Autohaus KAHLE Gruppe
Lohnabrechnung in nur 2 Tagen für über 400 Mitarbeitende
Sieben Standorte, über 400 Mitarbeitende und unterschiedliche Beschäftigungs- und Vergütungsmodelle: Die Lohnabrechnung bei Autohaus KAHLE Gruppe ist komplex.
2 Tage
50 %
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KUNDENGESCHICHTE
ÜBER DAS UNTERNEHMEN
Autohaus KAHLE Gruppe ist ein Familienunternehmen mit sieben Standorten in der Region Hannover. Mehr als 400 Mitarbeitende arbeiten im Kundendienst, Vertrieb und in der Verwaltung. Rund die Hälfte der Belegschaft ist in Service, Werkstatt und Teiledienst tätig, etwa 30 % im Vertrieb und 20 % in der Verwaltung.
Industrie: Einzelhandel
Früher fiel der Großteil der Abrechnungsarbeit in der zweiten Monatshälfte an. Mit Personio Payroll verarbeitet das HR-Team Änderungen heute laufend und vermeidet doppelte Datenpflege.
Das Ergebnis: Die Lohnabrechnung dauert nur noch rund zwei statt vier bis fünf Tage, während sich die Zahl der manuellen Arbeitsschritte um 50 % reduziert hat.
„Personio ist für mich wie ein zusätzliches Teammitglied.“
Leonie Keller|Personalleitung
Die Herausforderung: Vielfältige Lohnarten, hoher manueller Aufwand
Die Lohnabrechnung bei Autohaus KAHLE Gruppe ist durch unterschiedliche Beschäftigungsmodelle und Vergütungsbestandteile geprägt. Neben Vollzeit- und Teilzeitkräften sowie geringfügig Beschäftigten müssen auch Grundgehälter, Prämien, Provisionen und weitere variable Zahlungen berücksichtigt werden.
Vor der Einführung von Personio Payroll wurden Vertragsänderungen und Personaldaten zunächst intern erfasst und anschließend über Excel-Dateien an den externen Dienstleister übermittelt. Diese doppelte Datenpflege verursachte zusätzlichen Aufwand und erforderte weitere Abstimmungen.
Hoher Abrechnungsaufwand in der zweiten Monatshälfte
In der zweiten Monatshälfte lag der Fokus des HR-Teams auf der Lohnabrechnung. Hier fiel der Großteil der Abrechnungsarbeit an, was regelmäßig viel Zeit und personelle Kapazitäten band.
Mit dem bisherigen System hatte Autohaus KAHLE Gruppe den Aufwand bereits reduziert. Dennoch benötigte die Lohnabrechnung rund vier bis fünf Tage. Gesucht war deshalb eine Lösung, die HR und Lohnabrechnung enger miteinander verbindet, manuelle Arbeitsschritte reduziert und zusätzliche Datenübertragungen vermeidet.
Die größten Herausforderungen:
Doppelte Datenpflege bei abrechnungsrelevanten Informationen
Manuelle Übertragung über Excel-Dateien
Unterschiedliche Beschäftigungs- und Vergütungsmodelle
„Wir haben viele Daten doppelt gepflegt. Änderungen wurden intern erfasst und anschließend noch einmal an den Dienstleister weitergegeben.“
Leonie Keller|Personalleitung
Die Lösung: Lohnabrechnung durch integrierte Prozesse vereinfachen
Mit Personio Payroll hat Autohaus KAHLE Gruppe die Lohnabrechnung enger mit den bestehenden HR-Prozessen verknüpft und zahlreiche manuelle Arbeitsschritte reduziert. Änderungen werden direkt in Personio erfasst, wenn sie entstehen – etwa bei Gehaltsanpassungen, Ein- oder Austritten oder Änderungen persönlicher Daten.
Gleichzeitig erkennt das HR-Team finanzielle Abweichungen oder fehlende Informationen frühzeitig und kann direkt reagieren.
Zentrale Daten reduzieren Doppelarbeit
Personaldaten, Gehaltsinformationen und weitere abrechnungsrelevante Angaben sind zentral in Personio hinterlegt. Bei Neueinstellungen müssen bereits erfasste Daten deshalb nicht erneut für die Lohnabrechnung eingegeben oder in andere Systeme übertragen werden.
Auch Führungskräfte und Mitarbeitende profitieren davon: Sie können viele Informationen entsprechend ihrer Zugriffsrechte selbst einsehen, ohne sich dafür an HR wenden zu müssen.
Automatisierung entlastet im Arbeitsalltag
Auch wiederkehrende Aufgaben erfordern weniger manuelle Arbeit. Dazu zählen laut Leonie Keller beispielsweise das Bescheinigungswesen und die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Bereits vorhandene Daten können direkt weiterverwendet werden, ohne sie erneut recherchieren oder erfassen zu müssen. Bei Ein- und Austritten werden außerdem automatisch Aufgaben erstellt, damit wichtige Schritte zuverlässig angestoßen werden.
Die Zeitersparnis ist erheblich: Statt vier bis fünf Tagen benötigt Autohaus KAHLE Gruppe heute nur noch rund zwei Tage für die Lohnabrechnung. Den Großteil der Arbeit übernimmt dabei eine Person. Gleichzeitig hat sich die Zahl der manuellen Arbeitsschritte nach Einschätzung von Leonie Keller um 50 % reduziert.
„Wir haben alles in einem System. Das macht die Zusammenarbeit einfacher und reduziert unseren Aufwand deutlich.“
Leonie Keller|Personalleitung
Der Ausblick: Mehr Raum für strategische HR-Arbeit
Die Entlastung bei der Lohnabrechnung schafft für das vierköpfige HR-Team Freiräume, um sich stärker auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Da doppelte Datenpflege und manuelle Abstimmungen reduziert wurden, kann das Team mehr Zeit in die Weiterentwicklung der Personalarbeit investieren.
Dabei setzt Autohaus KAHLE Gruppe auch über die Lohnabrechnung hinaus auf Personio: Mit Recruiting, Performance & Development und Surveys nutzt das Unternehmen weitere Funktionen, um HR-Prozesse über verschiedene Phasen des Beschäftigungsverhältnisses hinweg miteinander zu verbinden.
„Wir können viel strategischer arbeiten und müssen uns deutlich weniger mit operativen Aufgaben beschäftigen.“
Leonie Keller|Personalleitung
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