direkt in Personio aktualisieren und Anpassungen selbst vornehmen. Dadurch entfallen viele der bisherigen Abstimmungsschleifen und Wartezeiten.

Die Arbeit konzentriert sich nicht mehr so stark auf die Tage unmittelbar vor dem Gehaltslauf, sondern lässt sich besser über den Monat verteilen. Die Zeit, die zuvor für die Abstimmung mit dem externen Dienstleister benötigt wurde, nutzt das Team heute für die eigene Lohnabrechnung. So konnte das DRK Eimsbüttel die zuvor ausgelagerte Lohnabrechnung vollständig ins eigene Haus holen, ohne zusätzliche Stellen zu schaffen. Nach Abzug der Personio-Kosten spart die Organisation dadurch jährlich zwischen 10.000 und 15.000 Euro.

Die Verwaltung kann Abrechnungen besser nachvollziehen und den Gehaltslauf enger begleiten.

Stellen, Gehälter, Qualifikationen, auslaufende Ausbildungsverhältnisse und bevorstehende Renteneintritte lassen sich zentral betrachten.

Die erste Wirtschafts- und Personalplanung mit Personio fiel Stefan Skibbe deutlich leichter. Statt Informationen aus verschiedenen Excel-Tabellen zusammenzutragen, kann er auf aktuelle Daten und individuelle Berichte zurückgreifen.

Als Nächstes will das DRK Eimsbüttel die bestehenden Personalakten weiter digitalisieren und zusätzliche Workflows und Erinnerungen einrichten.

Auch die Führungskräfte sollen künftig stärker in die On- und Offboarding-Prozesse eingebunden werden, um Zuständigkeiten klarer zu regeln und Abläufe weiter zu vereinfachen.

Das DRK Eimsbüttel bündelt mit Personio Core und Personio Payroll seine HR- und Lohndaten in einem System und übernimmt die Lohnabrechnung vollständig selbst. Das gelingt ohne zusätzliche Stellen und spart der Organisation jährlich 10.000 bis 15.000 Euro.