TOYOTA Material Handling Austria GmbH

Wie gelingt HR-Automatisierung? Mit Mindset und passender Software

TOYOTA Material Handling Austria automatisiert mit Personio zentrale HR Abläufe, verknüpft Aufgaben über Workflows und reduziert so manuelle Schritte und E-Mail Last im Tagesgeschäft, damit Recruiting, On- und Offboarding deutlich reibungsloser laufen.

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mal schnellerer Bewerbungsprozess

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Klicks zum personalisierten Standarddokument

5

h im Monat gespart durch Abwesenheitsmanagement direkt in Personio

KUNDENGESCHICHTE

ÜBER DAS UNTERNEHMEN

Toyota Material Handling Austria ist die österreichische Landesgesellschaft der Toyota Material Handling Group und ein Unternehmen der Toyota Industries Corporation (TICO), dem weltgrößten Hersteller von Flurförderzeugen und Lagertechnik. Das Unternehmen bietet ein umfangreiches Produkt- und Lösungsportfolio an, das alle Fragen und Bereiche der Intralogistik abdeckt. Dazu zählen gängige Flurförderzeuge, sowie teil- und vollautomatisierte Logistiksysteme mit intelligenten Softwarelösungen, die Arbeitsabläufe optimieren und Maschinen, Systeme sowie Prozesse miteinander vernetzen.

Industrie: Intralogistik und Automatisierung

Primäres Ziel: Prozessoptimierung

„Fast 70 unserer 180 Mitarbeitenden arbeiten als Servicetechniker im Außendienst. In einem hochspezialisierten Business, das nach hochspezialisierten Fachkräften verlangt. Als Gesamtlösungsanbieter in der Intralogistik beschäftigen wir uns mit der Automatisierung und Optimierung von Warenflüssen“, erläutert Annemarie Mack, HR-Managerin bei Toyota Material Handling Austria GmbH.

Effizienz durch Prozesse ist auch für die mit zwei Vollzeit- und einer Teilzeit-Person besetzte Personalabteilung besonders wichtig. Das HR-Team entwickelt kontinuierlich digitale und möglichst automatisierte Prozesse für den gesamten Employee Life Cycle. Grundlage ihrer Arbeit bilden die bereits 1935 als „Toyoda Precepts“ verankerten Prinzipien des Unternehmensgründers Sakichi Toyoda. Annemarie Mack dazu: „Kaizen steht für das permanente Streben nach Verbesserung. Genchi Genbutsu für ein ‚Gehe zurück zur Quelle‘, um einen Prozess von Grund auf so zu gestalten, dass er in Zukunft korrekt und einwandfrei abläuft.”

„Automatisierung: Mit Mindset und Software gegen die “Flut an E-Mails”

Auch bei Toyota Material Handling Austria war die Personalarbeit vor Personio mehr oder weniger analog. „Vorhandene Dienstverträge wurden bei Bedarf einfach manuell angepasst – mit allen damit verbundenen Risiken. Ich habe bereits diverse HR-Softwares ausgerollt. Der eindeutige Vorteil von Personio gegenüber den meisten anderen Anbietern ist die Adaptierbarkeit. Personio bietet mir die Möglichkeit, beinahe alles individuell anzupassen. Das macht unseren HR-Alltag deutlich einfacher“, betont die erfahrene HR-Managerin.

„Durch das Geschäftsmodell haben wir bereits ein Automatisierungs- und Digitalisierungsmindset, das uns sicher offener dafür macht, die eigenen HR-Prozesse immer weiter zu digitalisieren und zu automatisieren. Bei unserer Größe ist Automatisierung für uns eine Notwendigkeit, um effizient zu bleiben.“

Mit Workflows Zeit sparen

Beispiel On- und Offboarding: Hier profitiert das Unternehmen von den in Personio automatisierten Workflows. „Die Software erinnert die Beteiligten automatisch an die anstehenden To-Dos. Nur so konnten wir die Flut der administrativen Mails endlich hinter uns lassen“, fasst Annemarie Mack pointiert zusammen. „Alle Infos sind auf der Plattform verfügbar und werden nur dort bearbeitet.“ Auch im Recruiting zahlen sich die automatisierten Prozesse aus. Der Bewerbungsprozess ist jetzt doppelt so schnell wie vorher.

„Von der Adressänderung bis hin zu Dokumenten findet sich alles in Personio zentral an einem Ort."

Annemarie Mack|HR Manager

Personio als zentraler digitaler Anker für das Unternehmen

Bei den Themen Zeiterfassung, Urlaubsmanagement, Reisekostenanträge und -abrechnungen setzt Toyota Material Handling Austria aufgrund spezifischer Anforderungen in Österreich auf das Echtzeitsystem BMD, das ergänzend zu Personio genutzt und durch Datenimporte gespeist wird. So wird eine langfristig strapazierfähige Systemlandschaft sichergestellt. Insgesamt spart das Unternehmen durch das Abwesenheitsmanagement ohne E-Mails etwa fünf Stunden im Monat.

Personio dient als zentraler digitaler Angelpunkt für alle Beschäftigten. „Von der Adressänderung bis hin zu Dokumenten findet sich alles in Personio zentral an einem Ort."

Grundsätzlich sieht sich die HR-Expertin auch in einer Rolle als Mittlerin und Enablerin. Die HR-Software müsse handhabbar gemacht werden und man dürfe nicht davon ausgehen, dass eine Führungskraft die Bedienungsanleitungen im Kopf hat, so wie die HR selber, die täglich mit der Software arbeitet. „Mein Spitzname ist Miss Fact-Sheet, weil ich für fast jeden Vorgang ein Factsheet erstellt habe, so dass Mitarbeitende sich schnell selbst zurechtfinden können.”

"Bei unserer Größe ist Automatisierung für uns eine Notwendigkeit, um effizient zu bleiben."

Annemarie Mack|HR Manager

Mit Personio mehr Zeit für den Menschen

Wie sähe es mit der inhaltlichen Personalarbeit ohne Personio aus? „Wenn ich unser breites Aufgabenfeld HR und Fuhrparkmanagement betrachte, fällt die Antwort ganz klar aus: Ohne eine HR-Software könnte ich mich nicht in entsprechender Qualität um die Belange der Kolleg*innen kümmern. In unserer People Philosophy dreht sich alles um unsere Mitarbeitenden, also die Menschen. Und die Zeit für den Menschen holen wir uns mit automatisierten administrativen Prozessen durch Personio. Dabei sind wir auf einem sehr, sehr guten Weg. Im Unternehmen ist so gut wie alles digitalisiert. Und ich bin außerdem der festen Überzeugung: Eine Software macht einfach weniger Fehler als ein Mensch.“

Die Philosophie von Toyota Material Handling Austria, die stetige Verbesserung und das Verständnis für korrekte Prozesse, findet sich dank Personio auch in der modernen HR-Arbeit des Unternehmens.